Zlecenie 7983361 - Wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej...

cyjnych
wybór instytucji finansowej zarządzającej i prowadzącej pracownicze plany kapitałowe w jednostkach organizacyjnych Gminy Księżpol tj. dla:
a) Urzędu Gminy Księżpol;
b) Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Księżpolu;
c) Centrum Usług Wspólnych Gminy Księżpol;
d) Zakładu Gospodarki Komunalnej w Księżpolu;
e) instytucji kultury:
• Gminny Ośrodek Kultury w Księżpolu;
• Gminna Biblioteka publiczna w Księżpolu;
zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r., poz. 1342 z późn. zm.).
1) W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca:
a) będzie wykonywał obowiązki wynikające z ustawy o PPK zgodnie z jej przepisami;
b) opracuje wstępny harmonogram wdrożenia;
c) nie będzie pobierał żadnych innych opłat, oprócz opłat za zarządzanie, prowadzenie i opłat za osiągnięty wynik;
d) zapewni bezpłatny serwis internetowy dla pracowników Zamawiającego przystępujących do PPK oraz dla pracowników prowadzących sprawy pracownicze związane z PPK;
e) zapewni: serwis transakcyjny online, aplikację mobilną, serwis informacyjny dla pracownika oraz infolinię PPK;
f) bezpłatnie przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego spotkanie informacyjne oraz dostarczy bezpłatnie materiały informacyjne w wersji papierowej i elektronicznej1 dla pracowników, w terminie ustalonym z Zamawiającym przed podpisaniem umowy o prowadzenie PPK;
g) bezpłatnie przeprowadzi szkolenia dla służb kadrowo-płacowych Zamawiającego* w zakresie obsługi modułu dla pracodawcy w terminie ustalonym z Zamawiającym w ilości odpowiadającej potrzebom Zamawiającego ustalone po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK;
h) bezpłatnie zintegruje moduł do prowadzenia PPK z posiadanym przez Zamawiającego systemem kadrowo-płacowym i udostępni API dla celów wymiany danych;
i) bezpłatnie przeprowadzi szkolenia dla pracowników* w zakresie obsługi administracyjnej indywidualnego konta w terminie oraz w ilości ustalonej z Zamawiającym po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK;
j) wyznaczy dedykowanego opiekuna;
k) zapewni ochronę danych osobowych pracowników;
l) przygotuje pełną dokumentację i wzory dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej.
* w zależności od sytuacji epidemicznej w kraju oraz stosownie do zaleceń wydanych w tym zakresie szkolenia i spotkania będą odbywały się stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego albo on-line. Materiały informacyjne dostarczane przez wykonawcę stosownie do powyższego będą miały wersję papierową i elektroniczną albo wyłącznie
1 w zależności od sytuacji epidemicznej w kraju oraz stosownie do zaleceń wydanych w tym zakresie szkolenia i spotkania będą odbywały się stacjonarnie w siedzibie Zamawiającego albo on-line. Materiały informacyjne dostarczane przez wykonawcę
3
elektroniczną.
2) Zamawiający, według stanu na dzień 31.01.2021 r. zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PPK zatrudnia pracowników o następującej strukturze wiekowej:
Lp. Urodzonych w latach Liczba
osób
1 1950-1964 13
2 1965-1975 15
3 1976-1986 28
4 1987-1997 11
Razem: 67
3) Zamawiający wymaga przygotowania projektu umowy przez Wykonawcę z uwzględnieniem wszystkich postawionych wymagań określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych oraz przez Zamawiającego oddzielnie dla każdej jednostki w szczególności określającej:
a) strony umowy, w tym wybraną instytucję finansową;
b) dane identyfikujące uczestnika PPK;
c) sposób deklarowania wpłat dodatkowych finansowanych przez uczestnika PPK i sposób zmiany wysokości tych wpłat;
d) nazwy funduszy zdefiniowanej daty zarządzanych przez podmiot zarządzający instytucją finansową;
e) warunki gromadzenia środków i zarządzania nimi przez poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w lit. d;
f) sposób składania deklaracji w sprawie podziału wpłat dokonywanych do PPK pomiędzy poszczególne fundusze zdefiniowanej daty, o których mowa w lit. d;
g) sposób zmiany funduszu zdefiniowanej daty, o którym mowa w lit. d;
h) warunki, terminy i sposób dokonania wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu;
i) sposób składania dyspozycji;
j) zakres, częstotliwość i formę informowania uczestnika PPK o środkach zgromadzonych na jego rachunku PPK;
k) maksymalną wysokość wynagrodzenia za zarządzanie funduszem zdefiniowanej daty, kosztów obciążających ten fundusz i opłat obciążających uczestnika PPK oraz warunki, o ile są przewidziane, na jakich mogą one zostać obniżone bez konieczności zmiany umowy;
l) w przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń do umowy tej dołącza się regulamin lokowania środków ubezpieczeniowego
4
funduszu kapitałowego oraz ogólne warunki ubezpieczenia. Umowa o prowadzenie PPK z zakładem ubezpieczeń określa także;
• wysokość sumy ubezpieczenia;
• wysokość składki ochronnej, z zastrzeżeniem art. 49 ust. 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych;
• brak możliwości potrącania kosztów ochrony ubezpieczeniowej ze środków funduszu zdefiniowanej daty będącego ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym w przypadku niedokonywania wpłat lub zawieszenia dokonywania wpłat.
4) Warunki umowy nie mogą być mniej korzystne niż warunki prezentowane przez instytucję finansowa w portalu PPK w dniu zawarcia umowy.
5) Umowy o zarządzanie i o prowadzenie PPK zostaną zawarte na wzorze Wykonawcy, z uwzględnieniem wymagań określonych w niniejszym zapytaniu oraz na podstawie deklaracji Wykonawcy zawartych w złożonej ofercie w postaci elektronicznej pozwalającej na utrwalenie jej treści na trwałym nośniku.