Przetarg - Przeprowadzenie rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w...

Poprawa gospodarki wodno-ściekowej na terenie Gminy Bytom (2004/PL/16/C/PE/004) - audyt za 2011 r..
Przedmiotem niniejszej części zamówienia jest przeprowadzenie rocznego audytu wydatków kwalifikowanych za 2011 r. w ramach projektu realizowanego przez Bytomskie Przedsiębiorstwo Komunalne Sp. z o.o. pod nazwą : Poprawa gospodarki wodno-ściekowej na terenie Gminy Bytom (2004/PL/16/C/PE/004) współfinansowanego ze środków Funduszu Spójności. Dotacja, którą uzyskano zgodnie z Decyzją Komisji Europejskiej nr C(2004)5366 pozwoli na sfinansowanie około 80% kosztów całej inwestycji.
Prawidłowość wykorzystania dotacji z funduszy UE podlega szczególnej kontroli, według z góry prawnie określonych zasad. Kontrola wykorzystania funduszy unijnych, prowadzona przez biegłych rewidentów, jest częścią złożonego systemu monitoringu i audytu zaliczaną do audytu zewnętrznego, dokonywanego na zlecenie beneficjentów, w ramach ich zobowiązań wynikających z umów o korzystaniu ze środków funduszy UE.
Celem audytu środków unijnych przeprowadzonego przez biegłego rewidenta jest :
- ocena prawidłowości i efektywności systemu zarządzania danym projektem i jego
kontroli,
- ocena prawidłowości i efektywności ujęcia wydatków kwalifikowanych,
- potwierdzenie prawidłowości sprawozdawczości i monitorowania projektu,
- stwierdzenie , czy błędy i nieprawidłowości w wykorzystaniu środków unijnych są
wykrywane i korygowane w odpowiednim czasie.
Zakres audytu powinien uwzględniać wymogi zawarte w Wytycznych do rocznego audytu wydatków kwalifikowanych w ramach projektów współfinansowanych ze środków Funduszu Spójności wydanych w maju 2005 r. przez Ministerstwo Gospodarki i Pracy - Załącznik nr 5 do SIWZ.
Ramowa ścieżka audytu :
I. procedury formalne
1. kontrola formalna trybu postępowania do przygotowania projektu
a) podstawa formalno-prawna realizacji projektu
b) prawo zamówień publicznych jako podstawa do postępowań przetargowych
2. system zarządzania i kontroli projektu
a) identyfikacja i kontrola źródeł finansowania projektu
b) kwalifikacja obciążeń fiskalno-podatkowych i opłat lokalnych
c) monitoring bieżący projektu
- zaawansowanie rzeczowe (Inżynier i JRP - Wydział techniczny)
- zaawansowanie finansowe (JRP - Wydział finansowy)
d) sprawozdawczość
- zakres rzeczowy (Inżynier i JRP - Wydział techniczny)
- zakres finansowy (JRP - Wydział finansowy)
- analiza planów płatności
e) wewnętrzny audyt bieżący JRP
- następstwo logiczne kontroli formalnej, merytorycznej i rachunkowej
- procedury kontroli dokumentów formalnych (umowy, porozumienia)
- procedury kontroli dokumentów płatniczych (faktura i równorzędne)
II. system ewidencji finansowo-księgowej
1. ewidencja zgodności z wymaganiami Umowy o dofinansowanie i ustawy o rachunkowości
a) ewidencja w walucie PLN
b) ewidencja w walucie kontraktu
c) automatyczne przewalutowania w oparciu o obowiązującą tabelę przeliczeniową
2. system zabezpieczenia ewidencji
a) kopia bezpieczeństwa jako lustrzany zapis na niezależnym dysku
b) miesięczne wydruki zgodnie z ustawą o rachunkowości
c) roczna archiwizacja na nośniku cyfrowym
3. systematyka zapisu ewidencji
a) automatyczna numeracja operacji gospodarczych
b) zachowana ścieżka obsługi operatorskiej
c) zabezpieczenie dostępu (hasła dostępu)
d) zróżnicowanie zakresu korzystania ze zbiorów księgowych
4. zamknięcie okresu sprawozdawczego
a) możliwość konfigurowania wymaganych formatów sprawozdań finansowych
b) standaryzacja treści konfigurowanych formatów (zgodna z ustawą o
rachunkowości )
c) możliwość wykonywania wydruków za dowolne okresy sprawozdawcze
III. dokumentacja realizacji projektu
1. świadectwa płatności:
a) przejściowe -dla płatności bieżących na podstawie obmiaru robót (FIDIC Czerwony)
b) końcowe - dla płatności końcowej przy pełnym zrealizowaniu zakresu rzeczowego inwestycji
2. protokoły konieczności i odstępstwa:
a) wniosek wykonawcy o wprowadzeniu odstępstwa
b) notatka inżyniera i opracowanie protokołu konieczności uzasadniające odstępstwo od projektu
c) akceptacja przez Zamawiającego
d) uzyskanie zatwierdzenia przez jednostki nadrzędne (IPZ, IP)
e) wdrożenie odstępstwa do realizacji w projekcie
3. faktura wykonawcy:
a) wystawiona w oparciu o rzeczowy zakres robót , potwierdzony przez Inżyniera (świadectwa płatności)
b) spełniająca formalne wymogi zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów i Umowa o dofinansowanie (waluta kontraktu)
c) wyliczenie obciążeń podatkowych w wykazie złotowym
d) opis faktury do płatności zgodnie z procedurą ujętą dla realizacji płatności.