Przetarg 1604603 - Prowadzenie obsługi bankowej budżetu miasta Przemyśla i...

enie obsługi bankowej budżetu Miasta Przemyśla oraz podległych mu jednostek organizacyjnych (których wykaz stanowi załącznik nr 1 do SIWZ) polegającej na:
3.1. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych:
a) rachunku bieżącego budżetu Miasta Przemyśla i rachunków bieżących poszczególnych miejskich jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 1 do specyfikacji,
b) rachunków pomocniczych (w tym rachunków wyłączonych) Urzędu Miasta i poszczególnych jednostek organizacyjnych zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki,
c) rachunków walutowych,
3.1.1. Bank ma obowiązek otworzyć i prowadzić rachunki, o których mowa w ppkt.3.1 w liczbie wnioskowanej przez Zamawiającego (aktualny stan rachunków bankowych jak w pkt. 2 ppkt.2.) niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej.
3.1.2. Otwarcie rachunków bankowych (Urzędu Miasta i miejskich jednostek organizacyjnych) ma nastąpić w terminie umożliwiającym sprawne przekazanie środków z dotychczasowych rachunków zamawiającego (w tym miejskich jednostek organizacyjnych) na nowe rachunki wraz z zachowaniem płynności obsługi bankowej w dniach 28.2. i 1.3.2011 r.
3.1.3. Bank musi zapewnić możliwość automatycznej identyfikacji źródeł przychodów zamawiającego. Identyfikacja winna uwzględniać miejską jednostkę organizacyjną, nazwę płatnika, tytuł płatności, datę obciążenia rachunku płatnika bądź tez datę dokonania wpłaty przez płatnika za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłaty, kwotę wpłaty lub inne parametry uzgodnione pomiędzy zamawiającym a wykonawcą (Bankiem). Zakres informacji nie będzie szerszy niż dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych.
3.1.4. W przypadku dokonywania wypłat Bank zapewnia iż przekazanie środków z rachunku zamawiającego na rachunek kontrahenta nastąpi w dniu złożenia dyspozycji wypłaty.
3.1.5. Bank musi zapewnić po każdym dokonaniu płatności (każdego dnia roboczego) dostęp do danych o wypływie środków (informacje, jakie będą umieszczone na przelewie) niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych wypłat.
3.1.6. Otwieranie rachunków bankowych będzie następowała w terminie uzgodnionym odrębnie przez strony, nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia złożenia przez Zamawiającego wniosku o otwarcie rachunku bankowego.
3.1.7. Gotowość Banku do podjęcia czynności związanych z faktyczną obsługą bankową Zamawiającego musi nastąpić od dnia 1.3.2011r.
3.2. Realizacja zleceń płatniczych (przelewów)
3.2.1. Po zainstalowaniu systemu bankowości elektronicznej (poza sytuacjami awaryjnymi) Zamawiający nie przewiduje realizacji przelewów krajowych w formie papierowej.
3.2.2. Wykonawca zapewni bez pobierania dodatkowych opłat dokonywanie przelewów między miejskimi jednostkami organizacyjnymi posiadającymi rachunki w Banku wybranym do obsługi bankowej budżetu miasta Przemyśla jak również pokonywanie przelewów przez te jednostki do innych banków.
3.2.3. Przyjmowanie przelewów od obcych banków.
3.3. Przyjmowanie wpłat gotówkowych na wszystkie rachunki bankowe Zamawiającego we wszystkich placówkach (e) Banku, w którym dokonywaną będzie obsługa Zamawiającego oraz dokonywanie wypłat gotówkowych dla Zamawiającego i miejskich jednostek organizacyjnych.
3.3.1. Przyjmowanie wpłat gotówkowych (podatki i opłaty lokalne, czynsze za najem i dzierżawę, inne dochody) od osób trzecich na rachunki Zamawiającego w placówkach jw., bez pobierania opłat i prowizji.
3.3.2. Zapewnienie usługi (w przypadku wystąpienia takiej konieczności) polegającej na realizowaniu przez placówkę Banku wypłaty gotówkowej na rzecz osoby fizycznej wskazanej w przesłanej drogą elektroniczną zlecenia wypłaty gotówkowej. Usługą tą mogą być objęte w szczególności wypłaty zasiłków i świadczeń społecznych, świadczeń rodzinnych, dodatków mieszkaniowych, stypendiów oraz inne wypłaty na zlecenie Zamawiającego (w tym jednostek organizacyjnych). Przedmiot zamówienia nie obejmuje wypłaty zasiłków dla bezrobotnych z Funduszu Pracy.
3.4. Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych:
3.4.1. Bank zapewni oprocentowanie środków na rachunkach bankowych Zamawiającego (bieżących i pomocniczych) płatnych na każde żądanie. Oprocentowanie będzie obliczone w oparciu o stawkę procentową WIBID O/N ustalaną codziennie) przemnożoną przez oferowany przez Bank w ofercie współczynnik.
3.4.2. Bank zobowiązuje się umieszczać na lokatach overnight i na lokatach weekendowych środki pieniężne pozostające na rachunkach bankowych o których mowa w pkt. 3.4.3 i 3.4.4. na koniec dnia roboczego.
3.4.3. Lokowaniu podlegają środki pozostające na rachunku bieżącym budżetu Zamawiającego w każdym dniu roboczym w formie lokaty O/N w Banku prowadzącym obsługę bankową.
3.4.4. W przypadku w którym na rachunkach innych niż wymienione w ppkt. 3.4.3. (pomocniczych) na koniec dnia znajdują się środki (salda dodatnie) lokowaniu podlegają wszystkie salda rachunków Zamawiającego.
3.4.5. Lokowane środki oprocentowane są w oparciu o stopę WIBID O/N i zgodnie z zasadą opisaną w pkt.3.4.1., przy czym stawka oprocentowania może ulec podwyższeniu w wyniku negocjacji prowadzonych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem do chwili przekazania środków na lokatę O/N.
3.4.6. Środki z lokaty O/N dostępne są na rachunku bieżącym Zamawiającego i na odpowiednich wskazanych rachunkach wyłączonych od godz.730 następnego dnia roboczego.
3.4.7. Przyjmowanie środków pieniężnych na dłuższe terminy lokat będzie każdorazowo negocjowane pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą (lub innymi bankami) wykonawca gwarantuje, że oprocentowanie dla lokat na dłuższe terminy niż O/N będzie dla Zamawiającego korzystniejsze.
3.4.8. Lokaty O/N będą tworzone z salda środków pozostających na rachunkach Zamawiającego (wskazanych) o oprocentowaniu ustalonym zgodnie z powyżej określonym przez Zamawiającego warunkami.
3.4.9. Odsetki od ww. środków nie stanowią dochodów budżetu Miasta i dopisywane są codziennie do rachunków.
3.4.10. Przyjmuje się następującą metodologię naliczania odsetek:: przy naliczaniu odsetek przyjmuje się rzeczywistą liczbę dni w okresie odsetkowym, przy czym uznaje się, że rok ma 365 dni.
3.5. udostępnieniu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu miasta
3.5.1. Bank zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym budżetu miasta.
3.5.2 Kredyt krótko terminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie wynikał ze stosownej uchwały Rady Miejskiej i będzie każdorazowo uruchamiany po przekazaniu do Banku w ww. uchwały oraz podpisanie aneksu do umowy o kredyt krótkoterminowy.
3.5.3. W pierwszym roku obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest udzielić kredytu krótkoterminowego do wysokości 2 500 000 PLN, w kolejnych latach wysokość kredytu wynikać będzie z określonego w uchwale budżetowej przez radę Miejską upoważnienia do zaciągania kredytów na pokrycie występującego w ciągu danego roku przejściowego deficytu budżetu miasta.
3.5.4. Kredyt krótkoterminowy udzielony zostanie bez ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek prowizji i opłat a jedynym kosztem dla Zamawiającego będą odsetki za rzeczywiście wykorzystany kredyt i będzie on spłacony maksymalnie do ostatniego dnia roboczego danego roku w ostatnim roku obowiązywania umowy (2014r) kredyt nie będzie udzielany.
3.5.5. Pułap kredytu krótkoterminowego będzie w dyspozycji Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy (z zastrzeżeniem jak w poz.3.5.4.) faktycznie kredyt będzie uruchamiany w dowolnej wysokości bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia.
3.5.6. Podstawą do oprocentowania kredytu krótkoterminowego będzie stopa WIBOR O/N przemnożona przez oferowany przez Bank współczynnik (marżę) w ofercie.
3.5.7. Odsetki od wykorzystanego kredytu krótkoterminowego będą płatne każdego 10-go dnia kalendarzowego kolejnego miesiąca a w przypadku gdy jest to dzień wolny od pracy w następnym dniu roboczym i pobierane przez Bank ze wskazanego przez zamawiającego rachunku, po uprzednim przesłaniu Zamawiającemu zawiadomienia o wysokości odsetek.
3.5.8. Do naliczania odsetek założono, że miesiąc ma rzeczywista liczbę dni, a rok 365 dni.
4. Ponadto w ramach wykonywania przedmiotu zamówienia wykonawca zapewni bez pobierania dodatkowych opłat:
4.1. Wdrożenie funkcjonalnego systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych wraz z odpowiednim oprogramowaniem, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących, w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności:
a) uzyskanie wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych,
b) system musi spełniać wymogi systemu wielostanowiskowego tj. umożliwiać jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie oraz zapewnić współdziałanie z systemami finasowo-księgowymi funkcjonującymi u Zamawiającego w tym podległych jednostkach organizacyjnych,
c) wszystkie operacje/dyspozycje będą wprowadzone i przesyłane do Banku w godzinach pracy Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie w wyjątkowych sytuacjach możliwość dokonywania obciążeń i uznań rachunków Zamawiającego po ww. godzinach,
d) Bank ma obowiązek informowania poprzez system bankowości elektronicznej wszystkich użytkowników o istotnych sprawach związanych z systemem bankowości elektronicznej (awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank itp.).
