Zlecenie 1735327 - Audyt zewnętrzny projektu "System Informacji...

przygotowane zostało zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I - Działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz Priorytetów II-VI.
2. Zgodnie z "Wytycznymi" wymienionymi w pkt.1 audytem zewnętrznym jest zakres działań, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę przez audytora, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z obowiązującym prawem, umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu.
3. Audyt zewnętrzny projektu prowadzony jest w celu uzyskania zapewnienia, że:
projekt jest realizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego i krajowego ( w tym wytycznych Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 i innych instytucji uprawnionych do wydawania wytycznych), umową i wnioskiem o dofinansowanie,
wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne,
informacje przekazane do Instytucji Pośredniczącej, Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007 - 2013 oraz innych uprawnionych instytucji są zgodne z prawdą i wynikają z dostępnych w siedzibie beneficjenta dokumentów źródłowych (przede wszystkim z dokumentów finansowo-księgowych i rzeczowych) oraz z prowadzonej przez niego ewidencji księgowej.
4. Rzetelnie przeprowadzony audyt projektu stanowi niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013. Potwierdzenie to jest jedną z podstaw do ostatecznego rozliczenia projektu przez Departament Wdrażania Programu Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu.
5. Audyt zewnętrzny realizowany winien być przez zewnętrzny podmiot, niezależny od beneficjenta, spełniający wymagania określone w rozdziale VIII niniejszego zapytania ofertowego.
III. PROJEKT "SYSTEM INFORMACJI TURYSTYCZNEJ
W WIELKOPOLSCE:
1. PODSTAWOWE INFORMACJE
Numer projektu: WND-RPWP.06.01.01-30-057/09
Tytuł, numer i data zawarcia
umowy o dofinansowanie projektu: Umowa o dofinansowanie projektu "System Informacji Turystycznej w Wielkopolsce " nr UDA-RPWP.06.01.01-30-057/09-00 z dnia 2.09.2009 r.
Całkowita wartość projektu: 1 656 454,86 zł
Całkowite wydatki kwalifikowane projektu:
1 373 426,01 zł
Kwota dofinansowania: 892 726,90 zł (65%)
Okres realizacji projektu :
- rozpoczęcie finansowe realizacji projektu : 08.06.2009 r
- rozpoczęcie rzeczowe realizacji projektu : 19.07.2009 r
- zakończenia rzeczowej realizacji : 31.05.2011 r
- zakończenia finansowej realizacji: 30.06.2011 r
2. OPIS PROJEKTU
Projekt "System Informacji Turystycznej w Wielkopolsce" współfinansowany jest przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 Turystyka, Schemat I - Infrastruktura turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013.
Projekt "System Informacji Turystycznej w Wielkopolsce" realizowany jest przez Wielkopolską Organizacje Turystyczną jako Lidera wraz z Partnerami projektu tj. Wolsztyńskim Dom Kultury, Miastem Kalisz, Powiatem Obornickim, Centrum Kultury Zamek, Miastem i Gminą Rakoniewice, Miejskim Centrum Kultury w Czarnkowie, Gminą Gołuchów, Miastem i Gminą Szamotuły, Biblioteką Publiczną w Międzychodzie, Miejską Biblioteką Publiczną w Koninie, Gminą Miejską Wągrowiec, Gmina Miejska Turek Turek, Miastem i Gminą Murowana Goślina, Miastem i Gminą Kłodawa, Gminą Wieleń, Gminą Trzcianka oraz Gminą Krzyż Wielkopolski.
Przedmiotem Projektu jest stworzenie i utrzymanie przez okres przynajmniej 5 lat zintegrowanego Systemu Informacji Turystycznej w Wielkopolsce.
W wyniku realizacji projektu powstanie:
1) sieć infokiosków internetowych (46 szt. w tym 31 zewnętrznych i 15 wewnętrznych) z platformą zarządzającą (w 2011 r.)
