FAQ - Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Czym są przetargi / podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych

  • Czym są zamówienia publiczne?
    Zamówienia publiczne są to odpłatne umowy zawierane między Zamawiającym a Wykonawcą, których przedmiotem jest nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług.
    Zamówienia publiczne są sformalizowane. Zarówno zamawiający jak i wykonawca muszą działać w określony sposób i spełniać wymagania zdefiniowane w przepisach.
    Od 1 stycznia 2021 roku głównym filarem systemu zamówień publicznym w Polsce jest Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej PZP). Przepisy PZP określają między innymi zasady i tryb udzielania zamówień publicznych, środki ochrony prawnej, zasady kontroli udzielania zamówień publicznych, zasady dotyczące umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
    Zgodnie z w/w ustawą Zamawiający zobowiązani są do jej stosowania tylko do zamówień, których wartość jest równa lub przekracza kwotę 130 000 zł.

  • Jakie są podstawowe tryby udzielania zamówień publicznych?
    Od 1 stycznia 2021 r. w polskim prawie zamówień publicznych obowiązują następujące tryby:
    - przetargi o wartości równej lub powyżej progów unijnych:1) przetarg nieograniczony
    2) przetarg ograniczony
    3) negocjacje z ogłoszeniem
    4) dialog konkurencyjny
    5) partnerstwo innowacyjne
    6) negocjacje bez ogłoszenia
    7) zamówienie z wolnej ręki
    - przetargi o wartości poniżej progów unijnych:
    1) tryb podstawowy
    2) partnerstwo innowacyjne
    3) negocjacje bez ogłoszenia;
    4) zamówienie z wolnej ręki

    Aktualne progi unijne wprowadza obwieszczenie prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z 3 grudnia 2021 r. w sprawie aktualnych progów unijnych, ich równowartości w złotych, równowartości w złotych kwot wyrażonych w euro oraz średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych lub konkursów (poz. 1177).

    Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu(art. 49 Pzp)
      Poniżej porgu unijnego Powyżej progu unijnego
    Teminy podstawowe 7 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w BZP 30 dni od dnia przekazania ogłoszenia do UPUE
    Pilna potrzeba udzielania zamówienia -------------------------------------- 15 dni od dnia przekazania ogłoszenia do UPUE

    Termin składania ofert w postępowaniach powyżej progów unijnych:

    Termin podstawowy  30 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert
    Jeżeli wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu (publikacja ogłoszenia nastąpiła min. 35 dni przed wysłaniem ogłoszenia, max. 12 miesięcy) nie krótszy niż 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert 15 dni, jeżeli zamawiający zgodnie z art. 37 ust. 5–6 Pzp nie udostępnia SIWZ lub jej części na stronie internetowej
    Jeżeli wystąpiła pilna potrzeba udzielenia zamówienia 10 dni od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert

    W przypadku obu rodzajów postępowań zamawiający ma obowiązek podać ogłoszenie do wiadomości publicznej, tzn. umieścić na stronie internetowej (czasem również na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie). Jeśli wartość zamówienia przekracza kwoty określone w ustawie, wiadomość o postępowaniu ukazuje się też w Biuletynie Zamówień Publicznych lub zostaje przekazana do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.

    Poniżej podano kwoty, które obowiązują przy zamówieniach unijnych.

    Rodzaj zamówienia  Stan prawny od 1 stycznia 2020 r.  
    Dostawy i usługi 139.000 euro (zamawiający tzw. rządowi) lub 214.000 euro (zamawiający tzw. samorządowi) w zależności od rodzaju zamawiającego
    Roboty budowlane 5.350.000 euro dla każdego zamawiającego
    Dziedziny obronności i bezpieczeństwa 428.000 euro  
    Zamówienia sektorowe 428.000 euro  
    Usługi społeczne i inne szczególne usługi 1) 750.000 euro − w przypadku zamówień innych niż zamówienia sektorowe lub zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa2) 1.000.000 euro − w przypadku zamówień sektorowych

