Przetarg 2560422 - Wybór Koordynatora/-tki wsparcia Spółdzielni Socjalnych...

wa Publicznoprawnego w Zespole Zarządzającym Projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej - Subregion Łomżyński.
1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wybór Koordynatora/-tki wsparcia Spółdzielni Socjalnych (zwana dalej SS) - I edycja (część 1), Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz Partnerstwa Publicznoprawnego (dalej PP) (część 2) w Zespole Zarządzającym Projektu Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej - Subregion Łomżyński, współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet VII - Promocja integracji społecznej, Poddziałanie 7.2.2 - Wsparcie ekonomii społecznej.
2. Zakres projektu: Realizacja Zad. nr 2 tj. Wsparcie Spółdzielni Socjalnych. W ramach realizacji zadania przewiduje się udzielenie wsparcia finansowego w formie jednorazowej dotacji na założenie działalności gospodarczej w formie spółdzielni socjalnej /lub przystąpienie do spółdzielni już istniejącej dla 30 osób z terenu Subregionu Łomżyńskiego tj. powiatów: łomżyńskiego, kolneńskiego, monieckiego, grajewskiego, wysokomazowieckiego, zambrowskiego oraz miasta Łomża. W ramach zadania przewiduje się również realizację szkoleń z zakresu zakładania i prowadzenia spółdzielni socjalnych oraz doradztwo podstawowe i specjalistyczne a także wypłatę wsparcia pomostowego podstawowego i przedłużonego przez okres 12 miesięcy dla uczestników projektu.
3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych na następujące zakresy zamówienia:
I część zamówienia - wyłonienie Koordynatora/-tki wsparcia SS I edycja.
II część zamówienia - wyłonienie Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP
UWAGA: Oferta musi być kompletna w zakresie poszczególnych części zamówienia.
4. Termin pełnienia funkcji Koordynatora/-tki wsparcia SS I edycja i Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP jest zbieżny z okresem trwania projektu: od daty podpisania umowy do 30.09.2014 r.
5. Kadra zarządzająca ma obowiązek prowadzenia karty czasu pracy. System rozliczania - wykonawca zobowiązany będzie wykonywać powierzone zadania w ramach projektu, za co otrzymywał będzie wynagrodzenie miesięczne.
6. Przewidywana liczba godzin pracy:
- Koordynatora/-tki wsparcia SS - 58 h/miesiąc
- Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP - 80 h/ miesiąc
7. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty przewidującej odmienny niż określony w niniejszej SIWZ sposób wykonania zamówienia (oferty wariantowej)
CZĘŚĆ Nr: 1
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Zakres zadań dla stanowiska Koordynatora/-tki wsparcia SS:
1) Zarządzanie i nadzór nad prawidłową realizacją Zadania 2. - Wsparcie spółdzielni socjalnych (SS) zgodnie z wymogami PO KL i wnioskiem o dofinansowanie projektu;
2) kierowanie personelem na poziomie zadań;
3) udzielanie informacji o projekcie Zarządowi Powiatu/ Radzie Powiatu,
4) akceptowanie i nadzór nad realizacją kwartalnych harmonogramów wsparcia, wniosków o płatność;
5) analiza ryzyka w projekcie, rekomendacja środków zaradczych;
6) organizacja spotkań z potencjalnymi uczestnikami projektu;
7) przeprowadzenie akcji informacyjno-promocyjnej związanej z zakładaniem spółdzielni socjalnych;
8) opracowanie wszelkich regulaminów związanych z rekrutacją, wsparciem finansowym i pomostowym, w tym ciągły kontakt z IP oraz Wnioskodawcą w zakresie uzgadniania tychże dokumentów;
9) opracowanie wszelkich regulaminów związanych z pracami Komisji (Komisja oceny dokumentów rekrutacyjnych, Komisja Oceny Wniosków - dotacja inwestycyjna, wsparcie pomostowe podstawowe i przedłużone) oraz nadzór nad przebiegiem prac tychże Komisji;
10) zarządzanie dokumentacją z zakresu realizacji Zadania 2. Wsparcie spółdzielni socjalnych - kontrola nad dokumentami opracowywanymi przez kadrę projektu (w tym pomoc w opracowywaniu specyfikacji warunków zamówienia dla poszczególnych zamówień);
11) kontrola przebiegu rekrutacji;
12) kontakt z Uczestnikami Projektu, kadrą trenerską, podwykonawcami z zakresu realizacji Zadania 2 tj. Wsparcie Spółdzielni Socjalnych;
13) bieżący kontakt z pozostałymi członkami Zespołu Zarządzającego i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu w celu prawidłowej jego realizacji;
14) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 roku, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
15) sprawozdawczość merytoryczna projektu, w tym współpraca z Instytucją Pośredniczącą oraz Wnioskodawcą;
16) rozliczanie kosztów oraz rezultatów projektu z zakresu realizacji Zadania 2;
17) reprezentowanie projektu na zewnątrz.
18) poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu oraz obecność podczas kontroli projektu;
19) prowadzenie własnej ewidencji pracy oraz [przedkładanie Zamawiającemu raz w miesiącu miesięcznych kart czasu pracy;
20) merytoryczno-formalne zamknięcie projektu;
21) przekazanie dokumentacji projektowej do archiwum zgodnie z aktualnie obowiązującą w Urzędzie Instrukcją Kancelaryjną.
CZĘŚĆ Nr: 2
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP

1. Zakres zadań dla stanowiska ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP
1) sprawozdawczość / w tym sporządzanie wniosków o płatność w części merytorycznej i finansowej z realizacji Zadania 2, sporządzanie bazy danych uczestników projektu (PEFS);
2) współpraca w zakresie finansowego rozliczenia projektu z Ksiegowym/-ą;
3) dbanie o dokumentację wydatków związanych z realizowanymi zadaniami w zakresie: sprawdzanie pod kątem merytorycznym wszystkich faktur oraz innych równoważnych dokumentów księgowych, kwalifikowalność ponoszonych kosztów, wydatkowanie środków zgodnie z zatwierdzonymi harmonogramami, odpowiedzialność za prawidłowe oznaczenie wszystkich dokumentów przy realizacji Zadania 2.;
4) organizacja spotkań Komisji Oceny Wniosków (w tym rozliczenie ich pracy; przygotowanie niezbędnych formularzy do ich pracy i jej rozliczenia itp.);
5) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 roku, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
6) nadzorowanie prawidłowego rozliczenia dotacji inwestycyjnej przez uczestników projektu oraz przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z otrzymaniem i rozliczeniem wsparcia;
7) nadzorowanie prawidłowego wsparcia pomostowego podstawowego i przedłużonego przez uczestników projektu;
8) rozliczanie delegacji w ramach monitoringu wsparcia i prowadzonej działalności spółdzielni socjalnych;
9) nadzór nad dokumentacją kadrową związaną z realizacją Zadania 2 tj. Wsparcie Spółdzielni Socjalnych, w tym przygotowanie umów cywilno-prawnych, oświadczeń dla osób zatrudnionych w ramach projektu;
10) prowadzenie rejestrów umów zawieranych w związku z działaniami przewidzianymi w projekcie, w tym umów z beneficjentami pomocy i zaświadczeń o pomocy de minimis;
11) bieżące sporządzanie druków o wykorzystanej pomocy de mini mis wydawanych dla beneficjentów pomocy;
12) s prawozdawczość z uzyskanej pomocy de minimis przez uczestników projektu do UOKiK
13) wykonywanie innych działań wynikających z potrzeby prawidłowego realizowania projektu i umowy o dofinansowanie;
14) udział w roboczych spotkaniach kadry zarządzającej związanej z realizacją Zadania 2;
15) kompletowanie dokumentacji księgowo-finansowej niezbędnej do rozliczania projektu;
16) udział w planowanych spotkaniach kontrolnych w siedzibach prowadzonej działalności gospodarczej u BO projektu, w tym sporządzanie raportów monitoringowych z wizyt.
ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr: 1
Nazwa: Koordynatora/ka wsparcia SS
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Zakres zadań dla stanowiska Koordynatora/-tki wsparcia SS:
1) Zarządzanie i nadzór nad prawidłową realizacją Zadania 2. - Wsparcie spółdzielni socjalnych (SS) zgodnie z wymogami PO KL i wnioskiem o dofinansowanie projektu;
2) kierowanie personelem na poziomie zadań;
3) udzielanie informacji o projekcie Zarządowi Powiatu/ Radzie Powiatu,
4) akceptowanie i nadzór nad realizacją kwartalnych harmonogramów wsparcia, wniosków o płatność;
5) analiza ryzyka w projekcie, rekomendacja środków zaradczych;
6) organizacja spotkań z potencjalnymi uczestnikami projektu;
7) przeprowadzenie akcji informacyjno-promocyjnej związanej z zakładaniem spółdzielni socjalnych;
8) opracowanie wszelkich regulaminów związanych z rekrutacją, wsparciem finansowym i pomostowym, w tym ciągły kontakt z IP oraz Wnioskodawcą w zakresie uzgadniania tychże dokumentów;
9) opracowanie wszelkich regulaminów związanych z pracami Komisji (Komisja oceny dokumentów rekrutacyjnych, Komisja Oceny Wniosków - dotacja inwestycyjna, wsparcie pomostowe podstawowe i przedłużone) oraz nadzór nad przebiegiem prac tychże Komisji;
10) zarządzanie dokumentacją z zakresu realizacji Zadania 2. Wsparcie spółdzielni socjalnych - kontrola nad dokumentami opracowywanymi przez kadrę projektu (w tym pomoc w opracowywaniu specyfikacji warunków zamówienia dla poszczególnych zamówień);
11) kontrola przebiegu rekrutacji;
12) kontakt z Uczestnikami Projektu, kadrą trenerską, podwykonawcami z zakresu realizacji Zadania 2 tj. Wsparcie Spółdzielni Socjalnych;
13) bieżący kontakt z pozostałymi członkami Zespołu Zarządzającego i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu w celu prawidłowej jego realizacji;
14) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 roku, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
15) sprawozdawczość merytoryczna projektu, w tym współpraca z Instytucją Pośredniczącą oraz Wnioskodawcą;
16) rozliczanie kosztów oraz rezultatów projektu z zakresu realizacji Zadania 2;
17) reprezentowanie projektu na zewnątrz.