2) sieć tablic informacji turystycznej wyposażonych w system kodów QR: 75 nowych tablic oraz wyposażenie 26 już istniejących w kody QR
3) sieć turystycznych znaków drogowych typu E 22b (15 szt.)
Łącznie - 136 wybudowanych obiektów plus platforma zarządzająca oraz 26 przebudowanych obiektów. System planowany jest do oddania do użytku w II kwartale 2011 roku po przeprowadzeniu jego audytu zewnętrznego.
Dokładna lokalizacja infokiosków oraz tablic jest podana w zał. nr 1 do oferty.
Projekt, będąc w swojej idei działaniem mającym na celu rozwój nowoczesnej infrastruktury turystycznej w zakresie ułatwienia lub umożliwienia dostępu do informacji, ma za zadanie poprawić poziom dostępu do informacji turystycznej (i innych usług) w różnych regionach Wielkopolski, o różnym poziomie rozwoju infrastruktury.
Infokiosk jest urządzeniem elektronicznym zbudowany z urządzenia klasy PC z systemem operacyjnym (np. Microsoft Windows), wyświetlacza oraz narzędzia służącego do komunikacji z użytkownikiem. Narzędziem takim może być standardowa klawiatura zintegrowana z obudową infokiosku lub panel dotykowy (touchscreen) zintegrowany z monitorem.
Infokioski to wszechstronne urządzenia multimedialne wykorzystywane z powodzeniem jako Publiczne Punkty Dostępu do Internetu (ang. PIAP - Public Internet Access Point). Jest to nowoczesne narzędzie w dziedzinie komunikowania, udostępniania informacji. Wykorzystywane są też jako źródła informacji turystycznej. Podstawową jego rolą jest skuteczne przekazywanie informacji za pośrednictwem środków multimedialnych; możliwości oraz środki przekazu jakie może wykorzystać taki obiekt porównywalne są do możliwości dzisiejszych komputerów. W tym celu infokiosk może wykorzystać najnowsze osiągnięcia technologiczne (czytniki kart, kodów QR, telefonię internetową etc.). Niniejszy projekt zakłada, że infokioski będą generować w swoim otoczeniu możliwość dostępu do sieci bezprzewodowej WiFi.
Tablice informacyjne przy obiektach turystyki kulturowej oraz turystyczne znaki drogowe są standardowymi nośnikami informacji, wykorzystywanymi w turystyce. Wyposażenie tablic w kody QR znacznie podnosi ich potencjał w zakresie udzielania informacji turystycznej.
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Zakres planowanego audytu zewnętrznego obejmować ma prawidłowość realizacji projektu w zakresie wydatkowania i rozliczenia otrzymanego dofinansowania oraz przygotowania i wdrożenia platformy systemu informacji turystycznej w Wielkopolsce zgodnie z wytycznymi i założeniami oferty złożonej przez Wykonawcę zadania.
Audyt zostanie przeprowadzony zgodnie z aktualnymi Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Wielkopolskim Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007-2013 w zakresie wyboru audytora oraz prowadzenia i dokumentowania audytu zewnętrznego projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu I - Działania 1.4, 1.5, 1.6 i 1.7 oraz Priorytetów II-VI.
1. Zakres audytu zewnętrznego
1.1 Audyt finansowy
W ramach tego obszaru należy:
a) Sprawdzić, czy opracowane przez beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji,
b) Sprawdzić, czy procedury wewnętrzne beneficjenta gwarantują rzetelność sprawozdań z realizacji projektu i wniosku o płatność,
c) Sprawdzić zgodności sprawozdań z realizacji projektu i wniosków o płatność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową oraz wnioskiem i umową o dofinansowanie projektu,
d) Ocenić prawidłowość i wiarygodność poniesionych w ramach projektu wydatków (faktycznie poniesione, zgodne z zapisami dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, zasadne, celowe i oszczędne, nie odbiegają od cen w regionie, istnieje wkład własny beneficjenta, płatności zostały przekazane na rachunki wykonawców wskazane w zawartych z nimi umowach),
e) Przeprowadzić kontrolę formalną faktur i ich zgodności z zapisami umów z wykonawcami.
f) Zbadać poprawność księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, wyodrębniona ewidencja księgowa, zgodność zapisów w ewidencji księgowej z treścią dokumentów źródłowych).
