Przetarg - Wykonanie i rozliczenie inwentaryzacji składników majątku...

liczenie inwentaryzacji składników majątku Polskiej Akademii Nauk w zakresie: określonym w Klasyfikacji Środków Trwałych, zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dn. 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U. z 2010 r. Nr 242, poz. 1622):
l) grupy środków trwałych od 0 do 7 w całości,
2) grupa 8 według wykazu rzeczowego wymienionego w załączniku do umowy, 3) grupa 9 w całości.
2. Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy dokumentację (Wypisy/wyrysy z rejestru gruntów i ewidencji budynków dla wszystkich lokalizacji) oraz ewidencje środków trwałych w poszczególnych jednostkach w formie elektronicznej lub papierowej najpóźniej 2 dni po zawarciu umowy.
3. Inwentaryzacja będzie wykonana zgodnie z obowiązującymi zapisami Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U z 2016 r., poz. 1047), metodą spisu z natury dla wszystkich grup wg KŚT lub określonych w załączniku do umowy.
4. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do opracowania szczegółowej Procedury realizacji umowy wraz ze wzorami niezbędnych formularzy i przedstawienia jej Zamawiającemu do akceptacji w terminie 5 (pięciu) dni od dnia zawarcia Umowy.
5. Procedura realizacji umowy, o której mowa w ust. 4 winna obejmować:
l) zasady postępowania pomiędzy stronami umowy dla terminowego przeprowadzenia inwentaryzacji z określeniem: osób wyznaczonych do przeprowadzenia spisów w poszczególnych obszarach spisowych po stronie Wykonawcy i Zamawiającego, sposobów komunikacji pomiędzy stronami umowy w poszczególnych obszarach spisowych, organizacji i technik prowadzenia spisu,
2) formularze w ramach procedury obejmujące wzory dokumentów: arkusz spisu z natury, zbiorcze zastawienie arkuszy spisu z natury, oświadczenie osoby odpowiedzialnej, protokół różnic inwentaryzacyjnych, zestawienie różnic inwentaryzacyjnych oraz inne formularze wynikające z praktyki Wykonawcy, które zapewnią sprawną realizację umowy.
6. Przygotowana przez Wykonawcę Procedura realizacji umowy i wzory formularzy powinny zostać przekazane w formie papierowej oraz w formie elektronicznej na nośniku CD lub DVD w formacie MS Word lub RTF oraz Excel, PDF i MS Project lub innych równoważnych, powszechnie stosowanych.
7. Zamawiający zaakceptuje Procedurę realizacji umowy lub zgłosi zastrzeżenia w terminie 2 dni roboczych od jej otrzymania. Wykonawca przekaże Zamawiającemu poprawioną Procedurę uwzględniającą uwagi Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag.
8. Po zatwierdzeniu Procedury realizacji umowy i odebraniu jej przez Zamawiającego, Wykonawca w terminie nie dłuższym niż 2 (dwa) dni robocze przystąpi do prac inwentaryzacyjnych.
9. Majątek znajduje się w lokalizacjach na terenie kraju wymienionych w załączniku do umowy. Łącznie przewidzianych do spisu jest 39 000 środków trwałych.
10. Wykonawca przekaże Zamawiającemu plan wykonania spisu w poszczególnych lokalizacjach, w terminie 3 dni od zawarcia umowy (w formie elektronicznej). O utrudnieniach w realizacji spisu leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawca poinformuje w sposób określony w umowie. Za opóźnienia leżące po stronie Wykonawcy, Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
11. Oklejenie spisanych środków trwałych (majątek ruchomy) kodem kreskowym, etykiety foliowe z nadrukiem termotransferowym żywicznym, o wymiarach 50x25mm, zgodnie z jednym z poniższych standardów: Code 128, EAN-8, EAN-13, PDF, QR Code. Zamawiający w terminie 3 dni od zawarcia umowy przekaże Wykonawcy (drogą pisemną lub elektroniczną) informację odnośnie wymaganego sposobu numeracji środków.
12. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia do PAN rozliczonej inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachumkowości, z propozycjami dotyczącymi różnic inwentaryzacyjnych. Wyniki inwentaryzacji zostaną sporządzone przez Wykonawcę i przekazane PAN według schematu podanego w załączniku nr 3 do umowy.
13. Przy dokonywaniu spisu przez Wykonawcę, Zamawiający zapewni asystę w postaci pracownika jednostki, której majątek podlega spisowi. Spisanie wszystkich składników majątku danej jednostki zostanie potwierdzone podpisem osoby asystującej.
14. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca na piśmie przedstawił sprawozdanie końcowe.