Przetarg 1789043 - Usługi prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi...

iejszego zamówienia jest świadczenie usług prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi kadrowo - płacowej spółki Nowy Szpital Wojewódzki Sp. z o.o. (tj. Zamawiającego). 2. W ramach wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do prowadzenia: 1) ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej Zamawiającego, w siedzibie Wykonawcy, przy użyciu techniki komputerowej, a w szczególności: a) ksiąg rachunkowych Zamawiającego zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późniejszymi zmianami), zwanej dalej Ustawą o rachunkowości; b) odrębnych ewidencji dla celów podatku od towarów i usług; c) ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. 2) obsługi kadrowo - płacowej. 3. Przez księgi rachunkowe Zamawiającego rozumie się: 1) dziennik służący do zapisywania operacji gospodarczych w porządku chronologicznym; 2) ewidencję syntetyczną (konta księgi głównej) służącą do zapisywania operacji gospodarczych w porządku systematycznym; 3) ewidencję analityczną (konta ksiąg pomocniczych) służącą do uszczegóławiania i uzupełniania zapisów kont księgi głównej; 4) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych. 4. W zakresie wykonania przedmiotu zamówienia obejmującego prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1) zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych w terminach wymaganych przez przepisy Ustawy o rachunkowości. 2) bieżącego prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej w oparciu o własne dekrety sporządzone na dokumentach księgowych dostarczonych przez Zamawiającego, w oparciu o Ustawę o rachunkowości i zakładowy plan kont zatwierdzony przez Zamawiającego, co oznacza m.in.: a) dekretację, tj. ocenę dokumentów księgowych pod względem ich zgodności z prawem podatkowym, podejmowanie decyzji o sposobie ich zakwalifikowania i zaksięgowania; b) dokonywanie zapisów księgowych przy użyciu komputera, tzn. ewidencjonowanie w poszczególnych zdarzeń gospodarczych oraz sporządzenie miesięcznych wydruków zestawień obrotów i sald, dzienników, itp.; c) naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami kosztów amortyzacji środków trwałych znajdujących się w ewidencji; d) ustalenie i udokumentowanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy Zamawiającego, zatrudnionych pracowników, wyliczeń podatku VAT oraz sporządzenie stosownych deklaracji (w tym m.in. bieżące prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży dla potrzeb podatku VAT). 3) terminowego przygotowywania i przekazywania przewidzianych przepisami prawa sprawozdań i deklaracji, w tym statystycznych i finansowych do właściwych urzędów oraz przechowywania potwierdzonych kopii tych sprawozdań, w tym: a) sporządzania i składania na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Zamawiającego oraz doręczania do właściwego Urzędu Skarbowego miesięcznych deklaracji podatkowych dla podatku VAT, podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych, a także zeznania rocznego sporządzonego na podstawie danych wynikających z wpisów do ksiąg oraz innych niezbędnych informacji dostarczonych przez Zamawiającego, w wymaganych prawem terminach; b) sporządzania obowiązkowych sprawozdań GUS. 4) sporządzania okresowych sprawozdań finansowych wymaganych obowiązującymi przepisami obejmujących m.in. bilans, rachunek zysków i strat, rachunek z przepływów środków pieniężnych oraz informację dodatkową; - dokonywania potwierdzeń obrotówi sald z kontrahentami. 5) sporządzania dla Zamawiającego wydruków zestawień obrotów i sald kont syntetycznych, wskazanych kont analitycznych oraz wydruków w innych przekrojach według potrzeb Zamawiającego, w tym sporządzaniu comiesięcznego wydruku bilansu oraz rachunku zysków i strat. 6) współpracy z Inżynierem Kontraktu i Bankami (Instytucjami Finansującymi) w zakresie realizowanych planów inwestycyjnych i finansowych oraz sprawozdawczości. 