Zlecenie 10425059 - Przedmiot postępowania Kompleksowa aranżacja,...

odczas Krajowego Festiwalu Polskiej Piosenki w Opolu.: 1 szt.
Opis postępowania:
aranżacja, organizacja i obsługa Strefy VIP
Przedmiotem zapytania jest kompleksowa aranżacja, organizacja i obsługa Strefy VIP mieszczącej się na tarasie Amfiteatru w Opolu, która będzie działać w dniach 31 maja – 2 czerwca 2024 roku podczas 61. Krajowego Festiwalu Polskiej Piosenki w Opolu.
Każdego dnia Festiwalu, w godz. 20.00-24.00 obędzie się kilka koncertów tematycznych oddzielonych przerwami. Artyści, goście, klienci biznesowi i dziennikarze (razem około 250 osób) będą obserwować wydarzenie ze Strefy VIP od godziny 19:00, a podczas 15-20 minutowych przerw będą organizowane wydarzenia promocyjne. Goście będą także korzystać z cateringu.
I.       Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:
1)    Opracowanie i wykonanie projektu graficznego scenografii Strefy VIP. Oczekiwana scenografia: funkcjonalna, prosta, w jasnych barwach, wyraziste elementy z mocnymi, kontrastowymi kolorami, minimalistyczna, w charakterze skandynawska, materiały naturalne – drewno, zieleń. Scenografia powinna umożliwiać ustawienie materiałów ekspozycyjnych dostarczanych TVP (1 szt. ścianka 3x2m, 2 szt. kasetony 1x2m, 4 szt. roll up 1x2m x)
2)    Realizację usługi scenograficznej (transport, montaż, obsługa i demontaż scenografii) oraz aranżację Strefy VIP zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem graficznym scenografii. Zakazane jest przytwierdzanie czegokolwiek do podłogi tarasu Amfiteatru. Montaż powinien być nieinwazyjny np. z wykorzystaniem obciążników, użytkowanych na podkładach i transportowanych na wózkach.
3)    Wyposażenie Strefy VIP we wszystkie elementy niezbędne do jej funkcjonowania, w przede wszystkim:
a)     bar / bary (minimum 6 metrów bieżących blatu) z podświetleniem i zadaszeniem (minimum 6x3m)
b)     miejsce / miejsca na wystawianie napoi (zadaszone, oświetlone)
c)     minimum 100 krzeseł, minimum 15 stolików koktajlowych (w Strefie VIP należy m.in. ustawić krzesła w miejscach, z których będzie można obserwować scenę oraz stoliki koktajlowe)
d)     parasole osłaniające stoliki coctailowe przed słońcem lub deszczem
e)     lodówkę / lodówki w liczbie i pojemności umożliwiającej obsługę ww. liczby gości w określonym czasie
f)      różne elementy dekoracyjne, oświetleniowe, multimedialne - jeśli koncepcja scenografii będzie je przewidywała
g)     dwa ekrany minimum 46
h)    jedna elegancka, prostokątna hala namiotowa (namiot) o powierzchni minimum około 100 m2. Namiot ma być bezpieczny, w tym odporny na złe warunki atmosferyczne oraz umożliwiać:
i)      śledzenie koncertów festiwalowych (od strony sceny: dłuższy bok hali i składana ściana transparentna)
ii)     szybki montaż (np. zwijanie, rozwijanie) ścian – w zależności od pogody
4)    W namiocie:
a)     aranżacja spójna z wymogami opisanymi w punkcie nr I.1)
b)     należy wydzielić (delikatnie, ale sugestywnie np. poprzez wykorzystanie wysokiej zieleni) i zaaranżować osobną „strefę rozmów handlowych” z miejscami do siedzenia dla 10 osób
c)     pozostała część namiotu na stanowić odrębną, dostępną dla wszystkich gości VIP strefę wyposażoną w stoły koktajlowe (nie są ujęte w liczbie 15 punkt 3.c)
5)    Dostawę, montaż i demontaż niezbędnego dla cateringu:
a)     zadaszenia strefy cateringu: 3 namioty ekspresowe 6m x 3m wraz z obciążnikami
b)     zaplecza roboczego cateringu: 2 namioty ekspresowe 6m x 3m - 2 szt. wraz z obciążnikami
c)     oświetlenia strefy i zaplecza cateringu
d)     niezbędnych narzędzi, dodatkowego osprzętu wymaganych dla funkcjonowania wyżej opisanego
6)    Ponadto dla całej Strefy VIP Wykonawca zapewnia:
a)     usługi techniczne mające na celu zapewnienie oświetlenia, bezawaryjnego działania infrastruktury i zaplecza technicznego niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania Strefy VIP
b)     zaangażowanie niezbędnej ekipy technicznej i serwisowej do transportu, montażu i demontażu urządzeń i wyposażenia niezbędnego do funkcjonowania Strefy VIP, w tym zabezpieczenie usługi serwisowej świadczonej w Strefie VIP przez 3 dni działania Strefy VIP ww. godzinach w razie uszkodzenia lub awarii urządzeń i/lub wyposażenia Strefy VIP
c)     opracowanie koncepcji organizacji wydarzeń promocyjnych na podstawie wytycznych dostarczonych przez Zamawiającego i ich realizacja przez 3 dni działania Strefy VIP ww. godzinach
d)     zaangażowanie Event Managera i koordynacja przez niego ekip technicznych i serwisowych przygotowujących i obsługujących Strefę VIP oraz sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem Strefy VIP i przebiegiem wydarzeń promocyjnych przez 3 dni działania Strefy VIP ww. godzinach
e)     realizację niezbędnych czynności organizacyjnych, logistycznych, serwisowych i technicznych koniecznych do właściwej realizacji przedmiotu zamówienia
7)    Dodatkowo Wykonawca, do Biura Prasowego festiwalu znajdującego się w Amfiteatrze w Muzeum Polskiej Piosenki 30 maja o uzgodnionej ze Zleceniodawcą godzinie, dostarczy:
a)     8 szt. stołów o rozmiarach ok. 120cm x 70cm i wysokości ok 75cm.
b)     24 szt. krzeseł z siedziskiem na wysokości ok. 45 cm (odpowiedniej dla dostarczanych stołów)
c)     2 szt. stołów o rozmiarach ok. 55cm x 55cm i wysokości ok. 50cm.
Wyżej opisane meble powinny spełniać wymogi opisane dla scenografii w punkcie I.1). -   funkcjonalne, proste w jasnych barwach, w charakterze skandynawskie. Odbiór mebli od Zleceniodawcy nastąpi 3 czerwca o uzgodnionej godzinie.
 
II.     Maksymalny budżet przeznaczony na wykonanie przedmiotu zamówienia:
121 950 zł VAT
 
III.   Sposób składania ofert wstępnych (można zaproponować więcej niż jedną koncepcję):
wykonawcy powinni przesłać pomysł, koncepcję aranżacji strefy VIP w postaci np. opisu, szkiców, projektów, wizualizacji, proponowane menu oraz wstępny kosztorys