Przetarg - Wykonanie i wdrożenie systemu informatycznego do...

nych w Politechnice Krakowskiej
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zamówienie składa się z dwóch części
Część I
Opracowanie programu obsługującego bazę projektów służącą do zarządzania
i monitorowania projektów w ramach projektu PK pn. "Zarządzanie (z) przyszłością" POKL.04.01.01-00-034/11 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach
poddziałania 4.1.1 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Zadanie 4 - Wdrożenie modelu zarządzania projektami.
Część II
Wdrożenie programu obsługującego bazę projektów służącą do zarządzania i monitorowania projektów, w tym. m.in.:
a. Szkolenie dla administratorów - w zakresie pełnej obsługi programu do bazy danych, modyfikacji, edycji, tworzenia raportów - 4 dni szkoleniowe (dla 5-6 osób w siedzibie Zamawiającego)
b. Import aktualnej bazy danych prowadzonej w xls oraz dołączenie plików do poszczególnych projektów. Baza danych liczy ok. 200 projektów, liczba kategorii danych wynosi 30, liczba plików dla pojedynczego projektu wynosi max 30
c. Wsparcie procesu wdrożeniowego - 30h konsultacji w siedzibie zamawiającego+ konsultacje telefoniczne w zależności od potrzeb w okresie od zakończenia realizacji Części I do zakończenia realizacji całości zamówienia.
d. Wprowadzanie ewentualnych korekt i modyfikacji
1. Lista projektów: przeglądanie, dodawanie, modyfikacja wprowadzonych informacji. Walidacja i wymagalność wprowadzanych danych w formularzach.
2. Lista kategorii opisujących projekt: przeglądanie, dodawanie, modyfikacja danych.
3. Powiadomienia na adres email: Projekt będzie aktualizowany co najmniej raz w miesiącu przez osobę uprawnioną. W przypadku braku aktualizacji, kierownik projektu powinien dostać email z taką informacją, kopia maila ma być wysyłana do PN2. Wysyłanie innych powiadomień do PN2 o ważnych zmianach na liście projektów i użytkowników.
4. Rejestr historii zmian w projekcie (szczegółowa lista zmian wszystkich danych, stan przed i po).
5. Książka adresowa wszystkich użytkowników aplikacji.
a. Zarządzanie uprawnieniami, definiowanie kategorii uprawnień dla użytkowników i grup użytkowników.
b. Lista osób, wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie listy oraz wyników wyszukiwania.
c. Możliwość wysłania maili na poziomie aplikacji do wybranych osób z projektu/ projektów, do wielu adresatów.
d. Rejestr historii zmian danych i uprawnień użytkownika.
6. Załączniki: możliwość załączania i przypisywanie do poszczególnych projektów plików w różnych formatach (DOC, XLS, PDF, JPG, etc).
a. Lista załączników, wyszukiwanie, sortowanie i filtrowanie listy oraz wyników wyszukiwania.
b. Rejestr historii zmian załączników.
7. Generowanie raportów ad hoc z istniejących danych z projektów: możliwość tworzenia szablonów raportów (na potrzeby okresowych raportów na podstawie tych samych danych) oraz możliwość tworzenia raportów wg doraźnych potrzeb (dowolność wyboru danych).
a. Szablony raportów - dodawanie, modyfikowanie, kopiowanie, usuwanie.
b. Automatyczne generowanie raportów przez aplikację (wg szablonu lub z dowolnych danych) w wybranym interwale czasowym i dostęp do nich na odpowiedniej podstronie aplikacji (np. comiesięczny raport o wydatkowanych środkach finansowych przez projekt). Archiwum wygenerowanych raportów.
c. Eksport raportów (wg szablonu lub z dowolnych danych) do formatu XLS i CSV.
d. Tworzenie źródła danych z raportów w formacie, który będzie mógł być użyty na podstronie PN2 strony www.pk.edu.pl, format źródła danych do uzgodnienia z administratorem podstrony PN2 (JSON, XML lub inny).
System informatyczny będący wielodostępną aplikacją sieciową, do zarządzania i monitoringu projektów dofinansowanych z funduszy unijnych realizowanych na Politechnice Krakowskiej im. Tadeusza Kościuszki.
Główny celem funkcjonalnym systemu będzie gromadzenie i przetwarzanie danych dotyczących projektów, a także wspomaganie procesów zarządzania i monitoringu projektów realizowanych przez wszystkie jednostki organizacyjne uczelni.
