Zlecenie 12181722 - Prowadzenie Autoryzowanego Punktu przez okres 12 miesięcy...

wnioski oraz wydaje Konińską Kartę Mieszkańca. Punkt odpowiedzialny jest również za rozpatrywanie i przyjmowanie wniosków udziału w Programie przez Akceptantów i/lub Partnerów Programu/Partnerów komercyjnych. Uruchomienie Punktu będzie podlegało odbiorowi Zamawiającego. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu Punkt do odbioru nie później niż 22.12.2025 roku.
Niniejsze postępowanie nie obejmuje: utrzymania systemu Konińskiej Karty
Mieszkańca wraz z dostarczeniem niezbędnego sprzętu i oprogramowania umożliwiającego: zadruk i personalizację Konińskiej Karty Mieszkańca.
3. Cel Programu Konińskiej Karty Mieszkańca:
a) rozwój Miasta;
b) promocja Miasta jako miejsca atrakcyjnego do osiedlenia się;
c) poprawa warunków i jakości życia mieszkańców Konina;
d) zwiększenie dostępności do komunikacji miejskiej;
e) zwiększenie dostępności do miejskich obiektów użyteczności publicznej;
f) umacnianie poczucia tożsamości lokalnej mieszkańców;
g) poszerzenie oferty możliwości spędzania wolnego czasu;
h) kształtowanie kultury spędzania czasu wolnego.
3. Opis i funkcje systemu Konińskiej Karty Mieszkańca zgodnie z treścią Regulaminu Programu Konińskiej Karty Mieszkańca stanowiącym załącznik nr 2 do ogłoszenia.
5. Zadania realizowane przez Autoryzowany Punkt
- przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o wydanie Konińskiej Karty Mieszkańca. Wnioski składane są w wersji elektronicznej oraz papierowej - składane bezpośrednio w Autoryzowanym Punkcie;
- weryfikacja potencjalnego Uczestnika Programu KKM;
personalizacja karty KKM - obsługa drukarki zadrukowującej karty;
wydawanie kart;
przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków udziału w Programie przez Akceptantów i/lub Partnerów Programu/Partnerów komercyjnych;
zarządzanie kontami użytkowników Programu/obsługa kart mobilnej/nadawanie Cech;
udzielanie wsparcia merytorycznego Uczestnikom Programu oraz osobom Uprawnionym;
po uzgodnieniu z Zamawiającym rozpatrywanie wniosków od potencjalnych partnerów komercyjnych, ustalanie z nimi szczegółów współpracy, akceptacja zniżek i ewentualnie podpisywanie z nimi porozumień;
udzielanie informacji na temat Programu Konińska Karta Mieszkańca interesantom Punktu, interesantom kontaktującym się z Punktem telefonicznie (w tym Partnerom Programu, Partnerom komercyjnym, Akceptantom).
przygotowywanie raportów na wniosek Zamawiającego: raport statystyczny z wykorzystania kart w ramach PKKM, a w szczególności: ilości wydanych karty tradycyjnych, aktywności kart wirtualnych, ogólnej liczby mieszkańców korzystających z PKKM, ilości partnerów biorących udział w PKKM oraz w danych pakiecie itp. Wykonawca ma obowiązek przekazania żądanych danych bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż do dnia następnego do g. 12.00 licząc od dnia wpłynięcia wniosku drogą mailową lub tradycyjną.
Wykonawca zapewnia interesantom dwustanowiskową obsługę w Punkcie.
5.1. Teren i pomieszczenia
Autoryzowany Punkt, w którym obsługiwani będą Uprawnieni do posiadania Karty mieszkańcy, Akceptanci oraz Partnerzy musi spełniać następujące kryteria:
- lokalizacja Punktu w centrum Konina w pobliżu węzła komunikacyjnego;
- wejście do budynku z ulicy, na parterze budynku, z dostępem do światła dziennego;
- wejście do budynku dostosowane do osób ze szczególnymi potrzebami (m.in., podjazd dla osób przemieszczających się na wózkach inwalidzkich);
- dostęp do sieci elektrycznej, sieci Internet, sieci telekomunikacyjnej;
- wyposażony w aparat telefoniczny z przypisanym numerem telefonu dla Punktu Autoryzowanego;
- estetyczne i klimatyzowane wnętrze wyposażone w przynajmniej jedno stanowisko obsługi (biurko/lada, fotel/krzesło, telefon, dostosowane do norm oświetlenie sztuczne, materiały biurowe).
5.2. Czas obsługi Punktu
Punkt musi być czynny dla interesantów od poniedziałku do piątku minimum 8 godzin dziennie, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Możliwa jest organizacja punktu mobilnego w przypadku promocji Programu podczas organizacji wydarzeń na terenie Konina.
W przypadku wystąpienia siły wyższej, awarii Systemu KKM, Wykonawca może skrócić czas pracy obsługi Punktu, informując o tym bezzwłocznie Zamawiającego.
5.3. Zasoby ludzkie
Wykonawca zapewnia obsługę Punktu przez co najmniej jedną osobę zatrudnioną
zgodnie z ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.)
Osoba obsługująca Punkt powinna posiadać kompetencje i umiejętności niezbędne do wykonywania czynności związanych z obsługą Programu KKM.
5.4. Kooperacja
Wykonawca zobowiązany jest do bezpośredniej współpracy z Operatorem systemu, Akceptantami, Partnerami w celu prawidłowej realizacji Programu KKM, a w szczególności:
1. Wykonawca, w czasie trwania umowy, ma zapewnione telefoniczne wsparcie techniczne (asystę techniczną) ze strony Operatora systemu.
2. Wykonawca ma możliwość wysyłania zgłoszeń za pośrednictwem poczty elektronicznej do Operatora systemu.
3. Asysta techniczna przez Operatora świadczona będzie Wykonawcy codziennie, co najmniej w godz. 10.00 - 18.00.
4. Na pytania zadane pocztą elektroniczną, poza wskazanymi godzinami, Operator systemu będzie odpowiadał nie później, niż następnego dnia do godz. 14.00.
5. W ramach asysty technicznej, Wykonawca ma zapewnioną obsługę:
-zgłoszeń niedostępności,
-niepełnej dostępności
-utrudnionej dostępności Systemu,
-nieprawidłowości w funkcjonowaniu Systemu
-pytań dotyczących sposobu korzystania z Systemu (helpdesk).
Zarówno zgłaszanie, jak i obsługa prowadzone są w języku polskim.
5.5. Komunikacja z Zamawiającym
W ramach realizacji zadania Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego komunikowania się z Zamawiającym, w szczególności informowania o:
1. Problemach w komunikacji z Operatorem Systemu.
2. Potrzebach i rozwiązaniach mogących usprawnić działanie i efektywność systemu KKM.
3. O ewentualnych uwagach i skargach (Użytkowników, Uczestników, Partnerów komercyjnych i Akceptantów Programu) dotyczących obsługi Punktu Autoryzowanego oraz działania Kont w Programie KKM.
5.6. Obsługa systemu i weryfikacja użytkownika
1. Szkolenie z obsługi systemu KKM przeprowadzi Operator systemu wyłoniony w odrębnym postępowaniu.
2. Weryfikacja użytkownika odbywać się będzie w dwojaki sposób.
a) Za pośrednictwem elektronicznego złożonego wniosku i załączników
(nadanie praw do posiadania KKM w systemie, nadanie Cechy - karta mobilna).
b) Stacjonarnie w Autoryzowanym Punkcie nadanie praw do posiadania KKM, nadanie Cechy (aktywowanie karty mobilnej oraz wydanie karty plastikowej).
5.7. Akceptanci i Partnerzy komercyjni
W ramach realizacji Programu, Wykonawca zobowiązany jest do pozyskiwania
Partnerów komercyjnych. Minimalna liczba pozyskanych Partnerów komercyjnych w ciągu trwania umowy: 5 Partnerów.
5.8. Szkolenia
Szkolenie stacjonarne dla Punktu Autoryzowanego z zakresu obsługi Systemu KKM zapewnia Zamawiający wraz z Operatorem. Szkolenie odbędzie się w
miesiącu poprzedzającym uruchomienie Autoryzowanego Punktu (grudzień 2025 r.).