Zlecenie - Organizacja misji gospodarczej i uczestnictwa 3 pracowników...

Nowym Jorku (USA) w dniach od 12-11-2018 do 13-11-2018.

Organizacja misji gospodarczej i uczestnictwa 3 pracowników Zamawiającego na targach/konferencji Cloud Expo (zwane dalej CE2018), która odbędzie się w Nowym Jorku (Stany Zjednoczone Ameryki Północnej) w dniach od 12-11-2018 do 13-11-2018. Cel zamówienia Organizacja misji gospodarczej i uczestnictwa 3 pracowników Zamawiającego na targach/konferencji Cloud Expo (zwane dalej CE2018), która odbędzie się w Nowym Jorku (Stany Zjednoczone Ameryki Północnej) w dniach od 12-11-2018 do 13-11-2018. Przedmiot zamówienia Organizacja transportu 3 pracowników firmy Zamawiającego oraz wszelkich materiałów niezbędnych do wystawienia się podczas konferencji CE2018 (opisanych szczegółowo w dalszych punktach) z Wrocławia do Nowego Jorku oraz z Nowego Jorku do Wrocławia. Czas trwania misji gospodarczej tj. pobyt w Nowym Jorku musi trwać nieprzerwanie 120 godzin i obejmować dni od 11-11-2018 do 14-11-2018 (obydwa dni konferencji oraz 24 godziny przed i po konferencji w celu przygotowania i uprzątnięcia stoiska wystawienniczego). Podczas podróży (sumując trasę Wrocław-Nowy Jork oraz Nowy Jork-Wrocłąw) dopuszczalne są maksimum dwa międzylądowania. Czas pobytu w miejscu międzylądowania nie może przekroczyć jednak 30 godzin. W przypadku, gdy czas pobytu w miejscu międzylądowania przekracza 10 godzin Zleceniobiorca musi zapewnić nocleg oraz wyżywienie dla pracowników firmy Zamawiającego. Możliwa jest organizacja transportu drogowego na lotnisko inne niż wrocławskie, które jest oddalone od Wrocławia maksymalnie 400 km (możliwy jest wylot np. z Berlina, o ile zostanie zapewniony transport drogowy na to lotnisko i łączny czas podróży, od wyjazdu z Wrocławia do startu samolotu, nie przekroczy 8 godzin).
• Zapewnienie noclegu w Nowym Jorku dla 3 pracowników firmy Zamawiającego w odległości maksymalnie 3 mil od miejsca konferencji bądź w lokalizacji zapewniającej na transport linią metra na stację Rockefeller Center w czasie maksymalnie 20 minut od wyjścia z hotelu. 1 lub 2 pokoje (jeden pokój trzyosobowy bądź pokój jednoosobowy + pokój dwuosobowy) z własnymi łazienkami.
• Organizacja transportu drogowego na trasie z hotelu na miejsce konferencji 3 pracowników firmy Zamawiającego wraz z materiałami wystawienniczymi (materiałami promocyjnymi) CE 2018 przed rozpoczęciem i po zakończeniu każdego dnia konferencji. Do materiałów wystawienniczych będą zaliczać się między innymi dwa roll-upy o szerokości do 1, 6 m, trzy komputery przenośne oraz ścianka reklamowa o wymiarach do 9 m2. Przy wycenie należy pamiętać o gabarytach i wadze materiałów reklamowych, których opis podany jest w dalszych punktach.
• Zapewnienie ubezpieczenia 3 pracownikom firmy Zamawiającego podczas trwania całego pobytu. Wymagane parametry to: suma kosztów leczenia - min. 10 000 zł; ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków- nim. 2 000 zł; ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej - min. 15 000 zł; całkowita suma ubezpieczenia bagażu - min. 200 zł. Zapewnienie ubezpieczenia materiałów znajdujących się na stoisku Zamawiającego podczas CE2018.
• Zapewnienie miejsca na organizację stoiska wystawienniczego podczas CE2018 przez wszystkie dni konferencji (od 12-11-2018 do 13-11-2018). Stoisko powinno mieć powierzchnię minimum 2 m2. Zapewnienie wejściówek dla 3 pracowników Zamawiającego na teren konferencji oraz na wszystkie wydarzenia towarzyszące. Uregulowanie ewentualnych opłat rejestracyjnych, rezerwacyjnych oraz opłat za zużycie energii elektrycznej.
•