Przetarg - PRZEPROWADZENIE AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO PROJEKTU PN.: BUDOWA...

CH.
1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest:
a)Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: Budowa dróg gminnych łączących drogę wojewódzką nr 346 i 347 w Kątach Wrocławskich współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013. Priorytet III Rozwój infrastruktury transportowej na Dolnym Śląsku (Transport), Działanie 3.1 Infrastruktura drogowa.
b)Sporządzenie sprawozdania z przeprowadzonego audytu wraz z opinią o projekcie.
c)Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z aktualnymi Wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WD w zakresie ogólnych zasad przeprowadzania audytu zewnętrznego projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego
na lata 2007-2013.
2. Audyt zewnętrzny projektu obejmie co najmniej następujący (minimalny) zakres:
-sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD
- sprawdzenie ustanowienia i posiadania wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków,
- sprawdzenie posiadania ścieżki w zakresie finansowo-księgowym i czy zapewnia ona rzetelne i terminowe dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości),
- sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedur o udzielenie zamówień publicznych z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia oraz unikania konfliktu interesów,
-sprawdzenie poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzonych przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłaty (raportami kasowymi),
- sprawdzenie prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach realizowanego projektu,
- sprawdzenie prowadzenia, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wymaganiami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu, wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu z podziałem analitycznym i w sposób przejrzysty umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich wydatków w ramach projektu (przejrzystość wydatkowania środków w ramach projektu),
- sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu,
- sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi w części dotyczącej projektu i dokumentacją źródłową,
- sprawdzenie sposobu monitorowania realizacji celów projektu,
- sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu,
- sprawdzenie stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i umową o dofinansowanie,
-sprawdzenie sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu,
- sprawdzenie wdrożenia zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcia nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte.
3.W celu stwierdzenia, czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu, a wydatki są kwalifikowane, w szczególności audytor zewnętrzny sprawdzi:
- dokumentację dotyczącą projektu,
- realizację zakresu rzeczowego projektu przewidzianego we wniosku o dofinansowanie,
- dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia
do przedłożenia wniosku o płatność,
- faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcie faktycznego efektu rzeczowego,
- kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich udokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej beneficjenta; zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowanych,
- wiarygodność części sprawozdawczych wniosków o płatność, poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług/robót, czy dostarczonych dostaw w ramach projektu,
- spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji,
- sposób monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań projektu,
- poprawność stosowanych procedur o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia oraz unikania konfliktu interesów.
4. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu będzie zawierać co najmniej następujący (minimalny) zakres:
- podstawowe informacje o beneficjencie i realizowanym przez niego projekcie (nazwa, adres siedziby, NIP i REGON Beneficjenta, numer i tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz aneksów, krótki opis projektu, całkowitą wartość projektu, w tym całkowitą wartość wydatków kwalifikowanych, poziom procentowy i kwotę dofinansowania),
- nazwę, adres siedziby, NIP i REGON osoby-podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu,
- imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu,
- oświadczenie audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej jednostki,
- termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu podany w datach dziennych,
- cel audytu zewnętrznego projektu,
- zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu,
- informację o podjętych działaniach i zastosowanych technikach audytu,
- informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania,
- wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu,
- ustalenie stanu faktycznego, w tym jego ocena i ewentualne odchylenia, rekomendowane działania naprawcze/usprawniające; sprawozdanie powinno uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny,
- wskazanie zidentyfikowanych w trakcie realizacji projektu problemów wraz z określeniem ich wagi i charakteru,
- wskazanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
- uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje oraz zalecenia,
- analiza zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach RPO WD,
- opis wdrożonych procedur wewnętrznych Beneficjenta (dokumentów),
- opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym,
- opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania,
- analiza stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych,
- opis zasad księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposób ich udokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (czy deklarowane wydatki znajdują odzwierciedlenie w zapisach księgowych i dokumentach wspierających prowadzonych przez Beneficjenta oraz są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi),
- analizę terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu,
- analizę zgodności wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu,
- sprawdzenie wiarygodności części sprawozdawczych wniosków o płatność z zakresem rzeczowym projektu,
- opis sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu),
- odpowiednie logotypy i dane zgodnie z ustalonymi przez Instytucję Zarządzającą RPO WD wymogami dotyczącymi informacji i promocji w projekcie,
- analizę sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu,
- sprawdzenie wdrożenia zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcie nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte,
- opinię (stanowiącą element sprawozdania) wskazującą:
a)stwierdzone podczas audytu zewnętrznego zagrożenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy,
b) przyczyny zagrożeń oraz wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze;
c) powody odmowy wydania opinii, z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie;
d) istotne naruszenie prawa wspólnotowego i lub krajowego bądź procedur obowiązujących w ramach RPO WD (jeżeli zaistnieje);
- podpisy każdego z audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu,
- miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania sprawozdania z audytu zewnętrznego.
