Przetarg 12692789 - Kompleksowa organizacja wyjazdów na wydarzenia...

-konferencyjne dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz Pracowników MARR S.A. w ramach projektu „Małopolska GO!” - w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, realizowanego przez Małopolską Agencję Rozwoju Regionalnego S.A. 2. Zamówienie zostało podzielone na 3 (trzy) części:a) część I - kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Oslo Innovation Week 2026; data wydarzenia: 19.10.2026 r. - 23.10.2026 r., liczba uczestników: 12;b) część II - kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Smart City Expo Barcelona 2026, data wydarzenia: 03.11.2026 r. - 05.11.2026 r., liczba uczestników: 12;c) część III - kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Web Summit Lizbona 2026, data wydarzenia: 09.11.2026 r. – 12.11.2026 r., liczba uczestników: 12.3. Szczegółowe Opisy Przedmiotu Zamówienia znajdują się w:a) dla części I – zał.nr 1a do SWZ – OPZ cz. I - Oslo Innovation Week 2026,b) dla części II – zał. nr 1b do SWZ – OPZ cz. II - Smart City Expo Barcelona 2026,c) dla części III – zał. nr 1c do SWZ – OPZ cz. III - Web Summit Lizbona 20264. Termin wykonania każdej z części zamówienia związany jest z terminami poszczególnych wydarzeń:a) dla części I – targi Oslo Innovation Week 2026: 18.10.2026 r. (wylot) – 23.10.2026 r. (przylot),b) dla części II – targi Smart City Expo Barcelona 2026: 02.11.2026 r. (wylot) - 06.11.2026 (przylot),c) dla części III- targi Web Summit Lizbona 2026: 08.11.2026 r. (wylot) – 13.11.2026 r (przylot)5. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy PZP, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu.6. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Ofertę można złożyć w odniesieniu do jednej jak i wszystkich części zamówienia.
Część zamówienia: LOT-0001 Kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Oslo Innovation Week 2026 A. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdów na wydarzenia targowo-konferencyjne dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz Pracowników MARR S.A. w ramach projektu „Małopolska GO!” na targi Oslo Innovation Week 2026; data wydarzenia: 19.10.2026 r. - 23.10.2026 r., liczba uczestników: 12.B. Zakres zamówienia: 1) Organizacja transportu lotniczego na trasie Kraków – Oslo – Kraków:- bez przesiadek, w przypadku przelotu z koniecznością przesiadki maksymalny czas podróży: 6h, przesiadka gwarantowana (bez przesiadek na ryzyko pasażera) ; w przypadku konieczności lotu z przesiadką. Zamawiający dopuszcza maksymalnie 1 przesiadkę na 1 lot;- lot do Oslo w dniu poprzedzającym wydarzenie: 18.10.2026 w godzinach przedpołudniowych (godziny wylotu: 7:00 – 12:00)- lot powrotny: 23.10.2026 w godzinach południowych (godziny wylotu: 12:00 – 16:00)- bilety: klasa ekonomiczna, z bagażem rejestrowanym 20 kg.- wycena powinna zawierać wszystkie opłaty związane z organizacją przelotu – jeśli takie występują.2) Organizacja transferu w Oslo: lotnisko – hotel (18.10.2026); hotel – lotnisko (23.10.2026).3) Organizacja transportu dla uczestników imprezy w Oslo:Oslo Innovation Week 2026 ma zdecentralizowaną strukturę, a wydarzenia odbywają się w ponad 50 lokalizacjach w centrum Oslo. Konieczna jest możliwość dojazdu na nie i transferu pomiędzy wydarzeniami w ciągu dnia, w każdym dniu pobytu. W związku z tym możliwość korzystania z transportu powinna mieć charakter ciągły, w limicie do 50 kilometrów, w każdy dzień pobytu (19 – 23.10).4) Rezerwacja noclegu: 12 pokoi jednoosobowych w hotelu na okres: 18 – 23.10.2026 (5 dób hotelowych)- minimalny standard obiektu: 3 gwiazdki, maksymalny: - maksymalna odległość hotelu od centrum: 3 km- w cenie noclegu: śniadanie serwowane w formie bufetu lub porcjowane, potrawy na ciepło i na zimno, kawa, herbata, woda.