e) Bank zapewni jednostce organizacyjnej Urzędu Miejskiego, która prowadzi obsługę rachunku budżetu miasta(upoważnionym pracownikom) dostęp do sald rachunków bankowych podległych budżetowych jednostek organizacyjnych poprzez system,
f) system bankowości elektronicznej, do którego wprowadzane są zbiory przelewów musi zapewnić użytkownikom możliwość usuwania, przeglądania i modyfikacji przelewów przed ich wysłaniem. System powinien posiadać możliwość oddzielenia przelewów płacowych od pozostałych przelewów oraz generowanie odrębnych wyciągów bankowych dla tych operacji.
g) Komunikacja z Bankiem poprzez system bankowości elektronicznej musi spełniać wysoki poziom bezpieczeństwa,
h) Bank zobowiązany jest do umieszczenia na oddzielnych nośnikach elektronicznych wyciągów zawierających przelewy płacowe i oddzielenie ich od pozostałych przelewów,
i) Bank umożliwi pełne zastosowanie podpisu elektronicznego.
j) Bank zobowiązuje się na własny koszt zainstalować i konserwować w okresie objętym umową dodatkowe urządzenia takie jak np.: karty podpisu elektronicznego, czytniki kart czy inne wyposażenie komputerowe potrzebne do pracy systemu.
4.2. Szkolenie pracowników Zamawiającego (w tym podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych.
4.3. Wydawanie na wniosek Zamawiającego kart płatniczych i ich obsługa przez okres obowiązywania umowy
a) dla osób dokonujących wydatków służbowych w szczególności podczas delegacji służbowych krajowych lub zagranicznych),
b) dla osób otrzymujących stałe zaliczki
Szacowana liczba kart wynosi ok. 5 szt, jednak może ona zostać zmieniona w zależności od potrzeb Zamawiającego.
4.4. Wyznaczenie przez Wykonawcę osoby (bądź osób), która będzie odpowiedzialna za bieżące kontakty operacyjne z Urzędem Miejskim w Przemyślu i miejskimi jednostkami organizacyjnymi, będzie zajmować się wyjaśnianiem niezgodności oraz zastrzeżeń zgłaszanych do danych przekazywanych przez Wykonawcę.
4.5. Wyznaczenie przez Wykonawcę osoby (lub osób) która będzie odpowiedzialna za wsparcie techniczne w zakresie obsługi systemu bankowości elektronicznej i inne kontakty techniczne z Zamawiającym.
4.6. Wydawanie opinii bankowych związanych z obsługą Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych.
5. Wykonawca zrealizuje zamówienie siłami własnymi bez udziału podwykonawców.
6. Wykonawca zapewni jednakowe warunki prowadzenia rachunków bankowych dla wszystkich jednostek organizacyjnych.
6.1. Zapłata za obsługę bankową objętą przedmiotem zamówienia i umową(ryczałtowa opłata miesięczna) pokrywana będzie przez Urząd Miejski w Przemyślu.
6.2. Wykonawca pokryje wszystkie udokumentowane przez Zamawiającego ewentualne straty wynikłe z braku możliwości prowadzenia operacji bankowych z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
7. Termin wykonania zamówienia.
a) Realizacja przedmiotu zamówienia winna rozpocząć się (faktyczna obsługa bankowa) od dnia 1.3.2011 r. a zakończyć się 28.2.2014 roku.
b) Wykonywanie zamówienia następować będzie w siedzibie zamawiającego oraz wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych.
c) Realizacja przedmiotu umowy w zakresie instalacji systemu elektronicznej obsługi rachunków we wskazanych jednostkach organizacyjnych miasta odbywać się będzie na sprzęcie komputerowym jednostek organizacyjnych a Wykonawca (Bank) zainstaluje oprogramowanie nie później niż do dnia 1.3.2011 r.
d) Wykonawca przeszkoli wyznaczonych przez Zamawiającego pracowników miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie użytkowania systemu bankowości elektronicznej nie później niż do 28.2.2011 r.
e) Wykonawca otworzy do 182 rachunki bankowe w terminie umożliwiającym przekazanie środków z dotychczasowych rachunków Zamawiającego w tym jednostek organizacyjnych na nowe rachunki w wybranym banku z terminem wykonania do 28.2.2011 r. przy zachowaniu płynności obsługi bankowej w dniu 28.2. i 1.3.2011 r.
f) Wszystkie sprawy dotyczące bankowej obsługi miejskich jednostek organizacyjnych załatwiane będą przez dyrektorów ww. jednostek lub przez osoby przez nich upoważnione.
g) Zwiększenie lub zmniejszenie liczby prowadzonych rachunków bankowych nie wpłynie na wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej.