Przetarg - Zorganizowanie i obsługa pięciu 1- dniowych konferencji...

uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i obsługa pięciu 1- dniowych konferencji podsumowujących projekt Profilaktyczny program w zakresie przeciwdziałania uzależnieniu od alkoholu, tytoniu i innych środków psychoaktywnych. Zamawiający dokonał podziału zamówienia na V części. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla poszczególnych części zawiera Załącznik nr 2 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części I - Gdańsk), Załącznik nr 3 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części II - Poznań ), Załącznik nr 4 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części III - Kraków ), Załącznik nr 5 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części IV-Toruń), Załącznik nr 6 (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla części V-Warszawa)
Wykonawcy mogą złożyć oferty na wszystkie części zamówienia lub na poszczególne z nich.
1.Konferencje odbędą się w
Gdańsku w dniu 2 grudnia 2014 r-część I zamówienia;
Poznaniu w dniu 5 grudnia 2014r-część II zamówienia;
Krakowie w dniu 9 grudnia 2014 r-część III zamówienia;
Toruniu w dniu 12 grudnia 2014 r-część IV zamówienia;
Warszawie w dniu 16 grudnia 2014 r.-część V zamówienia.
2.Zamawiający przewiduje cykl 5 konferencji podsumowujących projekt, przeznaczonych dla nie więcej niż 490 Uczestników, w tym:
w Gdańsku od 50 do 90 Uczestników, w Poznaniu od 50 do 90 Uczestników, w Krakowie od 50 do 90 Uczestników, w Toruniu od 50 do 90 Uczestników,
w Warszawie od 80 do 130 Uczestników.
3.Zamawiający przewiduje, że łączna liczba osób, do których adresowana jest konferencja może być mniejsza niż zakładana, w sytuacji, gdy Zamawiający nie otrzyma wystarczającej liczby zgłoszeń od uczestników. Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 2 dni przed konferencją o liczbie osób, które zadeklarowały uczestniczenie. Wykonawca zapłaci za rzeczywistą liczbę osób biorących udział w konferencji.
4.Zamawiający dopuszcza zmianę miejsca realizacji konferencji, w przypadku gdy przeprowadzenie konferencji w miejscu wskazanym w złożonej ofercie będzie niemożliwe z powodów losowych. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia zamawiającemu powodów, dla których chce zmienić miejsce realizacji konferencji wraz ze wskazaniem adresu i opisem nowej bazy dydaktycznej, nie później jednak niż na 20 dni przed rozpoczęciem konferencji. Nowa baza dydaktyczna musi spełniać wymagania Zamawiającego określone w Rozdziale III - Opis przedmiotu zamówienia - SIWZ.
5.Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia bazy lokalowej, w której odbywać będą się konferencje objęte przedmiotem umowy.
6.Warunkiem zmiany miejsca realizacji konferencji jest akceptacja Zamawiającego.
Warunki realizacji:
Warunkiem jest zorganizowanie pięciu 1- dniowych konferencji (z podziałem na 5 część zamówienia), w tym przede wszystkim zapewnienie sali konferencyjnej przygotowanej do przeprowadzenia konferencji oraz kompleksowej obsługi restauracyjnej.
I.Miejsce przeprowadzenia konferencji:
1.Konferencje muszą odbyć się w obiektach zlokalizowanych na terenie miast, z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej (bez przesiadki) z dworca głównego; całkowity czas przemieszczenia się uczestnika z dworca głównego do obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja nie powinien przekroczyć 30 minut.
2.Wykonawca zapewni organizację konferencji w hotelach o standardzie, co najmniej 3-gwiazdkowym.
3.Wykonawca zapewni nieodpłatnie miejsca parkingowe dla co najmniej połowy uczestników konferencji na terenie należącym do hotelu;
4.Wykonawca zapewni podczas trwania konferencji odpowiednio przystosowane sale konferencyjne dla nie mniej niż 90 osób dla konferencji w Gdańsku, Poznaniu, Krakowie i Toruniu oraz dla nie mniej niż 130 osób dla konferencji w Warszawie. Każda sala konferencyjna musi spełniać następujące warunki:
a)miejsca siedzące w postaci wyściełanych krzeseł stojących przy stołach lub wyściełanych krzeseł z blatami umożliwiającymi pisanie. Minimalna odległość w rzędzie pomiędzy krzesłami to 20 cm, a minimalna odległość pomiędzy rzędami to 50 cm. Krzesła powinny być ustawione w sposób, aby każdy uczestnik widział prelegentów oraz prezentacje multimedialne;
b)osobny stół prezydialny z 10 miejscami siedzącymi dla prowadzących, udekorowany kompozycją z żywych kwiatów;
c)klimatyzacja, za salę klimatyzowaną nie uważa się pomieszczeń, do których wniesiono przenośne klimatyzatory;
d)temperatura w sali konferencyjnej w czasie całych obrad w granicach 20-25st.C;
e)sala konferencyjna z oknem/oknami zapewniającymi dostęp do światła dziennego (w oknach w sali, gdzie będą odbywać się konferencje będą zainstalowane rolety bez względu na porę roku oraz nasłonecznienie sali).
