Przetarg - Obsługa finansowa dotacji oraz bieżące i końcowe...

ry poprzez modernizację budynku Państwowego Muzeum Etnograficznego w Warszawie dofinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013, Priorytet VI: Wykorzystanie walorów naturalnych i kulturowych dla rozwoju turystyki i rekreacji, Działanie 6.1 - Kultura oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego.obsługa finansowa dotacji oraz bieżące i końco.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca obowiązany jest do:
1. Zapoznania się z dokumentacją projektu, zakresem robót, umowami zawartymi z wykonawcami i innymi dokumentami regulującymi realizację inwestycji,
2. Analizy i uszczegółowienia obowiązujących harmonogramów na potrzeby prawidłowych rozliczeń,
3. Opracowania projektu Cash flow dla inwestycji w oparciu o harmonogram wykonania robót, dostaw itp.,
4. Oceny ryzyka dla inwestycji z punktu widzenia prawidłowego wydatkowania i rozliczania dotacji,
5. Monitorowania realizacji Projektu poprzez:
a. opiniowanie planowanych działań: zakresów i terminów,
b. analizę budżetu,
c. bieżące aktualizacje harmonogramu rzeczowo- finansowego, wydatków i zamówień publicznych,
d. analizę możliwości i ewentualne przesunięcia kwotowe w ramach projektu,
e. analizę wydatków, dowodów zakupu, opisywanie dokumentów,
f. rozliczanie wydatków na kwoty kwalifikowalne i niekwalifikowalne, monitorowanie poziomu wykorzystania środków i zgodności z harmonogramami wydatków
6. Konsultowania z Zamawiającym kolejnych etapów inwestycji,
7. Opracowywania i składania rozliczeń okresowych projektu z raportem i rozliczeniem końcowym,
8. Prowadzenia pomocniczej analitycznej ewidencji księgowej Projektu oraz księgowości syntetycznej,
9. Prowadzenia równoległej ewidencji wydatków i wpływów,
10. Przygotowywania prognozy wydatków na bieżący kwartał, rok budżetowy oraz na rok następny, opracowywania niezbędnych aktualizacji,
11. Zweryfikowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dokumentów związanych z realizacją projektu, w tym dokonywania stosownych adnotacji na opisie tych dokumentów ze wskazaniem konta, z którego należy wykonać płatność,
12. Sporządzania niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją finansową Projektu oraz sporządzania zestawień, raportów oraz analiz finansowych niezbędnych do prawidłowej jego realizacji,
13. Przygotowywania i aktualizacji harmonogramu składania wniosków o płatność i opracowywania wniosków o płatność,
14. Kontroli zgodności postępowania z zapisami umów o dofinansowanie,
15. Kontroli realizacji zadań oraz ustaleń finansowych określonych w umowach z Wykonawcami robót i dostaw w ramach projektu,
16. Udziału w spotkaniach monitorujących inwestycję inicjowanych przez Zamawiającego, inicjowania spotkań w przypadkach tego wymagających,
17. Udziału w kontaktach i konsultacjach z podmiotami finansującymi projekt, negocjowania sytuacji trudnych, inicjowania działań naprawczych,
18. Współpracy z organami kontrolującymi oraz przygotowywania dokumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli i audytów inwestycji, a także wykonywania innych czynności niezbędnych w związku z przeprowadzanymi kontrolami,
19. Realizowania zaleceń pokontrolnych,
20. Miejscem wykonywania zamówienia jest siedziba Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do oddelegowania pracownika do wykonywania czynności objętych umową w siedzibie Zamawiającego w wymiarze czasu nie mniejszym niż 8 (osiem) godzin tygodniowo. Oddelegowana osoba zobowiązana będzie do przestrzegania procedur oraz obiegu dokumentów obowiązujących u Zamawiającego,
21. Prowadzenia dokumentacji podjętych działań,
22. Wykonania innych czynności, niezbędnych do prawidłowego, zgodnego z wymaganiami RPO wypełnienia zobowiązań wobec Zamawiającego i instytucji finansujących.
23. Przygotowania wniosków o płatność do Urzędu Marszałkowskiego.
24. Aktualizacji harmonogramu finansowego do Urzędu Marszałkowskiego.
25. Aktualizacji zakresu rzeczowego inwestycji w urzędzie Marszałkowskim.
26. Ostatecznego rozliczenie dotacji z Urzędem Marszałkowskim.
27. Sporządzania sprawozdań do Urzędu Marszałkowskiego.
28. Prowadzenia korespondencji z Urzędem Marszałkowskim w sprawach projektu.
29. Bieżącego informowania Zamawiającego o podejmowanych działaniach oraz dostarczanie Zamawiającemu kopii pism i dokumentów wytworzonych przez Wykonawcę, które są wysyłane do podmiotów trzecich.
30. Uwzględnienia w ostatecznym rozliczeniu projektu danych wynikających z rozliczenia dokonanego przez inny podmiot za okres od listopada 2010r. do 30 czerwca 2012r., gdyż inwestycja została rozpoczęta w listopadzie 2010r. i do 30 czerwca 2012r. jest rozliczana przez inny podmiot..