Zlecenie - Świadczenie usługi w zakresie organizacji szkolenia pn.:...

imi. (zwanego dalej: „Konferencja”) polegającej na zapewnieniu dwóch sal (w tym sali konferencyjnej i sali bankietowej) w jednej lokalizacji na 100 osób każda z sal, wyżywienia, obsługi technicznej, w Poznaniu, w terminie 23 listopada 2018 r. od godz. 18:00 do 3:00;
2) miejsce realizacji usługi: obiekt zapewniający dostępność dwóch sal – jednej konferencyjnej i jednej bankietowej w jednej lokalizacji dla 100 osób każda z sal (zwany dalej „Obiektem”), zlokalizowany na terenie miasta Poznania. W obiekcie powinny znajdować się miejsca do segregacji odpadów dostępne dla uczestników Konferencji;
3) uczestnicy Konferencji - łączna liczba uczestników: 90 osób;
4) Zamawiający zastrzega sobie możliwość bezkosztowej zmiany liczby osób uczestniczących w Konferencji o maksymalnie 10% w stosunku do liczby podanej w pkt 3. Na 3 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem Konferencji, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o przewidywanej liczbie uczestników.
Zakres zamówienia:
1) Podstawowy zakres zamówienia:
a) Sala konferencyjna:
Wykonawca zapewni salę konferencyjną w lokalizacji Obiektu – dla 100 osób z ustawieniem umożliwiającym dokonywanie notatek w trakcie trwania konferencji.
Sala konferencyjna powinna być dostosowana do przeprowadzenia Konferencji w formie:
? wykładu, tj. z miejscem umożliwiającym robienie notatek na bieżąco, stołem dla prowadzącego szkolenie, rzutnikiem wraz z laptopem, mikrofonem.
Sala konferencyjna powinna posiadać dobre oświetlenie i zaciemnienie.
W trakcie Konferencji Wykonawca zapewni wsparcie techniczne, obejmujące w szczególności:
? przygotowanie techniczne sali konferencyjnej (w tym aranżację i zmianę aranżacji sali zgodnie z zapotrzebowaniem Zamawiającego) wraz z odpowiednim wyposażeniem oraz zapleczem umożliwiającym przeprowadzenie Konferencji,
? obsługę techniczną sprzętu, w tym sprawdzenie poprawności jego działania przed rozpoczęciem narady, usuwanie usterek pojawiających się w trakcie trwania narady,
b) Sala bankietowa:
Wykonawca zapewni salę bankietową w lokalizacji Obiektu – dla 100 osób. Sala powinna zapewniać wystarczającą ilość miejsca przy ustawieniu stołów do kolacji bankietowej z oprawą muzyczną. Wykonawca zapewni wystrój stołów i sali dostosowany do uroczystej kolacji. Wykonawca zapewni oprawę taneczną muzyczną podczas trwania kolacji, a także niezbędny sprzęt i wsparcie techniczne w tym zakresie.
c) Szatnia:
Wykonawca zapewni zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych pomieszczenie pełniące funkcję szatni na odzież wierzchnią dla uczestników Konferencji. W okolicach wejścia do szatni Wykonawca zapewni stół dla celów zorganizowania rejestracji na Konferencję, w lokalizacji niezakłócającej ciągu komunikacyjnego dla uczestników.
d) Wyżywienie dla uczestników Konferencji:
? serwis kawowy – dla 90 osób, serwowany w miejscu Konferencji – kawa, herbata (minimum 2 smaki) z dodatkami (cukier, słodzik, mleko, cytryna), soki (minimum 2 różne smaki), woda mineralna (gazowana i niegazowana) w szklanych butelkach bądź szklanych dzbankach, ciastka - minimum 2 rodzaje, po 2 sztuki na osobę, owoce - minimum 3 rodzaje, napoje bez ograniczeń ilościowych, cały asortyment uzupełniany na bieżąco w trakcie trwania Konferencji,
? kolacja – dla 90 osób uroczysta, z oprawą muzyczną taneczną, serwowana do stolików na opakowaniach zbiorczych szklanych: zupy – minimum 3 do wyboru (po 2 porcje na osobę), minimum 3 dania główne do wyboru (z uwzględnieniem specjalnych potrzeb żywieniowych, 2 porcje/osobę) z dodatkami (frytki, pyzy, kluski śląskie, minimum 2 surówki, warzywa na ciepło), zimne przekąski minimum 3 rodzaje do wyboru (po 3 sztuki na osobę), deski wędlin, deski serów, minimum 2 sałatki, jasne i ciemne pieczywo, masło, deser – tort na bazie bitej śmietany z owocami, ciastka, owoce, kawa i herbata z dodatkami (tj. cukier, słodzik, mleko, cytryna), soki, woda mineralna (gazowana i niegazowana) w szklanych butelkach bądź szklanych dzbankach,
Napoje bez ograniczeń ilościowych.
Wykonawca uwzględni szczególne potrzeby żywieniowe uczestników narady. Zamawiający zgłosi szczególne potrzeby żywieniowe uczestników narady nie później niż 3 kalendarzowe dni przed rozpoczęciem Konferencji.
Na 4 dni robocze przed rozpoczęciem narady Wykonawca przedstawi Zamawiającemu menu do akceptacji. Propozycja wyżywienia będzie uwzględniała produkty lokalne oraz produkty ekologiczne, preferowane posiłki przygotowywane samodzielnie na miejscu przez Wykonawcę, bez użycia półproduktów. Wykonawca w czasie realizacji usługi zapewni obrusy, serwetki oraz pełną zastawę. W trakcie świadczenia usług, Wykonawca zobowiązuje się do wykorzystywania wyłącznie naczyń wielokrotnego użytku oraz do przeciwdziałania marnowaniu żywności.
e) Wykonawca jest zobowiązany załączyć do oferty dokumenty potwierdzające doświadczenie w organizacji spotkań, szkoleń i innych dla grup minimum 90 osób, w tym dla administracji publicznej.
f) Wykonawca jest zobowiązany załączyć do oferty informacje o dokładnym adresie lokalizacji Obiektu.