- wycena powinna zawierać wszystkie podatki i opłaty związane z pobytem uczestników, w tym m. in. opłaty lokalne, miejscowe, środowiskowe itp. – jeśli takie występują..5) Zakup / rezerwacja 12 wejściówek na imprezę Oslo Innovation Week 2026 zawierających nielimitowany dostęp do:- Targów innowacji- Strefy start-upów i innowacji- wszystkich realizowanych w czasie imprezy konferencji i wykładów - Matchmakingu- Szybkiej rejestracji- udziału w spotkaniach networkingowych6) Ubezpieczenie podróżne dla 12 uczestników – zakres minimalny dla każdego uczestnika:Koszty leczenia - suma ubezpieczenia: 1 000 000 złNNW – suma ubezpieczenia: 100 000 złOC w życiu prywatnym – suma ubezpieczenia: 1 000 000 złUbezpieczenie powinno obowiązywać od 18.10 do końca dnia w którym nastąpi fizyczny przylot do Polski.Wszystkie powyższe pozycje muszą spełniać Standardy dostępności dla osób ze specjalnymi potrzebami.C. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w następujących terminach: 1) opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu planu realizacji Inicjatywy zagranicznej obejmującego co najmniej: opracowanie planu realizacji Inicjatywy zagranicznej, rezerwację transportu KR - miasto docelowe - KR oraz w samym mieście docelowym, a także transferu uczestników Inicjatywy zagranicznej, rezerwację miejsc hotelowych, wyżywienie, zakup wejściówek na targi oraz ubezpieczenie podróżne - w terminie nie później niż 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej.2) potwierdzenie realizacji wszystkich prac przygotowawczych i organizacyjnych, co najmniej na 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej, 3) dostarczenie Zamawiającemu pełnej dokumentacji realizacji Inicjatywy zagranicznej w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu Inicjatywy Zagranicznej. D. Informacje dodatkowe1). Zamawiający zastrzega, że w sytuacji, gdy mimo dokonanej przez niego rezerwacji miejsca, dane wydarzenie nie odbędzie się z winy jego realizatora (np. odwołanie wydarzenia) lub z przyczyn od niego niezależnych (np. wystąpienie zdarzenia losowego uniemożliwiającego realizację wydarzenia, w tym pandemii), Wykonawca nie otrzyma wynagrodzenia za dane niezrealizowane wydarzenie i nie zostaną naliczone kary umowne w tym zakresie. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do przedstawienia dowodów, że dane wydarzenie nie może zostać zorganizowane np. w postaci informacji od bezpośredniego realizatora / organizatora danego wydarzenia. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest zaproponować Zamawiającemu alternatywnie inne wydarzenie o podobnej randze i tematyce, jak to które nie doszło do skutku i zrealizować podczas jego trwania, w uzgodnieniu z Zamawiającym tę część zamówienia, która nie została zrealizowana ze względu na opisaną wyżej sytuację. Ostateczną decyzję dotyczącą wybory alternatywnego wydarzenia podejmie Zamawiający, po zapoznaniu się z przekazanymi przez Wykonawcę dowodami.2). Zamawiający zastrzega także, że w sytuacji, że pomimo wszelkich starań udział w wydarzeniu nie będzie możliwy, np. ze względu na krótki termin realizacji, wówczas Zamawiający z porozumieniu z Wykonawcą zaproponuje alternatywne wydarzenie w innym terminie, o podobnym charakterze i randze, podczas którego realizacja świadczeń będzie możliwa.

