Zlecenie - Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie usług...

tu promującego ekonomię społeczną w dniu 2 czerwca 2018 r. realizowanego w ramach projektu „Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej w Subregionie pilskim” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Event organizowany jest z okazji Dnia Dziecka, ma charakter imprezy otwartej. Skierowany jest głownie dla dzieci i ich rodzin z terenu Złotowa i powiatu złotowskiego. Cel zamówienia Celem zamówienia jest wyłonienie wykonawcy na świadczenie usług niezbędnych przy organizacji przez Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej eventu promującego ekonomię społeczną. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie usług niezbędnych do organizacji przez Ośrodek Wsparcia Ekonomii Społecznej eventu promującego ekonomię społeczną w dniu 2 czerwca 2018 r.
W ramach realizacji eventu Wykonawca zobowiązuje się do:
1. Zapewnienia w miejscu realizacji eventu zadaszonej sceny z podestem o minimalnych wymiarach 6 m x 6 m. Zamawiający zastrzega, iż scena musi być rozstawiona na minimum 2 godziny przed rozpoczęciem eventu.
2. Nagłośnienia składającego się z:
a) dwóch aktywnych kolumn dwudrożnych o mocy min. 400 W RMS
b) miksera typu Mackie PRO FX 8 lub innego typu o równoważnych parametrach technicznych
c) 3 mikrofonów, tj. 2 mikrofonów bezprzewodowe typu AKG WMS 40PRO lub innego typu jednak o równoważnych parametrach technicznych i 1 mikrofonu typu SHURE SM 58 lub innego typu o równoważnych parametrach technicznych
d) 2 statywy kolumnowe
e) 3 statywy mikrofonowe
f) 1 laptop z możliwością odtwarzania podkładów muzycznych z pendriva
g) niezbędne okablowanie.
3. Zapewnienia 10 stoisk (kramów, tzw. drewniane domki handlowe) o wymiarach 2 m/1 m. Stoiska muszą być rozstawione zgodnie z planem rozmieszczenia dostarczonym przez Zamawiającego na minimum 2 godziny przed rozpoczęciem eventu.
Wyposażenie stoiska: 2 krzesła i 1 stół.
4. Zapewnienia namiotów wystawienniczych o następujących wymiarach:
a) 6 m x 3 m – 6 szt.
b) 8 m x 4 m – 2 szt.
c) 6 m x 4 m – 1 szt.
d) 3 m x 3 m – 1 szt.
Namioty wystawiennicze muszą być rozstawione zgodnie z planem rozmieszczenia dostarczonym przez Zamawiającego na minimum 2 godziny przed rozpoczęciem eventu.
Wyposażenie namiotu: 2 krzesła i 1 stół.
5. Przygotowania (zgodnie z wytycznymi Zamawiającego) projektu graficznego zaproszeń, wydruku zaproszeń o wymiarze B7 – 50 szt. oraz wysyłki zaproszeń (lista adresów dostarczona przez Zamawiającego).
6. Emisję ogłoszenia prasowego o evencie w tygodniku lokalnym:
Wymiar: cała strona, pełen kolor.
Terminy emisji: 1 emisja przed eventem (tj. w dniach od 23.05.2018 r. do 1.06.2018 r.) oraz 1 emisja po evencie (tj. w dniach 4-8 czerwca 2018 r.).
Cena powinna zawierać projekt graficzny ogłoszenia.
7. Emisji ogłoszenia o evencie na portalu zlotowskie.pl przed eventem.
Termin emisji: Emisja ogłoszenia powinna obejmować minimum 7 dni przed realizacją eventu.
8. Przeprowadzenia warsztatów ceramicznych oraz decoupage dla uczestników eventu (dla dzieci). Przewiduje się, że w warsztatach może wziąć udział 200 dzieci.
W ramach warsztatów Wykonawca zobowiązuje się zapewnić:
a) produkty ceramiczne (różne) – min. 200 szt.
b) artykuły niezbędne do przeprowadzenia warsztatów tj. pędzle, farby, kleje, serwetki, lakier itp.
c) min. 2 osoby do prowadzenia warsztatów.
9. Organizacji pokazu baniek mydlanych. W ramach nin. usługi Wykonawca zobowiązuje się do:
a) przeprowadzenia na głównej scenie pokazu baniek mydlanych (czas trwania min. 30 minut)
b) zapewnienia animacji dla dzieci zwianych z bańkami mydlanymi przez cały czas trwania imprezy, w tym zapewniania 1 opiekuna oraz niezbędnych artykułów takich jak płyn do baniek oraz akcesoria do wytwarzania baniek mydlanych. Przewiduje się, że w animacjach może wziąć udział 200 dzieci.
10. Zapewnienia cateringu dla uczestników eventu, tj.:
a) pajdy chleba ze smalcem i ogórkiem – 1000 szt.
b) kiełbasy na grilla, ketchup, musztarda, bułka – 400 szt.
c) hot dogi – 400 szt.
d) kawa, herbata, cukier, cytryna – dla 400 osób.
Zapewnienie naczyń jednorazowych niezbędnych do wydania ww. posiłków i napojów.
11. Zapewnienie noclegu dla członków zespołu pieśni i tańca.
Wykonawca zapewni nocleg ze śniadaniem dla 33 członków zespołu w dniu 2 czerwca 2018 r.
Liczba pokoi:
a) 8 pokoi 3-osobowych lub 2-osobowych z dostawką dla 3 osoby,
b) 2 pokoje 2-osobowe,
c) 5 pokoi 1-osobowe.
Pokoje powinny zawierać łazienkę.
Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia noclegów i śniadania w jednym obiekcie. Obiekt noclegowy powinien znajdować się maksymalnie 50 km od Złotowa.