Przetarg 2994946 - Pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń i asystenta...

nie zmodernizowanego systemu doskonalenia nauczycieli w powiecie siemiatyckim
1.Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji specjalisty ds. rozliczeń i asystenta koordynatora projektu Bezpośrednie wsparcie rozwoju szkół poprzez wdrożenie zmodernizowanego systemu doskonalenia nauczycieli w powiecie siemiatyckim realizowanego przez Powiatową Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną w Siemiatyczach.
2 . Głównym celem projektu jest poprawa funkcjonowania doskonalenia nauczycieli w powiecie siemiatyckim, poprzez pilotażowe wdrożenie w okresie od podpisania umowy do 31.08.2015 nowego systemu wspomagania wybranych szkół i przedszkoli spójnego z ich potrzebami.
CZĘŚĆ Nr: 1
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: W oparciu o wytyczne kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, specjalista ds. rozliczeń projektu będzie zobowiązany osobiście świadczyć usługi w wymiarze 50 godzin miesięcznie.
Specjalista ds. rozliczeń ponosi odpowiedzialność za prawidłowy przebieg i rozliczenie projektu.
Specjalista ds. rozliczeń projektu będzie zaangażowany od chwili podpisana umowy do końca okresu realizacji projektu wdrożeniowego (Działanie 3.5 Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół).
Obowiązki Specjalisty ds. rozliczeń projektu:
1). Przygotowywanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami, w tym sporządzanie ostatniego wniosku o płatność zgodnie z obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej,
2). Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu,
3). Odpowiedzialność za rozliczenia projektu
4). Opracowywanie niezbędnej dokumentacji, związanej z budżetem projektu,
5). Kontrola księgowania kosztów projektu pod katem spełnienia kryteriów dla tzw. Wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są konieczne dla wykonania zadań określonych projektem, związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z jego realizacją udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi
6). Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu
7). wspieranie działań kierownika projektu w aspekcie finansowym i księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem,
8). Zgłaszanie Kierownikowi projektu wszelkich zauważonych nieprawidłowości,
9). niezwłoczne informowanie kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu,
10). Współpraca z członkami zespołu projektowego
Zamówienie wykonywane będzie w sposób ciągły w Siemiatyczach przy ul. T. Kościuszki 43A
CZĘŚĆ Nr: 2
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: W oparciu o wytyczne kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, asystent kierownika projektu będzie zobowiązany osobiście świadczyć usługi w wymiarze 40 godzin miesięcznie.
Asystent kierownika projektu będzie zaangażowany od chwili podpisana umowy do końca realizacji projektu wdrożeniowego (Działanie 3.5 Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół).
Obowiązki asystenta kierownika :
1). Wspieranie i pomoc w działaniach kierownika projektu
2). Zgłaszanie do kierownika projektu oraz uzgadnianie z kierownikiem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu
3). Współpraca ze specjalistą ds. rozliczeń projektu
4) Tworzenie opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zakupów
5) Zakup materiałów promocyjnych i biurowych i ich dystrybucja wśród uczestników projektu
6) Udział w pracach komisji przetargowych, nadzorowanie zakupionego sprzętu, współpraca z członkami zespołu projektowego, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku wystąpienia problemów w realizacji projektu,
7) Przygotowanie i realizacja rekrutacji uczestników projektu (opracowywanie formularzy rekrutacyjnych i regulaminu rekrutacji, nadzór nad przygotowaniem ankiet rekrutacyjnych) Udział w pracach komisji rekrutacyjnej, tworzenie protokołów z Komisji rekrutacyjnej, informowanie uczestników o zakwalifikowaniu się do projektu
8) przygotowywanie wzorów dokumentów dotyczących realizacji projektu
9) Wizualizacja materiałów szkoleniowych poprzez umieszczanie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych, uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych
10) Pozyskanie danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie.
11) Prowadzenie aktualnej bazy PEFS
12. Przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu. Wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych do prawidłowej realizacji projektu.
13) Współpraca przy opracowywaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność; opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją,
14) inne wynikające z bieżącej pracy przy realizacji projektu
ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr: 1
Nazwa: pełnienie funkcji SPECJALISTY DS. ROZLICZEŃ
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: W oparciu o wytyczne kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, specjalista ds. rozliczeń projektu będzie zobowiązany osobiście świadczyć usługi w wymiarze 50 godzin miesięcznie.
Specjalista ds. rozliczeń ponosi odpowiedzialność za prawidłowy przebieg i rozliczenie projektu.
