Zlecenie - Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.:...

finansowanego przez Unię
Europejską
z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego
Zakres zamówienia:
Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektu jest zwiększenie pewności Zamawiającego (zwanego dalej również Beneficjentem) oraz IZ RPO WD/IP RPO WD, że
projekt jest realizowany prawidłowo, zgodnie m.in. z prawem, procedurami w ramach RPO WD oraz zapisami umowy o dofinansowanie projektu.
Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest wydanie przez Audytora zewnętrznego opinii zawartej w sprawozdaniu z audytu zewnętrznego na temat realizacji
projektu w zakresie:
1. potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych dotyczących zdarzeń przeszłych związanych z osiągnięciem celów projektu,
zawartych w przedstawionych przez Beneficjenta dokumentach związanych z realizowanym projektem;
2. realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku o dofinansowanie i umowie o dofinansowanie;
3. poprawnego sposobu udokumentowania i ewidencyjnego wyodrębnienia rzeczywistych operacji gospodarczych związanych z realizowanym projektem.
I. Audyt zewnętrzny projektu powinien obejmować następujący zakres:
1. sprawdzenie realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu i obowiązującymi przepisami prawa oraz zaleceniami i wytycznymi IZ RPO WD/IP
RPO WD tj. w szczególności sprawdzenie:
* prawidłowości kwalifikowalności wydatków w ramach projektu;
* prawidłowości przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia publicznego z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów dotyczących
ekonomiczności, konkurencyjności, przejrzystości i upublicznienia oraz unikania konfliktu interesów;
* sposobu monitorowania realizacji celów projektu;
* wiarygodności części sprawozdawczych wniosków beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu (osiągnięcia wskaźników produktu np. w
oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny);
* prawidłowości prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji projektu z podziałem analitycznym w sposób przejrzysty lub
posiadania wyodrębnionego kodu księgowego, umożliwiającej identyfikację poszczególnych operacji księgowych i bankowych przeprowadzonych dla wszystkich
wydatków w ramach Projektu (przejrzystości wydatkowania środków w ramach projektu);
* prawidłowości stosowania wymogów dotyczących informacji i promocji w projekcie (np. w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny);
* prawidłowości przechowywania, udostępniania i archiwizowania dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu;
2. sprawdzenie ustanowienia i posiadania przez Beneficjenta wewnętrznych procedur w ramach projektu, w tym kontroli finansowej, które m.in. zapewniają
uznawanie kwalifikowalności ponoszonych wydatków;
3. sprawdzenie posiadania przez Beneficjenta ścieżki audytu w zakresie finansowo-księgowym i czy zapewnia ona prawidłowe, rzetelne i terminowe
dokumentowanie realizowanych operacji (poprawność polityki rachunkowości);
4. sprawdzenia poprawności poniesienia wydatków w ramach realizowanego projektu, udokumentowanych fakturami lub innymi dokumentami księgowymi o
równoważnej wartości dowodowej potwierdzonymi przelewami (wyciągami z rachunku bankowego) lub dowodami wpłaty (raportami kasowymi);
5. sprawdzenie terminowości rozliczania środków finansowych w ramach projektu;
6. sprawdzenie wniosków beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu i dokumentacją źródłową;
7. sprawdzenie wdrożeń zaleceń z przeprowadzonych kontroli/audytów oraz usunięcie nieprawidłowości /uchybień, jeśli takie zostały wykryte;
8. analiza prowadzenia projektu, poprzez oszacowanie, czy występują zagrożenia:
* prawidłowej realizacji projektu, w tym jego terminowości (dotyczy audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu),
* prawidłowej realizacji projektu, w tym osiągnięcia i utrzymania założonych celów i efektów rzeczowych projektu przez wymagany okres (dotyczy
audytu prowadzonego w trakcie realizacji projektu oraz audytu prowadzonego po zakończeniu realizacji projektu.
