Przetarg 2554417 - Świadczenie usług wsparcia administracyjnego i...

oddziaływania na środowisko
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług wsparcia administracyjnego i eksperckiego w ramach projektu Przygotowanie instrumentów wsparcia dla systemu ocen oddziaływania na środowisko, realizowanego w ramach programu priorytetowego Wsparcie realizacji Polityki Ekologicznej Państwa przez Ministra Środowiska Część 4) Wspieranie systemu ocen oddziaływania na środowisko i obszarów Natura 2000, z podziałem na cztery części (zadania):
- Zadanie I - Świadczenie usług wsparcia administracyjnego;
- Zadanie II - Obsługa finansowo - księgowa w ramach projektu;
- Zadanie III - Świadczenie usług wsparcia merytorycznego i technicznego prac związanych z rozwojem i utrzymaniem systemu informatycznego wspomagającego proces ocen oddziaływania na środowisko;
- Zadanie IV - Świadczenie usług eksperckich w zakresie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko oraz ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym.
CZĘŚĆ Nr: 1
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Świadczenie usług wsparcia administracyjnego, polegających na:
a) prowadzeniu działań administracyjnych i organizacyjnych wspierających zespół projektowy, w tym m.in. kompletowaniu i archiwizowaniu dokumentacji projektowej, sporządzaniu notatek i protokołów ze spotkań,
b) współpracy przy organizacji spotkań, narad i szkoleń, organizowanych w ramach projektu,
c) współpracy przy realizacji wniosków regionalnych dyrektorów ochrony środowiska o dofinansowanie wykonania zadań, w tym:
- przygotowywaniu projektów decyzji o dofinansowaniu,
- przygotowywaniu projektów umów trójstronnych,
- prowadzeniu rejestru złożonych wniosków i zawartych umów trójstronnych,
d) współpracy przy wyborze wykonawców, zgodnie z PZP oraz wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych, obowiązującym u Zamawiającego, w tym:
- dokumentowaniu rozpoznania rynku potencjalnych wykonawców,
- przygotowywaniu projektów wniosków w sprawie realizacji zamówień publicznych,
- przygotowywaniu projektów umów,
e) współpracy przy monitorowaniu realizacji umów, w tym:
- bieżące kontakty robocze z wykonawcami,
- monitorowanie terminowej realizacji umów.
f) obsłudze technicznej procesu wydawniczego, w tym:
- koordynacji i monitoringu zleceń poligraficznych - bezpośrednią współpracę z drukarniami i autorami opracowań,
- weryfikacji składu publikacji i nanoszeniu korekty wydawniczej zgodnie z normą PN-72/P-55036,
- współpracy z bibliotekami w zakresie przesyłania obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych zgodnie z ustawą z dnia 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych (Dz. U. Nr 152, poz. 722, z późn. zm.) i rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania (Dz. U. Nr 29, poz. 161, z późn. zm.),
g) dystrybucji i prowadzeniu rejestru publikacji.

Dla usług objętych Zadaniem I przewiduje się maksymalnie 4100 roboczogodzin w trakcie trwania umowy.
CZĘŚĆ Nr: 2
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Obsługa finansowo - księgowa wydatków budżetowych Zamawiającego, jako dysponenta III stopnia, w ramach projektu, w tym regulowanie zobowiązań bezgotówkowych celem prawidłowego realizowania wydatków budżetowych, zgodnie z obowiązującym planem rzeczowo - finansowym Zamawiającego, obejmująca:
a) przyjmowanie, sprawdzenie i opisanie dowodów księgowych pod względem formalno - rachunkowym oraz ich dekretowanie,
b) kontrolę poprawności danych rachunkowych i opisów dowodów pod względem merytorycznym oraz zgodności z zawartymi umowami,
c) wystawianie not księgowych i not korygujących,
d) wprowadzenie dokumentów księgowych do modułu Finansowo
-Księgowego,
e) rozliczanie delegacji krajowych,
f) współpracę z komórkami organizacyjnymi Zamawiającego w zakresie realizowanych czynności,
g) rozliczanie umów cywilnoprawnych,
h) przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej dotyczącej okresowych i końcowych dofinansowań oraz sprawozdań z realizacji projektu,
i) bieżący monitoring wykorzystania środków w ramach projektu.
