Zlecenie 11756974 - Kompleksowa usługa organizacji posiedzenia...

pujące elementy:
1. Transport uczestników posiedzenia (ok. 40 osób) z Kielc do Regionalnego Centrum Naukowo-Technologicznego w Podzamczu k. Chęcin oraz z Regionalnego Centrum Naukowo- Technologicznego w Podzamczu k. Chęcin do Kielc.
2. Usługa cateringowa polegająca na przygotowaniu i zaserwowaniu ciągłego serwisu kawowego na ok. 3 godziny zegarowe dla ok. 40 osób w postaci:
- kawy z ekspresu ciśnieniowego (min. 2 urządzenia), mleka, herbaty (min. czarnej, owocowej i zielonej), wody mineralnej gazowanej i niegazowanej w butelkach szklanych (min. po 0,33 l/osoba), min. 2 rodzajów soków owocowych 100% w butelkach szklanych (min. po 0,2 l/osoba);
- dodatków do napojów - dostępnych w sposób ciągły oraz uzupełnianych na bieżąco: cytryna pokrojona w plastry, estetycznie ułożona na spodeczkach z widelczykiem do nakładania, dwa rodzaje cukru w saszetkach: cukier biały i cukier trzcinowy nierafinowany, słodzik w saszetkach, wykałaczki pakowane pojedynczo, serwetki papierowe pakowane pojedynczo;
- 4 rodzajów przekąsek wytrawnych, podanych w formie tarteletek, koreczków, ruloników/roladek, monoporcji wytrawnych w kieliszkach (łącznie min. 4 szt. na osobę);
- ciast, ciasteczek bankietowych w papilotkach, monoporcji deserów w kieliszkach (łącznie min. 4 szt. na osobę). Zamawiający nie dopuszcza gotowych ciastek cukierniczych typu: kokosanki, markizy, delicje, itp.
Obowiązki Wykonawcy podczas realizacji zamówienia w zakresie usługi cateringowej:
- Wykonawca zapewni obsługę gwarantującą ciągły serwis kawowy w odrębnym pomieszczeniu w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej - wskazanej przez Zamawiającego,
- Wykonawca zapewni stoliki koktajlowe w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników posiedzenia, umożliwiającej swobodne spożycie posiłku,
- wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być: świeże, wykonane z naturalnych produktów oraz przygotowane nie wcześniej niż w przeddzień ich wydawania,
- przekąski wytrawne, wypieki cukiernicze, napoje oraz wszystkie dodatki muszą charakteryzować się bardzo dobrą jakością, tj. użyciem produktów naturalnych, pierwszego gatunku, wykonane ze składników sezonowych, z wykluczeniem produktów wysokoprzetworzonych, zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczenia usług gastronomicznych,
- nie dopuszcza się układania przekąsek wytrawnych oraz ciast i wypieków piętrowo tj. jedno na drugim, wszystkie porcje muszą być ułożone w odległości uniemożliwiającej dotykanie sąsiadującej porcji, w taki sposób, aby były łatwo dostępne i estetycznie wyeksponowane.
Obowiązki Wykonawcy w zakresie obsługi technicznej tj.: przygotowania i ustawienia niezbędnych mebli, aranżacji stołów, sprzątania, odbioru i wywozu pozostałego jedzenia:
- Wykonawca musi zapewnić dla wszystkich uczestników czyste nakrycia porcelanowe i szklane dostosowane do serwowanego asortymentu (przekąsek wytrawnych, ciast i napojów), bez wad i skaz; nakrycia i zastawa muszą stanowić jeden rodzaj spójnego kompletu,
- Wykonawca musi zapewnić: stoły cateringowe oraz stoliki koktajlowe nakryte czystymi elastycznymi pokrowcami lub czystymi, wyprasowanymi obrusami w jednolitym kolorze; w przypadku zabrudzenia lub zalania, pokrowce/obrusy muszą być natychmiast wymienione na nowe i czyste; w sytuacji uszkodzenia stołu, musi być on natychmiast wymieniony na nowy; mile widziane świąteczne elementy dekoracji stołów,
- Wykonawca jest zobowiązany do utrzymania czystości we wszystkich przestrzeniach związanych z realizacją usługi; w przestrzeni cateringowej muszą być zapewnione co najmniej 2 bezdotykowe, metalowe, zamykane kosze na śmieci o pojemności co najmniej 50 litrów (każdy z nich) wraz z workami do wymiany,
- Wykonawca zobligowany jest do systematycznego uzupełniania przekąsek, ciast, wypieków, napojów, czystych naczyń oraz do zbierania zużytych i brudnych naczyń, dezynfekcji powierzchni i sprzętów, opróżniania koszy na śmieci/wymiany worków.
