Zlecenie 12655128 - KOMPLEKSOWE PRZYGOTOWANIE UROCZYSTEGO ROZSTRZYGNIĘCIA...

Gryfina, Grzmiącej, Choszczna, Osiny, Postomina, Reska, Gminy Miasta Szczecin oraz Gminy Miejskiej Wałcza w ramach projektu Social Silver
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe przygotowanie uroczystego rozstrzygnięcia konkursu Aktywni Wolontariusze 60 dla 9 gmin partnerskich w projekcie Social Silver. Wydarzenie odbędzie się w Szczecinie.
Celem wydarzenia jest integracja środowiska senioralnego, promocja idei wolontariatu, uhonorowanie najbardziej aktywnych wolontariuszy oraz budowanie pozytywnego wizerunku działań społecznych realizowanych przez Centra Aktywności i Wolontariatu Seniorów.
Zamawiający określa liczbę uczestników na max 60 osób. Udział w wydarzeniu będzie bezpłatny.
1. Miejsce wydarzenia
Wykonawca zaproponuje salę reprezentacyjną na terenie miasta Szczecin do realizacji wydarzenia, której wystrój podkreśli uroczysty charakter wydarzenia np: Willa Lentza, Sala Księżnej Anny Jagiellonki na Zamku Książąt Pomorskich lub inną zaproponowana przez Wykonawcę do akceptacji przez Zamawiającego. Miejsce zaproponowane przez Wykonawcę musi być dostępne komunikacyjnie oraz zarówna sala jak i budynek, w którym się znajduje nie może zawierać barier architektonicznych-spełniać wymogi dostępności.
2.Uczestnicy wydarzenia:
Uczestnikami wydarzenia będą mieszkańcy województwa zachodniopomorskiego, w tym uczestnicy projektu i partnerzy z dziewięciu gmin partnerskich projektu Social Silver: Biesiekierz, Osina, Gryfino, Grzmiącej, Choszczno, Resko, Postomino, Gmina Miasto Szczecina, Gmina Miejska Wałcza, seniorzy 60, zaproszeni goście z organizacji senioralnych, animatorzy społeczni pracujący z grupami 60, osoby/instytucje zainteresowane/związane z realizacją zadań z obszaru wsparcia seniorów.
W czym liczba uczestników wydarzenia nie może przekroczyć 60 osób
Rekrutację na wydarzenie przeprowadza Zamawiający.
3. Organizacja i przygotowanie szczegółowego programu wydarzenia:
Wykonawca zapewni kompleksową organizację wydarzenia obejmującą: przygotowanie scenariusza wydarzenia, zapewnienie konferansjera, zapewnienie występu artystycznego, zapewnienie usługi cateringowej/restauracyjnej, koordynację przebiegu wydarzenia, obsługę techniczną i organizacyjną, opracowanie identyfikacji wizualnej, dekorację sali w eleganckim charakterze, przygotowanie strefy powitalnej i fotograficznej, przygotowanie upominków. Wykonawca przedstawi do akceptacji, nie później niż 30 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem wydarzenia, szczegółowego programu opracowanego na podstawie programu ramowego i z uwzględnieniem koncepcji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ostatecznej wersji programu wydarzenia (w tym określenia godzin rozpoczęcia i zakończenia poszczególnych elementów wydarzenia oraz rozkładu kawy powitalnej i lunchu) i przekazanie tej informacji Wykonawcy najpóźniej do 3 dni roboczych od otrzymania szczegółowego programu wydarzenia.
Ramowy program rozstrzygnięcia konkursu pn. Aktywni wolontariusze 60
Miejsce: Szczecin
12.00-12:30 Rejestracja uczestników- kawa powitalna
12.30-12:45 Uroczyste otwarcie wydarzenia
12.45-13:30 Wręczenie nagród w konkursie Aktywni wolontariusze 60
13.30 -14.30 Występ artystyczny
14.30-15:30 Lunch
4. Zapewnienie Konferansjera
Wykonawca zapewni usługę polegającą na prowadzeniu zapowiedzi konferansjerskiej podczas wydarzenia. Konferansjer poprowadzi wydarzenie wg. dostarczonego programu. Konferansjer poprowadzi ceremonię wręczenia nagród, odpowiedzialny będzie za utrzymanie uroczystego charakteru wydarzenia. Konferansjer powinien mieć minimum 5-letni staż w zakresie prowadzenia wydarzeń/uroczystości/gal. Wykonawca przedstawi propozycję konferansjera/ki (wraz z CV) Zamawiającemu nie później niż na 30 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wydarzenia. Propozycja konferansjera/ki podlega akceptacji Zamawiającego.
5. Opracowanie identyfikacji wizualnej wydarzenia z uwzględnieniem znaków graficznych i logotypów dostarczonych przez zamawiającego w tym:
Wykonawca zobowiązuje się przygotować identyfikację wizualną wydarzenia, we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązuje się opracować materiały graficzne promujące wydarzenie oraz udostępnić je Zamawiającemu, w tym:
a. prezentację multimedialną,
b. grafiki na stronę Zamawiającego,
c. nagłówek graficzny do Worda,
d. zaproszenia dla mediów na wydarzenie,
e. program wydarzenia w wersji elektronicznej
f. niepersonalizowane zaproszenie dla uczestników w wersji elektronicznej,
g. 18 grafik (max 19) prezentujących nagrodzonych w wersji elektronicznej,
h. Zamawiający wymaga, żeby grafiki wykonane zostały w profesjonalnych programach graficznych
typu: Adobe (Photoshop, Ilustrator, InDesign) lub Sketch lub CorelDRAW,
i. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu co najmniej trzy różne koncepcje graficzne, z których Zamawiający wybierze jedną,
j. Wykonawca w ciągu 14 dni od zawarcia umowy przedstawi projekty grafik w formie plików,
k. Zamawiający dokona akceptacji przedstawionych projektów albo zgłosi do nich uwagi w terminie
do 2 dni roboczych od dnia ich otrzymania,
l. Wykonawca dokona wskazanych przez Zamawiającego zmian i poprawek w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag,
m. Procedura akceptacji projektów będzie realizowana do czasu uwzględnienia przez Wykonawcę wszystkich uwag Zamawiającego. Brak uwzględnienia uwag zgłoszonych przez Zamawiającego nie skutkuje wydłużeniem terminu dostarczenia grafik tj. nie później niż 20 dni przed wydarzeniem,
n. Wykonawca zobowiązuje się, że projekty będzie przygotowywał doświadczony grafik wskazany w wykazie osób.
Wszystkie przygotowane materiały należy opracować zgodnie z wytycznymi Systemu Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego (www.siw.wzp.pl) oraz wytycznymi w zakresie informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027
Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 - Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej
6. Zapewnienie obsługi multimedialnej w tym:
a) Wykonawca zapewni nagłośnienie, które będzie dostosowane do powierzchni sali,
b) Wykonawca zapewni łącznie 2 mikrofony bezprzewodowe,
c) Wykonawca wykorzysta technologię, która nie powoduje przepięć/zakłóceń,
d) Wykonawca zapewni opiekę minimum jednego dźwiękowca w sali wykładowej podczas trwania całego wydarzenia.
7. Wykonawca zapewni usługę cateringową/restauracyjną:
Usługa cateringowa/restauracyjna musi spełniać aktualne na dzień rozpoczęcia wydarzenia wytyczne Głównego Inspektora Sanitarnego.
1) Uczestnikom wydarzenia oferowane będzie wyżywienie, na które składać się będą:
a) Kawa powitalna-przed rozpoczęciem wydarzenia,
b) Lunch po zakończeniu wydarzenia.
2) Serwis kawowy będzie dostępny podczas trwania całego wydarzenia w bezpośrednim sąsiedztwie sali wydarzenia rozstrzygnięcia konkursu i obejmować będzie co najmniej:
a) kawę z ekspresu, kawę sypaną oraz kawę rozpuszczalną w słoikach, herbatę (min. 3 rodzaje herbat w torebkach), mleko do kawy-w tym mleko owsiane/migdałowe/kokosowe lub inne roślinne oraz mleko bez laktozy, cytrynę krojoną w plasterki, cukier biały, cukier brązowy,
b) soki owocowe w 2 rodzajach smakowych (soki typu 100%),
c) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną podawaną w butelkach w ilości 180 sztuk, 90 sztuk butelek wody niegazowanej oraz 90 sztuk butelek wody gazowanej,
d) świeże owoce, (co najmniej 2 rodzaje do wyboru w ilości 2 szt. na osobę, jak np.: banany, mandarynki, gruszki, jabłka, czy winogrona/truskawki, inne sezonowe (100g/osobę),
e) Słodki stół do kawy powitalnej
f) mix 3 rodzajów ciast (po 2 kawałki na osobę),
g) mini desery w słoiczkach,
3) Lunch w formie bufetowej uwzględniający w menu:
a) Mini tortille-po 2 sztuki na osobę (w tym przynajmniej 1 wegańska ),
(Małe, zawijane wrapy pokrojone w eleganckie rolki):
Podane na drewnianych deskach z mini wykałaczkami,
b) mini burgery-3 rodzajów po 2 sztuki na osobę (w tym przynajmniej 2 rodzaje wegetariańskie),
Podane na drewnianych deskach z mini wykałaczkami.
c) 4 sałatki-po 200 gram na osobę (w tym przynajmniej 2 rodzaje wegetariańskie),
d) deski serów, przekąsek: w tym sery dojrzewające-min. brie, cheedar, gorgonzola, owoce, warzywa, oliwki, krakersy, mini bagietki,
e) ciepłe finger food min. 3 sztuki z każdego rodzaju (w tym przynajmniej 2 rodzaje wegetariańskie) na osobę min.: mini szaszłyki, mini pierożki, mini kotleciki, mini hot-dogi plus propozycję dwóch dodatków.
Słodki stół do obiadu:
a) mix 3 rodzajów ciast (po 2 kawałki na osobę),
b) mini desery w słoiczkach,
c) usługę sprzątania,
d) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej na 14 dni przed terminem rozpoczęcia wydarzenia, w celu akceptacji, propozycję menu, uwzględniając powyższe wymagania. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania menu lub zobowiązuje się w tym terminie do zgłoszenia zastrzeżeń. Wykonawca po otrzymaniu zastrzeżeń będzie zobowiązany do ponownego przedstawienia Zamawiającemu menu, w terminie do 3 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń.
e) Wykonawca obowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa dotyczącego warunków świadczenia usług żywienia w szczególności zobowiązany jest do spełnienia wymagań określonych w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1448, z 2025 r. poz. 1424).
8. Część artystyczna:
Wykonawca zapewni występ artystyczny. Minimalny czas trwania występu to 60 min.
Zapewnienie występu artystycznego na żywo w postaci np.: koncertu, mini recitalu, występu instrumentalnego, przedstawienia w tym programu kabaretowego dostosowanego do grupy seniorów itd. W ramach szacowania należy podać 4 propozycje. Wykonawca zapewni sprzęt akustyczny i techniczny wraz z personelem świadczącym obsługę techniczną sprzętu.
Wykonawca usługi jest zobowiązany do uiszczenia wszelkich opłat wynikających z praw autorskich określonych przez ZAiKS. Wykonawca zobowiązany jest również do uiszczenia wszelkich opłat związanych z wynagrodzeniem zespołu muzycznego/artysty itd. noclegiem, transportem, techniką sceniczną, nagłośnieniem, oświetleniem, innymi wymaganiami scenicznymi oraz organizacyjnymi zgodnie z riderem zespołu muzycznego/artysty, w tym z przeprowadzeniem próby do wydarzenia.
9. Nagrody i upominki:
Wykonawca przygotuje:
a) Eleganckie dyplomy/czeki (projekt po stronie Wykonawcy) dla nagrodzonych i wyróżnionych wolontariuszy (projekt po stronie Wykonawcy) do wręczenia podczas gali,
b) Propozycję upominków dla uczestników wydarzenia np. zestawy prezentowe, gadżety pamiątkowe, itp. należy podać 3 propozycje,
c) Wykonawca zapewni dodatkowo podczas wydarzenia, dekoracje i branding wydarzenia, ścianka zdjęciowa, relacja foto z wydarzenia.