Zlecenie - Wdrożenie systemu kompetencji kadr w Urzędzie Miejskim w...

b szkoleniowych urzędników na podstawie zaktualizowanych opisów stanowisk pracy.
Przedmiot zamówienia podzielony jest na sześć etapów:
ETAP 1 Przygotowanie kompetencyjnych opisów stanowisk pracy (profilów kompetencyjnych) dla 204 stanowisk urzędniczych w Urzędzie Miejskim w Stargardzie Szczecińskim
ETAP 2 Przeprowadzenie audytów diagnozujących kompetencje wśród 204 urzędników w oparciu o zaprojektowane metody i narzędzia
ETAP 3 Przeprowadzenie analizy potrzeb urzędników w aspekcie zdiagnozowanych luk kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych 150 pracowników, w tym określenie specyficznych problemów osób 45+ co w efekcie pozwoli na zaproponowanie szczegółowej tematyki i programu szkoleń w Projekcie.
ETAP 4 Wdrożenie modelu rozwoju kompetencji kadr w Urzędzie Miejskim
ETAP 5 Przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za procesy kadrowe w zakresie:
- sporządzania modelowych profili kompetencyjnych
- przeprowadzenia naborów/doborów pracowników
- wykonywania audytów kompetencyjnych i okresowych ocen pracowników
ETAP 6 Audyt końcowy modelu rozwoju kompetencji kadr i weryfikacja poprawności funkcjonowania systemu
Do zadań Wykonawcy należy w szczególności:
ETAP I.
PRZYGOTOWANIE KOMPETENCYJNYCH OPISÓW STANOWISK PRACY (PROFILÓW KOMPETENCYJNYCH) DLA 204 STANOWISK URZĘDNICZYCH W URZĘDZIE MIEJSKIM W STARGARDZIE SZCZECIŃSKIM
W ramach powyższego Etapu I Wykonawca powinien przeprowadzić:
I. Analizę dokumentacji i audyt istniejących opisów stanowisk w Urzędzie Miejskim w Stargardzie Szczecińskim:
a) zapoznanie się ze strukturą organizacyjną Urzędu i profilami zadaniowymi (na podstawie dokumentacji UM: Regulaminów Organizacyjnych, Schematów organizacyjnych, Zakresów czynności urzędników, Formularzy okresowych ocen pracowników, Dokumentacji z przeprowadzonego naboru na wolne stanowiska oraz obowiązującej Ustawy o pracownikach samorządowych)
b) przygotowanie założeń do systemu oceny kompetencji pracowników (przygotowanie procedury i harmonogramu działań oraz wybór odpowiednich narzędzi i metod).
II. Analizę specyfiki pracy 204 osób na stanowiskach urzędniczych poprzez:
a) zapoznanie się ze specyfiką pracy na podstawie zakresów czynności pracowników,
b) zapoznanie się z wymaganiami kwalifikacyjnymi dla stanowisk pracowniczych,
c) konsultacje wśród osób odpowiedzialnych za sprawy kadrowe,
d) określenie kluczowych kompetencji i ich poziomu wymaganego dla właściwej realizacji poszczególnych zadań na danym stanowisku.
III. Przygotowanie kompetencyjnych opisów stanowisk pracy (profilów kompetencyjnych dla 204 stanowisk w oparciu o identyfikację kompetencji pracownika nieodzownych dla sprawnego funkcjonowania na danym stanowisku w oparciu o:
a) identyfikację kompetencji pracownika nieodzownych dla sprawnego funkcjonowania na danym stanowisku. Opis kompetencji powinien zawierać kartę kompetencyjną oraz wyskalowane opisy kompetencji i musi zostać przygotowany według wzoru przygotowanego przez Wykonawcę i zatwierdzonego przez Zamawiającego.
Opis kompetencji powinien zawierać co najmniej:
a) informacje ogólne dotyczące stanowiska (nazwa i symbol stanowiska pracy, nazwa komórki organizacyjnej, kategoria zaszeregowania, nazwa bezpośredniego przełożonego),
b) realizowane zadania,
c) poziom wymaganych kompetencji (wykształcenie, wiedza, umiejętności, doświadczenie, uprawnienia, cechy osobowościowe),
d) kwalifikacje,
e) uprawnienia,
f) zakres obowiązków - zadania i czynności wykonywane na stanowisku,
g) zakres odpowiedzialności ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy
w strukturze Urzędu.