Wszelkie wyposażenie, niezbędne do prawidłowego wykonania usługi (stoły cateringowe/ koktajlowe, zastawa porcelanowa i szklana, aranżacje stołów, ew. parawany zasłaniające zaplecze cateringowe, itp.), Wykonawca zapewni we własnym zakresie i nie będzie pobierał z tego tytułu żadnych dodatkowych opłat.
Całość menu będzie ustalona z Zamawiającym na podstawie dwóch kompletnych menu przedstawionych przez Wykonawcę najpóźniej 4 dni przed planowanym terminem posiedzenia.
a
Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego
UWAGA:
Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do wydania spakowania nieskonsumowanych porcji posiłków (przekąski wytrawne, ciasta oraz woda i soki) po zakończeniu posiedzenia w pojemniki przygotowane przez Wykonawcę.
3. Zakup, przygotowanie i dostarczenie 40 świątecznych zestawów upominkowych dla uczestników posiedzenia:
- Wykonawca zakupi, przygotuje i dostarczy 40 zestawów z upominkiem świątecznym,
- zestawy upominkowe powinny być przygotowane zgodnie z poniższym zestawieniem:
a. Upominek - wprost nawiązujący swoim charakterem do tradycji Świąt Bożego Narodzenia, mogący składać się z jednego większego produktu typu bombka, świeczka lub z małego zestawu produktów typu czekoladki, stroik, kosmetyki.
b. Pudełko prezentowe, w które zapakowane zostaną zestawy upominkowe.
- każdy zestaw upominkowy powinien być zapakowany w pudełko prezentowe tekturowe z okienkiem i wstążką, produkty powinny być umieszczone w pudełku w sposób zabezpieczający je przed uszkodzeniem w transporcie (np. wypełnienie naturalne, z ozdobnymi elementami świątecznymi, dodatkowe wzmocnienie); zestawy muszą być gotowe do wręczenia: kompletne, produkt/produkty ułożone w pudełkach, przymocowane wstążki.
- zestawy powinny zostać dostarczone przez Wykonawcę w dniu i na adres wskazany przez Zamawiającego; koszty przygotowania i dostarczenia zestawów we wskazane przez Zamawiającego miejsce ponosi Wykonawca i należy uwzględnić je w przedstawionej całościowej ofercie za realizacje przedmiotowej usługi,
- Wykonawca prześle Zamawiającemu propozycje zestawów upominkowych do wcześniejszej akceptacji.
UWAGA:
W przypadku zmiany liczby uczestników Zamawiający poinformuje o tym fakcie na min. 2 dni przed terminem wydarzenia.
Rozliczenie za wyżywienie nastąpi na podstawie zgłoszonej przez zamawiającego liczby osób korzystających z usługi cateringowej przy uwzględnieniu cen wyszczególnionych w kalkulacji
a
Fundusze Europejskie dla Świętokrzyskiego
cenowej, którą wykonawca wyłoniony do realizacji zamówienia zobowiązany będzie przedłożyć zamawiającemu w terminie do 2 dni po zawarciu umowy. W kalkulacji wykonawca zobowiązany jest wykazać koszt wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę.