Zlecenie - OR-271-147/15 Udostępnienie powierzchni do przechowywania...

wództwa małopolskiego, wraz z usługami odbioru i przekazania zwrotnego oraz dowozu do siedziby Zamawiającego w trakcie realizacji zamówienia.
1. Opis przedmiotu zamówienia:
Usługa udostępnienia wyodrębnionej, zamkniętej powierzchni magazynowej do
przechowywania dokumentacji niearchiwalnej łącznie do 388 mb akt dokumentów kategorii B,
przy czym:
- ilość dokumentacji przekazanej do przechowywania na dzień 01 stycznia 2016 r. - do 150 mb, w trakcie roku przewidziane jest przekazanie dodatkowo do 138 mb akt,
- w roku 2017 planuje się przekazanie do 50 mb dokumentów,
- w roku 2018 planuje się przekazanie do 50 mb dokumentów,
Łącznie przewidywana ilość akt przechowywanych w 2018 roku wyniesie do 388 mb.
Ponadto Wykonawca zapewni:
- jednorazowe numerowane plomby UNIX M, do zaplombowania każdego pudełka przed przyjęciem dokumentów do przechowywania oraz po każdym otwarciu pudełka przez osobę wskazaną przez Zamawiającego przez cały okres realizacji umowy,
- transport dokumentów z aktualnego miejsca przechowywania (Zabierzów) do miejsca wskazanego przez Wykonawcę (ok. 150 mb dokumentów),
- transport dokumentów z Funduszu (ul. Kanonicza 12) do miejsca wskazanego przez Wykonawcę - jednorazowy przewóz dokumentów w każdym roku trwania umowy odpowiednio: ok. 138 mb w roku 2016, i po 50 mb w latach 2017-2018,
- dowóz dokumentów do Funduszu (ul. Kanonicza 12) i z powrotem do miejsca przechowywania przez cały okres trwania umowy - do 50 kursów w każdym roku przechowywania dokumentów,
- transport dokumentów po zakończeniu trwania umowy (ok. 388 mb) do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na terenie województwa małopolskiego,
- codzienny pomiar oraz rejestrację temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniu udostępnionym Funduszowi z zapewnieniem dostępu on-line do pomiarów dla Funduszu.
Wykonawca przeprowadzi również brakowanie przekazanej protokolarnie dokumentacji
w ilości do 50 mb akt w każdym roku trwania umowy. Sposób (klasa) brakowania winna być
zgodna z obowiązującymi przepisami dla danej kategorii akt.
Płatność za realizację przedmiotu zamówienia przewidywana jest w następujących transzach:
- do końca stycznia 2016 r. -10% wartości ceny całkowitej,
- do 15 grudnia 2016, 2017 i 2018 r.- po 30% wartości ceny całkowitej.
2. Wymagania wobec Wykonawcy:
Wykonawca musi:
- posiadać wpis do "Rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych" Wojewody Małopolskiego, uprawniający do działalności w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentacji pracodawców,
- zapewnić wydzielone pomieszczenie dostępne tylko dla upoważnionych pracowników WFOŚiGW w Krakowie, zamki i klucze (oraz ich ilość) do pomieszczenia winny spełniać wymagania określone w przepisach prawa dla pomieszczeń archiwum zakładowego, w którym przechowywana jest dokumentacja kat. B,
- zapewnić kontrolę dostępu do pomieszczenia uzgodnioną z Zamawiającym,
- zapewnić dbałość o odpowiedni stan fizyczny akt,
- zapewnić odpowiednie warunki przechowywania akt wynikające z przepisów archiwalnych,
- zapewnić bezpieczeństwo dokumentów i poufność danych,
- zapewnić szybki i wygodny dostęp do dokumentów w godzinach pracy Zamawiającego,
- udostępniać akta na miejscu i zapewnić dowóz do siedziby Zamawiającego,
- zapewnić bezpieczne przemieszczenie całej dokumentacji w terminie uzgodnionym z Zamawiającym w przypadku zakończenia umowy (w miejsce wskazane przez Zamawiającego na terenie województwa małopolskiego).