Zlecenie 3134142 - Pełnienie obowiązków specjalisty ds. rozliczeń w...

e obowiązki specjalisty ds. rozliczeń projektu - rozliczanie projektu finansowanego ze środków UE, w tym:
a) weryfikowanie dokumentów księgowych z 57 szkół biorących udział w projekcie (faktury, rachunki, listy płac):
* pod względem formalnym i rachunkowym
* pod kątem kwalifikowalności na podstawie budżetu szczegółowego wniosku o dofinansowanie projektu,
* pod kątem wydatków klasyfikowanych jako cross-financing na podstawie budżetu szczegółowego wniosku o dofinansowanie,
b) weryfikacja opisu dokumentów księgowych zgodnie z wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (m.in. : nazwa projektu, nr umowy o dofinansowanie, adnotacja o współfinansowaniu projektu ze środków EFS, odniesienie do pozycji z budżetu, określenie nr zadania, kwoty kwalifikowalnej, podstawa prawna dot. sposobu udzielenia zamówienia (PZP) adnotacja o dniu zapłaty i odniesienie do wyciągu bankowego)
c) w przypadku błędów lub braków w dokumentach rozliczeniowych bezpośredni kontakt ze szkołami w celu uzupełnienia i/lub poprawy dokumentów księgowym w czasie pozwalającym na dotrzymanie terminu przekazania rozliczenia do biura projektu,
d) porównanie załączonych przez szkoły zestawień finansowych przygotowanych w arkuszu kalkulacyjnym Excel z dokumentami księgowymi i ich ewentualna poprawa (w szczególności rozbicie wg stawek VAT, daty wystawienia, daty zapłaty, szczegółowość
opisu tj. nazwa towaru, usługi wraz z odniesieniem do pozycji z budżetu szczegółowego),
e) porównanie danych z zestawienia finansowego z wyciągami bankowymi, raportami kasowymi - analiza przepływów pieniężnych na kontach bankowych poszczególnych szkół,
f) sporządzanie załącznika nr 1 do wniosku o płatność - informacja finansowa dotycząca wniosku - w arkuszu kalkulacyjnym Excel oraz w generatorze wniosków o płatność PO KL, zgodnie z harmonogramem płatności przekazanym przez Zamawiającego,
g) przekazanie zweryfikowanej dokumentacji rozliczeniowej szkół do biura projektu przy Wydziale Rozwoju i Strategii Miasta Urzędu Miasta Bydgoszczy ul. Jezuicka 24 do 5 dnia roboczego w miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w tym :
* załącznik nr 1 do wniosku o płatność sporządzony w arkuszu kalkulacyjnym
Excel w wersji papierowej i elektronicznej (płyta CD) wraz z kserokopiami dokumentów księgowych i wyciągów bankowych/raportów kasowych, ułożonych zgodnie z wymogami Zamawiającego,
* zweryfikowane zestawienia finansowe poszczególnych szkół w podziale na zadania w wersji papierowej,
* załącznik nr 1 do wniosku o płatność w wersji XML (generator wniosków o
płatność) w wersji elektronicznej (płyta CD).
h) w przypadku uwag Instytucji Pośredniczącej do Załącznika nr 1 do wniosku o płatność
ich weryfikowanie, wyjaśnianie i/lub nanoszenie odpowiednich korekt. i) stały kontakt z kierownikiem projektu oraz koordynatorem ds. finansowych w kwestii
zarządzania kosztami (np. bezzwłoczne informowanie o zauważonych
nieprawidłowościach finansowych), j) stały kontakt z przedstawicielami 57 szkół biorących udział w projekcie w sprawach
dotyczących rozliczenia wydatków.