Specjalista ds. rozliczeń projektu będzie zaangażowany od chwili podpisana umowy do końca okresu realizacji projektu wdrożeniowego (Działanie 3.5 Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół).
Obowiązki Specjalisty ds. rozliczeń projektu:
1). Przygotowywanie wniosków o płatność wraz z niezbędnymi załącznikami, w tym sporządzanie ostatniego wniosku o płatność zgodnie z obowiązującymi dokumentami programowymi i aktualnymi wytycznymi Instytucji Pośredniczącej,
2). Nadzór nad prawidłowym kwalifikowaniem wydatków w ramach projektu,
3). Odpowiedzialność za rozliczenia projektu
4). Opracowywanie niezbędnej dokumentacji, związanej z budżetem projektu,
5). Kontrola księgowania kosztów projektu pod katem spełnienia kryteriów dla tzw. Wydatków kwalifikowanych, a w szczególności sprawdzenia czy są konieczne dla wykonania zadań określonych projektem, związane z finansowaniem umów zawartych przez zamawiającego w celu osiągnięcia zadań wynikających z opisu projektu i są związane z jego realizacją udokumentowane odpowiednimi i prawidłowo sporządzonymi dokumentami źródłowymi
6). Przestrzeganie procedur i instrukcji związanych z realizacją projektu
7). wspieranie działań kierownika projektu w aspekcie finansowym i księgowym, w odniesieniu do poszczególnych zadań objętych projektem,
8). Zgłaszanie Kierownikowi projektu wszelkich zauważonych nieprawidłowości,
9). niezwłoczne informowanie kierownika projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji projektu,
10). Współpraca z członkami zespołu projektowego
Zamówienie wykonywane będzie w sposób ciągły w Siemiatyczach przy ul. T. Kościuszki 43A
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.42.00.00-4
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 31/08/2015
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 2
Nazwa: Pełnienie funkcji asystenta kierownika projektu
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: W oparciu o wytyczne kwalifikowalności wydatków w ramach POKL, asystent kierownika projektu będzie zobowiązany osobiście świadczyć usługi w wymiarze 40 godzin miesięcznie.
Asystent kierownika projektu będzie zaangażowany od chwili podpisana umowy do końca realizacji projektu wdrożeniowego (Działanie 3.5 Kompleksowe wspomaganie rozwoju szkół).
Obowiązki asystenta kierownika :
1). Wspieranie i pomoc w działaniach kierownika projektu
2). Zgłaszanie do kierownika projektu oraz uzgadnianie z kierownikiem projektu wszelkich zmian w realizacji i budżecie projektu
3). Współpraca ze specjalistą ds. rozliczeń projektu
4) Tworzenie opisów przedmiotu zamówienia w zakresie zakupów
5) Zakup materiałów promocyjnych i biurowych i ich dystrybucja wśród uczestników projektu
6) Udział w pracach komisji przetargowych, nadzorowanie zakupionego sprzętu, współpraca z członkami zespołu projektowego, podejmowanie wszelkich działań zaradczych i naprawczych w przypadku wystąpienia problemów w realizacji projektu,
7) Przygotowanie i realizacja rekrutacji uczestników projektu (opracowywanie formularzy rekrutacyjnych i regulaminu rekrutacji, nadzór nad przygotowaniem ankiet rekrutacyjnych) Udział w pracach komisji rekrutacyjnej, tworzenie protokołów z Komisji rekrutacyjnej, informowanie uczestników o zakwalifikowaniu się do projektu
8) przygotowywanie wzorów dokumentów dotyczących realizacji projektu
9) Wizualizacja materiałów szkoleniowych poprzez umieszczanie naklejki informacyjnej oraz kompletowanie zestawów szkoleniowych, uzyskanie potwierdzenia odbioru materiałów szkoleniowych
10) Pozyskanie danych osobowych uczestników projektu w zakresie przewidzianym w formularzu PEFS, oświadczeń o wyrażaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz deklaracji uczestnictwa w projekcie.
11) Prowadzenie aktualnej bazy PEFS
12. Przestrzeganie procedur związanych z ochroną danych osobowych uczestników projektu, personelu oraz kontrahentów. Zabezpieczenie danych osobowych uczestników oraz przekazanie ich do biura projektu. Wydruk ankiet początkowych i końcowych oraz innych wymaganych do prawidłowej realizacji projektu.
13) Współpraca przy opracowywaniu części sprawozdawczej wniosków o płatność; opracowanie instrukcji archiwizacji dokumentów projektowych i archiwizowanie ich zgodnie z instrukcją,
14) inne wynikające z bieżącej pracy przy realizacji projektu
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.42.00.00-4
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 31/08/2015
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena