Zlecenie 8459226 - Platforma Startowa – „Unicorn Hub” 1. Zamawiający...

blinie dwóch jednodniowych spotkań "Demo Day" #6.1 w dniu 27.10.2021r. oraz "Demo Day" #6.2 w dniu 28.10.2021r. 2. Miejsce realizacji: Wykonawca zapewni salę konferencyjną w miejscu w centrum Lublina. Miejsce powinno być prestiżowe w najwyższym standardzie. Sala konferencyjna dostosowana do liczby uczestników (65) z zachowaniem przepisów sanitarnych wynikający z epidemii COVID-19 w tym wytycznych dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-Ministerstwa Rozwoju i Głównego Inspektoratu Sanitarnego. 2.1 Na Sali musi zostać zapewniony: - system wentylacyjny umożliwiający wymianę powietrza w Sali - dezynfekator powietrza z lampą UV - miejsce na scenografię tworzącą tło studyjne ze światłem - miejsca siedzące ze stołami dla 10 osób (ekspertów) oraz miejsca siedzące w ustawieniu kinowym dla 55 osób - obiekt musi być dostosowany do osób Z niepełnosprawnościami. - obiekt posiadający parking, na którym wykonawca zarezerwuje 5 miejsc parkingowych. . 3. Wymagania techniczne: Wykonawca zapewni profesjonalny sprzęt niezbędny do prawidłowego wykonania i przeprowadzenia pitch Startupów wraz ze streamingiem live na kanale YouTube usługi w tym: a) system audio-wideo: umożliwiający połączenie się z uczestnikami Demo Day online. System musi pozwalać na wyświetlanie prezentacji multimedialnej oraz możliwości komunikacji pomiędzy uczestnikiem online a salą konferencyjną, na której będzie odbywać się wydarzenie. Uczestnicy mogą wykorzystywać do komunikacji własny komputer z kamerą internetową i głośnikami (słuchawkami) lub smartfona. Oprogramowanie do obsługi spotkania musi być kompatybilne z powszechnie używanymi systemami operacyjnymi: Windows, iOS, Android, Mac OSX. Sterowanie zmianami powinno być możliwe z poziomu konta zarządzającego spotkaniem. Tym samym wykonawca ma w obowiązkiu zapewnić połączenie się z osobami trzecimi tj. np. ekspertami, gośćmi zaproszonymi. b) Timer odmierzający czas wystąpień, który będzie widoczny zarówno dla uczestników online, uczestników występujących na scenie oraz dla osób zasiadających w panelu ekspertów. Timer powinien kończyć się dźwiękiem. c) Min 3 kamery wraz z jednostką sterowania d) mixer video HD, konsoleta audio umożliwiający kompresję, korekcję i opóźnienie sygnałów audio e) Ekran główny o wymiarach min. 10 x3m, min. łączny wymiar w px - 2560x768 px f) 3 mobilne ekrany LED g) Mikrofony - 4 tory mikrofonowe h) Oświetlenie studyjne umożliwiające profesjonalną jasną transmisję wydarzenia. 4. Wykonawca zapewni transmisję na żywo – live streaming na kanale YouTube z nagrywaniem. W celu realizacji zamawiający wymaga transmisji online(streaming) na kanale Youtube.. 5. Zapewnienie paska podpisów osób wypowiadających się (nazwa spółki – Statupu, imię i nazwisko, nazwa instytucji gości honorowych – Zamawiający przedstawi listę gości oraz listę Startupów) 6. Wykonanie i wyświetlanie plansz z logo Startupów przed ich wypowiedziami. Zapewnienie dzingli, w przerwach. 7. Wyświetlanie w takcie przerw filmów przekazanych przez Zamawiającego. 8. Zapewnienie osoby –konferansjera, który poprowadzi całość wydarzenia online –Konferansjer spotkania musi odznaczać się wysoką kulturą osobistą, być osobą dynamiczną, posiadać umiejętność angażowania. Do oferty Wykonawca przedstawi 3 życiorysy konferansjerów do wyboru. innych. 9. Wykonawca musi zapewnić podpisy (koziołki z nazwiskami ekspertów) na stole eksperckim min 5 – nazwiska i grafikę przekaże Zamawiający. 10. Wykonanie w tym grafika i napisy i dostarczenie do Zamawiającego max 150 szt. Identyfikatorów z pełną kolorystyką. Każdy identyfikator powinien mieć wycięte kółko na zapięcie smyczy. Listę Nazwisk na identyfikatory dostarczy Zamawiający. 11. Stworzenie i realizacja we współpracy z Zamawiającym Scenariusza wydarzenia na poszczególne dni Demo Day #6.1 oraz Demo Day #6.2. Scenariusz powinien obejmować Zarówno Wypowiedzi gości, Pitch Startup oraz elementy wyświetlane na ekranie głównym, na Streaming, oraz szczegółowy scenariusz dla konferansjera. 12. Wykonawca zorganizuje w dniu 26 października 2021 próbę wydarzenia umożliwiającą zarówno połączenie się gości poprzez komunikator internetowy jak również umożliwiającą Startupom wyjście na scenę. Godziny próby do ustalenia z Zamawiającym. 13. Wykonanie i emisja podczas wydarzenia czołówki spotkania z nazwą wydarzenia, nazwą platformy startowej oraz prezentacją partnerów projektu. Czołówka max 60 s. 14. Wykonanie foto relacji w ramach dwóch dni i obróbka graficzna zdjęć wykonanie i obróbka graficzna do 50 zdjęć. 15. Nagranie reportażu z wydarzenia - produkcja + postprodukcja - technologia: full high definition lub ultra high definition 4k - rozdzielczość 1920x1080 -długość pierwszego filmu od 3 do 5 min -długość drugiego filmu od 30 do 50 sek. -kamera: min. 1 / min. 1 operator -format pliku: mp4, avi,wmv,mov,mpeg -wykonawca zapewni podkład muzyczny. wykonawca dostarczy zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do użycia wybranych fragmentów muzycznych do produkcji filmu promocyjnego będącego przedmiotem niniejszego zamówienia. dźwięk stereo 2.0 16. nagranie 41 wywiadów -produkcja wywiadów z każdym z prezentujących się Startupów. Każdy z wywiadów musi posiadać czołówkę oraz pasek podpisów z nazwą i logo startupa. -wykonawca zapewni możliwość przeprowadzenia takich wywiadów w dniach wydarzenia (tj. 27 października 2021 lub/i 28 października 2021) - zamawiający opracuje scenariusze do wywiadów z poszczególnych Startupami w ścisłej współpracy z Zamawiającym. -technologia: full high definition lub ultra high definition 4k -rozmowy ze Startupami wykonane onlinie za pomocą narzędzia komunikacyjnego -rozdzielczość 1920x1080 -długość 1 filmu od 1,5 do 2 min. -format pliku: mp4, avi,wmv,mov,mpeg -sposób dostarczenia: upload do chmury, -Reportaż oraz wywiady powinien być przygotowany w taki sposób aby móc go publikować m.in. w sieci Internet. 17. W cenie usługi Wykonawca zapewni przekazanie praw autorskich i pokrewnych do materiału promocyjnego na wszystkie pola eksploatacji, w szczególności: - wprowadzania do komputera oraz do sieci komputerowej i/lub multimedialnej; - publicznego udostępniania materiałów, w tym w Internecie, - publicznego odtwarzania, - użyczania, - nadawania za pomocą wizji przewodowej oraz bezprzewodowej, - równoczesnego i integralnego nadawania m.in. za pośrednictwem platform cyfrowych i sieci kablowych. Przeniesienie praw autorskich nie jest ograniczone czasowo ani terytorialnie. Wykonawca zobowiązany jest we własnym zakresie uzyskać zezwolenia osób, których wizerunki zostaną utrwalone w filmie promocyjnym na ich rozpowszechnianie. 18. Wykonawca będzie odpowiedzialny za koordynację całości spotkania. Oraz harmonogramu wywiadów. Wykonawca ma obowiązek zapewnić min 5 osób do obsługi wydarzenia w każdym z dwóch dni. 19. Zapewnienie całodniowego cateringu w formie szwedzkiego stołu na 65 osób wraz z zastawą stołową oraz kawową (filiżanki, kubki, szklanki do wody, soków, talerzyki, sztućce) . - kawa z ekspresu ( dodatki: cukier, mleko, śmietanka do kawy) - herbata (dodatki – cytryna pokrojona w plasterki) - woda gazowana i niegazowana butelkowana - 3 rodzaje soków (jabłkowy, grejpfrutowy, czarna porzeczka) - zestaw kruchych ciastek mix (w tym ciastka z czekoladą) - 3 rodzaje ciast w papilotkach (rodzaje -propozycja Wykonawcy) - 3 rodzaje owoców (propozycja wykonawcy) - 3 rodzaje przystawek zimnych np. mini kanapki, koreczki, tortaletki, kieliszki z sałatką (propozycja wykonawcy) - 3 rodzaje przystawek na ciepło z pogrzewaczami (propozycja wykonawcy) 20. Wykonawca ma obowiązek trwałego umieszczenia logotypu „Unicorn Hub”, zgodnego z Załącznikiem numer 3 oraz nadruku logotypów UE wymaganych dla Programu Operacyjnego Polska Wschodnia, działanie 1.1.1 Platformy startowe dla nowych pomysłów, zgodnego z Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, zamieszczonym na www: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/media/47842/Podrecznik_wnioskodawcy_i_beneficjenta_210717.pdf 21. Okres realizacji zamówienia: a. rejestracja i oprawa wydarzenie – 27 października 2021r. i 28 października 2021r. 22. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany w zakresie: a. planowanego terminu realizacji umowy tj., zmiany terminu wydarzenia Demo Day #6.1 i # 6.2 w zakresie wcześniejszej realizacji jak i opóźnienia o maksymalnie 3 dni b. do 5 dni roboczych przed planowaną datą lub odwołania wydarzenia ze względów na sytuacje sanitarną spowodowaną epidemią COVID-19 c. zmianę formy wydarzenia na całkowicie zdalną ze względu na sytuacje sanitarną spowodowaną epidemią COVID-19 d. zmiany ilości osób uczestniczących w poszczególnych wydarzeniach w tym zmniejszenia ilości cateringu dla osób biorących udział w wydarzeniu on-line (zmniejszenie do 70 % zamówienia) e. zmniejszenie ilości startup biorących udział w wydarzeniu z uwagi na decyzję Animatora o niedopuszczeniu spółki do prezentacji na Demo Day (zmniejszenie o maksymalnie 5 spółek) f. zwiększenie ilości osób korzystających z cateringu o maksymalnie 30 %