1.2 Audyt realizacji projektu
W zakresie tego obszaru należy:
a) Sprawdzić zgodność realizacji projektu z przepisami prawa (prawo zamówień publicznych, prawo budowlane, ochrona środowiska, przepisy o rachunkowości oraz finansach publicznych itd.),
b) Ocenić zgodność realizacji projektu z dokumentami programowymi ( program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur),
c) Sprawdzić zgodność realizacji projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie/umowy o dofinansowanie,
d) Potwierdzić zgodność zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami) oraz z dokumentacją z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (specyfikacja istotnych warunków zamówienia z załącznikami, oferta wybranego wykonawcy),
e) Sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu,
f) Sprawdzić zgodność sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym,
g) Sprawdzić, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników.
1.3 Wizyta na miejscu realizacji projektu
W ramach wizyty na miejscu fizycznej realizacji projektu audytorzy zobowiązani są do wykonania następujących czynności:
a) sprawdzić, czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu, w umowie o dofinansowanie projektu i w aneksach do tej umowy oraz w dokumentacji powykonawczej, w protokołach odbioru zakupionych produktów projektu,
b) potwierdzenie prawidłowości funkcjonowania platformy systemowej tj. Systemu Informacji Turystycznej w Wielkopolsce - zgodność z zapisami w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Ofertą Wykoanwcy oraz studiom wykonalności i wnioskiem o dofinansowanie projektu,
c) Potwierdzić prawidłowość promocji unijnego źródła dofinansowania , tzn. potwierdzenie, że działania promocyjne i informacyjne były prowadzone zgodnie z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu, w umowie o dofinansowaniu projektu i w obowiązujących beneficjenta wytycznych (tablice, oznaczenia pomieszczeń i materiałów rozdawanych uczestnikom wydarzeń, materiały i gadżety reklamowe oraz inne materiały zakupione na potrzeby działań promocyjnych i informacyjnych itp. )
1.4 Prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji
W ramach obszaru audytorzy dokonują potwierdzenia, że:
a) Wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją audytowanego projektu (wniosek o dofinansowanie, umowa o dofinansowanie i aneksy, wnioski o płatność, oryginały dowodów księgowych, dokumentacja przetargowa, korespondencja prowadzona w ramach realizacji projektu itd.),
b) Istnieje możliwość odtworzenia przebiegu realizacji projektu w wymaganych umową terminach,
c) Wprowadzone mechanizmy (w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z zapisami umowy o dofinansowanie projektu.
1.5 Zgodność projektu z politykami wspólnotowymi
W ramach zgodności projektu z politykami wspólnotowymi audytorzy dokonują oceny, czy projekt nie jest sprzeczny (dopuszczalna jest wyłącznie zgodność lub neutralność) z następującymi politykami:
a) Polityką równych szans (rozumianej przede wszystkim jako zapewnienie równości kobiet i mężczyzn, niedyskryminacja oraz wyrównanie szans niezależnie od płci, wyznania, niepełnosprawności, rasy itp.),
b) Politykę zatrudnienia (w szczególności poprawa wielkości zatrudnienia, poprawa warunków pracy itp.),
c) Polityką społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych),
d) Polityką ochrony środowiska (przede wszystkim zgodność z prawem krajowym i wspólnotowym w tym zakresie, poprawa jakości środowiska np. poprzez zmniejszenie emisji gazów, wpływ na obszary sieci Natura 2000, poprawa elastyczności energetycznej poprzez wykorzystanie odnawialnych źródeł energii).
1.6 Wdrożenie zaleceń pokontrolnych
W ramach sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych audytorzy winni upewnić się, że nieprawidłowości/uchybienia stwierdzone w trakcie kontroli prawidłowości realizacji projektu, prowadzonych przed realizacją audytu zostały usunięte.