Część zamówienia: LOT-0002 Kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Smart City Expo Barcelona 2026 A. Przedmiot zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdu na Targi: Smart City Expo Barcelona 2026 dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz pracowników MARR w ramach projektu „Małopolska GO!” – w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, realizowanego przez Małopolską Agencję Rozwoju Regionalnego S.AData wydarzenia: 3 - 5.11.2026Liczba uczestników: 12 osóbB. Zakres zamówienia: 1). Organizacja transportu lotniczego na trasie Kraków – Barcelona – Kraków:- bez przesiadek, w przypadku przelotu z koniecznością przesiadki maksymalny czas podróży: 6h. przesiadka gwarantowana (bez przesiadek na ryzyko pasażera); w przypadku konieczności lotu z przesiadką, Zamawiający dopuszcza maksymalnie 1 przesiadkę na 1 lot;- lot do Barcelony w dniu poprzedzającym wydarzenie: 2.11.2026 w godzinach przedpołudniowych (godziny wylotu: 7:00 – 12:00)- lot powrotny po zakończeniu wydarzenia: 6.11.2026 w godzinach południowych (godziny wylotu: 12:00 – 16:00)- bilety: klasa ekonomiczna, z bagażem rejestrowanym 20 kg.- wycena powinna zawierać wszystkie opłaty związane z organizacją przelotu – jeśli takie występują.2). Organizacja transferu w Barcelonie: lotnisko – hotel (2.11.2026), hotel – lotnisko (6.11.2026)3). Organizacja transportu dla uczestników imprezy w Barcelonie na trasie: hotel – miejsce realizacji wydarzenia – hotel w każdy dzień pobytu (3 – 5.11.2026)4). Rezerwację noclegów: 12 pokoi jednoosobowych w hotelu na okres: 2 – 6.11.2026 (4 doby hotelowe)- minimalny standard obiektu: 3 gwiazdki, - maksymalna odległość hotelu od centrum: 3 km- w cenie noclegu: śniadanie serwowane w formie bufetu lub porcjowane, potrawy na ciepło i na zimno, kawa, herbata, woda,- wycena powinna zawierać wszystkie podatki i opłaty związane z pobytem uczestników, w tym m. in. opłaty lokalne, miejscowe, środowiskowe itp. – jeśli takie występują.5). Zakup 12 wejściówek na imprezę: Smart City Expo 2026 (3 dni) zawierających nieograniczony dostęp do:– programu Sceny Głównej z wykładami i dyskusjami - pełnego programu na wszystkich scenach- loży VIP z możliwością networkingu- ceremonii wręczenia nagród Word Smart City Awards - strefy wystawienniczej Smart City Expo Word Congress, Tomorrow Mobility i Tomorrow Blue Economy- otwartych wydarzeń towarzyszących.6). Ubezpieczenie podróżne dla 12 uczestników – zakres minimalny dla każdego uczestnika:Koszty leczenia - suma ubezpieczenia: 1 000 000 złNNW – suma ubezpieczenia: 100 000 złOC w życiu prywatnym – suma ubezpieczenia: 1 000 000 złUbezpieczenie powinno obowiązywać od 2.11.2026 do końca dnia w którym nastąpi fizyczny przylot do Polski.C. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w następujących terminach: 1) opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu planu realizacji Inicjatywy zagranicznej obejmującego co najmniej: opracowanie planu realizacji Inicjatywy zagranicznej, rezerwację transportu KR - miasto docelowe - KR oraz w samym mieście docelowym, a także transferu uczestników Inicjatywy zagranicznej, rezerwację miejsc hotelowych, wyżywienie, zakup wejściówek na targi oraz ubezpieczenie podróżne - w terminie nie później niż 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej.2) potwierdzenie realizacji wszystkich prac przygotowawczych i organizacyjnych, co najmniej na 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej, 3) dostarczenie Zamawiającemu pełnej dokumentacji realizacji Inicjatywy zagranicznej w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu Inicjatywy Zagranicznej. Wszystkie powyższe pozycje muszą spełniać Standardy dostępności dla osób ze specjalnymi potrzebami.D. Informacje dodatkowe1). Zamawiający zastrzega, że w sytuacji, gdy mimo dokonanej przez niego rezerwacji miejsca, dane wydarzenie nie odbędzie się z winy jego realizatora (np. odwołanie wydarzenia) lub z przyczyn od niego niezależnych (np. wystąpienie zdarzenia losowego uniemożliwiającego realizację wydarzenia, w tym pandemii), Wykonawca nie otrzyma wynagrodzenia za dane niezrealizowane wydarzenie i nie zostaną naliczone kary umowne w tym zakresie. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do przedstawienia dowodów, że dane wydarzenie nie może zostać zorganizowane np. w postaci informacji od bezpośredniego realizatora / organizatora danego wydarzenia. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest zaproponować Zamawiającemu alternatywnie inne wydarzenie o podobnej randze i tematyce, jak to które nie doszło do skutku i zrealizować podczas jego trwania, w uzgodnieniu z Zamawiającym tę część zamówienia, która nie została zrealizowana ze względu na opisaną wyżej sytuację. Ostateczną decyzję dotyczącą wybory alternatywnego wydarzenia podejmie Zamawiający, po zapoznaniu się z przekazanymi przez Wykonawcę dowodami.2). Zamawiający zastrzega także, że w sytuacji, że pomimo wszelkich starań udział w wydarzeniu nie będzie możliwy, np. ze względu na krótki termin realizacji, wówczas Zamawiający z porozumieniu z Wykonawcą zaproponuje alternatywne wydarzenie w innym terminie, o podobnym charakterze i randze, podczas którego realizacja świadczeń będzie możliwa.

Część zamówienia: LOT-0003 Kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Web Summit Lizbona 2026 A. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdu na Targi: Web Summit Lizbona 2026 dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz pracowników MARR w ramach projektu „Małopolska GO!” – w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, realizowanego przez Małopolską Agencję Rozwoju Regionalnego S.AData wydarzenia: 9-12.11.2026Liczba uczestników: 12 osóbB. Zakres zamówienia: 1). Organizacja transportu lotniczego na trasie Kraków – Lizbona – Kraków:- bez przesiadek, w przypadku przelotu z koniecznością przesiadki maksymalny czas podróży: 8h, przesiadka gwarantowana (bez przesiadek na ryzyko pasażera); w przypadku konieczności lotu z przesiadką, Zamawiający dopuszcza maksymalnie 1 przesiadkę na 1 lot;- lot do Lizbony w dniu poprzedzającym wydarzenie: 8.11.2026 w godzinach przedpołudniowych (godziny wylotu: 7:00 – 11:00)- lot powrotny po zakończeniu wydarzenia: 13.11.2026 w godzinach południowych (godziny wylotu: 12:00 – 18:00)- bilety: klasa ekonomiczna, z bagażem rejestrowanym 20 kg.Wycena powinna zawierać wszystkie opłaty związane z organizacją przelotu – jeśli takie występują. 2). Organizacja transferu w Lizbonie: lotnisko – hotel w dniu 8.11.2026; hotel – lotnisko w dniu 13.11.2026 dla 12 uczestników3). Organizacja transportu dla uczestników imprezy w Lizbonie na trasie: hotel – miejsce realizacji wydarzenia – hotel w każdy dzień pobytu, tj.: 9, 10,11,12. 