FAQ - Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Czym są przetargi / podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych

  • Czym są zamówienia publiczne?
    Zamówienia publiczne są to umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. O zamówieniach publicznych mówimy wtedy, gdy spełnione są następujące warunki:
    1)      umowa musi być odpłatna,
    2)      zawierana pomiędzy podmiotami określonymi jako zamawiający i wykonawca,
    3)      przedmiotem umowy są usługi, towary, lub roboty budowlane.
    Od 1 stycznia 2021 r. w polskim prawie zamówień publicznych obowiązują następujące tryby:
    - przetargi o wartości równej lub powyżej progów unijnych:1) przetarg nieograniczony
    2) przetarg ograniczony
    3) negocjacje z ogłoszeniem
    4) dialog konkurencyjny
    5) partnerstwo innowacyjne
    6) negocjacje bez ogłoszenia
    7) zamówienie z wolnej ręki
    - przetargi o wartości poniżej progów unijnych:
    1) tryb podstawowy
    2) partnerstwo innowacyjne
    3) negocjacje bez ogłoszenia;
    4) zamówienie z wolnej ręki

    Tryby partnerstwa innowacyjnego, negocjacji bez ogłoszenia oraz zamówienia z wolnej ręki stosowane w zamówieniach poniżej progów unijnych odpowiadają co do zasady trybom stosowanym w przypadku zamówienia powyżej tych progów.

    Ponadto, zmodyfikowano zasady na jakich prowadzone są konkursy, wprowadzono dwa nowe typy konkursów – ograniczony i nieograniczony. Szczegółowe informacje na temat sposobu przeprowadzenia konkursów oraz umocowania prawne zostały zawarte w art. 325 – 358. Warto zauważyć, że część z tych postępowań to postępowania otwarte, a część zamknięte.
  • Jakie są podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych?
    Przetarg nieograniczony jest postępowaniem, w którym każdy wykonawca spełniający warunki  udziału w postępowaniu- określone w dokumentacji przetargowej - może złożyć swoją ofertę. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Ogłoszenie, Specyfikacja Istotnych Warunków oraz załączniki obligatoryjnie są podawane do publicznej wiadomości. Przetarg ograniczony jest dwuetapowy. W pierwszym etapie zamawiający publikuje ogłoszenie o wszczęciu postępowania, a wykonawcy w odpowiedzi na ogłoszenie muszą złożyć wnioski o dopuszczenie do postępowania. Zamawiający zaprasza jednocześnie wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu, nie mniej niż 5 i nie więcej niż 20.

    Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu(art. 49 Pzp)
      Poniżej porgu unijnego Powyżej progu unijnego
    Teminy podstawowe 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w BZP 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia do UPUE
    Pilna potrzeba udzielania zamówienia -------------------------------------- 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia do UPUE

    Termin składania ofert w postępowaniach powyżej progów unijnych:

    Termin podstawowy  30 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert
    Jeżeli wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu (publikacja ogłoszenia nastąpiła min. 35 dni przed wysłaniem ogłoszenia, max. 12 miesięcy) nie krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert 15 dni, jeżeli zamawiający zgodnie z art. 37 ust. 5–6 Pzp nie udostępnia SIWZ lub jej części na stronie internetowej
    Jeżeli wystąpiła pilna potrzeba udzielenia zamówienia 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert

    W przypadku obu rodzajów postępowań zamawiający ma obowiązek podać ogłoszenie do wiadomości publicznej, tzn. umieścić na stronie internetowej (czasem również na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie). Jeśli wartość zamówienia przekracza kwoty określone w ustawie, wiadomość o postępowaniu ukazuje się też w Biuletynie Zamówień Publicznych lub zostaje przekazana do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

    Poniżej podano kwoty, które obowiązują przy zamówieniach unijnych.

    Rodzaj zamówienia  Stan prawny od 1 stycznia 2020 r.  
    Dostawy i usługi 139.000 euro (zamawiający tzw. rządowi) lub 214.000 euro (zamawiający tzw. samorządowi) w zależności od rodzaju zamawiającego
    Roboty budowlane 5.350.000 euro dla każdego zamawiającego
    Dziedziny obronności i bezpieczeństwa 428.000 euro  
    Zamówienia sektorowe 428.000 euro  
    Usługi społeczne i inne szczególne usługi 1) 750.000 euro − w przypadku zamówień innych niż zamówienia sektorowe lub zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa2) 1.000.000 euro − w przypadku zamówień sektorowych