    Średni kurs złotego będący podstawą przeliczania w stosunku do euro wynosi  4,2693 zł. Wysokość zamówienia przekłada się zwykle na termin składania ofert. Zazwyczaj im większy przetarg tym dłuższy termin. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zawiera następujące informacje:
    1)nazwę (firmę) i adres zamawiającego;
    2) określenie trybu zamówienia;
    3) adres strony internetowej, na której zamieszczona będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia;
    4) określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych;
    5) informację o możliwości lub wymogu złożenia oferty wariantowej;
    6) termin wykonania zamówienia;
    7) warunki udziału w postępowaniu oraz podstawy wykluczenia;
    7a) wykaz oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz brak pod-staw wykluczenia;
    8) informację na temat wadium;
    9) kryteria oceny ofert i ich znaczenie;
    10) termin składania ofert, adres, na który oferty muszą zostać wysłane, oraz język lub języki, w jakich muszą one być sporządzone;
    11) termin związania ofertą;
    12) informację o zamiarze zawarcia umowy ramowej;
    13) informację o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów wraz z adresem strony internetowej, na której będą zamieszczone dodatkowe informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów;
    14) informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z adresem strony internetowej, na której będzie prowadzona aukcja elektroniczna;
    15) informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 lub art. 134 ust. 6 pkt 3, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień.

    W przypadku przetargu ograniczonego dodatkowo  umieszcza się informację o liczbie wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do złożenia ofert.
    Zamawiający udostępnia również specyfikację istotnych warunków zamówienia zazwyczaj w formie odnośnika do strony internetowej, na której znajdują się dokumenty do pobrania. Zainteresowany przetargiem może zwrócić się z prośbą o udostępnienie dokumentacji, a zamawiający ma na to 5 dni. Opłata, jakiej w zamian zażąda nie może przekroczyć kosztów druku.

    Wraz z zaproszeniem do składania ofert zamawiający przekazuje wykonawcy specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz wskazuje termin i miejsce opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, o ile specyfikacja istotnych warunków zamówienia nie została udostępniona w inny sposób..
    Jeśli chodzi o wadium, to w obu trybach postępowania przepisy są takie same. Po przekroczeniu progów unijnych wniesienie wadium jest obowiązkowe. poniżej tych kwot obowiązek wniesienia tej opłaty zależy od zamawiającego. Należy jednak pamiętać, że jego wartość nie może przekroczyć 3% wartości zamówienia i wpłacane jest przed upływem terminu składania ofert. Wadium ma zabezpieczyć interesy zamawiającego jeszcze przed podpisaniem umowy z wykonawcą.
    Wartość zamówienia określana jest nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania jeśli dotyczy ono dostaw lub usług. W przypadku robót budowlanych termin ten wydłuża się do 6 miesięcy. Szacunkowa wartość zamówienia to kwota netto. Przy ustalaniu tej kwoty brany jest pod uwagę kosztorys inwestorski oraz  planowane koszty prac projektowych i robót budowlanych. Należy również pamiętać o uwzględnieniu kosztów dostaw materiałów niezbędnych do wykonania tych prac.

  • Gdzie są publikowane zamówienia publiczne?
    Wszystkie postępowania przetargowe publikowane są na platformach Zamawiających. Dodatkowo w przypadku postępowań przetargowych poniżej progów unijnych Zamawiający publikują wszystkie ogłoszenia dotyczące danego postępowania w Biuletynie Zamówień Publicznych na platformie https://ezamowienia.gov.pl/pl/, zaś w przypadku postepowań przetargowych powyżej progów unijnych publikacja wszystkich ogłoszeń odbywa się w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

  • Jakie są obowiązkowe dokumenty przetargowe?
    W ustawie Pzp Ustawodawca wskazał dwa rodzaje dokumentów, których Zamawiający może wymagać od Wykonawcy biorącego udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego są to: podmiotowe środki dowodowe oraz przedmiotowe środki dowodowe.
    Przez przedmiotowe środki dowodowe (zgodnie z definicją podana w ustawie)  należy rozumieć środki służące potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Innymi słowy przedmiotowe środki dowodowe to dokumenty ściśle związane z oferowanym przedmiotem zamówienia.

    Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu oraz dokumentach zamówienia wskazuje jakich środków dowodowych będzie wymagał w przedmiotowych postępowaniu, mogą to być etykiety, certyfikaty, katalogi, zaświadczenia, poświadczenia, próbki asortymentu.

    Przez podmiotowe środki dowodowe (zgodnie z definicja zawartą w ustawie) należy rozumieć środki służące potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia, spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji,z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp. Upraszczając podmiotowe środki dowodowe to dokumenty ściśle związane z Wykonawcą.

    Podobnie jak przy przedmiotowych środkach dowodowych, wykaz tych podmiotowych Zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w dokumentacji postępowania. Wykaz podmiotowych środków dowodowych jakich Zamawiający może wymagać od Wykonawców został zawarty w Rozporządzeniu Ministra Pracy, Rozwoju i Technologii w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. To czy Zamawiający będzie wymagał do danego postępowania przedmiotowych zależy od  Zamawiającego. W przypadku  podmiotowych środków dowodowych, Zamawiający przy postępowaniach przetargowych powyżej progów unijnych zobowiązany jest do wymagania  dokumentów służących potwierdzeniu braku podstaw do wykluczenia z postępowania przetargowego.

Najczęściej zadawane pytania odnośnie raportów przetargowych

  • Z jakich źródeł korzystamy?
    Przetargi i inne ogłoszenia pozyskiwane są z Internetu, prasy, Biuletynu Zamówień Publicznych (BZP) i Suplementu do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej – TED.
  • Na czym polega usługa analizy SWZ?
    Analizujemy wykazy asortymentowo-cenowe, które są elementem SWZ (Specyfikacji Warunków Zamówienia).
  • Czym różni się usługa analizy SWZ od tradycyjnych newsletterów?
    Tradycyjny newsletter opiera się na przesyłaniu przetargów na podstawie branż, podbranż oraz słów kluczowych wyszukiwanych w przedmiocie zamówienia. Natomiast analiza siwz opiera się na wyszukiwaniu interesujących Państwa haseł w wykazach asortymentowo-cenowych. Jest to najdokładniejszy monitoring, który oszczędza czas, jaki trzeba poświęcić na przejrzenie dokumentacji wszystkich przetargów z newslettera w przypadku tradycyjnej usługi powiadamiania o przetargach. I tak zamiast 20 przetargów codziennie otrzymają Państwo np. 4 przetargi, w których zamawiany jest interesujący Państwa produkt.
  • Jakiej tematyki dotyczy analiza SWZ?
    Analiza SWZ dotyczy branży medycznej, a dokładnie: farmacji (leki, szczepionki, produkty do żywienia itp., materiałów medycznych, sprzętu medycznego, odżywek medycznych, odzieży medycznej, leków weterynaryjnych.
  • Czy można raport podzielić na części i dedykować je dla poszczególnych odbiorców?
    Tak. Każda osoba w firmie może otrzymywać dedykowane dla niej informacje, czyli dostosowane do tematyki, którą się zajmuje i regionu zainteresowania, np. przetargi dotyczące opatrunków specjalistycznych z województwa dolnośląskiego. Zwalnia to Państwa z konieczności rozsyłania przetargów do odpowiednich osób w Państwa firmie.
  • Z ilu lat wstecz możemy zrobić raport (od kiedy mamy gromadzone dane)?
    Dane dotyczące analizy SWZ gromadzimy od 2013 roku.
  • Ile czasu trzeba czekać na raport?
    Raport jednorazowy dotyczący wybranego okresu można otrzymać nawet na drugi dzień od złożenia zamówienia. Czas oczekiwania zależy od stopnia jego skomplikowania.
  • Jakie dane zawiera raport z analizy SWZ?
    Raport zawiera następujące informacje: Numer pakietu, ilość pozycji w pakiecie, numer pozycji, na której wystąpił produkt w pakiecie, nazwa zamawianego produktu, dawka, postać, opakowanie, jednostka miary, zamawiana ilość, uwagi do pakietu, nazwa organizatora, dane teleadresowe organizatora, data ogłoszenia przetargu, źródło ogłoszenia przetargu, termin i godzina składania ofert, termin i miejsce otwarcia ofert, sposób porozumiewania się, fax i/lub e-mail do komórki przetargowej, przedmiot przetargu, kryteria oceny ofert, link do dokumentacji przetargowej.
  • Na czym polega raport z ofert zwycięskich?
    Raport z ofert zwycięskich dostarcza informacji o zaoferowanym produkcie przez firmę, która wygrała przetarg lub pakiet. Podajemy nazwę handlową produktu, cenę jednostkową netto, cenę jednostkową brutto, cenę pozycji netto, cenę pozycji brutto, VAT, kod EAN, nazwę producenta.
  • Jaki jest poziom ściągalności danych z ofert zwycięskich?
    Pozyskujemy 80% z ofert zwycięskich do przetargów z opracowywanego raportu.
  • Ile kosztuje raport z analizy SWZ? Od czego zależy cena?
    Cena raportu jest zróżnicowana, zależy od ilości monitorowanej tematyki oraz prac do wykonania w zależności od stopnia skomplikowania raportu.
  • Czy dołączamy link do specyfikacji?
    Tak. Dołączamy do każdego przetargu spakowaną do ZIPa dokumentację przetargową – jednym z elementów tej paczki jest link do strony ze specyfikacją.
  • Czy jest możliwość usunięcia kolumn, dostosowania raportu do własnych potrzeb?
    Tak. Raport można dostosować do własnych potrzeb zmieniając kolejność kolumn i/lub rezygnując z części z nich.