Przetarg 1744360 - Kompleksowa obsługa podróży służbowych zagranicznych i...

zedmiotem zamówienia jest kompleksowa, całodobowa (7 dni w tygodniu) obsługa podróży służbowych zagranicznych i krajowych dla Zamawiającego w zakresie:
1. Rezerwacji, zakupu i dostarczania biletów lotniczych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń.
2. Rezerwacji hoteli oraz zakupu i dostarczania voucherów hotelowych z uwzględnieniem potrzeb Zamawiającego.
3. Doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży.
4. Zakupu i dostarczania polis ubezpieczeniowych na czas podróży zagranicznej, uwzględniając: NW, KL, OC.
5. Zakupu i dostarczania biletów kolejowych krajowych i międzynarodowych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń.
6. Usługi czarteru małych samolotów na terenie kraju i za granicą.
7. Wynajmu samochodów w kraju i za granicą.
8. Pomocy przy wizowaniu.
9. Wynajmu sal konferencyjnych wraz z cateringiem.
10. Wykonywania raportów i analiz zrealizowanych Usług w uzgodnionych okresach i terminach według ustaleń.
II. Sposób realizacji przedmiotu zamówienia:
1. Nieodpłatne dostarczanie na adres Centrali Spółki PGNiG SA przy ul. M. Kasprzaka 25 dokumentów podróży tj. biletów lotniczych i voucherów hotelowych, a także biletów kolejowych, polis ubezpieczeniowych, i potwierdzeń wynajmu samochodu w terminie nie później niż 24 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja.
2. Pośrednictwo pomiędzy Zamawiającym, a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych.
3. Każdorazowe powiadomienie Zamawiającego odnośnie zmiany ceny lub wpisania na listę rezerwową z zachowaniem formy elektronicznej.
4. Dokonywanie korekt w dokumentach podróży (w biletach) bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat przez Zamawiającego.
5. Kodowanie przy realizacji umów z przewoźnikami (w znaczeniu kodowania biletów lotniczych zakupionych u określonego przewoźnika). Zamawiający zawiadamia, że posiada umowę o współpracy z przewoźnikiem Polskie Linie Lotnicze LOT oraz uczestniczy w programach lojalnościowych linii lotniczych i tym samym zobowiązuje Wykonawcę do kodowania biletów lotniczych u określonego przewoźnika.
6. Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu, że cena zakupu biletów lotniczych krajowych i międzynarodowych będzie uwzględniała upusty i rabaty jakie posiada Zamawiający na mocy umów i programów lojalnościowych z liniami lotniczymi.
7. Każdorazowe przedstawienie pełnej informacji o możliwościach połączeń lotniczych oraz optymalnej trasy przelotu.
8. Każdorazowe powiadomienie Zamawiającego odnośnie dokonanej rezerwacji, zawierające dane rezerwacji (cena biletu, wysokość rabatu, cena biletu z rabatem i termin wykupu) z zachowaniem formy elektronicznej.
9. Na żądanie Zamawiającego dostarczenie biletów na adres Centrali Spółki PGNiG SA przy ul. M. Kasprzaka 25 lub na lotnisko Okęcie im. F. Chopina w Warszawie, w ciągu jednej godziny (1h) od momentu przyjęcia zamówienia zgodnie z zapisami §- 3 ust. 1 pkt 11 Umowy stanowiącej Załącznik Nr 2 do niniejszej SIWZ.
10. Zapewnienie dostępu do wszystkich taryf IATA.
11. Zapewnienie i utrzymanie ciągłości ubezpieczenia na cały okres trwania podróży bez względu na wystąpienie zmian w pierwotnie ustalonym czasie trwania podróży.
12. Wykonywanie raportów i analiz zrealizowanych usług w uzgodnionych terminach i okresach.
13. Przydzielenie co najmniej dwóch osób w charakterze stałego konsultanta dostępne 24 h, do obsługi Zamawiającego w zakresie usług przedmiotu zamówienia.
14. Posiadanie co najmniej czterech linii telefonicznych, obsługujących wszystkie typy usług tj. bilety lotnicze, bilety kolejowe, ubezpieczenia, hotele i samochody, przeznaczonych do dyspozycji Zamawiającego w celu zapewnienia nieprzerwanego dostępu do systemu rezerwacyjnego, pod którymi w niezakłócony sposób Zamawiający może dokonać rezerwacji.
Zamawiający przedstawia poniżej przewidywane ilości i trasy w okresie 36 miesięcy:
Bilety lotnicze:
- około 3045 biletów* na trasach zagranicznych,
- około 200 biletów na trasach krajowych.
Bilety kolejowe:
- około 300 biletów* na trasach krajowych,
- około 20 biletów na trasach zagranicznych.
Miasta docelowe:
- Europejskie miasta docelowe: Bruksela, Londyn, Berlin, Paryż, Kijów, Praga, Wiedeń, Moskwa, Amsterdam, Genewa, Oslo, Kopenhaga, Stavanger, Madryt, Lwów, Dusseldorf, Monachium, Essen, Zurich, Barcelona,
- Pozaeuropejskie miasta docelowe: Waszyngton, Huston, Nowy Jork Astana, Baku, Islamabad, Taszkient, Doha, Kair, Trypolis, Kualalumpur.
Zamawiający zastrzega możliwość wystąpienia potrzeb które wpłyną na zmiany ilości biletów oraz miejsce cele podróży.
*) za bilet należy rozumieć dokument przewozowy obejmujący 2-4 legs, tj. 2-4 odcinki trasy podróży.
Szczegółowo zakres odpowiedzialności Wykonawcy i Zamawiającego, co do realizacji przedmiotu zamówienia określony będzie w SIWZ.