Aplikacja stanowiącą część główną systemu informatycznego w szczególności powinna posiadać m.in. następujące funkcjonalności:
- gromadzenie i przetwarzanie danych opisujących projekty oraz stan ich realizacji,
- integracja danych przetwarzanych w systemie z bazą modułu HMS/kadr systemu HMS Solution w zakresie danych kadrowych i struktury organizacyjnej PK,
- gromadzenie elektronicznych wersji dokumentów związanych z realizacją projektów,
- wewnętrzny komunikator wysyłający osobom odpowiedzialnym przypomnienia o ważnych terminach, a instancjom nadzorującym powiadomienia o stanie realizacji zadań,
- tworzenie kont użytkowników systemu i zarządzanie ich uprawnieniami,
- generowanie raportów stanowiących podstawę do oceny realizacji projektów,
- udostępnianie danych zgromadzonych w systemie zewnętrznym serwisom intranetowym i internetowym,
- eksport dowolnego zestawu danych do zewnętrznych plików w różnych formatach.
Struktura danych opisujących projekt
1. Dane podstawowe wniosku
1.1. Nr wniosku na PK (tekst)
1.2. Nr umowy na PK (tekst)
1.3. Tytuł projektu (tekst)
1.4. Źródło finansowania (słownik)
1.5. Źródłowy numer wniosku (tekst)
1.6. Źródłowy numer umowy (tekst)
1.7. Jednostka PK realizująca projekt (słownik)
2. Dane kierownika projektu
2.1. Imię (tekst)
2.2. Nazwisko (tekst)
2.3. email (tekst)
2.4. telefon (tekst)
3. Dane osoby do kontaktu
3.1. Imię (tekst)
3.2. Nazwisko (tekst)
3.3. email (tekst)
3.4. telefon (tekst)
4. Dane szczegółowe wniosku
4.1. Status projektu (słownik)
4.2. Skrócony opis projektu (max. 1500 znaków ze spacjami) (tekst)
4.3. Etap oceny na której odpadł wniosek (słownik)
4.4. Data podpisania wniosku o dofinansowanie (kalendarz)
4.5. Data rozpoczęcia realizacji projektu (kalendarz)
4.6. Data zakończenia realizacji projektu (kalendarz)
4.7. Rola PK w projekcie (słownik)
4.8. Beneficjenci ostateczni - całkowita liczba zakładana w projekcie (liczba)
4.9. Beneficjenci ostateczni - liczba osiągnięta (kalendarz)
4.10. Planowane kontrole/audyty (TAK/NIE)
4.11. Termin audytu (kalendarz)
4.12. Zalecenia audytora/kontroli zewnętrznej (tekst)
4.13. Sposób realizacji zaleceń (tekst)
4.14. Kwalifikowalności VAT w projekcie (TAK/NIE)
4.15. Pomoc publiczna (TAK/NIE)
4.16. Pomoc de minimis (TAK/NIE)
4.17. Uwagi/problemy w czasie realizacji (tekst)
4.18. Wartość całego projektu (liczba)
4.19. Wartość projektu dla PK (liczba)
4.20. Wartość dofinansowania dla PK (liczba)
4.21. Wartość wkładu własnego (liczba)
4.23. Wartość wydanych środków (liczba)
4.24. Wartość wydanych środków procentowo kwartalnie (liczba)
4.25. Koszty pośrednie - zgodnie z wnioskiem/umową (liczba)
4.26. Koszty wynagrodzeń w ramach kosztów zarządzania - zgodnie z wnioskiem/umową (liczba)
4.27. Procent kosztów wynagrodzeń w ramach kosztów zarządzania (liczba)
4.28. Stopień realizacji finansowej projektu w % (liczba)
4.29. Zakładane wskaźniki w projekcie (liczba)
4.30. Osiągnięte wskaźniki
4.31. Termin ostatniej aktualizacji całości (data - automatycznie)
4.32. Załączniki (dołączane pliki w ramach poszczególnych projektów)
Dotychczasowa baza jest prowadzona w formacie Excel i wymaga importu do nowego narzędzia, będącego przedmiotem zamówienia. Obecnie w bazie znajdują się dane do 200 projektów, planowana jest możliwość rozbudowania bazy do minimum 500 projektów oraz do minimum 100 kategorii danych dla jednego projektu.
Informacje/Wymagania dodatkowe:
System musi zawierać elementy tekstowe i graficzne zgodne z aktualnymi wytycznymi w zakresie informacji i promocji projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Baza jest umiejscowiona na serwerach Zamawiającego. Kod źródłowy i prawa autorskie przechodzą na własność Politechniki Krakowskiej.
Wymagane doświadczenie wykonawcy:
- znajomość struktury danych systemu HMS SOLUTION
- doświadczenie w tworzeniu aplikacji zintegrowanych z systemem HMS SOLUTION potwierdzone wykonaniem co najmniej 2 programów
- znajomość zagadnień związanych z zarządzaniem projektami