Dla usług objętych Zadaniem II przewiduje się maksymalnie 4100 roboczogodzin w ciągu trwania umowy.
CZĘŚĆ Nr: 3
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Świadczenie usług wsparcia merytorycznego i technicznego prac związanych z rozwojem i utrzymaniem systemu informatycznego wspomagającego proces ocen oddziaływania na środowisko, w tym:
a) opracowanie koncepcji rozwoju i utrzymania systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
b) świadczenie usług wsparcia dotyczących rozwoju systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
c) świadczenie usług wsparcia dotyczących utrzymania systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
d) przygotowywanie dokumentacji technicznej na potrzeby prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie rozwoju
i utrzymania systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
w tym szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia oraz propozycji warunków udziału w postępowaniu, stawianych potencjalnym Wykonawcom,
e) udział w pracach komisji przetargowej w charakterze eksperta, w tym:
- przygotowywanie projektów ewentualnych wyjaśnień dotyczących treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia),
- składanie wniosków do przewodniczącego komisji przetargowej o wprowadzenie zmian do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia) - na etapie przygotowywania ww. projektów,
- udział w badaniu złożonych ofert, w szczególności ich opiniowanie w zakresie zgodności oferty ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia,
- wydanie końcowej opinii dotyczącej wyboru najkorzystniejszej oferty (wraz z uzasadnieniem) po dokonaniu przez Zamawiającego oceny ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie przyjętych kryteriów,
- w przypadku wniesienia odwołania, przedstawienie propozycji odpowiedzi na odwołanie (jeżeli dotyczy zgodności wybranej oferty ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia);
f) świadczenie usług kontroli nad realizacją przez zewnętrznych Wykonawców poszczególnych prac, w tym:
- przedstawianie opinii dotyczących propozycji Wykonawcy,
- wsparcie w negocjacjach z Wykonawcami w ramach wdrażania przyjętych rozwiązań,
- składanie uzasadnionych wniosków o wprowadzenie zmian do dokumentacji technicznej,
- ocena postępów pracy (z uzasadnieniem) na podstawie przyjętych rozwiązań,
- konsultacje z Zamawiającym (w miarę potrzeb),
g) świadczenie usług wsparcia w zakresie bezpieczeństwa systemu,
w tym audytu bezpieczeństwa systemu oraz polityki bezpieczeństwa danych osobowych dla systemu.
Dla usług objętych Zadaniem III przewiduje się maksymalnie 2100 roboczogodzin w ciągu trwania umowy.
CZĘŚĆ Nr: 4
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Świadczenie usług eksperckich w zakresie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko oraz ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym, w tym:
a) konsultacje w zakresie procedur ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym projektów dokumentów strategicznych i planowanych przedsięwzięć, a w szczególności:
- weryfikacja dokumentacji ooś przekazywanej Stronom narażonym, w rozumieniu art. 1 Konwencji o ocenach oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym, sporządzonej w Espoo dnia 25 lutego 1991 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 96, poz. 1110), zwanej dalej Konwencją,
- weryfikacja odpowiedzi i wyjaśnień dla Stron narażonych w ramach konsultacji prowadzonych w trybie art. 5 Konwencji,
- współpraca przy organizacji oraz udział w konsultacjach transgranicznych,
- weryfikacja protokołów z ww. konsultacji,
b) analiza i weryfikacja projektów dwustronnych umów międzyrządowych w zakresie ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym, w tym w szczególności z Republiką Federalną Niemiec, Republiką Słowacką, Republiką Białorusi,
c) udział i współpraca w ramach postępowania w sprawie wydania decyzji
o środowiskowych uwarunkowaniach dla projektowanej polskiej elektrowni jądrowej, w części dotyczącej oddziaływań transgranicznych,
d) współpraca przy opiniowaniu projektów dokumentów o charakterze strategicznym i prognoz do tych dokumentów.
Dla usług objętych Zadaniem IV przewiduje się maksymalnie 2500 roboczogodzin w ciągu trwania umowy.
ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr: 1
Nazwa: Zadanie I - Świadczenie usług administracyjno-biurowych
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Świadczenie usług wsparcia administracyjnego, polegających na:
a) prowadzeniu działań administracyjnych i organizacyjnych wspierających zespół projektowy, w tym m.in. kompletowaniu i archiwizowaniu dokumentacji projektowej, sporządzaniu notatek i protokołów ze spotkań,
b) współpracy przy organizacji spotkań, narad i szkoleń, organizowanych w ramach projektu,
c) współpracy przy realizacji wniosków regionalnych dyrektorów ochrony środowiska o dofinansowanie wykonania zadań, w tym:
- przygotowywaniu projektów decyzji o dofinansowaniu,
- przygotowywaniu projektów umów trójstronnych,
- prowadzeniu rejestru złożonych wniosków i zawartych umów trójstronnych,
d) współpracy przy wyborze wykonawców, zgodnie z PZP oraz wewnętrznym regulaminem udzielania zamówień publicznych, obowiązującym u Zamawiającego, w tym:
- dokumentowaniu rozpoznania rynku potencjalnych wykonawców,
- przygotowywaniu projektów wniosków w sprawie realizacji zamówień publicznych,
- przygotowywaniu projektów umów,
e) współpracy przy monitorowaniu realizacji umów, w tym:
- bieżące kontakty robocze z wykonawcami,
- monitorowanie terminowej realizacji umów.
f) obsłudze technicznej procesu wydawniczego, w tym:
- koordynacji i monitoringu zleceń poligraficznych - bezpośrednią współpracę z drukarniami i autorami opracowań,
- weryfikacji składu publikacji i nanoszeniu korekty wydawniczej zgodnie z normą PN-72/P-55036,
- współpracy z bibliotekami w zakresie przesyłania obowiązkowych egzemplarzy bibliotecznych zgodnie z ustawą z dnia 7 listopada 1996 r. o obowiązkowych egzemplarzach bibliotecznych (Dz. U. Nr 152, poz. 722, z późn. zm.) i rozporządzeniem Ministra Kultury i Sztuki z dnia 6 marca 1997 r. w sprawie wykazu bibliotek uprawnionych do otrzymywania egzemplarzy obowiązkowych poszczególnych rodzajów publikacji oraz zasad i trybu ich przekazywania (Dz. U. Nr 29, poz. 161, z późn. zm.),
g) dystrybucji i prowadzeniu rejestru publikacji.

Dla usług objętych Zadaniem I przewiduje się maksymalnie 4100 roboczogodzin w trakcie trwania umowy.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 75.11.21.00-5
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 27/11/2014
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 2
Nazwa: Zadanie II - Obsługa finansowo - księgowa projektu
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Obsługa finansowo - księgowa wydatków budżetowych Zamawiającego, jako dysponenta III stopnia, w ramach projektu, w tym regulowanie zobowiązań bezgotówkowych celem prawidłowego realizowania wydatków budżetowych, zgodnie z obowiązującym planem rzeczowo - finansowym Zamawiającego, obejmująca:
a) przyjmowanie, sprawdzenie i opisanie dowodów księgowych pod względem formalno - rachunkowym oraz ich dekretowanie,
b) kontrolę poprawności danych rachunkowych i opisów dowodów pod względem merytorycznym oraz zgodności z zawartymi umowami,
c) wystawianie not księgowych i not korygujących,
d) wprowadzenie dokumentów księgowych do modułu Finansowo
-Księgowego,
e) rozliczanie delegacji krajowych,
f) współpracę z komórkami organizacyjnymi Zamawiającego w zakresie realizowanych czynności,
g) rozliczanie umów cywilnoprawnych,
h) przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej dotyczącej okresowych i końcowych dofinansowań oraz sprawozdań z realizacji projektu,
i) bieżący monitoring wykorzystania środków w ramach projektu.