11.20264). Rezerwacja noclegów: 12 pokoi jednoosobowych w hotelu na okres: 8 – 13.11.2026 (5 dób hotelowych)- minimalny standard obiektu: 3 gwiazdki,- lokalizacja obiektu: do 3 km od Praça do Comércio- w cenie noclegu: śniadanie serwowane w formie bufetu lub porcjowane, potrawy na ciepło i na zimno, kawa, herbata, woda,- wycena powinna zawierać wszystkie podatki i opłaty związane z pobytem uczestników, w tym m. in. opłaty lokalne, miejscowe, środowiskowe itp. – jeśli takie występują5). Zakup wejściówek na imprezę: Websummit Lizbona 2026 zawierających dostęp do:– treści dla prelegentów z 32 branż- spersonalizowane rekomendacje sieciowe- zaproszenie na dobrane branżowo spotkania- dostęp do Night Summit- kursy mistrzowskie prowadzone przez ekspertów- pliki kontaktów do pobrania- spersonalizowany kreator harmonogramów- przeszukiwalnej listy uczestników- miejsca spotkań i wieczorny networking- jedzenie i napoje z cateringu- dostęp do wszystkich saloników spotkań i salonu VIP- szybką rejestracjęoraz do pobieralnej listy kontaktów.6). Ubezpieczenie podróżne dla 12 uczestników – zakres minimalny dla każdego uczestnika:Koszty leczenia - suma ubezpieczenia: 1 000 000 złNNW – suma ubezpieczenia: 100 000 złOC w życiu prywatnym – suma ubezpieczenia: 1 000 000 złUbezpieczenie powinno obowiązywać od 9.11.2026 do końca dnia w którym nastąpi fizyczny przylot do Polski.C. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w następujących terminach: 1) opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu planu realizacji Inicjatywy zagranicznej obejmującego co najmniej: opracowanie planu realizacji Inicjatywy zagranicznej, rezerwację transportu KR - miasto docelowe - KR oraz w samym mieście docelowym, a także transferu uczestników Inicjatywy zagranicznej, rezerwację miejsc hotelowych, wyżywienie, zakup wejściówek na targi oraz ubezpieczenie podróżne - w terminie nie później niż 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej.2) potwierdzenie realizacji wszystkich prac przygotowawczych i organizacyjnych, co najmniej na 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej, 3) dostarczenie Zamawiającemu pełnej dokumentacji realizacji Inicjatywy zagranicznej w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu Inicjatywy Zagranicznej. Wszystkie powyższe pozycje muszą spełniać Standardy dostępności dla osób ze specjalnymi potrzebami.D. Informacje dodatkowe1). Zamawiający zastrzega, że w sytuacji, gdy mimo dokonanej przez niego rezerwacji miejsca, dane wydarzenie nie odbędzie się z winy jego realizatora (np. odwołanie wydarzenia) lub z przyczyn od niego niezależnych (np. wystąpienie zdarzenia losowego uniemożliwiającego realizację wydarzenia, w tym pandemii), Wykonawca nie otrzyma wynagrodzenia za dane niezrealizowane wydarzenie i nie zostaną naliczone kary umowne w tym zakresie. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do przedstawienia dowodów, że dane wydarzenie nie może zostać zorganizowane np. w postaci informacji od bezpośredniego realizatora / organizatora danego wydarzenia. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest zaproponować Zamawiającemu alternatywnie inne wydarzenie o podobnej randze i tematyce, jak to które nie doszło do skutku i zrealizować podczas jego trwania, w uzgodnieniu z Zamawiającym tę część zamówienia, która nie została zrealizowana ze względu na opisaną wyżej sytuację. Ostateczną decyzję dotyczącą wybory alternatywnego wydarzenia podejmie Zamawiający, po zapoznaniu się z przekazanymi przez Wykonawcę dowodami.2). Zamawiający zastrzega także, że w sytuacji, że pomimo wszelkich starań udział w wydarzeniu nie będzie możliwy, np. ze względu na krótki termin realizacji, wówczas Zamawiający z porozumieniu z Wykonawcą zaproponuje alternatywne wydarzenie w innym terminie, o podobnym charakterze i randze, podczas którego realizacja świadczeń będzie możliwa.