Przetarg 1967165 - Świadczenie usług związanych z obsługą finansową...

Szkół Ponadgimnazjalnych w Poddębicach
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 - 2013,
Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach
Działanie 9.2 Podniesienie atrakcyjności i jakości szkolnictwa zawodowego.
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usług doraźnego wsparcia przy realizacji projektu DOBRA EDUKACJA SZANSĄ NA ROZWÓJ ZAWODOWY, obejmujących realizację zadań w zakresie obsługi finansowej projektu.
Zakres obowiązków dla części 1:
Pracownik ds. obsługi finansowej projektu - stanowisko nr 1.
1. Zapoznanie się z obowiązkową dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną dotyczącą zasad realizacji projektów w ramach PO KL oraz bieżąca aktualizacja i pogłębianie wiedzy poprzez śledzenie zmian w dokumentach, udział w szkoleniach oraz przeglądanie informacji zawartych na stronach internetowych dotyczących PO KL.
2. Zapoznanie się z zapisami wniosku o dofinansowanie i umowy o dofinansowanie Projektu oraz z dokumentami aktualizującymi w/w.
3. Podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację zadań Projektu
do momentu otrzymania od Instytucji Pośredniczącej pisemnej informacji o zamknięciu Projektu i zarchiwizowania dokumentacji Projektu.
4. Opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących gospodarki finansowej.
5. Rozliczanie wydatków wynikających z realizacji Projektu zgodnie z budżetem Projektu:
- sporządzanie protokołów odbioru dostaw zgodnie z dokumentami księgowymi,
- sporządzanie formularzy rachunków do umów cywilno - prawnych,
- sporządzanie zestawień dotyczących kwoty wniesionego wkładu własnego (na podstawie danych zawartych w zatwierdzonych protokołach odbioru prac prowadzących zajęcia, kart czasu pracy i rachunków do umów cywilno - prawnych).
6. Przygotowywanie opisu dokumentacji finansowej zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej.
7. Przygotowanie kompletnej dokumentacji księgowej, potwierdzającej wydatkowanie środków, w porządku chronologicznym, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca.
8. Sporządzanie innych dokumentów dotyczących realizacji Projektu (w miarę potrzeb).
9. Weryfikacja zapisów dokumentacji finansowej z wypełnionym załącznikiem nr 1 do WBoP.
10. Archiwizowanie dokumentacji finansowej.
11. Realizacja zadań zleconych przez Koordynatora Projektu.
12. Dokumentowanie przebiegu i wyników pracy własnej (prowadzenie karty czasu pracy).
13. Złożenie w Biurze Projektu, najpóźniej w 5-tym dniu roboczym przed zakończeniem każdego miesiąca, następujących dokumentów:
- wypełniony formularz karty czasu pracy,
- wypełniony formularz protokołu odbioru do umowy cywilno - prawnej,
- wypełniony formularz rachunku do umowy cywilno - prawnej.
14. W przypadku, kiedy Pracownik ds. obsługi finansowej nie realizuje obowiązku wymienionego w ust. 13 zakresu obowiązków w wyznaczonym po raz trzeci z rzędu terminie lub podaje nieprawdziwe informacje, Realizator ma prawo rozwiązać zawartą z nim umowę.
15. Udział w obowiązkowych spotkaniach Personelu Zarządzającego Projektem w wyznaczonych terminach.
16. Uczestniczenie w kontrolach Projektu oraz sporządzanie ewentualnych uzupełnień pokontrolnych, również po zakończeniu realizacji Projektu.
Zakres obowiązków dla części 2:
Pracownik ds. obsługi finansowej projektu - stanowisko nr 2.
1. Zapoznanie się z obowiązkową dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną dotyczącą zasad realizacji projektów w ramach PO KL oraz bieżąca aktualizacja i pogłębianie wiedzy poprzez śledzenie zmian w dokumentach, udział w szkoleniach oraz przeglądanie informacji zawartych na stronach internetowych dotyczących PO KL.
2. Zapoznanie się z zapisami wniosku o dofinansowanie i umowy o dofinansowanie Projektu oraz z dokumentami aktualizującymi w/w.
3. Podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację zadań Projektu
do momentu otrzymania od Instytucji Pośredniczącej pisemnej informacji o zamknięciu Projektu i zarchiwizowania dokumentacji Projektu.
4. Opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących gospodarki finansowej.
5. Rozliczanie wydatków wynikających z realizacji Projektu zgodnie z budżetem Projektu:
- arkusz kalkulacyjny ze szczegółowym budżetem planowanym i wykonywanym (zestawienia miesięczne i kwartalne oraz zbiorcze) z podziałem na paragrafy budżetowe i źródła finansowania,
- sporządzanie protokołów odbioru dostaw zgodnie z dokumentami księgowymi,
- sporządzanie formularzy rachunków do umów cywilno - prawnych,
- sporządzanie zestawień dotyczących kwoty wniesionego wkładu własnego (na podstawie danych zawartych w zatwierdzonych protokołach odbioru prac prowadzących zajęcia, kart czasu pracy i rachunków do umów cywilno - prawnych).
6. Przygotowanie kompletnej dokumentacji księgowej, potwierdzającej wydatkowanie środków, w porządku chronologicznym, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca.
7. Sporządzanie innych dokumentów dotyczących realizacji Projektu (w miarę potrzeb).
8. Weryfikacja zapisów dokumentacji finansowej z wypełnionym załącznikiem nr 1 do WBoP.
9. Archiwizowanie dokumentacji finansowej.
10. Realizacja zadań zleconych przez Koordynatora Projektu.
11. Dokumentowanie przebiegu i wyników pracy własnej (prowadzenie karty czasu pracy).
12. Złożenie w Biurze Projektu, najpóźniej w 5-tym dniu roboczym przed zakończeniem każdego miesiąca, następujących dokumentów:
- wypełniony formularz karty czasu pracy,
- wypełniony formularz protokołu odbioru do umowy cywilno - prawnej,
- wypełniony formularz rachunku do umowy cywilno - prawnej.
13. W przypadku, kiedy Pracownik ds. obsługi finansowej nie realizuje obowiązku wymienionego w ust. 12 zakresu obowiązków w wyznaczonym po raz trzeci z rzędu terminie lub podaje nieprawdziwe informacje, Realizator ma prawo rozwiązać zawartą z nim umowę.
14. Udział w obowiązkowych spotkaniach Personelu Zarządzającego Projektem w wyznaczonych terminach.
15. Uczestniczenie w kontrolach Projektu oraz sporządzanie ewentualnych uzupełnień pokontrolnych, również po zakończeniu realizacji Projektu.
CZĘŚĆ Nr: 1 NAZWA: Pracownik ds. obsługi finansowej projektu - stanowisko nr 1.
Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Zapoznanie się z obowiązkową dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną dotyczącą zasad realizacji projektów w ramach PO KL oraz bieżąca aktualizacja i pogłębianie wiedzy poprzez śledzenie zmian w dokumentach, udział w szkoleniach oraz przeglądanie informacji zawartych na stronach internetowych dotyczących PO KL.
2. Zapoznanie się z zapisami wniosku o dofinansowanie i umowy o dofinansowanie Projektu oraz z dokumentami aktualizującymi w/w.
3. Podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację zadań Projektu
do momentu otrzymania od Instytucji Pośredniczącej pisemnej informacji o zamknięciu Projektu i zarchiwizowania dokumentacji Projektu.
4. Opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących gospodarki finansowej.
5. Rozliczanie wydatków wynikających z realizacji Projektu zgodnie z budżetem Projektu:
- sporządzanie protokołów odbioru dostaw zgodnie z dokumentami księgowymi,
- sporządzanie formularzy rachunków do umów cywilno - prawnych,
- sporządzanie zestawień dotyczących kwoty wniesionego wkładu własnego (na podstawie danych zawartych w zatwierdzonych protokołach odbioru prac prowadzących zajęcia, kart czasu pracy i rachunków do umów cywilno - prawnych).
6. Przygotowywanie opisu dokumentacji finansowej zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej.
7. Przygotowanie kompletnej dokumentacji księgowej, potwierdzającej wydatkowanie środków, w porządku chronologicznym, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca.