f)sala będzie zarezerwowana dla uczestników konferencji przez co najmniej 10 godzin w dniu konferencji
g)wyposażenie każdej sali w sprawny sprzęt multimedialny tj. rzutnik multimedialny, ekran, mikrofony, system nagłaśniający, wskaźnik laserowy, sprzęt komputerowy (laptop), Wi-Fi;
h)zapewnienie obsługi technicznej do dyspozycji uczestników przez cały czas trwania konferencji.
5.Wykonawca zapewni toalety w bezpośredniej bliskości sali konferencyjnej zaopatrywane w mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe oraz sprzątane systematycznie w czasie trwania konferencji.
6.Wykonawca zapewni miejsce, w którym każdy z uczestników będzie mógł zostawić okrycie wierzchnie (wieszak na odzież dla każdego uczestnika, ochrona przed kradzieżą lub zniszczeniem).
7.Wykonawca zapewni w pobliżu sali konferencyjnej miejsce organizacji punktu rejestracyjnego uczestników konferencji (stół, 3 krzesła, miejsce dla oczekujących uczestników).
II.Ciągła przerwa kawowa
1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji ciągłej przerwy kawowej, rozumianej jako ciągłe udostępnienie:
a)kawy (z ekspresu);
b)wrzącej wody i herbat ekspresowych - minimum 3 rodzaje, każda torebka z herbatą zapakowana oddzielnie;
c)wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej);
d)soków 100 procent- co najmniej 2 rodzaje;
e)owoców - minimum 5 rodzajów;
f)ciast - minimum 4 rodzaje;
g)ciasteczek - minimum 5 rodzajów przez cały dzień konferencji
h)cukierków - minimum 3 rodzaje;
i)cukru;
j)plasterków cytryny;
k)śmietanki do kawy;
l)jednorazowe podanie kanapeczek koktajlowych - minimum 5 rodzajów (w tym dwie wegetariańskie), minimum 5 szt. na osobę, podanych w czasie przerwy na konferencji, (około południa, szczegółowa godzina do ustalenia).
2.Obsługa jest zobowiązana do systematycznego sprzątania brudnych naczyń pozostawionych przez uczestników korzystających z przerwy kawowej.
3.Produkty ciągłej przerwy kawowej podane będą na jednakowej eleganckiej zastawie, z wykluczeniem plastikowych bądź papierowych naczyń i sztućców.
4.Miejsce ciągłej przerwy kawowej powinno znajdować się w tej samej sali, w której będą odbywały się konferencje.
III.Przerwa obiadowa
1.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszystkim uczestnikom konferencji obiadu, rozumianego jako bufet z obsługą, zawierający
a)zupy (min.2 rodzaje, w tym zupa jarska),
b)ciepłe danie drugie (min.3 rodzaje, w tym danie jarskie),
c)sałatki (min.3 rodzaje),
d)deser (min.3 rodzaje),
e)napoje: woda mineralna gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków owocowych, kompot.
2.Miejsce przygotowania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie co konferencja.
3.Dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem. Wykonawca jest zobowiązany ustalić menu z Zamawiającym, biorąc pod uwagę możliwość opcji wegetariańskiej.
4.Miejsce wydawania i spożywania posiłku powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się konferencje, w oddzielnym pomieszczeniu, innym niż sala konferencyjna.
5.Obiad zostanie podany na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane. Wszyscy uczestnicy i organizatorzy będą mogli zjeść obiad w tym samym czasie. Zostanie zapewnione dla wszystkich uczestników miejsce stojące lub siedzące przy stolikach do konsumpcji obiadu, przy udekorowanych ciętymi kwiatami stołach.
6.Godzina podania obiadu zostanie ustalona przez wnioskodawcę na 7 dni kalendarzowych przed terminem każdej z konferencji.
IV.Obsługa techniczna konferencji:
1.Wykonawca odpowiada za rozwiązywanie wszelkich problemów związanych z zakresem zamówienia.
2.Wykonawca jest zobowiązany do stawienia się w miejscu organizacji konferencji w jego dniu, co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem konferencji, celem dopilnowania, czy zostały zrealizowane wszelkie warunki zamówienia.
3.Wykonawca zobowiązany jest na bieżąco do ustalania szczegółów organizowania konferencji z Zamawiającym i do uzyskania akceptacji Zamawiającego co do ewentualnych zaproponowanych przez Wykonawcę zmian.