- Postępowanie bez negocjacji – podobny do trybu przetargu nieograniczonego – stosujemy, gdy potrzeby zamawiającego są w wystarczający sposób sprecyzowane – warunki zamówienia nie budzą wątpliwości i nie ma potrzeby a tym samym warunki zamówienia nie pozostawiają wątpliwości i nie ma potrzeby prowadzenia negocjacji. W celu przeprowadzenia postępowania zamawiający przygotowuje Specyfikację istotnych warunków zamówienia.
- Postępowanie z możliwością negocjacji– jeśli zamawiający to przewidział na etapie konstruowania postępowania, może przeprowadzić negocjacje złożonych ofert. Negocjacjami może objąć wyłącznie te elementy treści oferty, które ocenia w ramach kryteriów oceny ofert i jednocześnie nie mogą one skutkować zmianami treści SWZ. W tym wariancie przygotowanie tego dokumentu również jest obligatoryjne!
- Postępowanie z obligatoryjnymi negocjacjami– zamawiający otrzymuje możliwość negocjowania w celu ulepszenia ofert. Rozwiązanie to będzie miało zastosowanie, gdy potrzeby Zamawiającego oraz specyfika przedmiotu zamówienia uniemożliwiają lub utrudniają precyzyjne opisanie warunków zamówienia. W takiej sytuacji zamawiający zamiast SWZ sporządza opis potrzeb i wymagań, w którym w szczególności określa minimalne wymagania, które musza spełnić wszyscy wykonawcy oraz kryterium oceny ofert. Negocjacje są obligatoryjne a ich przedmiotem są zasadniczo wszystkie elementy zamówienia. Wykonawcy mogą negocjować wagi przypisane kryteriom oceny ofert. Mogą też aktywnie uczestniczyć w procesie tworzenia warunków zamówienia, co ma zapewnić efektywność realizowanego zamówienia.
Negocjacje kończą się w momencie doprecyzowania lub uzupełnienia wszystkich warunków zamówienia podlegających negocjacjom. Zamknięcie negocjacji skutkuje złożeniem przez wykonawców ostatecznych ofert!