8. Sporządzanie innych dokumentów dotyczących realizacji Projektu (w miarę potrzeb).
9. Weryfikacja zapisów dokumentacji finansowej z wypełnionym załącznikiem nr 1 do WBoP.
10. Archiwizowanie dokumentacji finansowej.
11. Realizacja zadań zleconych przez Koordynatora Projektu.
12. Dokumentowanie przebiegu i wyników pracy własnej (prowadzenie karty czasu pracy).
13. Złożenie w Biurze Projektu, najpóźniej w 5-tym dniu roboczym przed zakończeniem każdego miesiąca, następujących dokumentów:
- wypełniony formularz karty czasu pracy,
- wypełniony formularz protokołu odbioru do umowy cywilno - prawnej,
- wypełniony formularz rachunku do umowy cywilno - prawnej.
14. W przypadku, kiedy Pracownik ds. obsługi finansowej nie realizuje obowiązku wymienionego w ust. 13 zakresu obowiązków w wyznaczonym po raz trzeci z rzędu terminie lub podaje nieprawdziwe informacje, Realizator ma prawo rozwiązać zawartą z nim umowę.
15. Udział w obowiązkowych spotkaniach Personelu Zarządzającego Projektem w wyznaczonych terminach.
16. Uczestniczenie w kontrolach Projektu oraz sporządzanie ewentualnych uzupełnień pokontrolnych, również po zakończeniu realizacji Projektu.
CZĘŚĆ Nr: 2 NAZWA: Pracownik ds. obsługi finansowej projektu - stanowisko nr 2.
Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Zapoznanie się z obowiązkową dokumentacją wewnętrzną i zewnętrzną dotyczącą zasad realizacji projektów w ramach PO KL oraz bieżąca aktualizacja i pogłębianie wiedzy poprzez śledzenie zmian w dokumentach, udział w szkoleniach oraz przeglądanie informacji zawartych na stronach internetowych dotyczących PO KL.
2. Zapoznanie się z zapisami wniosku o dofinansowanie i umowy o dofinansowanie Projektu oraz z dokumentami aktualizującymi w/w.
3. Podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację zadań Projektu
do momentu otrzymania od Instytucji Pośredniczącej pisemnej informacji o zamknięciu Projektu i zarchiwizowania dokumentacji Projektu.
4. Opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących gospodarki finansowej.
5. Rozliczanie wydatków wynikających z realizacji Projektu zgodnie z budżetem Projektu:
- arkusz kalkulacyjny ze szczegółowym budżetem planowanym i wykonywanym (zestawienia miesięczne i kwartalne oraz zbiorcze) z podziałem na paragrafy budżetowe i źródła finansowania,
- sporządzanie protokołów odbioru dostaw zgodnie z dokumentami księgowymi,
- sporządzanie formularzy rachunków do umów cywilno - prawnych,
- sporządzanie zestawień dotyczących kwoty wniesionego wkładu własnego (na podstawie danych zawartych w zatwierdzonych protokołach odbioru prac prowadzących zajęcia, kart czasu pracy i rachunków do umów cywilno - prawnych).
6. Przygotowanie kompletnej dokumentacji księgowej, potwierdzającej wydatkowanie środków, w porządku chronologicznym, najpóźniej w ostatnim dniu roboczym danego miesiąca.
7. Sporządzanie innych dokumentów dotyczących realizacji Projektu (w miarę potrzeb).
8. Weryfikacja zapisów dokumentacji finansowej z wypełnionym załącznikiem nr 1 do WBoP.
9. Archiwizowanie dokumentacji finansowej.
10. Realizacja zadań zleconych przez Koordynatora Projektu.
11. Dokumentowanie przebiegu i wyników pracy własnej (prowadzenie karty czasu pracy).
12. Złożenie w Biurze Projektu, najpóźniej w 5-tym dniu roboczym przed zakończeniem każdego miesiąca, następujących dokumentów:
- wypełniony formularz karty czasu pracy,
- wypełniony formularz protokołu odbioru do umowy cywilno - prawnej,
- wypełniony formularz rachunku do umowy cywilno - prawnej.
13. W przypadku, kiedy Pracownik ds. obsługi finansowej nie realizuje obowiązku wymienionego w ust. 12 zakresu obowiązków w wyznaczonym po raz trzeci z rzędu terminie lub podaje nieprawdziwe informacje, Realizator ma prawo rozwiązać zawartą z nim umowę.
14. Udział w obowiązkowych spotkaniach Personelu Zarządzającego Projektem w wyznaczonych terminach.
15. Uczestniczenie w kontrolach Projektu oraz sporządzanie ewentualnych uzupełnień pokontrolnych, również po zakończeniu realizacji Projektu.