Przetarg 2286874 - Wyłonienie ewaluatora zewnętrznego w ramach projektu ...

, przeprowadzenie ewaluacji projektu i Produktu Finalnego innowacyjnego wśród Odbiorców, Zespołu Użytkowników oraz opinii publicznej w ramach projektu Razem Przeciw Razom
II. Przygotowanie raportów cząstkowych oraz raportu końcowego.
III. Opracowanie narzędzi do badania postępów realizacji projektu przez zespół projektowy w odniesieniu do zakładanych rezultatów projektu, przekazywanie w trybie kwartalnym wyników pomiaru wraz z komentarzem dla zespołu projektowego w trakcie kwartalnych spotkań z zespołem projektowym.
2 Projekt jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Priorytet VII Promocja integracji społecznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.
3 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik nr 1a do SIWZ.
4 Podstawowe założenia dotyczące procesu ewaluacji:
Ewaluacja projektu będzie miała charakter ewaluacji bieżącej on-going i obejmować będzie okres realizacji całego projektu - lata 2011 - 2013. Skupi się na ocenie projektu w kontekście osiągnięcia zakładanych celów i wypracowanych rezultatów w odniesieniu do istotnych kryteriów oceny takich jak:
-skuteczność, rozumiana jako stopień, w jakim wdrażane w projekcie działania, poprzez wykorzystane metody, przyczyniają się do realizacji celów projektu, celu głównego POKL i celów szczegółowych PO KL - czyli w jakim stopniu zakładane cele projektu zostały zrealizowane (czy produkt przynosi zakładane efekty przy zakładanych kosztach, czy koszty te nie mogłyby być niższe, dając porównywalne efekty?, czy produkt jest skuteczny, czy jego stosowanie przynosi zakładane wyniki?);
-efektywność, rozumiana jako użyteczność w dłuższym okresie czasu, a więc ocena czy i w jakim stopniu zmiany wywołane oddziaływaniem projektu są zauważalne w okresie co najmniej 6 miesięcy po zakończeniu udziału w projekcie oraz na ile zauważalne były działania upowszechniające i włączające do nurtu polityki (czy jest prawdopodobne funkcjonowanie produktu po zakończeniu finansowania projektu?).
-adekwatność, rozumiana jako ocena sposobu doboru zastosowanych metod w projekcie pod kątem realizacji celów projektu, celu głównego POKL i celów szczegółowych PO KL, a także ocena związku pomiędzy zdefiniowanymi celami a istniejącymi problemami społeczno-gospodarczymi, które mają zostać rozwiązane dzięki interwencji EFS (czy produkt odpowiada realnym potrzebom?);
-możliwość zastosowania przez innych użytkowników, rozumiana jako wpływ zaoferowanego wsparcia na poprawę sytuacji pracowników instytucji pierwszego kontaktu z przypadkami przemocy w rodzinie oraz organizacji społecznych zajmujących się problemem przemocy w rodzinie, a także ocena czy zmiany wywołane realizacją projektu oraz opracowany produkt finalny są korzystne z punktu widzenia grupy docelowej (Odbiorców, użytkowników) i do jakiego stopnia oddziaływanie projektu odpowiada potrzebom grupy docelowej (czy wdrożenie produktu będzie skutkowało zwiększeniem szans na osiągnięcie celów PO KL?);
-użyteczność - rozumiana jako ocena czy i w jakim stopniu zmiana sytuacji odbiorców i potencjalnych odbiorców projektu wywołana jest jego oddziaływaniem (ocena satysfakcji z otrzymanego wsparcia), a także ocena rzeczywistej przydatności dostarczonego wsparcia.
5 Do celów ewaluacji projektu zastosować należy co najmniej następujące techniki badawcze (minimum metodologiczne):
-analizę danych zastanych adekwatnych wobec celów projektu, w tym m.in. zapisy dokumentów projektowych, zapisy dokumentów programowych PO KL, dokumentacji konkursowej, realizacji projektów innowacyjnych, ogólnodostępnych raportów i analiz, strategii i programów związanych ze wsparciem oferowanym przez dane instytucje,
-dane z systemu monitoringu,
-grupy fokusowe,
-opinie ekspertów,
-przeprowadzenie wywiadów,
-przeprowadzenie badań ankietowych,

Od Wykonawcy oczekuje się przedstawienia spójnej koncepcji realizacji badania ewaluacyjnego, odpowiadającej przedmiotowi i celom badania, przestawienia diagnozy stanu obecnego oraz określenia rekomendacji, sugestii, wniosków.
5.1. Wymaga się, aby wszystkie dane dotyczące projektu zbierane były z podziałem:
a. płeć,
b. wiek
c. wykształcenie
d. osoby zamieszkujące:
-wieś
-miasto
6 Metodologia przeprowadzenia ewaluacji powinna spełniać wytyczne Komisji Europejskiej, zawarte w dokumencie Guidelines for systems of monitoring and evaluation of ESF assistance
Wykonawca przeprowadzi badanie-testy wszystkich uczestników procesu tj. testowanych Odbiorców, Zespół Użytkowników oraz opinię publiczną. Ocenie poddane zostaną następujące elementy:
-dostęp do oferowanych usług,
-łatwość użytkowania instrumentu, w tym on-line,
-sposób kwalifikowania beneficjentów przy realizowaniu usługi,
-okres realizacji usługi,
-adekwatność oferowanych usług,
-dostępność, współpraca pomiędzy Odbiorcami a Zespołem Użytkowników,
-korzystanie z instrumentu przez Użytkowników,
-efektywność usług,
-stopień zadowolenia z realizacji usługi,
-aspekty prawne dot. analizy uregulowań prawa krajowego pod kątem szans i zagrożeń wdrażania Produktu Finalnego.
7 Dodatkowe metody i techniki badawcze
a. Powyższa koncepcja metodologiczna stanowi minimum niezbędnych do zastosowania w ramach niniejszego badania metod badawczych i nie jest wyczerpująca. Jej doprecyzowanie jest wymagane w ofercie. Koncepcja ta może zostać również poszerzona o inne, nie zaprezentowane w przedmiotowym opisie zamówienia metody i techniki badawcze - wraz z odpowiednim uzasadnieniem ich adekwatności dla realizacji celów badania.
b. Wykonawca jest zobowiązany dopasować w ofercie wszystkie metody i techniki badawcze do odpowiednio sformułowanych, zaproponowanych pytań badawczych .
c. Przed rozpoczęciem realizacji badania, wybrany Wykonawca będzie zobowiązany przedyskutować i ustalić z Zamawiającym szczegóły badania, w tym zaplanowane do wykorzystania metody i techniki badawcze.
8 Zadania Wykonawcy (ewaluatora zewnętrznego).
Wyniki procesu ewaluacji zewnętrznej zostaną przedstawione w formie raportów. Ewaluator w trakcie realizacji umowy sporządzi raport wstępny obejmujący rok 2011 realizacji projektu. Następnie opracuje raport cząstkowy obejmujący kolejne kwartały realizacji projektu (I, II, III, IV kwartał 2012 r., I. II, III kwartał 2013 r.) oraz raport końcowy z ewaluacji zewnętrznej zgodnie z zaproponowaną przez Wykonawcę koncepcją ewaluacji. Treść raportu końcowego nie powinna przekraczać 100 str., przyjmując jako standard 2 500 znaków na stronę. Kluczowymi częściami składowymi raportów ewaluacyjnych (zarówno cząstkowych, jak i końcowego) z ewaluacji zewnętrznej będą :
-streszczenie: zostanie sporządzone w zwięzłej formie. Zakłada się, że streszczenie skoncentrowane będzie na kluczowym celu ewaluacji, a także, że będzie zawierało streszczenie najważniejszych wyników badania i wnioski dotyczące poszczególnych obszarów badawczych oraz wynikające z przeprowadzonej ewaluacji zalecenia.
-spis treści.
-główny tekst: będzie stanowił zasadniczą część raportów, w tym szczególnie końcowego podsumowującego realizację całego Projektu. Zawierać będzie wprowadzenie (opisu przedmiotu badania, celów badania), pytania i kryteria badawcze, opis przebiegu badania i ograniczeń ( problemów napotkanych w toku jego realizacji), opis zastosowanej metodologii, opis wyników badania (wraz z ich analizą i interpretacją, przedstawionych za pomocą wykresów).
-wnioski i rekomendacje: zostaną umieszczone w odrębnym rozdziale. Sformułowane zostaną w oparciu o wyniki badań ewaluacyjnych. Postuluje się, aby zawierały one sugestie co do ewentualnego przyszłego kształtu testowanego w projekcie Produktu Finalnego poprzez wskazanie ewentualnych korekt i możliwości jego modyfikacji. Z drugiej - aby uwzględniały rekomendacje odnośnie usprawnienia procesu zarządzania projektem pn. Razem Przeciw Razom.
-określenie możliwości wdrożenia Produktu Finalnego przez innych Realizatorów.
-aneksy, przedstawiające zestawienia danych surowych, wzory narzędzi zastosowanych podczas badań oraz wypełnione formularze badawcze narzędzia badawcze.