Podsumowaniem Etapu I jest raport pt "Przygotowanie kompetencyjnych opisów stanowiska dla 204 stanowisk pracy".
ETAP II.
PRZEPROWADZENIE AUDYTÓW DIAGNOZUJĄCYCH KOMPETENCJE (POSTAWY/WIEDZĘ/UMIEJĘTNOŚCI) WŚRÓD 204 URZĘDNIKÓW W OPRACIU O ZAPROJEKTOWANE METODY I NARZEDZIA
W ramach powyższego Etapu II Wykonawca powinien przeprowadzić:
I Badanie kompetencji wśród 204 pracowników w oparciu o zaprojektowane metody i narzędzia.
Podsumowaniem tej części Etapu II będzie Raport zawierający wyniki badania kompetencji kadr poprzez wskazanie luk kompetencyjnych pracowników (rozbieżności kompetencji rzeczywistych i wymaganych na danym stanowisku pracy) zgodnie z przeprowadzonym opisem profili kompetencyjnych oraz rekomendacje do prowadzenia szkoleń dla pracowników z konkretnych zakresów tematycznych w perspektywie co najmniej 2 lat.
Podsumowaniem Etapu II jest 1 raport:
1) "Audyt badający luki kompetencyjne 204 pracowników"
ETAP III.
PRZEPROWADZENIE ANALIZY POTRZEB URZĘDNIKÓW W ASPEKCIE ZDIAGNOZOWANYCH LUK KOMPETENCYJNYCH I POTRZEB SZKOLENIOWYCH 150 PRACOWNIKÓW, W TYM OKREŚLENIE SPECYFICZNYCH PROBLEMÓW OSÓB 45+ CO W EFEKCIE POZWOLI NA ZAPROPONOWANIE SZCZEGÓŁOWEJ TEMATYKI I PROGRAMU SZKOLEŃ W PROJEKCIE.
W ramach powyższego Etapu III Wykonawca powinien przeprowadzić:
I. Analizę potrzeb - diagnoza potrzeb szkoleniowych i określenie tematyki szkoleń 150 pracowników. Za pomocą różnorodnych narzędzi (testy wiedzy, ankiety, wywiady) Wykonawca dokona oceny wiedzy, umiejętności i postaw pracowników wytypowanych do szkoleń tak aby zostały określone ich potrzeby szkoleniowe. W szczególności musi zostać uwzględniona specyfika problemów i potrzeb pracowników powyżej 45 roku życia.
II. Określenie szczegółowej tematyki wsparcia dla potrzeb zadań szkoleniowych.
Należy zaproponować szczegółowy program zajęć dla uczestników w ramach poszczególnych MODUŁÓW wymienionych w Zadaniach 5, 6 i 7.
Zakres programowy dla poszczególnych MODUŁÓW powinien zostać uzgodniony z Zamawiającym oraz zawierać co najmniej:
a) Nazwa zadania szkoleniowego oraz nazwa danego Modułu
b) Opis szkolenia (cel szkolenia, zagadnienia - tematy, które powinny zostać omówione oraz wiedza i umiejętności, które będą nabyte zgodnie z diagnozą potrzeb szkoleniowych).
c) Propozycję podręczników dla uczestników.
III. Wytypowanie 150 pracowników do szkoleń zaplanowanych w ramach zadań 5, 6, 7.
Podsumowaniem tej części Etapu III będzie sporządzenie imiennej listy tych pracowników, którzy powinni zostać objęci wsparciem w ramach szkoleń.
Zestawienie powinno zawierać co najmniej:
a) imię i nazwisko pracownika,
b) nazwę komórki organizacyjnej danego urzędu,
c) płeć i wiek pracownika,
d) przyporządkowanie pracownika do odpowiedniego modułu szkoleń.
Szkolenia, które nie stanowią przedmiotu niniejszego zamówienia zostały zaplanowane dla 11 grup, cykl szkoleń dla każdej grupy to 8 dni spotkań w czasie pracy x 8 godzin = 64h. Częstotliwość co 2 tygodnie przez 4 miesiące.
