Przetarg 3444754 - Świadczenie przez Wykonawcę profesjonalnej usługi z...

j w ramach projektu: Świadome planowanie kariery w gimnazjum w gimnazjum, polegającej w szczególności na opracowaniu i wykorzystaniu narzędzi ewaluacyjnych i monitoringowych.

Zamawiający informuje, iż przedmiotowe postępowanie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet IX Działanie 9.1. Poddziałanie 9.1.2. w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
pn.: Świadome planowanie kariery w gimnazjum (dalej: Projekt).

Zamawiający informuje, iż w związku z faktem, iż przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków UE, zastrzega sobie prawo do niezrealizowania
z obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego, całości
(np. w przypadku nie podpisania umowy o dofinansowanie z Instytucją pośredniczącą lub nie otrzymania transzy środków finansowych na konto projektu) lub części zamówienia bez prawa regresu ze strony Wykonawcy.

Opis przedmiotu zamówienia:
1. Osoba wyznaczona przez Wykonawcę do realizacji zamówienia będzie zaangażowana na stanowisku Specjalista ds. rozliczeń i monitoringu
w wymiarze maksymalnie 450 godzin przez cały okres trwania umowy.
2.Do obowiązków Specjalisty ds. rozliczeń i monitoringu (dalej: Specjalista) należą:
- przygotowanie regulaminu monitoringu i ewaluacji w oparciu o wniosek
o dofinansowanie
- przygotowanie narzędzi monitoringowych i ewaluacyjnych w postaci m.in. kwestionariuszy ankiet i wywiadów ex ante i ex post, testów wiedzy
i kompetencji ex ante i ex post, arkuszy samooceny, kart obserwacji
i hospitacji, kart konsultacji, szablonów opinii etc.
1. utworzenie matryc kodowych do zaproponowanych narzędzi
2. prowadzenie prac monitoringowych i ewaluacyjnych w szkołach i zakładach pracy w godzinach pracy placówek edukacyjnych i zakładów pracy (powielanie, dystrybucja i zbieranie narzędzi wśród uczniów i prowadzących)
3. analiza danych ilościowych i jakościowych uzyskanych w toku działań monitoringowych i ewaluacyjnych
4. opracowanie raportów i sprawozdań cząstkowych oraz zbiorczych
z przeprowadzonych analiz zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie
5. opracowanie i nadzór nad dokumentacją projektu w zakresie monitoringu
i ewaluacji
6. archiwizacja dokumentacji monitoringowej i ewaluacyjnej w wersji papierowej
i elektronicznej
7. zarządzanie ryzykiem w projekcie (identyfikacja ryzyka, analiza jakościowa
i ilościowa ryzyka, planowanie i reakcja na ryzyko, monitorowanie i kontrola ryzyka)
8. wsparcie w rekrutacji uczestników projektu, w tym utworzenie i prowadzenie baz danych uczestników, przydział do grup oraz monitoring zmian
9. kontakty z dyrekcją szkół w godzinach pracy placówek edukacyjnych
10. monitoring wydatków w projekcie, w tym prowadzenie zestawienia ponoszonych kosztów i prognoz wydatków w arkuszu kalkulacyjnym
11. prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej projektu
z uwzględnieniem zarówno wytycznych POKL jak i wewnętrznych wymogów formalnych instytucji publicznej;
12. wypełnianie formularza PEFS
13. opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z zasadami realizacji projektów POKL
14. wystawianie not księgowych
15. monitoring wkładu własnego w projekcie
16. monitoring wydatków w ramach finansowania krzyżowego
17. nadzór nad przepływem środków finansowych w projekcie
18. współpraca z księgowym/ą projektu oraz działem księgowości Zamawiającego
19. stały kontakt z Koordynatorem projektu w kwestii zarządzania kosztami (np. informowanie o zauważonych nieprawidłowościach finansowych) oraz Instytucją Pośredniczącą w związku z zatwierdzeniem wniosków o płatność;
20. sporządzanie harmonogramów płatności i dbałość o płynność finansową projektu
21. sporządzanie Wniosków Beneficjenta o Płatność w części finansowej
22. sporządzanie załącznika nr 2 do Wniosku Beneficjenta o Płatność
23. archiwizacja dokumentacji finansowej projektu
24. uczestnictwo w pracach zespołu projektowego, w tym w cotygodniowych zebraniach zespołu projektowego

Pozostałe informacje istotne dla realizacji zamówienia:
1. Przez cały czas trwania Projektu, w razie pytań i problemów Wykonawcy dotyczących realizacji usługi, pomocą będzie służył Koordynator Projektu.
2. Wykonawca podlega bezpośrednio Koordynatorowi Projektu - wyznaczonego przez Zamawiającego.
3. Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności o której mowa w art. 355 Kodeksu Cywilnego,
4. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia kart czasu pracy zgodnie
z wzorem dostarczonym przez Zamawiającego,
5. Zamawiający wymaga, by osoby realizujące usługę przestrzegały wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, co oznacza, że takie osoby nie mogą świadczyć pracy (rozliczyć roboczogodzin) w ilości przekraczającej 240 godzin w miesiącu (dotyczy to zarówno umów cywilnoprawnych, jak i umów o pracę). Zapisy zawarte w ust. 3.4. stosuje się odpowiednio.
a) Zgodnie z wytycznymi projektu, Zamawiający przewiduje zaangażowanie Specjalisty poziomie maksymalnie 450 godzin, przy czym Zamawiający wymaga takiego zorganizowania prac przez Wykonawcę aby w każdym
z miesięcy trwania umowy, Specjalista przedstawił rozliczenie za co najmniej 30 godzin.
6. Zamówienie należy zrealizować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.