Zlecenie 12360652 - Wykonanie archiwizacji akt spraw sądowych Sądu Rejonowego...

Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 164 ze zm.),
b) Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz.1781 ze zm.),
c) Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie
klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 246 ze zm.),
d) Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 marca 2004 r. w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 1697),
e) Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 14.12.2018 r. w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych (Dz.Urz.MS.2018.348).
1. Zamówienie obejmuje:
a) wykonanie usługi porządkowania i archiwizacji (opracowania) dokumentacji archiwalnej kat. A i dokumentacji niearchiwalnej kat. B w postaci akt spraw sądowych w formie papierowej zgromadzonych w archiwum zakładowym Sądu Rejonowego w Świnoujściu,
b) szacunkowa ilość materiałów do archiwizacji i porządkowania ok. 255 m.b., z tego:
akta karne: ok. 80 m.b. (ok. 16.000 spraw) kategoria B, wyłączając z nich kategorię A w ilości ok. 10 m.b. (ok. 2.000 spraw)
akta cywilne: ok. 95 m.b. (ok. 19.000 spraw) kategoria B
akta Wydziału Rodzinnego i Nieletnich: ok. 80 m.b. (ok. 16.000 spraw) kategoria B
- wyłączenie ze spisu kategorii B akt komorniczych zgodnie z przygotowaną listą numerów spraw egzekucyjnych akt zakwalifikowanych do kategorii A: 659 szt.
Faktyczna ilość materiałów do archiwizacji i porządkowania może ulec zmianie w zależności od wyczerpania kwoty maksymalnego wynagrodzenia przewidzianego w umowie. Płatność za realizację usługi będzie naliczona w oparciu o faktyczne ilości zarchiwizowanej dokumentacji (cena jednostkowa za mb. wskazana w ofercie pomnożona przez faktyczną ilość zarchiwizowanej dokumentacji danej kategorii).
2. Przez porządkowanie dokumentacji rozumie się:
a) ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego zespołu (zbioru) archiwalnego,
b) ułożenie pism w obrębie poszczególnych akt spraw w porządku przewidzianym w JRWA lub w przepisach szczególnych,
c) ułożenie akt w kolejności zgodnej z numeracją spisu spraw przekazanych do archiwum zakładowego lub
z numeracją zapisów we właściwym urządzeniu ewidencyjnym (np. w przypadku akt sądowych w repertorium),
d) uzupełnienie opisu akt spraw sądowych np. poprzez naniesienie dat skrajnych itp.,
e) weryfikację nadanej kategorii archiwalnej
3. Opracowanie materiałów archiwalnych kat. A będzie obejmowało następujące czynności:
a) sprawdzenie prawidłowego opisu akt i ewentualne usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, b) wyłączenie zbędnych, identycznych kopii tych samych dokumentów,
c) usunięcie z dokumentacji elementów metalowych i plastikowych (np.: spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek, okładek),
d) ponumerowanie zapisanych stron poprzez naniesienie kolejnego numeru,
e) umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej,
f) umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (tj. pudło wykonane z tektury bezkwasowej zgodne z wymaganiami Archiwum Państwowego) oraz opisanie opakowania zbiorczego,
g) sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej i elektronicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz pisma do Archiwum Państwowego.
4. Opracowanie materiałów niearchiwalnych kat. B będzie obejmowało następujące czynności: a) weryfikacja dokumentacji przeznaczonej na wybrakowanie i wyodrębnienie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej,
b) sporządzenie odpowiednich dokumentów brakowania (spis dokumentacji niearchiwalnej, pismo przewodnie do Archiwum Państwowego),
5. Usługa wykonywana będzie wyłącznie w siedzibie Sądu Rejonowego w Świnoujściu.
5. Wykonawca, w ramach uzgodnionego wynagrodzenia, zapewni wszystkie materiały niezbędne do
wykonania usługi, w tym w szczególności: materiały biurowe, teczki, klipsy, opakowania archiwalne itp. oraz
sprzęt informatyczny niezbędny do realizacji usługi.
6. Wykonawca sporządzi dla każdej kategorii archiwalnej ewidencję (spis) zdawczo - odbiorczy w formie elektronicznej w formacie Excel lub Word.
7. Wykonawca będzie zobowiązany zawiadomić upoważnionego pracownika Zamawiającego o zakończeniu prac celem podpisania protokołu odbioru przedmiotu zamówienia.
8. Zamawiający udostępni Wykonawcy wszelkie instrukcje, zarządzenia i inne dokumenty niezbędne przy realizacji usługi.
9. W celu uzyskania niezbędnych danych do prawidłowej realizacji usługi Zamawiający zaleca przeprowadzenie wizji lokalnej po wcześniejszym umówieniu terminu. W trakcie wizji brak jest możliwości szczegółowego przeglądania dokumentacji tj. można oglądać z zewnątrz co do ilości i sposobu rozmieszczenia.
O zamówienie mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy wykażą doświadczenie w realizacji usług archiwizacyjnych dla jednostek sądownictwa tj. przedłożą wraz z ofertą min. trzy referencje potwierdzające realizację usług archiwizacyjnych w sądach powszechnych w latach 2021-2025.