Zlecenie 4626651 - Wybór Brokera ubezpieczeniowego przeprowadzany przez Izbę...

i skarbowej
LO-2/222-0001/16/LO-2
Przedmiot konkursu i zakres umowy serwisu brokerskiego
1. Przedmiotem Konkursu jest wybór Brokera ubezpieczeniowego świadczącego usługi na
podstawie ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (tekst jedn.
Dz. U. 2014, poz.1450 z późn. zm.).
2. Zakres świadczonych usług przez Brokera ubezpieczeniowego na rzecz Zamawiającego
dedykowany jest tylko i wyłącznie do czynności związanych z przygotowaniem
i przeprowadzeniem postępowania, udzieleniem zamówienia publicznego oraz nadzorem nad
wykonaniem umów zawartych w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego na „Świadczenie usług ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu
posiadania mienia i prowadzenia działalności oraz ubezpieczeń komunikacyjnych (OC,
NNW, AC) na rzecz wszystkich izb skarbowych i urzędów kontroli skarbowej” i obejmuje
w szczególności:
1) analizę zakresu i rodzajów ryzyk związanych z działalnością Zamawiającego w zakresie
niezbędnym do zawarcia umów ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu
posiadania mienia i prowadzenia działalności oraz ubezpieczeń komunikacyjnych
(OC, NNW, AC),
2) zebranie, przygotowanie danych oraz informacji i dokumentacji niezbędnych do
przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
3) przygotowanie i przeprowadzenie działań i czynności doradczych polegających na
przygotowaniu we współpracy z Zamawiającym dokumentacji postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie
z przepisami pzp, w szczególności: opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału
w postępowaniu i opisu sposobu dokonywania oceny tych warunków
wymagań/dokumentów umożliwiających dokonanie weryfikacji zgodności oferty
z opisem przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert i ich wagi, projektu umowy,
4) ustalenie wartości szacunkowej zamówienia wraz z przedstawieniem opisu sposobu
wyceny i załączeniem dokumentów, na podstawie, których dokonano szacowania,
5) uczestniczenie w charakterze biegłego w pracach komisji przetargowej,
6) sporządzanie projektów odpowiedzi na ewentualne zapytania do treści SIWZ, dotyczące
kwestii merytorycznych oraz uzupełnień opisu przedmiotu zamówienia,
7) udział w badaniu i ocenie ofert złożonych przez Wykonawców, weryfikacji wyjaśnień
Wykonawców odnośnie podejrzenia zaoferowania rażąco niskiej ceny oraz oceny
zgodności ofert z opisem przedmiotu zamówienia,
8) przygotowanie propozycji zapisów wezwań do uzupełnienia i innych dokumentów
związanych z prowadzonym postępowaniem,
9) udział w ocenie spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu,
10) sporządzenie projektu uzasadnienia odrzucenia ofert w szczególności w przypadku ich
niezgodności z opisem przedmiotu zamówienia, stwierdzenia rażąco niskiej ceny,
11) przygotowanie propozycji rozstrzygnięcia wniesionych przez Wykonawców środków
ochrony prawnej w szczególności w zakresie zarzutów dotyczących uprawnień
Wykonawców do prowadzenia działalności objętej przedmiotem zamówienia, opisu
przedmiotu zamówienia, niezgodności ofert z opisem przedmiotu zamówienia oraz rażąco
niskiej ceny,
12) reprezentowanie Zamawiającego przed Krajową Izbą Odwoławczą w szczególności
w zakresie odwołań dotyczących uprawnień Wykonawców do prowadzenia działalności
objętej przedmiotem zamówienia, opisu przedmiotu zamówienia, niezgodności ofert
z opisem przedmiotu zamówienia i rażąco niskiej ceny,
13) sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją umowy zawartej z wyłonionym
w postępowaniu Wykonawcą, zapewnienie terminowości i poprawności wystawianych
dokumentów ubezpieczenia, bieżące monitorowanie polis ubezpieczeniowych,
monitorowanie terminów płatności składek ubezpieczeniowych i terminów ważności
polis, nadzorowanie zwrotu niewykorzystanych składek,
14) kompleksowa obsługa procedur związanych ze zgłaszaniem i likwidacją powstałych
szkód w szczególności: przeprowadzanie czynności przygotowawczych do likwidacji
szkód, a mających na celu doprowadzenie do uzyskania przez Zamawiającego
odszkodowania w trybie pozaprocesowym, formułowanie roszczeń odszkodowawczych,
pism odwoławczych, kompletowanie dokumentacji wymaganej przez ubezpieczyciela
w procesie likwidacji szkody, asysta przy oględzinach szkód, nadzór nad realizacją
procedur odszkodowawczych, zapewnienie Zamawiającemu obsługi prawnej procesu
likwidacji szkód, redagowanie odwołań od odszkodowawczych decyzji ubezpieczyciela,
udział w ewentualnych sporach z ubezpieczycielem, windykacja roszczeń,
15) inne czynności wchodzące w zakres doradztwa ubezpieczeniowego niezbędne do
przygotowania postępowania, udzielenia zamówienia publicznego oraz nadzoru nad
wykonaniem umów zawartych w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego na „Świadczenie usług ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu
posiadania mienia i prowadzenia działalności oraz ubezpieczeń komunikacyjnych
(OC, NNW, AC) na rzecz wszystkich izb skarbowych i urzędów kontroli skarbowej”
3. Umowa pośrednictwa ubezpieczeniowego zostanie zawarta z Brokerem ubezpieczeniowym
przez Izbę Skarbową w Poznaniu w imieniu i na rzecz wszystkich Zamawiających
wskazanych w wykazie stanowiącym zał. nr 1 do niniejszego Regulaminu.
4. Broker ubezpieczeniowy będzie działać w imieniu Zamawiających na podstawie udzielonego
pełnomocnictwa.
5. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 33 Ministra Finansów z dnia 01 czerwca 2016 r., Izba Skarbowa
w Poznaniu została wyznaczona do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia
publicznego na świadczenie usług ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu
posiadania mienia i prowadzenia działalności oraz ubezpieczeń komunikacyjnych na rzecz
wszystkich izb skarbowych i urzędów kontroli skarbowej (zgodnie z wykazem stanowiącym
Zał. Nr 1 do niniejszego Regulaminu).
6. Dane niezbędne do zawarcia umowy ubezpieczenia przekazane zostaną przez
poszczególnych Zamawiających, koordynatorem pozyskiwania danych będzie Izba
Skarbowa w Poznaniu.
7. Z uwagi na terminy związane z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego, Broker ubezpieczeniowy we współpracy z Zamawiającym zobowiązany będzie
wykonać czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 1-4 w terminie 14 dni od podpisania
umowy.
8. Planowany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia na usługi ubezpieczenia
– koniec października 2016 r.
9. Zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem udzielania zamówień
publicznych, czynności badania i oceny ofert na usługi ubezpieczenia wykonywane będą
w siedzibie Zamawiającego, na posiedzeniach komisji przetargowej, tym samym Oferent
musi zapewnić osobisty udział wyznaczonych osób w niniejszych posiedzeniach.
10. Każdy z Zamawiających będzie dokonywał płatności za swoją część ubezpieczenia.
11. Umowa zawarta między Zamawiającym, a Brokerem ubezpieczeniowym będzie miała
charakter nieodpłatny. Koszty związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia będzie
pokrywać Broker ubezpieczeniowy ze środków własnych.
12. Wynagrodzenie brokera ubezpieczeniowego stanowić będzie kurtaż brokerski wypłacany
przez ubezpieczyciela wybranego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych przez
Zamawiającego, przy współudziale Brokera ubezpieczeniowego.
13. Informacja o realizacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na świadczenie
usług ubezpieczenia, przy współudziale Brokera ubezpieczeniowego zostanie zamieszczona
w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
14. Wybrany Broker ubezpieczeniowy, na etapie realizacji umowy, zobowiązany będzie
wyznaczyć do współpracy z Zamawiającym:
1) opiekuna umowy, odpowiadającego za koordynację kontaktów Zamawiającego/
Zamawiających z Brokerem ubezpieczeniowym,
2) w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie przedmiotowego
zamówienia na świadczenie usług ubezpieczenia, co najmniej dwie osoby posiadające
wiedzę i doświadczenie w przygotowaniu i przeprowadzaniu postępowań o udzielenie
zamówienia publicznego w oparciu o przepisy pzp, z co najmniej pięcioletnim
doświadczeniem zawodowym w tym zakresie.
3) w zakresie procesu likwidacji szkód co najmniej osiem osób, z co najmniej pięcioletnim
doświadczeniem zawodowym w obsłudze likwidacji szkód.
15. Broker ubezpieczeniowy musi zapewnić dla wszystkich Zamawiających, na rzecz których
udzielane jest zamówienie jednolite warunki realizacji umowy w szczególności procedury
zgłaszania szkód i procesu ich likwidacji, niezależnie od tego, która placówka (siedziba,
oddział, przedstawicielstwo) będzie wyznaczona do obsługi poszczególnych Zamawiających.
16. Zgłaszanie szkód odbywać się będzie w formie elektronicznej poprzez zalogowanie się do
systemu informatycznego (platformy internetowej) udostępnionego bezpłatnie za
pośrednictwem Internetu przez Brokera ubezpieczeniowego. System informatyczny musi
zapewniać sprawne zgłaszanie szkód, przekazywanie niezbędnych dokumentów,
monitorowanie procesu likwidacji, tworzenie raportów.
17. Broker ubezpieczeniowy zobowiązany jest przeprowadzić dla wyznaczonym pracowników
Zamawiającego bezpłatne szkolenia z zakresu procedur likwidacji szkód oraz zachowań
w przypadku szkody, ochrony i obowiązków ubezpieczonego.
18. Broker ubezpieczeniowy zobowiązany jest prowadzić ewidencje zawartych za jego
pośrednictwem umów ubezpieczenia, odrębnie dla każdego z Zamawiających oraz
informować Zamawiającego z wyprzedzeniem o terminach płatności składek,
19. Broker ubezpieczeniowy zobowiązany jest składać Zamawiającemu okresowe sprawozdania
z realizacji umów ubezpieczenia, w tym w szczególności z realizacji procesu likwidacji
szkód.
20. Przy wykonywaniu na rzecz Zamawiającego usług, Broker ubezpieczeniowy zobowiązany
jest do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 922).
21. Broker ubezpieczeniowy zobowiązany jest działać na rzecz Zamawiającego ze szczególną
starannością zgodnie z przepisami prawa, zasadami uczciwego obrotu oraz etyki zawodowej
brokerów ubezpieczeniowych.
22. Broker poniesie odpowiedzialność cywilną obejmującą szkody wyrządzone Zamawiającemu
lub osobie uprawnionej z umowy ubezpieczenia, w tym także szkody wyrządzone przez
osoby fizyczne, przez które Broker ubezpieczeniowy wykonuje czynności brokerskie.
23. W przypadku istotnego naruszenia warunków umowy przez Brokera ubezpieczeniowego
może ona zostać wypowiedziana przez Zamawiającego ze skutkiem natychmiastowym.