1.7 Analiza powodzenia projektu
W ramach analizy powodzenia projektu audytorzy winni dokonać oszacowania, czy występują zagrożenia:
a) Prawidłowej realizacji projektu i terminowości jego zakończenia,
b) Osiągnięcia i utrzymania założonych celów projektu przez okres wskazany we wniosku o dofinansowanie.
1.8 Sprawozdanie z audytu
Sprawozdanie z audytu zawierać ma następujące elementy:
a) Oznaczenie zadania audytowego oraz datę i miejsce sporządzenia sprawozdania,
b) Nazwę i adres audytowanego podmiotu,
c) Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym,
d) Oświadczenie audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej jednostki,
e) Cele oraz zakres podmiotowy i przedmiotowy zadania audytowego,
f) Podjęte czynności i zastosowanie techniki przeprowadzenia zadania audytowego,
g) Termin, w którym prowadzono badanie,
h) Informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania,
i) Zwięzły opis zadań jednostki w obszarze objętym zadaniem audytowym,
j) Ustalenia stanu faktycznego, w tym jego ocena i ewentualne odchylenia,
k) Wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu,
l) Określenie oraz analizę przyczyn i skutków uchybień,
m) Zalecenie w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień lub wprowadzenie usprawnień,
n) Analiza zgodności realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach WRPO,
o) Podpisy audytorów uczestniczących w zadaniu audytowym
2. Audytor/Audytorzy zobowiązuje/-ją się do prowadzenia i dokumentowania audytu w oparciu o uznane standardy audytu.
3. Audytor/Audytorzy zobowiązani są do przedstawienia i przekazania kopii dokumentacji roboczej; notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających itp. lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów roboczych.
4. W wyniku prawidłowo przeprowadzonego i udokumentowanego audytu projektu Zamawiający winien uzyskać zapewnienie, że:
4.1 Pisemne procedury u niego obowiązujące jasno określają sposób postępowania, zakres zadań i odpowiedzialności osób zaangażowanych w realizację projektu i są tym osobom znane. W przypadku stwierdzenia braku posiadania w/w procedur, Zamawiający zobowiązany jest zapewnienie (np. w formie notatki z wywiadu lub imiennej ankiety, przytoczonej w sprawozdaniu), że każda osoba wykonująca jakiekolwiek czynności związane z realizacją projektu ( w tym pracownicy komórek ds. zamówień publicznych, ds. księgowości, ds. promocji itp.) zna swój zakres obowiązków oraz zadań i odpowiedzialności pomiędzy wszystkie osoby zaangażowane w realizację projektu,
4.2 Wyodrębniono zespół projektowy, w którym rozdzielono zadania poszczególnym osobom zgodnie z ich kompetencjami i doświadczeniem, a wymiana pełnych informacji pomiędzy tymi osobami odbywa się na bieżąco. W przypadku stwierdzenia, że nie wyodrębniono zespołu projektowego, należy upewnić się, że nie występują problemy/opóźnienia w przepływie informacji pomiędzy wszystkimi osobami wykonującymi czynności związane z realizacją projektu,
4.3 Dokumentacja projektowa jest spójna, pełna, rzetelna i prawidłowo zabezpieczona (także dane w postaci elektronicznej),
4.4 Projekt jest realizowany zgodnie z prawem krajowym i wspólnotowym, zgodnie z zapisami w programie operacyjnym, w wytycznych, w podręcznikach itp. oraz zgodnie z zapisami we wniosku i w umowie o dofinansowanie, w tym z przyjętym harmonogramem rzeczowo-finansowym (ewentualne odstępstwa od harmonogramu są uzasadnione/nieuniknione - w zależności od przyczyny),
4.5 Dane przekazywane do instytucji zewnętrznych (wnioski o płatność, sprawozdania, informacje na temat zmian/opóźnień w projekcie) są zgodne ze stanem faktycznym i znajdują potwierdzenie w dokumentach źródłowych (faktury/wyciągi bankowe/ewidencja księgowa/protokoły konieczności/protokoły częściowego i końcowego odbioru robót/ informacje o uzasadnionych opóźnieniach w robotach budowlanych/ informacje o uzasadnionych zmianach terminów wydarzeń o charakterze niematerialnym itp.)