5.Nr projektu: RPDS.03.01.00-02-030/09
6.Umowa o dofinansowanie projektu pn. Budowa dróg gminnych łączących drogę wojewódzką nr 346 i 347 w Kątach Wrocławskich nr UDA-RPDS.03.01.00-02-030/09-00 z dnia 12.10.2009 r. oraz aneksy nr UDA-RPDS.03.01.00-02-030/09-01 z dnia 16.04.2010 r. i nr UDA-RPDS.03.01.00-02-030/09-02 z dnia 30.09.2010 r.
7.Opis projektu:
Przedmiotem projektu jest budowa i modernizacja dróg gminnych - ul. Spółdzielczej i Przemysłowej, położonych w północno- wschodniej części miasta Kąty Wrocławskie. Projektowana droga przebiega od ul. 1 Maja (DW nr 346), przy dworcu kolejowym, przez ul. Spółdzielczą do ul. Nowowiejskiej (DP 2010D), dalej ulicą Przemysłową do miejsca skrzyżowania z przyszłą obwodnicą (DW nr 346), następnie trasą przyszłej obwodnicy do ul. Popiełuszki (DW nr 347), z którą łączy się w odległości ok. 400 m od zjazdu na autostradę A4.
Zakres przedmiotowy projektu obejmuje wykonanie:
dróg o łącznej długości 1 703 m
ciągów pieszo-jezdnych o długości 260 m
ciągu pieszo-rowerowego o długości 785 m
chodników o łącznej długości 1 171 m
ścieżek rowerowych o długości 340 m
zatok autobusowych 2 szt.
ronda o średnicy zewnętrznej 32 m 1 szt.
kanalizacji deszczowej o łącznej długości 1 581,7 m, z czego: 500 mm - 34,1m,
fi 400 mm - 607,8 m, 300 mm - 920,7 m, fi 250 mm - 19,1 m, wpusty uliczne -
65 szt., separatory benzynowo - koalescencyjne - 4 szt.
przebudowy i budowy oświetlenia ulicznego obejmującego: sieć oświetleniową kablową YAKY 4 x 35 mm2 o łącznej długości kabla 2 423 m, montaż słupów oświetleniowych SO10/S/1(1000) - 49 szt., montaż słupów oświetleniowych SO10/S/1(2000) - 18 szt., montaż słupów oświetleniowych SO10/S/2(1000) - 4 szt., montaż opraw oświetleniowych SGP- 340PC z lampą SON-TPP 150W - 75 szt. usunięcia kolizji z istniejącymi sieciami w pasie drogowym oraz promocji zadania zgodnie z wytycznymi Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata 2007-2013.
8. Szczegółowe warunki realizacji zamówienia zawarte są w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ.
9.Całkowita wartość projektu: 6.916.748,71 PLN
10. Całkowite wydatki kwalifikowane projektu: 6.916.748,71 PLN
11. Kwota dofinansowania projektu: 2.696.840,33 PLN
12. Okres realizacji projektu:
Rozpoczęcie realizacji projektu : 2010.04.19
Rozpoczęcie rzeczowe realizacji projektu : 2010.01.29
Zakończenie realizacji projektu : 2011.06.30
Zakończenie finansowe realizacji projektu : 2011.08.31
13. Okres podlegający audytowi zewnętrznemu projektu: 25.11.2009 r. 16.12.2010 r.
14. Rodzaj, ilość i wartość wniosków beneficjenta o płatność podlegających badaniu audytowemu:
Kwota wydatków podlegających audytowi zewnętrznemu projektu: 4.328.296,80 PLN
Wnioski o płatność podlegające audytowi:
- I wniosek sprawozdawczy,
- II wniosek sprawozdawczy,
- III wniosek o płatność pośrednią na kwotę 310.120,00 PLN,
- IV wniosek o płatność pośrednią na kwotę 1.423.158,40 PLN,
- V wniosek o płatność pośrednią na kwotę 1.729.618,40 PLN
Orientacyjna ilość dokumentów podlegająca audytowi: w przybliżeniu 5 wniosków o płatność, 2 poprawione wnioski o płatność, 3 procedury przetargowe wynikające z prawa Zamówień Publicznych, 1 procedura poniżej progu 14000 Euro, 20 faktur.
15. Dokumentacja dotycząca projektu przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta, ul. Rynek-Ratusz 1,55-080 Kąty Wrocławskie.
16. Projekt nie podlegał dotychczas innym kontrolom i audytom..