    Średni kurs złotego będący podstawą przeliczania w stosunku do euro wynosi  4,2693 zł. Wysokość zamówienia przekłada się zwykle na termin składania ofert. Zazwyczaj im większy przetarg tym dłuższy termin. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zawiera następujące informacje:
    1)nazwę (firmę) i adres zamawiającego;
    2) określenie trybu zamówienia;
    3) adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia;
    4) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych;
    5) informację o możliwości lub wymogu złożenia oferty wariantowej;
    6) termin wykonania zamówienia;
    7) warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia;
    7a) wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak pod-staw wykluczenia;
    8) informację na temat wadium;
    9) kryteria oceny ofert i ich znaczenie;
    10) termin składania ofert, adres, na który oferty muszą zostać wysłane, oraz język lub języki, w jakich muszą one być sporządzone;
    11) termin związania ofertą;
    12) informację o zamiarze zawarcia umowy ramowej;
    13) informację o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów wraz z adresem strony internetowej, na której będą zamieszczone dodatkowe informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów;
    14) informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z adresem strony internetowej, na której będzie prowadzona aukcja elektroniczna;
    15) informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień.

    W przypadku przetargu ograniczonego dodatkowo  umieszcza się informację o liczbie wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do złożenia ofert.
    Zamawiający udostępnia również specyfikację istotnych warunków zamówienia zazwyczaj w formie odnośnika do strony internetowej, na której znajdują się dokumenty do pobrania. Zainteresowany przetargiem może zwrócić się z prośbą o udostępnienie dokumentacji, a zamawiający ma na to 5 dni. Opłata, jakiej w zamian zażąda nie może przekroczyć kosztów druku.

    Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje wykonawcy specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz wskazuje termin i miejsce opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, o ile specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie została udostępniona w inny sposób..
    Jeśli chodzi o wadium, to w obu trybach postępowania przepisy są takie same. Po przekroczeniu progów unijnych wniesienie wadium jest obowiązkowe. poniżej tych kwot obowiązek wniesienia tej opłaty zależy od zamawiającego. Należy jednak pamiętać, że jego wartość nie może przekroczyć 3% wartości zamówienia i wpłacane jest przed upływem terminu składania ofert. Wadium ma zabezpieczyć interesy zamawiającego jeszcze przed podpisaniem umowy z wykonawcą.
    Wartość zamówienia określana jest nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania jeśli dotyczy ono dostaw lub usług. W przypadku robót budowlanych termin ten wydłuża się do 6 miesięcy. Szacunkowa wartość zamówienia to kwota netto. Przy ustalaniu tej kwoty brany jest pod uwagę kosztorys inwestorski oraz  planowane koszty prac projektowych i robót budowlanych. Należy również pamiętać o uwzględnieniu kosztów dostaw materiałów niezbędnych do wykonania tych prac.

  • Gdzie są publikowane zamówienia publiczne?
    Zamawiający samodzielnie dokonują publikacji ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych wydawanym w wersji elektronicznej na portalu Urzędu Zamówień Publicznych. Ogłoszenia zamieszcza się w Biuletynie ZP jeżeli wartość zamówienia przekracza 30 tys. EUR ale jest niższa od tzw. progów unijnych wynoszących odpowiednio:

    Rodzaj zamówienia  Stan prawny od 1 stycznia 2020 r.  
    Dostawy i usługi 139.000 euro (zamawiający tzw. rządowi) lub 214.000 euro (zamawiający tzw. samorządowi) w zależności od rodzaju zamawiającego
    Roboty budowlane 5.350.000 euro dla każdego zamawiającego
    Dziedziny obronności i bezpieczeństwa 428.000 euro  
    Zamówienia sektorowe 428.000 euro  
    Usługi społeczne i inne szczególne usługi 1) 750.000 euro − w przypadku zamówień innych niż zamówienia sektorowe lub zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa2) 1.000.000 euro − w przypadku zamówień sektorowych

    Ogłoszenie o wszczęciu postępowania przetargowego na roboty budowlane, dostawy i usługi przekraczające określone progi muszą być opublikowane w całej Unii Europejskiej. Odbywa się to poprzez TED, internetowe wydanie Dz.U. S.

  • Jakie są obowiązkowe dokumenty przetargowe?
    Wśród dokumentów, jakich zamawiający może żądać od wykonawcy mogą znaleźć się  wyłącznie takie, które są niezbędne do przeprowadzenia postępowania, i jednocześnie są zawarte w Rozporządzeniu w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 2447).
    Wykaz wymaganych dokumentów w danym postępowaniu przetargowym znajduje się w Ogłoszeniu o wszczęciu postępowania publicznego, versus Specyfikacji Istotnych Zamówień czy Zaproszeniu do składania ofert. Jeśli wartość przetargu przekracza progi unijne zamawiający wymaga od wykonawcy dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Poniżej tych kwot nie jest to wymóg konieczny.