4.6 Dokumenty związane z rzeczową i finansową realizacją projektu są spójne ( nie występują między nimi różnice),
4.7 Zakładane cele audytu zostały osiągnięte.
5. Jeżeli jakiś cel audytu nie został osiągnięty, informacja o tym fakcie wraz z podaniem przyczyn nieosiągnięcia celu winna zostać zamieszczona w sprawozdaniu.
5.1 Przed sporządzeniem ostatecznej wersji sprawozdania, audytor zobowiązany jest rozważyć, czy mogą nastąpić jakiekolwiek zmiany (np. w strukturze zarządzania projektem), które mogą mieć wpływ na stwierdzony stan faktyczny oraz na wnioski i rekomendacje.
5.2 Sprawozdanie z audytu, poza szczegółowym wskazaniem zakresu i metod badania oraz wniosków z badania (wraz z uzasadnieniem) winno zawierać informacje na temat stwierdzonych nieprawidłowości/ uchybień oraz ewentualnych zagrożeń realizacji projektu i utrzymaniu jego celów, a także na temat ich przyczyn i sposobów usunięcia/uniknięcia, jak również rekomendacje audytora (usprawnienie działań, poprawa istniejących rozwiązań),
Zalecenia i rekomendacje audytora oraz stwierdzone uchybienia i potencjalne zagrożenia w realizacji projektu/ w osiągnięciu celów projektu nie stanowią podstawy uznania projektu za nieprawidłowo zrealizowany. Każda zawarta w sprawozdaniu z audytu informacja na temat uchybień/ zagrożeń realizacji projektu będzie weryfikowana i analizowana przez wyznaczone instytucje krajowe i wspólnotowe (i/lub podmioty działające na ich zlecenie).
6. Audytor zobowiązany będzie do złożenia opinii i raportu w języku polskim.
7. Audyt prowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami (IFAC)
8. Dokumentacja dotycząca projektu przechowywana jest w siedzibie Beneficjenta, Wielkopolska Organizacja Turystyczna, ul. 27 Grudnia 17/19, 61- 737 Poznań.
Projekt nie podlegał dotychczas innym kontrolom i audytom.
8. ILOŚĆ DOKUMENTÓW PODLEGAJĄCYCH BADANIU - ZAKRES BADANIA (W PRZYBLIŻENIU):
1 Konieczność poddania się procedurze przewidzianej przez Ustawę Prawo zamówień publicznych w tym m.in. umowy, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumenty finansowo - księgowe itp. Podpisano
3 z 3 umów
2 Ze względu na wartość zamówienia składanie ofert odbywa się w procedurze innej niż wynikająca z ustawy Prawo zamówień publicznych ( art. 4 ust. 8 Ustawy Pzp.) 3 z 3 zleceń
3 Ilość faktur 4
4 Ilość rachunków 1
5 Wniosek o płatność 1
6 Sprawozdania z realizacji projektu 2
7 Konta księgowe (zaliczkowe i refundacyjne) 2
8 Platforma zarządzająca systemem informacji turystycznej SIT w Wielkopolsce
1
9.
Wizyta w miejscu realizacji projektu - audyt poprzez metodę próbkową
Audyt przeprowadzić należy na:
- 10 wybranych Infokioskach zewnętrznych
- 10 wybranych Infokioskach wewnętrznych
- 10 wybranych turystycznych tablicach Informacyjnych
- 5 wybranych znaków drogowych E-22 B na Autostradzie Wlkp.
Lista lokalizacji infokiosków i tablic stanowiących załącznik nr 1