Zlecenie - Zapewnienie obsługi finansowej, kontroli zgodności z...

Fundację "Barka" - nr WND-RPWP.05.04.00-30-008/09 - infrastruktura dla kapitału ludzkiego pn. "Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013".
Fundacja Pomocy Wzajemnej "Barka" w związku z organizowanym postępowaniem zainteresowana jest zapewnieniem obsługi finansowej, kontroli zgodności z projektem i rozliczeń zadań objętych projektem. Do zadań usługodawcy w ramach wykonywanej usługi należeć będzie sukcesywna obsługa finansowa projektu.
Projekt realizowany jest przez Fundacje "Barka" zgodnie z zawartą umową o dofinansowaniu projektu pt. Budowa dwóch budynków w Poznaniu przeznaczonych na realizację usług w zakresie ekonomii społecznej" nr UDA-RPWP 05.04.00 - 3-008/09-00 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach priorytetu V - Infrastruktura dla kapitału ludzkiego działanie 5.4 - Wzmocnienie pozostałej infrastruktury społecznej Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013.
Wykonawca przedmiotu zamówienia w zakresie obsługi finansowej projektu zobowiązuje się w szczególności do:
1. Realizacji zadań wynikających z obsługi finansowej projektu, sprawowanie
kontroli nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym w oparciu o
zaakceptowany przez władze Programu wniosek o dofinansowanie oraz
postanowienia umowy o dofinansowaniu projektu.
2. Kontroli poprawności formalnej księgowych i finansowych dokumentów w tym
zgodności z budżetem projektu i wytycznymi umowy.
3. Odpowiedniego opisywania dokumentów związanych z realizacją projektu, klasyfikacja dokumentów w tym kontrola poprawności dokonywanej kwalifikacji z uwagi na: nazwę projektu, wielkość budżetowania, pozycja budżetowe projektu, podział na wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane, kategorie dodatkowe (w zależności od potrzeb projektu),
4. Terminowego i właściwego realizowania zobowiązać w zakresie obsługi finansowej, przygotowania okresowych sprawozdać rzeczowo-finansowych, zbiorczych wniosków o płatność za kolejne okresy realizacji projektu, oraz każdorazowego udzielania dodatkowych wyjaśnień wymaganych przez Instytucję Wdrażającą i inne upoważnione instytucje do sprawowania nadzoru i kontroli projektu.
5. Przygotowanie okresowych zestawień o finansowym postępie realizacji projektu,
wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej w ramach kolejnych etapów
realizacji projektu.
6. Stałego monitorowania przebiegu rozliczeń projektu, koordynowania zadań
projektu w zakresie finansowym. Nadzór nad terminowym rozliczaniem wydatków
związanych z projektem, nadzór nad płatnościami dla Wykonawców, zapobieganie
powstawaniu jakikolwiek nieprawidłowości finansowych i raportowanie ich
wystąpienia.
7. Udzielanie pisemnych odpowiedzi za zapytania i wystąpienia Instytucji
Zarządzającej w zakresie spraw dotyczących wykonania i rozliczeń projektu.
8. W przypadku konieczności wydłużenia okresu realizacji projektu, wykonawca
zobowiązuję się do kontynuacji powierzonych zadań aż do zamknięcia rzeczowo-
finansowego projektu potwierdzonego przez Instytucję Wdrażającą.
9. Realizacja wszelkich pozostałych obowiązków określonych postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu ( umowa z dnia 01.02.2010r) w zakresie obowiązków określonych dla zadań z zakresu czynności i obsługi finansowej celem ich poprawnego zakończenia zwłaszcza zamknięcie pod względem kwalifikowalności wydatków, złożenie końcowego wniosku o płatność, przygotowania i archiwizacji dokumentacji księgowej.
Zakres zamówienia obejmuje m.in. :
- W sprawach dot. organizacji wykonania zamówienia określenie przez Wykonawcę telefonów kontaktowych i numerów faks oraz innych informacji niezbędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia.
- Przy wykonywaniu związanych z niniejszym zamówieniem czynności, Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości spowodowane działaniem lub zaniechaniem w zakresie wynikającym z przedmiotu zamówienia (umowy).
- Ustalenia i decyzje dotyczące wykonania zamówienia uzgadniane będą przez zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem wykonawcy.