Przetarg - Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla realizowanego w...

lata 2007-2013 Projektu pn.: Budowa Trasy Bursztynowej w Kaliszu - Etap II (odcinek od ulicy Dworcowej do ulicy Częstochowskiej).
1. Przedmiotem zamówienia jest:
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla realizowanego w ramach Priorytetu II, Działanie 2.2: Poprawa dostępności do regionalnego i ponadregionalnego układu drogowego (drogi wojewódzkie w miastach na prawach powiatu, powiatowe i gminne), Schemat I: Drogi w granicach administracyjnych miast powyżej 50 tys. Mieszkańców Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013 Projektu pn: Budowa Trasy Bursztynowej w Kaliszu - Etap II (odcinek od ulicy Dworcowej do ulicy Częstochowskiej) w celu oceny prawidłowości i doradztwa w zakresie polepszenia metod realizacji projektu.
Audytowany projekt obejmuje budowę w mieście Kalisz drogi dwujezdniowej (jezdnie o szerokości 2 x 3,5m) klasy G o dł. 1,69 km i nośności 115 kN/oś o nawierzchni SMA wraz z chodnikami, ścieżką rowerową i drogami dojazdowymi, likwidację kolizji z istniejącą infrastrukturą techniczną polegającą na przebudowie sieci wodociągowej, elektroenergetycznych, telekomunikacyjnych, cieplnej, gazociągów niskiego ciśnienia, budowę: kanalizacji deszczowej, oświetlenia drogowego, sygnalizacji świetlnej na przejściu dla pieszych, ekranów akustycznych. Jednostką odpowiedzialną za realizację projektu (w tym upoważnioną do ponoszenia wydatków kwalifikowalnych) jest Zarząd Dróg Miejskich w Kaliszu z siedzibą przy ul. Złotej 43, 62-800 Kalisz, w której przechowywane są dokumenty związane z realizacją niniejszego Projektu. Wartość projektu (zgodnie z podpisanym w dniu 15 kwietnia 2010r. Aneksem nr 1 do Umowy o dofinansowanie) wynosi 37.169.724,92 zł. Wartość kosztów kwalifikowanych wynosi 30.690.435,44 zł. Kwota przyznanego dofinansowania ze Środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wynosi 15.345.217,72 zł. Projekt realizowany jest od 2007 roku - pierwszy wydatek został poniesiony w dniu 27.06.2007r. Planowany termin zakończenia finansowej realizacji projektu 21.09.2011r. W ramach prowadzonego rozliczenia projektu Beneficjent złożył jeden refundacyjny wniosek o płatność obejmujący wydatki ponoszone w okresie od 27.06.2007r. do 25.08.2010r. (35 dokumentów potwierdzających poniesione wydatki).

Usługę audytu, w tym sprawozdanie, należy przeprowadzić w oparciu o:
- Wytyczne Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I - Działania 1.4, 1,5, 1.6 i 1.7 oraz Priorytetów II-VI - stanowiące załącznik do Uchwały nr 3653 2010 Zarządu Województwa Wielkopolskiego z dnia 11 marca 2010r.
- uznawane standardy audytu (np. obowiązujące w Polsce Międzynarodowe Standardy Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego - załącznik nr 1 do Komunikatu Nr 1 Ministra Finansów z dnia 19 lutego 2009 r. dostępne na stronie www.mofnet.gov.pl)

2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje w szczególności:
2.1. Audyt finansowy w tym:
- sprawdzenie, czy opracowane przez beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji,
- sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne beneficjenta gwarantują rzetelność sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność,
- sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektów i wniosków o płatność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową oraz wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu,
- ocena prawidłowości i wiarygodności poniesionych w ramach projektu wydatków (faktycznie poniesione, zgodne z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, zasadne, celowe i oszczędne, nie odbiegają od cen w regionie, istnieje wkład własny beneficjenta, płatności zostały przekazane na rachunki wykonawców wskazane w zawartych z nimi umowach),
- kontrola formalna faktur i ich zgodności z zapisami umów z wykonawcami,
- badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, wyodrębniona ewidencja księgowa, zgodność zapisów w ewidencji księgowej z treścią dokumentów źródłowych);
2.2. Audyt realizacji projektu w tym:
- sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (prawo zamówień publicznych, prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych itd.),
- ocena zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur),
- sprawdzenie zgodności realizacji projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie / umowy o dofinansowanie,
- potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami) oraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (specyfikacja istotnych warunków zamówienia z załącznikami, oferta wybranego wykonawcy),
- sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu,
- potwierdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym,
- sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników;
2.3. Wizytę na miejscu realizacji projektu w tym:
- sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z zapisami we wniosku
o dofinansowanie projektu, w umowie o dofinansowanie projektu i w aneksach do tej umowy oraz w dokumentacji powykonawczej, w protokołach odbioru robót w toku,
oraz potwierdzenie poprawności/ prawidłowości funkcjonowania zrealizowanej inwestycji;
- potwierdzenie poprawności/ prawidłowości promocji unijnego źródła dofinansowania, tzn. potwierdzenie, że działania promocyjne i informacyjne były prowadzone zgodnie
z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu, w umowie o dofinansowanie projektu i w obowiązujących beneficjenta wytycznych (tablice, oznaczenia pomieszczeń i materiałów rozdawanych uczestnikom wydarzeń, materiały i gadżety reklamowe oraz inne materiały zakupione na potrzeby działań promocyjnych
i informacyjnych itp.);
2.4. Prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji w tym sprawdzenie czy:
- wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją audytowanego projektu (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie i aneksy, wnioski o płatność, oryginały dowodów księgowych, dokumentacja przetargowa, korespondencja prowadzona
w ramach realizacji projektu itd.),
- istnieje możliwość odtworzenia przebiegu realizacji projektu w wymaganych umową terminach,
- wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie projektu.
2.5. Zgodność projektu z politykami wspólnotowymi w tym:
- zgodność z polityką równych szans,
- zgodność z polityką zatrudnienia,
- zgodność z polityką społeczeństwa informacyjnego,
- zgodność z polityką ochrony środowiska.
2.6. Analiza powodzenia projektu.
2.7. Opracowanie i przekazanie zamawiającemu sprawozdania z audytu zawierające jednoznaczną ocenę prawidłowości realizacji projektu wraz z uzasadnieniem, wskazaniem badanych dokumentów, metod badania, rekomendacje.
2.8. Sprawozdanie należy wykonać w 3 egz. w wersji papierowej oraz 1 egz. w wersji elektronicznej.
2.9. Przekazanie zamawiającemu wraz ze sprawozdaniem kopii dokumentacji roboczej: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających, notatki i protokoły z wywiadów i spotkań itp. lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów roboczych.
2.10. W ramach przeprowadzanego audytu należy przeprowadzić spotkanie otwierające i spotkanie zamykające.
2.11. Audyt należy przeprowadzić m.in. w oparciu o analizy dokumentów, oględziny inwestycji, wywiady i spotkania z pracownikami.
2.12. Ze wszystkich spotkań wywiadów należy sporządzić protokoły lub notatki podpisane przez ich uczestników.

3. Zamawiający wymaga udzielenia rękojmi na wykonany przedmiot zamówienia na okres nie krótszy niż 1 rok od dnia odebrania przez Zamawiającego przedmiotu zamówienia i podpisania (bez uwag) protokołu zdawczo - odbiorczego..