I.W celu stwierdzenia czy projekt jest realizowany zgodnie z umową o dofinansowanie projektu a wydatki są kwalifikowalne Audytor Zewnętrzny w szczególności
sprawdza:
1. dokumentację dotyczącą projektu;
2. realizację zakresu rzeczowego projektu przewidzianego we wniosku o dofinansowanie projektu;
3. dokumenty pozwalające prześledzić ścieżkę każdego wydatku od jego poniesienia (i poszczególnych dowodów zapłaty) do przedłożenia wniosku Beneficjenta o
płatność;
4. faktyczne i rzeczywiste poniesienie zadeklarowanych wydatków w ramach projektu, tj. potwierdzenie dowodami zapłaty oraz osiągnięcia faktycznego efektu
rzeczowego (np. w oparciu o dokumentację i wizję lokalną/oględziny);
5. kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia na rachunku bankowym wyszczególnionym w ewidencji księgowej Beneficjenta;
zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi w rozbiciu na poszczególne kwoty wydatków kwalifikowalnych;
6. wiarygodność części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów
oraz wykonania usług/robót czy dostarczonych dostaw w ramach projektu;
7. spełnienie zasad dotyczących informacji i promocji projektu;
8. sposób monitorowania projektu (osiągnięcia celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji zadań
projektu;
9. poprawność stosowanych procedur o udzielenie zamówienia publicznego, bądź wyboru wykonawcy (oferty) z zachowaniem wspólnotowych i krajowych wymogów
oraz stosowanych Wytycznych IZ RPO WD.
Rezultat przeprowadzonego audytu zewnętrznego
1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego projektu Audytor zobowiązany jest do przygotowania sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu, którego
elementem koniecznym jest opinia o projekcie, sporządzonego w dwóch egzemplarzach w formie pisemnej w języku polskim oraz w formie elektronicznej na płycie
CD/DVD.
2. Sprawozdanie z audytu zewnętrznego projektu winno zawierać między innymi:
* podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym projekcie (nazwa, adres siedziby, NIP, REGON Beneficjenta, numer i tytuł projektu, numer i
tytuł umowy o dofinansowanie projektu oraz ewentualnych aneksów, krótki opis projektu, całkowitą wartość projektu w tym całkowitą wartość wydatków
kwalifikowalnych, poziom procentowy i kwota dofinansowania,
* nazwa adres siedziby, NIP, REGON osoby/podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu (jeżeli dotyczy),
* imiona i nazwiska Audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu;
* oświadczenie Audytora zewnętrznego projektu oraz osób wykonujących czynności audytu zewnętrznego projektu o niezależności od audytowanej
jednostki oraz o zachowaniu poufności i nienaruszaniu tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa;
* data rozpoczęcia i zakończenia audytu zewnętrznego projektu;
* cel audytu zewnętrznego projektu;
* zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu;
* podjęte działania i zastosowane techniki audytu;
* informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania (sampling);
* wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu;
* ustalenie stanu faktycznego, w tym jego ocenę wskazanie stwierdzonych ewentualnych problemów, zagrożeń w trakcie realizacji projektu wraz ze
wskazaniem ich przyczyn, wagi i skutków uchybień oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy, a także uwagi i wnioski w sprawie usunięcia
stwierdzonych uchybień, rekomendację oraz zalecenia, jak również wymagane działania naprawcze, usprawniające i zapobiegawcze (jeżeli są możliwe);
sprawozdanie powinno uwzględniać również opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny;
* a)zgodności - w badanym zakresie - realizacji projektu z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami w ramach RPO
WD, w tym wskazanie i opis funkcjonowania posiadanych procedur wewnętrznych Beneficjenta (dokumentów); opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie
finansowo-księgowym; opis prawidłowości klasyfikacji wydatków według kategorii i źródeł finansowania; stosowanie przepisów w zakresie zamówień publicznych;
księgowanie wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu ujętych w złożonych wnioskach o płatność, ocenę kwalifikowalności wydatków, sposobu ich
dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; analizę terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu;
wiarygodność części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność z zakresem rzeczowym projektu; sposób monitorowania projektu (osiągnięcia celu
projektu); zgodności z ustalonymi przez IZ RPO WD/IP RPO WD wymogami dotyczącymi informacji i promocji projektu; sposób przechowywania, udostępnienia i
archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu;
* wdrożenie zaleceń przeprowadzonych kontroli oraz usunięcie nieprawidłowości jeśli takie wykryte;
* ogólna opinia o projekcie, stanowiącą element sprawozdania, wydana na podstawie ustaleń zawartych w sprawozdaniu; powody odmowy wydania opinii, z
uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie oraz zawierającą informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego i/lub
krajowego bądź procedur obowiązujących w ramach RPO WD;
* podpis każdego z Audytorów zewnętrznych przeprowadzających audyt zewnętrzny projektu;
* miejsce i datę dzienną sporządzenia oraz podpisania sprawozdania z audytu zewnętrznego projektu.
Sprawozdanie z audytu zewnętrznego przekazane ma być Beneficjentowi w terminie do 10 dni od dnia zakończenia ostatniej czynności audytowej. Beneficjent ma
prawo do odniesienia się w terminie do 7 dni od dnia otrzymania sprawozdania oraz opinii z audytu zewnętrznego projektu (uwierzytelniona kopia sprawozdania i
płyta CD/DVD).