Zlecenie 12339295 - Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i...

km od Krakowa polegająca na:
- zorganizowaniu usługi wyżywienia/cateringu: pierwszy dzień: obiadokolacji z ciepłym daniem gorącym i zimną płytą, drugi dzień: śniadania, dwudaniowego obiadu oraz kolacji oraz trzeci dzień śniadania i obiadu–dla 109 osób–uczestników/czek projektu
Dzień pierwszy; obiadokolacja: składająca się z minimum jednego dania na gorąco, bufetu obejmującego wędliny, sery, warzywa, pieczywo, napoje ciepłe i zimne.
Dzień drugi: śniadanie: bufet śniadaniowy obejmujący minimum danie ciepłe, wędliny, sery, nabiał, warzywa, pieczywo, napoje ciepłe i zimne. Obiad: 2 dania na ciepło: zupa – jako pierwsze danie, drugie danie, zestaw surówek, napój na zimno/kompot. Kolacja: w formie bufetu obejmujące wędliny, sery, warzywa, pieczywo, napoje ciepłe i zimne.
Dzień trzeci: śniadanie: bufet śniadaniowy obejmujący minimum danie ciepłe, wędliny, sery, nabiał, warzywa, pieczywo, napoje ciepłe i zimne. Obiad: 2 dania na ciepło: zupa–jako pierwsze danie, drugie danie, zestaw surówek, napój na zimno/kompot.
Wszystkie posiłki muszą być dostosowane do indywidualnych wymagań dietetycznych uczestników/czek projektu takich jak: dieta wegetariańska, dieta wegańska, dieta bezglutenowa, dieta bez laktozy, inne wymagania wynikające ze zgłoszonych potrzeb zdrowotnych na przykład alergii lub preferencji uczestników/czek projektu.
Usługa cateringowa obejmuje: sprzątanie po każdym posiłku wskazanym w zapytaniu ofertowym, zapewnienie urządzeń i zastawy niezbędnej do konsumpcji: na przykład ekspres do kawy, czajnik i warnik do wody, talerze, sztućce łyżeczki, łyżki, widelce, noże, kubki, szklanki.
Wykonawca zobowiązany jest do wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym szczegółowych wymagań dietetycznych uczestników/czek projektu oraz uwzględnienia ich przy realizacji zamówienia.
Usługi żywieniowe, catering muszą być zgodne z decyzją zatwierdzoną wydaną przez Właściwego Państwowego Inspektora Sanitarnego, zapewniać właściwe warunki techniczno-sanitarne pomieszczeń z uwzględnieniem ilości asortymentu, sprzętu i urządzeń niezbędnych do świadczenia usług żywienia. Zgodne z oświadczeniem, że usługi wykonywane są zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa oraz zasadami GHP, GMP i systemu HACCP, zasadami higieny i bezpieczeństwa żywności.
Z uwagi na trwającą rekrutację uczestników/czek projektu oraz możliwość zmian w ich liczbie, Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników/czek projektu, w tym liczbę posiłków wymagających dostosowania do specjalnych potrzeb żywieniowych (na przykład dieta wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, bez laktozy lub inne wynikające ze zgłoszonych potrzeb zdrowotnych), najpóźniej na 7 dni przed rozpoczęciem realizacji usługi. Ostateczna liczba uczestników/czek projektu może ulec zmniejszeniu maksymalnie o 10% w stosunku do liczby wskazanej w zapytaniu ofertowym. Rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznej liczby uczestników/czek projektu.
- zorganizowania usługi wynajęcia sal szkoleniowych w trakcie realizacji usługi zostaną zapewnione 4 sale szkoleniowe w tym
-pierwsza sala szkoleniowa duża dla 40 osób
-druga sala szkoleniowa duża dla 40 osób
-pierwsza sala szkoleniowa mniejsza dla 16 osób
-druga sala szkoleniowa mniejsza dla 16 osób
Sale szkoleniowe którą zostaną wynajęte w ramach zapytania ofertowego będzie na dwa dni: w łącznym wymiarze 14 godzin dydaktycznych dostępności sal, w tym 12 godzin dydaktycznych zajęć oraz 2 godziny przerw organizacyjnych – przedmiot zamówienia dotyczy tych samych dni, w których będzie oferowana przez Wykonawcę usługa hotelowa – noclegowa: w tygodniu poniedziałek – piątek.
Wykonawca zapewni Zamawiającemu pełną dostępność sal w wymiarze 14 godzin dydaktycznych dostępności sal, w tym 12 godzin dydaktycznych zajęć oraz 2 godziny przerw organizacyjnych celem przygotowania ich do przeprowadzenia działań zaplanowanych w projekcie „Kropla Działań, Ocean Zmian: Młodzieżowe Projekty Ekologiczne”.