18) poddanie się kontroli prowadzonej przez organy wewnętrzne i instytucje zewnętrzne w zakresie realizacji projektu oraz obecność podczas kontroli projektu;
19) prowadzenie własnej ewidencji pracy oraz [przedkładanie Zamawiającemu raz w miesiącu miesięcznych kart czasu pracy;
20) merytoryczno-formalne zamknięcie projektu;
21) przekazanie dokumentacji projektowej do archiwum zgodnie z aktualnie obowiązującą w Urzędzie Instrukcją Kancelaryjną.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 74.42.10.00-1
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 30/09/2014
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 2
Nazwa: Specjalista/ka ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP 79421000-1
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Specjalisty/-tki ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP

1. Zakres zadań dla stanowiska ds. rozliczeń i monitoringu wsparcia oraz PP
1) sprawozdawczość / w tym sporządzanie wniosków o płatność w części merytorycznej i finansowej z realizacji Zadania 2, sporządzanie bazy danych uczestników projektu (PEFS);
2) współpraca w zakresie finansowego rozliczenia projektu z Ksiegowym/-ą;
3) dbanie o dokumentację wydatków związanych z realizowanymi zadaniami w zakresie: sprawdzanie pod kątem merytorycznym wszystkich faktur oraz innych równoważnych dokumentów księgowych, kwalifikowalność ponoszonych kosztów, wydatkowanie środków zgodnie z zatwierdzonymi harmonogramami, odpowiedzialność za prawidłowe oznaczenie wszystkich dokumentów przy realizacji Zadania 2.;
4) organizacja spotkań Komisji Oceny Wniosków (w tym rozliczenie ich pracy; przygotowanie niezbędnych formularzy do ich pracy i jej rozliczenia itp.);
5) przestrzeganie i nadzorowanie przetwarzania danych osobowych uczestników projektu zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 roku, Nr 101, poz. 926 z późn. zm.)
6) nadzorowanie prawidłowego rozliczenia dotacji inwestycyjnej przez uczestników projektu oraz przygotowywanie wszelkich dokumentów związanych z otrzymaniem i rozliczeniem wsparcia;
7) nadzorowanie prawidłowego wsparcia pomostowego podstawowego i przedłużonego przez uczestników projektu;
8) rozliczanie delegacji w ramach monitoringu wsparcia i prowadzonej działalności spółdzielni socjalnych;
9) nadzór nad dokumentacją kadrową związaną z realizacją Zadania 2 tj. Wsparcie Spółdzielni Socjalnych, w tym przygotowanie umów cywilno-prawnych, oświadczeń dla osób zatrudnionych w ramach projektu;
10) prowadzenie rejestrów umów zawieranych w związku z działaniami przewidzianymi w projekcie, w tym umów z beneficjentami pomocy i zaświadczeń o pomocy de minimis;
11) bieżące sporządzanie druków o wykorzystanej pomocy de mini mis wydawanych dla beneficjentów pomocy;
12) s prawozdawczość z uzyskanej pomocy de minimis przez uczestników projektu do UOKiK
13) wykonywanie innych działań wynikających z potrzeby prawidłowego realizowania projektu i umowy o dofinansowanie;
14) udział w roboczych spotkaniach kadry zarządzającej związanej z realizacją Zadania 2;
15) kompletowanie dokumentacji księgowo-finansowej niezbędnej do rozliczania projektu;
16) udział w planowanych spotkaniach kontrolnych w siedzibach prowadzonej działalności gospodarczej u BO projektu, w tym sporządzanie raportów monitoringowych z wizyt.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79.42.10.00-1
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 30/09/2014
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena