Przetarg 2871884 - Prowadzenie obsługi finansowo-księgowej projektu Ostańce...

cą na rzecz Zamawiający usługi polegającej na obsłudze finansowej projektu Ostańce Próśb, zwanego dalej Projektem, dofinansowanego na podstawie umowy finansowej Nr 3d/I/2012/PL09 zawartej przez Zamawiającego z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego, pełniącym funkcję Operatora Programu dla Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego w dniu 10.04.2013 zwanej, dalej Umową Finansową, ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego 2009-2014 w ramach Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego
Usługa będzie wymagała niezbędnej wiedzy w zakresie prawa, księgowości, audytu, działalności gospodarczej, zarządzania oraz zamówień publicznych.
1. Przedmiot zamówienia obejmuje:
a) przygotowanie umów z wykonawcami realizującymi Projekt.
b) przygotowanie procedur przetargowych i konkursowych w trakcie realizacji Projektu, zgodnie z obowiązującymi przepisami krajowymi oraz wspólnotowymi, a także zgodnie z artykułem 7.16 Regulacji oraz Wytycznymi ws. Zamówień.
c) bieżącą obsługę księgową i finansową Projektu, zgodnie z Umową Finansową oraz przepisami krajowymi i wspólnotowymi
d) bieżącej weryfikacji wydatków pod kątem ich kwalifikowalności i zgodności z budżetem Projektu,
e) przygotowywanie i opiniowanie dokumentów pod kątem zgodności z ustawami o rachunkowości, finansów publicznych i prawo zamówień publicznych,
f) tworzenie list płac,
g) bieżące przygotowanie poleceń płatniczych w zależności od źródeł finansowania zgodnie z Umową Finansową i przekazywanie ich Zamawiającemu najpóźniej na 2 dni przed datą płatności,
h) przygotowywanie dokumentacji dla służb finansowo-księgowych Muzeum pod katem wymogów programu komputerowego Xpertis z obszarów Finanse, Księgowość i Personel,
i) prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej dla wszystkich transakcji związanych z Projektem, z zastrzeżeniem krajowych przepisów o rachunkowości, i oznaczanie dokumentów związanych z Projektem w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie z pozostałej dokumentacji księgowej Zamawiającego oraz do ich archiwizacji,
j) sporządzanie okresowych raportów za okresy: maj-sierpień w latach 2013,2014,2015; wrzesień-grudzień w latach 2013,2014,2015 ; styczeń-kwiecień w latach 2014,2015; styczeń-marzec w 2016 roku oraz raportu końcowego z realizacji Projektu w języku polskim na formularzu przygotowanym przez Operatora Programu i przesłanie w formie elektronicznej i papierowej do koordynatora Projektu w następujących terminach:
a) w przypadku raportów okresowych - w terminie do 5 dnia roboczego po upływie okresu sprawozdawczego.
b) w przypadku raportu końcowego z realizacji Projektu - w terminie do 5 dnia roboczego miesiąca po zakończeniu realizacji Projektu.
k) wykonywanie wszystkich czynności zgodnie z przyjętymi procedurami opisanymi w wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie kosztów zarządzania dla Operatorów programu w ramach Mechanizmu Finansowego EOG 2009-2014 i Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2009-2014 oraz na drukach i aplikacjach przekazanych przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego pełniącego funkcję Operatora Programu dla Programu Promowanie różnorodności kulturowej i artystycznej w ramach europejskiego dziedzictwa kulturowego,
l) kontrolę realizacji projektu na poziomie finansowym,
m) utrzymywanie kontaktu z Operatorem programu we wszystkich sprawach dotyczących rozliczeniowo- finansowej strony realizacji projektu,
udostępnianie lub przekazywania na wniosek Operatora Programu, KPK, lub Instytucji Audytu wszelkich dokumentów i informacji dotyczących realizacji Projektu,