    Katalog dokumentów, które zamawiający może wymagać od wykonawcy znajdziecie pod adresem www: w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia (Dz. U. poz. 2447)

    W przypadku postępowania w wersji papierowej – poniżej progów unijnych - wszystkie dokumenty składane są w wersji oryginalnej lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Zgodnie z założeniem prawodawcy, od 1 stycznia 2021 roku, wersja elektroniczna całkowicie zastąpi wersję papierową. W przypadku elektronicznej wersji muszą być zabezpieczone podpisem elektronicznym.

    Dodatkowo na stronie Urzędu Zamówień Publicznych zamieszczone zostały wzorcowe dokumenty niezbędne do przygotowania poprawnego prawnie postępowania publicznego: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty

Najczęściej zadawane pytania odnośnie raportów przetargowych

  • Z jakich źródeł korzystamy?
    Przetargi i inne ogłoszenia pozyskiwane są z Internetu, prasy, Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP) i Suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej – TED.
  • Na czym polega usługa analizy siwz?
    Analizujemy wykazy asortymentowo-cenowe, które są elementem SIWZ (Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia).
  • Czym różni się usługa analizy siwz od tradycyjnych newsletterów?
    Tradycyjny newsletter opiera się na przesyłaniu przetargów na podstawie branż, podbranż oraz słów kluczowych wyszukiwanych w przedmiocie zamówienia. Natomiast analiza siwz opiera się na wyszukiwaniu interesujących Państwa haseł w wykazach asortymentowo-cenowych. Jest to najdokładniejszy monitoring, który oszczędza czas, jaki trzeba poświęcić na przejrzenie dokumentacji wszystkich przetargów z newslettera w przypadku tradycyjnej usługi powiadamiania o przetargach. I tak zamiast 20 przetargów codziennie otrzymają Państwo np. 4 przetargi, w których zamawiany jest interesujący Państwa produkt.
  • Jakiej tematyki dotyczy analiza siwz?
    Analiza siwz dotyczy branży medycznej, a dokładnie: farmacji (leki, szczepionki, produkty do żywienia itp., materiałów medycznych, sprzętu medycznego, odżywek medycznych, odzieży medycznej, leków weterynaryjnych.
  • Czy można raport podzielić na części i dedykować je dla poszczególnych odbiorców?
    Tak. Każda osoba w firmie może otrzymywać dedykowane dla niej informacje, czyli dostosowane do tematyki, którą się zajmuje i regionu zainteresowania, np. przetargi dotyczące opatrunków specjalistycznych z województwa dolnośląskiego. Zwalnia to Państwa z konieczności rozsyłania przetargów do odpowiednich osób w Państwa firmie.
  • Z ilu lat wstecz możemy zrobić raport (od kiedy mamy gromadzone dane)?
    Dane dotyczące analizy siwz gromadzimy od 2013 roku.
  • Ile czasu trzeba czekać na raport?
    Raport jednorazowy dotyczący wybranego okresu można otrzymać nawet na drugi dzień od złożenia zamówienia. Czas oczekiwania zależy od stopnia jego skomplikowania.
  • Jakie dane zawiera raport z analizy siwz?
    Raport zawiera następujące informacje: Numer pakietu, ilość pozycji w pakiecie, numer pozycji, na której wystąpił produkt w pakiecie, nazwa zamawianego produktu, dawka, postać, opakowanie, jednostka miary, zamawiana ilość, uwagi do pakietu, nazwa organizatora, dane teleadresowe organizatora, data ogłoszenia przetargu, źródło ogłoszenia przetargu, termin i godzina składania ofert, termin i miejsce otwarcia ofert, sposób porozumiewania się, fax i/lub e-mail do komórki przetargowej, przedmiot przetargu, kryteria oceny ofert, link do dokumentacji przetargowej.
  • Na czym polega raport z ofert zwycięskich?
    Raport z ofert zwycięskich dostarcza informacji o zaoferowanym produkcie przez firmę, która wygrała przetarg lub pakiet. Podajemy nazwę handlową produktu, cenę jednostkową netto, cenę jednostkową brutto, cenę pozycji netto, cenę pozycji brutto, VAT, kod EAN, nazwę producenta.
  • Jaki jest poziom ściągalności danych z ofert zwycięskich?
    Pozyskujemy 80% z ofert zwycięskich do przetargów z opracowywanego raportu.
  • Ile kosztuje raport z analizy siwz? Od czego zależy cena?
    Cena raportu jest zróżnicowana, zależy od ilości monitorowanej tematyki oraz prac do wykonania w zależności od stopnia skomplikowania raportu.
  • Czy dołączamy link do specyfikacji?
    Tak. Dołączamy do każdego przetargu spakowaną do ZIPa dokumentację przetargową – jednym z elementów tej paczki jest link do strony ze specyfikacją.
  • Czy jest możliwość usunięcia kolumn, dostosowania raportu do własnych potrzeb?
    Tak. Raport można dostosować do własnych potrzeb zmieniając kolejność kolumn i/lub rezygnując z części z nich.