Podsumowaniem Etapu III jest 1 raport:
1) "Analiza potrzeb szkoleniowych i określenie tematyki szkoleń dla 150 pracowników, w tym dla grupy 45+ do szkoleń w ramach zadań i modułów zaplanowanych w Zadaniu 5, Zadaniu 6 i Zadaniu 7 we wniosku o dofinansowanie projektu".
ETAP IV.
WDROŻENIE MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR W URZĘDZIE MIEJSKIM
W ramach powyższego etapu Wykonawca powinien:
I. Zaproponować model rozwoju kompetencji kadr oparty na aktualnych przepisach prawnych w aspekcie przeprowadzonych analiz/wyników badań oraz polityki równości płci, co usprawni nabór/dobór nowych pracowników oraz umożliwi prowadzenie okresowej oceny pracowników.
W rezultacie Urząd będzie dysponować skutecznym narzędziem rozwoju kompetencji zasobów ludzkich, który pozwoli na precyzyjne ustalanie potrzeb szkoleniowych, wyboru metod podnoszenia kompetencji, co zostanie wykorzystane na potrzeby procesów kadrowych, m.in. przy naborze nowych pracowników, okresowych ocenach pracowników, planowaniu ścieżek karier, motywowaniu i samorozwoju.
Model ten powinien uwzględniać:
a) Metodologię budowy i sporządzania modelowych profili kompetencyjnych dopasowanej do specyfiki Urzędu z uwzględnieniem potrzeb szkoleniowych pracowników
b) Metodologię weryfikacji kompetencji i luk kompetencyjnych pracowników oraz eliminacji zdiagnozowanych luk kompetencyjnych głównie w oparciu o odpowiednie szkolenia
c) Model eliminacji zdiagnozowanych luk kompetencyjnych głownie w oparciu odpowiednie szkolenia
d) Metodologię systematycznej oceny oraz doboru ścieżki awansu i rozwoju dotychczasowych pracowników zgodnie z Zasadą Równości Szans Kobiet i Mężczyzn w aspekcie postępującej feminizacji urzędu i okresowej oceny pracowników w tym szczególnie 45+.
e) Metodologię dokonywania naborów na wolne stanowiska.
Wykonawca powinien przygotować wzorcowe dokumenty/formularze w przedmiotowych zakresach.
ETAP V
PRZESZKOLENIE 30 PRACOWNIKÓW Z URZĘDU (SZKOLENIE CZTERODNIOWE) W ZAKRESIE:
a) Sporządzania modelowych profili kompetencyjnych - 1 dzień
b) Wykonywania weryfikacji kompetencji i luk kompetencyjnych pracowników - 1 dzień
c) Przeprowadzenia naboru/doboru pracowników- 1 dzień
d) Wykonania audytów kompetencyjnych i okresowych ocen pracowników - 1 dzień
Wykonawca powinien przygotować materiały szkoleniowe dla potrzeb szkoleń.
Podsumowaniem Etapu IV jest Raport:
1) "Metodyka i wdrożenie "Modelu Rozwoju i Kompetencji Kadr opartego na badaniu luk
kompetencyjnych i potrzeb szkoleniowych pracowników na podstawie aktualnych opisów stanowisk" .
ETAP VI.
AUDYT KOŃCOWY MODELU ROZWOJU KOMPETENCJI KADR I WERYFIKACJA POPRAWNOŚCI FUNKCJONOWANIA SYSTEMU.
W ramach powyższego etapu Wykonawca musi przeprowadzić:
1) Weryfikację poprawności funkcjonowania systemu i ewentualnie wprowadzić usprawnienia.
2) Zebranie opinii w formie wywiadów nt. wdrożonego systemu i weryfikacja osiągnięcia zaplanowanego wskaźnika miękkiego. Temat wywiadu: "Usprawnienie naboru/doboru nowych pracowników oraz oceny/ścieżki awansu dotychczasowych pracowników o 25% w 2013 w stosunku do 2011r."
Podsumowaniem Etapu V jest Raport:
1) "Zebranie opinii wśród kierowników i osób z działów Kadrowo-Szkoleniowych UM na temat przydatności wdrożonego systemu w procesach kadrowych" .