Przetarg 12099833 - Organizacja zakwaterowania oraz wyżywienia podczas...

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zabezpieczenia logistycznego (zakwaterowanie wraz z wyżywieniem oraz udostępnienie sali konferencyjnej) podczas trzydniowej konferencji szkoleniowej realizowanej w ramach projektu pn. „Chronimy Was Razem” (CZ.11.01.01/00/24_012/0000174) w ramach Programu Interreg Czechy – Polska, priorytet 1: Zintegrowany system ratownictwa i środowisko, cel 1.1 – Większa gotowość i transgraniczna zdolność do radzenia sobie z zagrożeniami i katastrofami na pograniczu czesko-polskim związanymi ze zmianami klimatu. 2. Konferencja, o której mowa w ust. 1, będzie połączona ze szkoleniem dyspozytorów Centrów Zarzadzania Kryzysowego (CZK) oraz dyżurnych służb ratowniczych z Polski oraz Republiki Czeskiej: Zmiany klimatu i ich wpływ na bezpieczeństwo mieszkańców obszarów górskich. 3. W ramach zamówienia przewiduje się organizację konferencji dla 80 osób (/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4) w terminie: 15-17 grudnia 2025 r. 4. Zamawiający zastrzega możliwość skorzystania z prawa opcji, zgodnie z art. 441 ust. 1 ustawy Pzp, w odniesieniu do liczby osób uczestniczących w konfederacji, wskazanej w ust. 3, poprzez zmniejszenie lub zwiększenie tej liczby maksymalnie o 20%. Potwierdzeniem skorzystania z prawa opcji jest złożenie do Wykonawcy przez Zamawiającego powiadomienia dotyczącego zmniejszenia albo zwiększenia maksymalnie o 20% liczby osób, które będą uczestniczyć w konferencji szkoleniowej, których dotyczy zakwaterowanie i wyżywienie (tj. maksymalnie o 16 osób). W takiej sytuacji wynagrodzenie podstawowe Wykonawcy, wskazane w Formularzu ofertowym oraz umowie (jeśli umowa zostanie zawarta w terminie wcześniejszym, niż przekazanie Wykonawcy powiadomienia o ostatecznej liczbie uczestników) w zakresie kosztów dotyczących zakwaterowania i wyżywienia 80 osób, zostanie odpowiednio zmienione, tzn. podwyższone lub obniżone o wartość prawa opcji, czyli o wartość stanowiącą iloczyn sumy zaoferowanych cen brutto (za zakwaterowanie i wyżywienie jednej osoby) i liczby osób ostatecznie podanej przez Zamawiającego. Zastosowanie prawa opcji po zawarciu umowy skutkować będzie podpisaniem przez strony aneksu do umowy, w którym określona zostanie liczba uczestników szkolenia i wartość umowy z tego wynikająca. Jeśli natomiast prawo opcji zostanie zgłoszone przez Zamawiającego przed zawarciem umowy, wówczas Zamawiający i Wykonawca zawrą umowę o treści uwzględniającej zgłoszoną przez Zamawiającego ostateczną liczbę uczestników konferencji oraz wartość umowy z tego wynikającą. Zamawiający może uruchomić prawo opcji po wcześniejszym powiadomieniu o tym Wykonawcy, które zostanie przesłane w formie pisemnej lub elektronicznej (pocztą e-mail). Powiadomienie to musi nastąpić nie później niż do dnia 08.12.2025 r. (włącznie). Po upływie ww. terminu Zamawiający nie może skorzystać skutecznie z prawa opcji, chyba że Wykonawca wyrazi zgodę na zastosowanie tej opcji. 5. Przedmiotowe zamówienie stanowi Część I zadania prowadzonego przez Powiat Karkonoski – Starostwo Powiatowe w Jeleniej Górze (Wydział Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych) w ramach ww. programu transgranicznego (Część II zamówienia przewidziana jest do realizacji w II kwartale 2027 r.). 6. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1) usługę zakwaterowania (wraz ze śniadaniem) dla 80 osób (/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4) w pokojach dwuosobowych i/lub trzyosobowych z łazienką oraz pojedynczymi łóżkami; 2) udostępnienie sali konferencyjnej w celu przeprowadzenia szkolenia (na co najmniej 100 osób), wyposażonej w urządzenia multimedialne: projektor, ekran;3) zapewnienie: a) w dniach 15-17.12.2025 r. przerwy kawowej (4-godzinnej) dla 80 osób (/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4); b) w dniach 15-17.12.2025 r. wyżywienie w formie obiadu o godz. 12.30 dla 80 osób (/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4); c) w dniach 15-16.12.2025 r. wyżywienie w formie kolacji integracyjnej od godz. 19.00 dla 80 osób (/- 20% – w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 4). 7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik Nr 5 do Specyfikacji Warunków Zamówienia, w którym określono szczegółowe wymagania dotyczące obiektu hotelowego, zakwaterowania, wyżywienia oraz wyposażenia sali konferencyjnej i dostępności parkingu.

BZP.272.1.23.2025