Sale będą spełniać odpowiednie warunki: powierzchnia odpowiednia jest do liczebności grupy, dostępu do światła dziennego i oświetlenia sztucznego, komfortowa temperatura powietrza, brak zakłócającego pracę hałasu z zewnątrz, utrzymana w czystości wynajmowanej przestrzeni, spełnienia wymagań bezpieczeństwa, dostępu do zaplecza sanitarnego, umeblowanie: krzesła, stoły, umożliwiające aranżację przestrzeni w sposób odpowiedni do specyfiki szkolenia i liczebności grupy, pomieszczenie zapewnia dostęp do różnorodnych środków i materiałów w tym: flipcharta lub tablicy, komputera i rzutnika multimedialnego, internetu, tablicy sucho ścieralnej, bezprzewodowy dostęp do internetu, zapewnienie energii elektrycznej i klimatyzacji/ogrzewanie. Sprawną i wydajną wentylację, klimatyzację, usytuowaną w sposób zapewniający możliwość przeprowadzenia spotkań ze strony innych osób, bez barier architektonicznych, sale są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027 oraz załącznikiem nr 2 standardy dostępności: standardu szkoleniowego, standard architektoniczny (podjazd, wejście główne, dostosowanie sal do potrzeb do osób z niepełnosprawnościami oraz toalety minimum jedna toaleta dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami).
- zorganizowania usługi hotelarskiej–wynajęcia pokoi, miejsc noclegowych na dwie pełne doby dla 109 osób-uczestników/czek projektu.
•Wykonawca powinien dysponować pokojami-miejsce noclegowe dla 109 uczestników/czek projektu, który zostanie wynajęty na dwa dni- dwie doby hotelowe–w tych samych terminach co realizacja usługi wynajęcia 4 sal szkoleniowych wskazanych w zapytaniu ofertowym w przedmiocie zamówienia.
•Wykonawca zapewnia iż obiekt zapewniający usługi noclegowe o standardzie odpowiadającym obiektom hotelowym umożliwi zakwaterowanie uczestników/czek projektu w pokojach 2 osobowych oraz od 3 do 5 osobowych. Planuje się iż Wykonawca zapewni minimum 15 pokoi dwuosobowych (w każdym pokoju będą pojedyncze łóżka dla uczestników/czek projektu) oraz minimum 22 pokoje od 3 do 5 osobowych (w każdym pokoju będą pojedyncze łóżka dla uczestników/czek projektu).
•Wykonawca oświadcza iż dysponuje pokojami: 2–osobowymi, 3-osobowymi oraz 4-osobowymi i 5-osobowymi z łazienką. Wykonawca oświadcza iż dysponuje minimum jednym pokojem dwuosobowym z łazienką dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027 oraz Załącznikiem nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027 minimum dysponuje jednym pokojami z łazienkami dostosowanymi do potrzeb osób z niepełnosprawnością.
•Minimalne wyposażenie pokoi w związku z realizacją usługi hotelarskiej przez Wykonawcę: w każdym pokoju będą się znajdować pojedyncze łóżka, pościel, krzesło/krzesła, stoli, szafa, bezpłatny dostęp do internetu, łazienka z umywalką, prysznicem dostępem do ciepłej, bieżącej wody. Obiekt musi dysponować minimum 1 pokojem dostosowanym do potrzeb osób z niepełnosprawnością wraz z łazienką dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnością,
•Zamówienie obejmuje dwa noclegi (dwie doby hotelowe)dla każdego uczestnika/czki projektu. Godziny rozpoczęcia i zakończenia doby hotelowej będą zgodne z regulaminem obiektu z zastrzeżeniem zapewnienia możliwości realizacji programu szkoleniowego zgodnie z harmonogramem projektu. W przypadku gdy godziny zakończenia doby hotelowej zgodnie z regulaminem obiektu przypadają przed zakończeniem realizacji zajęć szkoleniowych w dniu wyjazdu, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić nieodpłatnie pomieszczenie do przechowania bagażu uczestników/czek projektu do czasu zakończenia realizacji wsparcia.
•Wykonawca oferujący usługę hotelarską jest zobowiązany do zapewnienia obiektu spełniającego wymogi zgodne z standardem architektonicznym dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. Obiekt musi posiadać niezbędną infrastrukturę dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami zgodną z Wytycznymi dotyczącymi realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027 oraz załącznikiem nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności.
Obiekt zapewniający usługi noclegowe, szkoleniowe i gastronomiczne jest zlokalizowany w jednym miejscu, dostosowany do obsługi grup zorganizowanych, w szczególności młodzieży, zapewniających zaplecze noclegowe, gastronomiczne oraz szkoleniowe w obrębie jednego kompleksu. Zamawiający dopuszcza obiekty o charakterze ośrodków szkoleniowo-wypoczynkowych, pensjonatów lub innych obiektów zbiorowego zakwaterowania, pod warunkiem spełnienia wymagań z przedmiotem zamówienia
Zamawiający zastrzega sobie iż wskazana liczba uczestników/czek projektu w wymiarze 109 osób ma charakter szacunkowy. Ostatecznie liczba uczestników/czek projektu biorących udział w opisie przedmiotu zamówienia zostanie potwierdzona najpóźniej na 7 dni przed terminem realizacji usługi i może ulec zmniejszeniu o maksymalnie 10% względem liczby wskazanej w zapytaniu.
Wszystkie wyżej wymienione usługi stanowiące przedmiot zamówienia/ zapytania ofertowego muszą być zrealizowane w tym samym czasie jednocześnie: usługa hotelarska, wynajęcia sal szkoleniowych i usługa wyżywienia/cateringu.

Powstaje w kontekście projektu
FEMP.08.04-IP.01-0496/25 - Kropla Działań, Ocean Zmian: Młodzieżowe Projekty Ekologiczne