7) współpracy z Zamawiającym, Instytucjami Zarządzającymi i Instytucjami Pośredniczącymi w zakresie rozliczenia finansowego inwestycji (robót i/lub wyposażenia) w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania ze środków Funduszy Unii Europejskiej. 5. W zakresie wykonania przedmiotu zamówienia obejmujacego obsługę kadrowo - płacową, Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do: 1) prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowej oraz przygotowania dokumentacji związanej z nawiązaniem stosunku pracy oraz z rozwiązaniem stosunku pracy. 2) sporządzania i składania w imieniu Zamawiającego, na podstawie upoważnienia, zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego pracowników w terminach ustawowych, a także zgłoszeń zmiany danych i wyrejestrowania, w tym: zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia członków rodziny, zgłoszenia płatnika składek a w przypadku zmiany danych, wymagających zgłoszenia, zgłoszenia tych zmian. 3) ewidencji czasu pracy. 4) ewidencji zwolnień lekarskich. 5) obliczania wynagrodzeń za pracę, sporządzania list płac, co oznacza m.in.: a) sporządzanie kart wynagrodzeń pracowników; b) sporządzanie list płac i list dodatkowych (np. nagród, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop); c) sporządzanie miesięcznych zestawień list płac; d) prowadzenia ewidencji wynagrodzeń dla potrzeb wyliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych. 6) sporządzania raportów miesięcznych RMUA dla pracowników. 7) obliczania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. 8) przygotowania zaświadczeń, wniosków i druków ZUS w przypadku zasiłków opiekuńczych lub innych zasiłków przysługujących za czas niezdolności do pracy. 9) rozliczania umów zleceń oraz umów o dzieło, w tym sprawdzania poprawności danych w rachunkach pod względem ich zgodności z przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi. 10) wystawiania zaświadczeń dla pracowników oraz rozliczania delegacji. 11) sporządzania deklaracji podatkowych i ZUS (miesięcznych-DRA, imiennych RCA, RSA, RZA). 12) sporządzania rocznych informacji o uzyskanych dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych. 13) sporządzania rocznego rozliczenia podatku dochodowego pracowników zatrudnionych przez Zamawiającego, którzy do dnia 15 stycznia roku następnego złożą Wykonawcy wymagane prawem oświadczenie. 14) kontroli prawidłowości rozliczeń z ZUS oraz US. 6. Ponadto w ramach wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany: 1) badać odebrane dokumenty pod względem formalnym i informować Zamawiającego o brakach lub wadliwości w przekazanej dokumentacji niezwłocznie po stwierdzeniu uchybień, lecz nie później niż w terminie 5 dni od dnia odbioru tych dokumentów, 2) brać udział w postępowaniach kontrolnych, dotyczących okresu wykonywania zamówienia i odnoszących się do powierzonych niniejszym zamówieniem czynności przez składanie ustnych i pisemnych wyjaśnień odpowiednim organom lub Zamawiającemu, 3) kontrolować prawidłowość rozliczeń Zamawiającego z tytułu zobowiązań publiczno - prawnych, a w szczególności z ZUS oraz US. 7. Księgi rachunkowe Zamawiającego oraz wszystkie dokumenty będące podstawą wpisów dokonanych przez Wykonawcę w tych księgach oraz pozostałe dokumenty finansowe przechowywane będą u Wykonawcy zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości. 8. Wykonawca zapewni przechowywanie dokumentów w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, kradzieżą oraz wglądem i dostępem osób nieupoważnionych. 9. Wykonawca winien zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie Zamawiającego zgodnie z art. 11 a Ustawy o rachunkowości. 10. W celu prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru od Zamawiającego (tj. z miejsca jego siedziby) za pokwitowaniem dokumentów stanowiących podstawę wykonania przedmiotu umowy w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, lecz nie rzadziej niż jeden raz w tygodniu. 11. Zakres przedmiotu zamówienia nie obejmuje: 1) przeprowadzenia spisów z natury składników majątku Zamawiającego, 2) doradztwa podatkowego, 3) wydawania opinii doradcy podatkowego z zakresie VAT oraz podatku dochodowego od osób prawnych.