8.1. Wykonawca zobowiązany zostanie do przedstawienia wniosków z raportów w formie prezentacji multimedialnej (w uzgodnionych terminach). Wykonawca będzie również dostarczał bazy danych zebranych w ramach badania ewaluacyjnego zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (zestawienia danych ilościowych, transkrypcje wywiadów) w wersji elektronicznej (m.in. e-mail i CD-DVD) oraz papierowej.
8.2. Zamawiający jednocześnie informuje, iż raport końcowy z badania zostanie poddany ocenie, zgodnie z Kartą Oceny Procesu i Wyników Badania Ewaluacyjnego, stanowiącą załącznik nr 7 do SIWZ, a jej wyniki będą dostępne dla wszystkich instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu.
8.3. Za akceptacje raportu uważa się wystawienie protokołu odbioru ze strony Zamawiającego.
9 Obowiązki Wykonawcy:
W ramach realizowanego Zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a) informowania respondentów o tym, że uczestniczą w badaniu realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanym przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego;
b) Od Wykonawcy oczekuje się oznaczenia wszystkich materiałów przygotowanych w trakcie badania, zgodnie z zasadami wizualizacji PO KL, tj. opatrzenia godłem UE, logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz informacją o współfinansowaniu badania ze środków UE, w formie zapisu: Badanie ewaluacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
c) Logo oraz zapis, o których mowa powyżej:
-mogą być stosowane wyłącznie w celu realizacji niniejszego Zamówienia,
-nie mogą być modyfikowane, poprawiane poprzez dodawanie do nich innych elementów, ponadto zapis oraz logotypy nie mogą być tłumaczone na inne języki.
10 Dodatkowe informacje:
a. W celu zapewnienia jak największej obiektywności procesu ewaluacji, w skład zespołu badawczego nie mogą wchodzić osoby, które były zatrudnione w Instytucji Zarządzającej
PO KL w okresie po 1 stycznia 2007 r.
b. Wykonawca zobowiązuje się do bezwzględnego przestrzegania zasady anonimowości badania.
c. Rozpoczęcie badania nastąpi z dniem zawarcia umowy. Wykonawca w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy musi przedstawić dokładny harmonogram badania, z uwzględnieniem etapów realizacji badania w ujęciu tygodniowym, ze wskazaniem zadań realizowanych w trakcie wykonywania badania oraz spotkań konsultacyjnych z Zamawiającym.
d. Wykonawca zobowiązany jest do sprawnej i terminowej realizacji działań badawczo-ewaluacyjnych oraz współpracy z Zamawiającym, konsultowania metodologii badania i narzędzi badawczych z Zamawiającym; pozostawanie w stałym kontakcie z Zamawiającym (wyznaczenia osoby do kontaktów roboczych, kontakt telefoniczny i e-mail), udział w spotkaniach ewaluacyjno-planistycznych, informowania o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych z punktu widzenia realizacji badania.
e. 30.06.2012 - przedstawienie dokładnego harmonogramu badania, z uwzględnieniem etapów realizacji badania w ujęciu kwartalnym, ze wskazaniem zadań realizowanych w trakcie wykonywania badania oraz spotkań konsultacyjnych z Zamawiającym; przedstawienie szczegółowej koncepcji ewaluacyjnej wraz z narzędziami oraz przedstawienie narzędzia-matrycy do monitorowania postępów realizacji projektu (Raport Metodologiczny);
f. Przekazanie materiałów dotyczących postępu realizacji projektu oraz spotkania kwartalne będą odbywały się najpóźniej do 30 dnia miesiąca po zakończeniu okresu kwartalnego realizacji projektu.
g. Przekazanie wstępnej wersji raportu końcowego nastąpi do dnia 15.10.2013 r.
h. Wykonawca będzie wykonywać pracę poza siedzibą Zamawiającego z wykorzystaniem własnych zasobów sprzętowych i materiałowych. Dopuszcza się możliwość obserwacji uczestniczącej w zadaniach projektu po wcześniejszym uzgodnieniu tego faktu z Zamawiającym, zgodnie z zaprojektowaną koncepcją ewaluacyjną.
i. Płatność za przeprowadzone zadanie nastąpi najpóźniej do 30.11.2013 r. po przedstawieniu wszystkich niezbędnych dokumentów, raportów i podpisaniu przez Zamawiającego protokołu odbioru końcowego.
Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
73110000-6 - usługi badawcze
79311100-8 - usługi układania ankiet
79311200-9 - usługi przeprowadzania badań ankietowych..