Dla usług objętych Zadaniem II przewiduje się maksymalnie 4100 roboczogodzin w ciągu trwania umowy.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 75.11.21.00-5
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 27/11/2014
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 3
Nazwa: Zadanie III - Świadczenie usług wsparcia merytorycznego i technicznego prac związanych z rozwojem i utrzymaniem systemu informatycznego wspomagającego proces ocen oddziaływania na środowisko
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Świadczenie usług wsparcia merytorycznego i technicznego prac związanych z rozwojem i utrzymaniem systemu informatycznego wspomagającego proces ocen oddziaływania na środowisko, w tym:
a) opracowanie koncepcji rozwoju i utrzymania systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
b) świadczenie usług wsparcia dotyczących rozwoju systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
c) świadczenie usług wsparcia dotyczących utrzymania systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
d) przygotowywanie dokumentacji technicznej na potrzeby prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie rozwoju
i utrzymania systemu informatycznego ocen oddziaływania na środowisko,
w tym szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia oraz propozycji warunków udziału w postępowaniu, stawianych potencjalnym Wykonawcom,
e) udział w pracach komisji przetargowej w charakterze eksperta, w tym:
- przygotowywanie projektów ewentualnych wyjaśnień dotyczących treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia),
- składanie wniosków do przewodniczącego komisji przetargowej o wprowadzenie zmian do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia) - na etapie przygotowywania ww. projektów,
- udział w badaniu złożonych ofert, w szczególności ich opiniowanie w zakresie zgodności oferty ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia,
- wydanie końcowej opinii dotyczącej wyboru najkorzystniejszej oferty (wraz z uzasadnieniem) po dokonaniu przez Zamawiającego oceny ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie przyjętych kryteriów,
- w przypadku wniesienia odwołania, przedstawienie propozycji odpowiedzi na odwołanie (jeżeli dotyczy zgodności wybranej oferty ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia);
f) świadczenie usług kontroli nad realizacją przez zewnętrznych Wykonawców poszczególnych prac, w tym:
- przedstawianie opinii dotyczących propozycji Wykonawcy,
- wsparcie w negocjacjach z Wykonawcami w ramach wdrażania przyjętych rozwiązań,
- składanie uzasadnionych wniosków o wprowadzenie zmian do dokumentacji technicznej,
- ocena postępów pracy (z uzasadnieniem) na podstawie przyjętych rozwiązań,
- konsultacje z Zamawiającym (w miarę potrzeb),
g) świadczenie usług wsparcia w zakresie bezpieczeństwa systemu,
w tym audytu bezpieczeństwa systemu oraz polityki bezpieczeństwa danych osobowych dla systemu.
Dla usług objętych Zadaniem III przewiduje się maksymalnie 2100 roboczogodzin w ciągu trwania umowy.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 75.11.21.00-5
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 27/11/2014
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 4
Nazwa: Zadanie IV - Świadczenie usług eksperckich w zakresie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko oraz ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Świadczenie usług eksperckich w zakresie strategicznej oceny oddziaływania na środowisko oraz ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym, w tym:
a) konsultacje w zakresie procedur ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym projektów dokumentów strategicznych i planowanych przedsięwzięć, a w szczególności:
- weryfikacja dokumentacji ooś przekazywanej Stronom narażonym, w rozumieniu art. 1 Konwencji o ocenach oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym, sporządzonej w Espoo dnia 25 lutego 1991 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 96, poz. 1110), zwanej dalej Konwencją,
- weryfikacja odpowiedzi i wyjaśnień dla Stron narażonych w ramach konsultacji prowadzonych w trybie art. 5 Konwencji,
- współpraca przy organizacji oraz udział w konsultacjach transgranicznych,
- weryfikacja protokołów z ww. konsultacji,
b) analiza i weryfikacja projektów dwustronnych umów międzyrządowych w zakresie ocen oddziaływania na środowisko w kontekście transgranicznym, w tym w szczególności z Republiką Federalną Niemiec, Republiką Słowacką, Republiką Białorusi,
c) udział i współpraca w ramach postępowania w sprawie wydania decyzji
o środowiskowych uwarunkowaniach dla projektowanej polskiej elektrowni jądrowej, w części dotyczącej oddziaływań transgranicznych,
d) współpraca przy opiniowaniu projektów dokumentów o charakterze strategicznym i prognoz do tych dokumentów.
Dla usług objętych Zadaniem IV przewiduje się maksymalnie 2500 roboczogodzin w ciągu trwania umowy.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 75.11.21.00-5
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 27/11/2014
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena