Przetarg - Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych...

dniej w 5 wydarzeniach targowych.
1. Przedmiot zamówienia obejmuje Kompleksową organizację spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w 5 wydarzeniach targowych, z uwzględnieniem podziału zamówienia na części :
- Część I - Annual Investment Meeting w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) odbywające się w dniach 29.04-02.05.2013 r.;
- Część II - Seul Food & Hotel w Seulu (Korea Płd.) odbywające się w dniach 14-17.05.2013 r.;
- Część III - SIAL w Szanghaju (Chiny) - odbywające się w dniach 7-9.05.2013 r.;
- Część IV - World of Private Label PLMAs w Amsterdamie (Holandia) odbywające się w dniach 28-29.05.2013 r.
- Część V - Summer Fancy Food w Nowym Jorku (USA) odbywające się w dniach 30.06-02.07.2013 r.
realizowanych w ramach Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej, Działanie I.4 Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013 Osi priorytetowej I Nowoczesna Gospodarka Działanie I.4 Promocja i Współpraca, komponent Promocja.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem podziału zamówienia na części oraz dopuszczeniem możliwości składania ofert częściowych stanowią odpowiednio Załączniki nr 1a, 1b, 1c, 1d i 1e do SIWZ.
2. Zamówienie jest realizowane i finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej 2007-2013.
3. Kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień (CPV):
60161000-4 - Usługi w zakresie transportu paczek
60000000-8 - Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)
Szczegółowe wymagania związane z przedmiotem zamówienia
1. Wykonawca odpowiedzialny jest za wykonanie przedmiotu zamówienia / części zamówienia zgodnie z ustaleniami określonymi przez Zamawiającego.
2. Zamawiający oczekuje wysokiej jakości świadczonych usług. Wymagana jest najwyższa staranność przy realizacji przedmiotu zamówienia / części zamówienia.
3. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia / części zamówienia.
4. Wykonawca zobowiązuje się do wykupienia polisy ubezpieczenia spedytowanych przedmiotów, osobno dla każdej części zamówienia, na kwotę 30.000,00 zł.
5. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających na podstawie art. 67 ust 1 pkt 6 ustawy Pzp na poszczególne Części zamówienia w poniższym zakresie:
- Annual Investment Meeting - 10% szacowanej kwoty zamówienia podstawowego
- Seul Food & Hotel w Seulu (Korea Płd.) - 15% szacowanej kwoty zamówienia podstawowego
- SIAL w Szanghaju (Chiny) - 15% szacowanej kwoty zamówienia podstawowego
- World of Private Label PLMAs - 10% szacowanej kwoty zamówienia podstawowego
- Fancy Food - 15% szacowanej kwoty zamówienia podstawowego
CZĘŚĆ Nr: 1
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części I (SOPZ I)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej (w tym produkty spożywcze) w Annual Investment Meeting w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) odbywających się w terminie 29.04-02.05.2013 r.
II. Miejsce i termin realizacji usługi
Dubaj (Zjednoczone Emiraty Arabskie), stoisko nr L1a w Dubai International Convention and Exhibition Centre, miejsce odbywania się targów AIM 2013 http://www.aimcongress.com/ , termin realizacji usługi zaczyna się od ustalonego po podpisaniu Umowy dnia odbioru produktów spożywczych i materiałów promocyjnych od uczestników wyjazdu na targi do dnia doręczenia przedmiotów na stoisko, tj. do 29 kwietnia 2013 r., do godz. 12:00.
III. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
1. Kompleksowa spedycja produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych 10 jednostek samorządu terytorialnego oraz 20 przedsiębiorców (w tym przedsiębiorców sektora spożywczego) z Polski Wschodniej w celu ich degustacji i wykorzystania podczas targów AIM, odbywających się w terminie 30 kwietnia - 2 maja 2013 r. w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie).
2. Materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym zebrane (przesłane przez podmioty do miejsca wyznaczonego przez spedytora) od podwystawców, tj. JST oraz przedsiębiorców, biorących udziału w wyjeździe, dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Zjednoczonych Emiratów Arabskich, odebrane z portu w Dubaju, dostarczone na miejsce odbywania się targów.
3. Usługa obejmuje przygotowanie faktur proforma oraz wszelkich innych wymaganych dokumentów. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszystkich kosztów spedycyjnych, w tym dopełnienia wszystkich niezbędnych formalności związanych z odprawą celną i poniesienie kosztów tej odprawy celnej (opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.), a także przygotowaniem wszelkich niezbędnych dokumentów potrzebnych do spedycji produktów oraz zapewnienie i pokrycie kosztów ubezpieczenia spedytowanych produktów oraz do przedstawienia ww. dokumentów do wglądu Zamawiającemu.
4. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie.
5. Produkty spożywcze powinny być przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na stoisko L1a na terenie odbywania się targów w Dubaju w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko w stanie umożliwiających ich prezentację/spożycie. (produkty spożywcze przedsiębiorców). Wykonawca oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w stanie umożliwiającym ich degustacje podczas targów.
6. Wszystkie produkty powinny znaleźć się w miejscu odbywania targów co najmniej 1 dzień przed rozpoczęciem targów tj. najpóźniej 29 kwietnia 2013 r. do godz. 13:00.
7. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren ZEA oraz na teren Dubai International Convention and Exhibition Centre w Dubaju, pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie.
8. W targach będzie uczestniczyło maksymalnie 20 firm i 10 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego oraz przedstawiciele PAIiIZ. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 370 kg, w tym: 295 kg materiały promocyjne (foldery, gadżety itp.) oraz 75 kg produkty spożywcze sery np. żółty, topiony, twarogi, masła, mleko w proszku, słoiki z dżemami, atrapy produktów.
9. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania do wysyłki wszystkich produktów spożywczych, które muszą być przewożone w specjalnych warunkach. Za wszelkie czynności i formalności dotyczące ubezpieczenia wysyłanych produktów spożywczych i materiałów promocyjnych odpowiada Wykonawca.
10. Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również spedycję materiałów Zamawiającego w formie katalogów, ulotek, materiałów promocyjnych (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.).
CZĘŚĆ Nr: 2
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części II (SOPZ II)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów (w tym produktów spożywczych) związanych
z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w targach Seoul Food and Hotel 2013, odbywających się w Seulu (Korea Południowa)w dniach 14-17 maja 2013 roku.
II. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
Kompleksowa spedycja materiałów promocyjnych oraz eksponatów, w tym produktów spożywczych firm, producentów żywności z Polski Wschodniej w celu ich prezentacji oraz degustacji podczas targów Seoul Food and Hotel 2013, odbywających się na terenie KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu (Korea Południowa) w terminie 14-17 maja 2013 r.
Produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym odebrane od podwystawców, tj. producentów żywności z Polski Wschodniej, biorących udziału w wyjeździe, dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Korei Południowej, odebrane z portu w Seulu, dostarczone na stoisko Polski Wschodniej nr 5E701 na terenie centrum wystawienniczego KINTEX, miejsca odbywania się targów do 13 maja 2013 r., do godz. 15:00. Usługa obejmuje przygotowanie faktur proforma oraz wszystkich innych niezbędnych dokumentów wymaganych do spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych do Korei, zapakowanie i przygotowanie do transportu całości spedytowanych produktów i materiałów, organizację spedycji, odprawy celnej i pokrycie kosztów odprawy celnej, ubezpieczenia wszystkich spedytowanych produktów. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie, koordynację wszystkich elementów usługi i całości działań oraz stały kontakt ze wszystkimi podwystawcami - producentami z Polski Wschodniej oraz Polską Agencją Informacji i inwestycji. Wykonawca zobowiązuje się do tego, że produkty spożywcze będą przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na miejsce i na czas w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko Polski Wschodniej w stanie umożliwiających ich prezentację oraz spożycie. Wykonawca zobowiązuje się także, że materiały promocyjne i pozostałe spedytowane artykuły dotrą w wyznaczone miejsce w wyznaczonym czasie w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich prezentację oraz wystawienie do ekspozycji, a także ich ewentualne użycie. Punkty i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren Korei Południowej oraz regulacji organizatora targów Seoul Food and Hotel 2013, odbywających się na terenie KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu. Wykonawca dokona wszelkich innych czynności związanych z przygotowywaniem do spedycji, tj. ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące importu polskich produktów spożywczych do Korei Południowej oraz na teren KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu, pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska Polski Wschodniej - przedstawiciela PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów, zajmie się wszelkimi kwestiami celnym i innymi wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją produktów i ich wwozem do Korei Południowej i na teren KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu, będzie odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie faktur pro-forma oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie. Wykonawca pokryje też wszystkie opłaty związane z procedurami celnymi i wwozem produktów żywnościowych i artykułów promocyjnych na teren Korei Południowej, np. opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.
W wyjeździe będzie uczestniczyło maksymalnie 20 firm. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 400 kg, w tym takie produkty spożywcze, jak mięso i wędliny, soki w szklanych opakowaniach, makarony, dodatki do żywności, produkty przetwórstwa mleka, w tym sery i produkty nabiałowe, świeże owoce i warzywa, majonezy, sosy itp. w szklanych słoikach oraz słodycze Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również atrapy produktów spożywczych (np. serów), materiały promocyjne podwystawców - przedsiębiorców z Polski Wschodniej oraz Zamawiającego: katalogi, ulotki, materiały promocyjne (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.). Szczegółowa lista firm biorących udział w wyjeździe wraz z listą produktów i materiałów promocyjnych podlegających spedycji zostaną Wykonawcy przekazane po podpisaniu umowy.
CZĘŚĆ Nr: 3
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części III (SOPZ III)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w targach SIAL w Szanghaju (Chiny), odbywających się w terminie 7-9.05.2013 r.
II. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
1. Zebranie przez spedytora przesłanych do jego siedziby lub innego ustalonego przez Zamawiającego miejsca na terenie Polski rzeczy będących przedmiotem spedycji, tj. materiałów promocyjnych (ulotki, foldery, katalogi itp.) oraz produktów spożywczych, w tym wymagających transportu w chłodni, a także atrap produktów (pustych opakowań).
2. Przedmioty powinny zostać w związku z tym opakowane i zabezpieczone odpowiednio do ich rodzaju przez Wykonawcę, dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Chin, odebrane z portu w Szanghaju oraz dostarczone na stoisko Polski Wschodniej znajdujące się w hali N4 (numer stoiska zostanie podany Wykonawcy po podpisaniu umowy) w Shanghai New International Expo Centre. Wszystkie materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny znaleźć się na stoisku Polski Wschodniej najpóźniej 6 maja 2013 r. do godziny 15.00. W celu sprawnego przekazania przedmiotu spedycji Wykonawca zapewni bezpośrednio kontakt (w tym telefoniczny) do osoby, która będzie odpowiedzialna za dowiezienie przedmiotów na stoisko.
3. Wykonawca doręczy 15 kg niżej opisanych materiałów promocyjnych Zamawiającego (torby i zestawy) do hotelu The Bund Riverside, No. 398 Beijing East Road, Huangpu District, Szanghaj 200001, Chiny do dnia 5 maja 2013 r. do godz. 20.00 na nazwisko Anna Krasoń.
4. Wykonawca ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące importu polskich produktów spożywczych do Szanghaju oraz na teren targów SIAL. Wykonawca zobowiązany jest do również do przygotowania i doręczenia właściwym do tego organom faktur proforma, a także wszystkich innych niezbędnych dokumentów wymaganych do spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych do Szanghaju, zarówno w Polsce, jak i w Chinach. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie, koordynację wszystkich elementów usługi i całości działań oraz stały kontakt z organizatorem targów SIAL w Szanghaju, wszystkimi podwystawcami producentami z Polski Wschodniej oraz Zamawiającym.
5. Wykonawca organizuje spedycję oraz odprawę celną na terenie RP i ChRL oraz pokrywa wszelkie koszty związane z transportem, odprawą celną oraz innymi elementami spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych (opłaty związane z wwozem żywności, pobraniem próbek, badaniami sanitarnymi etc.).
6. Wykonawca zobowiązuje się, że produkty spożywcze będą przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na stoisko Polski Wschodniej na targach SIAL Szanghaj w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko w stanie umożliwiających ich prezentację oraz spożycie. Wykonawca zobowiązuje się także, że materiały promocyjne i pozostałe spedytowane artykuły dotrą w wyznaczone miejsce w wyznaczonym czasie w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich prezentację oraz wystawienie do ekspozycji. Punkt i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie dokładnie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy, przy czym Zamawiający preferuje siedzibę Wykonawcy.
7. Zamawiający informuje, że w wyjeździe udział bierze 20 firm: Spółdzielnia Pszczelarska Apis, Lublin; Mateo Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Stanisław Cabaj, Dębica; Spółdzielnia Mleczarska w Łapach, Łapy; P.W. MAT Marzena Tkaczuk, Starachowice; Mind Consulting, Lublin; ROKSANA Spółdzielnia Cukiernicza, Strzyżów; Lactex, Lublin; JK Jasiołka Sp. z o.o., Lublin; Spółdzielnia Mleczarska SPOMLEK, Radzyń Podlaski; ZM Łmeat-Łuków S.A., Łuków; Nero Sp. z o.o., Lublin; As-Babuni, Niemce; Spółdzielnia Mleczarska Ryki, Ryki; PW Mlexer Sp. J. J. Waśkowski, J. Waśkowski, Lubartów; Makarony Polskie S.A., Rzeszów; Indykpol S.A., Olsztyn; PPH Trans-Mat Food Radziwonko Dariusz, Ełk; Amal Firma Handlowa, Lublin, Hortino ZPOW Sp. z o.o., Leżajsk, Rzeszowskie zakłady Drobiarskie RES-DROB Sp. z o.o.
8. W związku z tym Zamawiający przewiduje, że w skład spedycji wejdzie: Szczegółowy opis w załącziku nr 1c do SIWZ.
9. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 760 kg (z zapasem 4 kg). Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia wagi folderów i ulotek o maksymalnie 25 kg.
10. Wykonawca zapewni i pokryje koszt ubezpieczenia wyżej wymienionych materiałów reklamowych oraz produktów spożywczych na czas transportu do momentu dostarczenia ich na stoisko Polski Wschodniej. Wykonawca przedstawi dowód ubezpieczenia na żądanie Zamawiającego.
CZĘŚĆ Nr: 4
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części IV (SOPZ IV)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej (w tym produkty spożywcze) w targach spożywczych PLMAs annual World of Private Label Trade Show w Amsterdamie (Holandia) odbywających się w terminie 28-29 maja 2013 r.
II. Miejsce i termin realizacji usługi
Amsterdam (Holandia), stoisko zakupione przez PAIiIZ (działki od 7220 do 7240 tylko numery parzyste oraz od 7319 do 7339 tylko numery nieparzyste) w hali Amstelhal w RAI Exhibition Centre, miejsce odbywania się targów PLMA 2013 http://www.plmainternational.com, termin realizacji usługi zaczyna się od ustalonego po podpisaniu Umowy dnia odbioru produktów spożywczych i materiałów promocyjnych od uczestników wyjazdu na targi do dnia doręczenia przedmiotów na stoisko, tj. do dnia 27 maja 2013 r. do godz. 15:00.
III. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
1. Kompleksowa spedycja produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych 20 przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej oraz PAIiIZ w celu ich degustacji i wykorzystania podczas targów PLMA 2013, odbywających się w terminie 28 - 29 maja 2013 r. w Amsterdamie (Holandia).
2. Materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym zebrane (przesłane przez podmioty do miejsca wyznaczonego przez spedytora) od uczestników wyjazdu na ww. targi, tj. przedsiębiorców i PAIiIZ, biorących udziału w wyjeździe i dostarczone do Holandii na miejsce odbywania się targów. Punkt i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą.
3. Usługa obejmuje przygotowanie faktur proforma oraz wszelkich innych wymaganych dokumentów. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszystkich kosztów spedycyjnych, w tym dopełnienia wszystkich niezbędnych formalności związanych z odprawą celną i poniesienie kosztów tej odprawy celnej (opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.), a także przygotowaniem wszelkich niezbędnych dokumentów potrzebnych do spedycji produktów oraz zapewnienie i pokrycie kosztów ubezpieczenia spedytowanych produktów oraz do przedstawienia ww. dokumentów do wglądu Zamawiającemu.
4. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie.
5. Produkty spożywcze powinny być przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na stoisko na terenie RAI Exhibition Centre, miejsca odbywania się targów w Amsterdamie, w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko w stanie umożliwiających ich prezentację/spożycie. Wykonawca oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w stanie umożliwiającym ich degustacje podczas targów.
6. Wszystkie produkty powinny znaleźć się w miejscu odbywania targów co najmniej 1 dzień przed rozpoczęciem targów tj. najpóźniej 27 maja 2013r. do godz. 13:00.
7. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren Holandii oraz na teren RAI Exhibition Centre w Amsterdamie. pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie.
8. W targach będzie uczestniczyło maksymalnie 20 firm oraz przedstawiciele PAIiIZ. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 320 kg, w tym: 120 kg to materiały promocyjne. (foldery, gadżety itp.) oraz 300 kg to produkty spożywcze sery np. butelki z miodami pitnymi, słodycze, mrożonki (m.in. owoce i warzywa, produkty przetworzone np. gołąbki) ketchup, majonezy, musztardy, piwo, sosy, wędliny, sery np. żółty, topiony, twarogi, masła, mleko w proszku, makrony, atrapy produktów.
9. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania do wysyłki wszystkich produktów spożywczych, które muszą być przewożone w specjalnych warunkach. Za wszelkie czynności i formalności dotyczące ubezpieczenia wysyłanych produktów spożywczych i materiałów promocyjnych odpowiada Wykonawca.
10. Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również spedycję materiałów Zamawiającego w formie katalogów, ulotek, materiałów promocyjnych (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.) - max. 20 kg.
CZĘŚĆ Nr: 5
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części V (SOPZ V)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów (w tym produktów spożywczych) związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w targach Summer Fancy Food 2013 odbywających się w Nowym Jorku (USA)w dniach 30.06.- 2.07.2013 roku.
II. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
Kompleksową spedycję materiałów promocyjnych oraz eksponatów (w tym głównie produktów spożywczych) 20 firm - producentów żywności z Polski Wschodniej w celu ich prezentacji oraz degustacji podczas targów Summer Fancy Food 2013 odbywających się na terenie Jacob K.Javits Center w Nowym Jorku (USA) w dniach 30.06. - 2.07.2013 r.
Produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym odebrane od podwystawców, tj. producentów żywności z Polski Wschodniej, biorących udziału w wyjeździe , dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Nowego Jorku, odebrane z portu w Nowym Jorku, dostarczone na stoisko Polski Wschodniej (połączone stoiska o numerach: 5437, 5439, 5441, 5443, 5445, 5447, 5546, 5544, 5542, 5540, 5538) na terenie terenu wystawienniczego Jacob K.Javits Center (www.javitscenter.com), miejsca odbywania się targów.
Usługa obejmuje wszelkie czynności logistyczne, spedycyjne, a także formalne i celne związane z kompleksową wysyłką materiałów i produktów spożywczych do USA, w szczególności do:
- przygotowania faktur proforma oraz wszystkich innych niezbędnych dokumentów wymaganych do spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych do USA;
- ustalenie z organizatorem targów, jakie produkty mogą być wwożone na teren USA na ich potrzeby prezentacji podczas targów Summer Fancy Food i jakie dokładne procedury i dokumenty należy przedstawić, aby dokonać spedycji;
- ustalenie z organizatorem targów oraz organami odpowiedzialnymi za wwóz produktów spożywczych do USA (agencje celne, urzędy celne, FDA), co do szczegółowej dokumentacji, certyfikatów, zaświadczeń weterynaryjnych i innych wszelkich formalności, jakie powinna posiadać każda z polskich firmy (tj. każdy z podwystawców) w celu wyspedytowania swoich produktów do USA na potrzeby targowe;
- stały kontakt z firmami (podwystawcami) co do uzyskania odpowiednich certyfikatów, w szczególności FDA lub innych pozwoleń na transport produktów polskich na teren USA na potrzeby targowe;
- zapakowanie i przygotowanie do transportu całości spedytowanych produktów i materiałów
- organizację spedycji, odprawy celnej i pokrycie kosztów odprawy celnej a także kompleksowego ubezpieczenia wszystkich spedytowanych produktów na czas trwania spedycji:
Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie, koordynację wszystkich elementów usługi i całości działań oraz stały kontakt ze wszystkimi podwystawcami - producentami z Polski Wschodniej oraz Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych.
Wykonawca zobowiązuje się do tego, że produkty spożywcze będą przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na miejsce i na czas w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko Polski Wschodniej w stanie umożliwiających ich prezentację oraz spożycie. Wykonawca zobowiązuje się także, że materiały promocyjne i pozostałe spedytowane artykuły dotrą w wyznaczone miejsce w wyznaczonym czasie w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich prezentację oraz wystawienie do ekspozycji, a także ich ewentualne użycie. Punkty i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy. Wykonawca oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w stanie umożliwiającym ich degustacje podczas targów.
Wszystkie materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny znaleźć się na stoisku Polski Wschodniej najpóźniej 29 czerwca 2013 r. do godziny 14:00.
Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren USA oraz regulacji organizatora targów Summer Fancy Food 2013, odbywających się na terenie Jacob K.Javits Center w Nowym Jorku. Wykonawca dokona wszelkich innych czynności związanych z przygotowywaniem do spedycji, tj. ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące importu polskich produktów spożywczych do USA oraz na teren odbywania się targów, pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska Polski Wschodniej - przedstawiciela PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów. Wykonawca zajmie się także wszelkimi kwestiami celnym i innymi wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją produktów i ich wwozem do USA oraz na teren targów, będzie odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie faktur pro-forma oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie. Wykonawca pokryje też wszystkie opłaty związane z procedurami celnymi i wwozem produktów żywnościowych i artykułów promocyjnych na teren Korei Południowej, np. opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.
W wyjeździe będzie uczestniczyć maksymalnie 20 firm. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 420 kg, w tym takie produkty spożywcze, jak mięso i wędliny (nie więcej niż 40kg), soki w szklanych opakowaniach, makarony, dżemy, piwo, dodatki do żywności, produkty przetwórstwa mleka, w tym sery i produkty nabiałowe, majonezy, sosy itp. w szklanych słoikach, słodycze, skrobia ziemniaczana, przetwórstwo warzywne oraz materiały promocyjne. Z planowanych maksymalnie 420kg spedytowanych towarów, Zamawiający przewiduje maksymalnie 120kg na materiały promocyjne (foldery, ulotki, etc) oraz 300 kg produktów spożywczych.
Wymienione powyżej produkty są przykładowe. Szczegółowa lista firm biorących udział w wyjeździe wraz z lista produktów podlegających spedycji zostaną Wykonawcy przekazane po podpisaniu umowy.
Przewiduje się uczestnictwo 20 firm z targach, każda z firm wyspedytuje nie więcej niż 20kg materiałów (w tym ulotki i foldery oraz produkty spożywcze). Łącznie suma spedycji nie przekroczy 400 kg, dodatkowo PAIiIZ przewiduje wysyłkę swoich materiałów promocyjnych w ilości maksymalnie do 20 kg.
Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również atrapy produktów spożywczych (np. serów), materiały promocyjne podwystawców - przedsiębiorców z Polski Wschodniej oraz Zamawiającego: katalogi, ulotki, materiały promocyjne (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.). Dokładna lista materiałów i ich ilości zostaną Wykonawcy przekazane po podpisaniu umowy.
ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr: 1
Nazwa: Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w Annual Investment Meeting w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) odbywających się w dniach 29.04-02.05.2013 r.
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części I (SOPZ I)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej (w tym produkty spożywcze) w Annual Investment Meeting w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie) odbywających się w terminie 29.04-02.05.2013 r.
II. Miejsce i termin realizacji usługi
Dubaj (Zjednoczone Emiraty Arabskie), stoisko nr L1a w Dubai International Convention and Exhibition Centre, miejsce odbywania się targów AIM 2013 http://www.aimcongress.com/ , termin realizacji usługi zaczyna się od ustalonego po podpisaniu Umowy dnia odbioru produktów spożywczych i materiałów promocyjnych od uczestników wyjazdu na targi do dnia doręczenia przedmiotów na stoisko, tj. do 29 kwietnia 2013 r., do godz. 12:00.
III. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
1. Kompleksowa spedycja produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych 10 jednostek samorządu terytorialnego oraz 20 przedsiębiorców (w tym przedsiębiorców sektora spożywczego) z Polski Wschodniej w celu ich degustacji i wykorzystania podczas targów AIM, odbywających się w terminie 30 kwietnia - 2 maja 2013 r. w Dubaju (Zjednoczone Emiraty Arabskie).
2. Materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym zebrane (przesłane przez podmioty do miejsca wyznaczonego przez spedytora) od podwystawców, tj. JST oraz przedsiębiorców, biorących udziału w wyjeździe, dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Zjednoczonych Emiratów Arabskich, odebrane z portu w Dubaju, dostarczone na miejsce odbywania się targów.
3. Usługa obejmuje przygotowanie faktur proforma oraz wszelkich innych wymaganych dokumentów. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszystkich kosztów spedycyjnych, w tym dopełnienia wszystkich niezbędnych formalności związanych z odprawą celną i poniesienie kosztów tej odprawy celnej (opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.), a także przygotowaniem wszelkich niezbędnych dokumentów potrzebnych do spedycji produktów oraz zapewnienie i pokrycie kosztów ubezpieczenia spedytowanych produktów oraz do przedstawienia ww. dokumentów do wglądu Zamawiającemu.
4. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie.
5. Produkty spożywcze powinny być przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na stoisko L1a na terenie odbywania się targów w Dubaju w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko w stanie umożliwiających ich prezentację/spożycie. (produkty spożywcze przedsiębiorców). Wykonawca oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w stanie umożliwiającym ich degustacje podczas targów.
6. Wszystkie produkty powinny znaleźć się w miejscu odbywania targów co najmniej 1 dzień przed rozpoczęciem targów tj. najpóźniej 29 kwietnia 2013 r. do godz. 13:00.
7. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren ZEA oraz na teren Dubai International Convention and Exhibition Centre w Dubaju, pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie.
8. W targach będzie uczestniczyło maksymalnie 20 firm i 10 przedstawicieli jednostek samorządu terytorialnego oraz przedstawiciele PAIiIZ. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 370 kg, w tym: 295 kg materiały promocyjne (foldery, gadżety itp.) oraz 75 kg produkty spożywcze sery np. żółty, topiony, twarogi, masła, mleko w proszku, słoiki z dżemami, atrapy produktów.
9. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania do wysyłki wszystkich produktów spożywczych, które muszą być przewożone w specjalnych warunkach. Za wszelkie czynności i formalności dotyczące ubezpieczenia wysyłanych produktów spożywczych i materiałów promocyjnych odpowiada Wykonawca.
10. Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również spedycję materiałów Zamawiającego w formie katalogów, ulotek, materiałów promocyjnych (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.).
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 60.16.10.00-4,60.00.00.00-8
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 29/04/2013
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 2
Nazwa: Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w
Seul Food & Hotel w Seulu (Korea Płd.) odbywających się w dniach 14-17.05.2013 r.
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części II (SOPZ II)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów (w tym produktów spożywczych) związanych
z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w targach Seoul Food and Hotel 2013, odbywających się w Seulu (Korea Południowa)w dniach 14-17 maja 2013 roku.
II. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
Kompleksowa spedycja materiałów promocyjnych oraz eksponatów, w tym produktów spożywczych firm, producentów żywności z Polski Wschodniej w celu ich prezentacji oraz degustacji podczas targów Seoul Food and Hotel 2013, odbywających się na terenie KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu (Korea Południowa) w terminie 14-17 maja 2013 r.
Produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym odebrane od podwystawców, tj. producentów żywności z Polski Wschodniej, biorących udziału w wyjeździe, dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Korei Południowej, odebrane z portu w Seulu, dostarczone na stoisko Polski Wschodniej nr 5E701 na terenie centrum wystawienniczego KINTEX, miejsca odbywania się targów do 13 maja 2013 r., do godz. 15:00. Usługa obejmuje przygotowanie faktur proforma oraz wszystkich innych niezbędnych dokumentów wymaganych do spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych do Korei, zapakowanie i przygotowanie do transportu całości spedytowanych produktów i materiałów, organizację spedycji, odprawy celnej i pokrycie kosztów odprawy celnej, ubezpieczenia wszystkich spedytowanych produktów. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie, koordynację wszystkich elementów usługi i całości działań oraz stały kontakt ze wszystkimi podwystawcami - producentami z Polski Wschodniej oraz Polską Agencją Informacji i inwestycji. Wykonawca zobowiązuje się do tego, że produkty spożywcze będą przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na miejsce i na czas w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko Polski Wschodniej w stanie umożliwiających ich prezentację oraz spożycie. Wykonawca zobowiązuje się także, że materiały promocyjne i pozostałe spedytowane artykuły dotrą w wyznaczone miejsce w wyznaczonym czasie w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich prezentację oraz wystawienie do ekspozycji, a także ich ewentualne użycie. Punkty i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy.
Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren Korei Południowej oraz regulacji organizatora targów Seoul Food and Hotel 2013, odbywających się na terenie KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu. Wykonawca dokona wszelkich innych czynności związanych z przygotowywaniem do spedycji, tj. ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące importu polskich produktów spożywczych do Korei Południowej oraz na teren KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu, pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska Polski Wschodniej - przedstawiciela PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów, zajmie się wszelkimi kwestiami celnym i innymi wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją produktów i ich wwozem do Korei Południowej i na teren KINTEX - Korean International Exhibition Center w Seulu, będzie odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie faktur pro-forma oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie. Wykonawca pokryje też wszystkie opłaty związane z procedurami celnymi i wwozem produktów żywnościowych i artykułów promocyjnych na teren Korei Południowej, np. opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.
W wyjeździe będzie uczestniczyło maksymalnie 20 firm. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 400 kg, w tym takie produkty spożywcze, jak mięso i wędliny, soki w szklanych opakowaniach, makarony, dodatki do żywności, produkty przetwórstwa mleka, w tym sery i produkty nabiałowe, świeże owoce i warzywa, majonezy, sosy itp. w szklanych słoikach oraz słodycze Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również atrapy produktów spożywczych (np. serów), materiały promocyjne podwystawców - przedsiębiorców z Polski Wschodniej oraz Zamawiającego: katalogi, ulotki, materiały promocyjne (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.). Szczegółowa lista firm biorących udział w wyjeździe wraz z listą produktów i materiałów promocyjnych podlegających spedycji zostaną Wykonawcy przekazane po podpisaniu umowy.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 60.16.10.00-4,60.00.00.00-8
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 13/05/2013
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 3
Nazwa: Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w SIAL w Szanghaju (Chiny) - odbywających się w dniach 7-9.05.2013 r.
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części III (SOPZ III)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w targach SIAL w Szanghaju (Chiny), odbywających się w terminie 7-9.05.2013 r.
II. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
1. Zebranie przez spedytora przesłanych do jego siedziby lub innego ustalonego przez Zamawiającego miejsca na terenie Polski rzeczy będących przedmiotem spedycji, tj. materiałów promocyjnych (ulotki, foldery, katalogi itp.) oraz produktów spożywczych, w tym wymagających transportu w chłodni, a także atrap produktów (pustych opakowań).
2. Przedmioty powinny zostać w związku z tym opakowane i zabezpieczone odpowiednio do ich rodzaju przez Wykonawcę, dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Chin, odebrane z portu w Szanghaju oraz dostarczone na stoisko Polski Wschodniej znajdujące się w hali N4 (numer stoiska zostanie podany Wykonawcy po podpisaniu umowy) w Shanghai New International Expo Centre. Wszystkie materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny znaleźć się na stoisku Polski Wschodniej najpóźniej 6 maja 2013 r. do godziny 15.00. W celu sprawnego przekazania przedmiotu spedycji Wykonawca zapewni bezpośrednio kontakt (w tym telefoniczny) do osoby, która będzie odpowiedzialna za dowiezienie przedmiotów na stoisko.
3. Wykonawca doręczy 15 kg niżej opisanych materiałów promocyjnych Zamawiającego (torby i zestawy) do hotelu The Bund Riverside, No. 398 Beijing East Road, Huangpu District, Szanghaj 200001, Chiny do dnia 5 maja 2013 r. do godz. 20.00 na nazwisko Anna Krasoń.
4. Wykonawca ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące importu polskich produktów spożywczych do Szanghaju oraz na teren targów SIAL. Wykonawca zobowiązany jest do również do przygotowania i doręczenia właściwym do tego organom faktur proforma, a także wszystkich innych niezbędnych dokumentów wymaganych do spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych do Szanghaju, zarówno w Polsce, jak i w Chinach. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie, koordynację wszystkich elementów usługi i całości działań oraz stały kontakt z organizatorem targów SIAL w Szanghaju, wszystkimi podwystawcami producentami z Polski Wschodniej oraz Zamawiającym.
5. Wykonawca organizuje spedycję oraz odprawę celną na terenie RP i ChRL oraz pokrywa wszelkie koszty związane z transportem, odprawą celną oraz innymi elementami spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych (opłaty związane z wwozem żywności, pobraniem próbek, badaniami sanitarnymi etc.).
6. Wykonawca zobowiązuje się, że produkty spożywcze będą przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na stoisko Polski Wschodniej na targach SIAL Szanghaj w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko w stanie umożliwiających ich prezentację oraz spożycie. Wykonawca zobowiązuje się także, że materiały promocyjne i pozostałe spedytowane artykuły dotrą w wyznaczone miejsce w wyznaczonym czasie w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich prezentację oraz wystawienie do ekspozycji. Punkt i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie dokładnie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy, przy czym Zamawiający preferuje siedzibę Wykonawcy.
7. Zamawiający informuje, że w wyjeździe udział bierze 20 firm: Spółdzielnia Pszczelarska Apis, Lublin; Mateo Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe Stanisław Cabaj, Dębica; Spółdzielnia Mleczarska w Łapach, Łapy; P.W. MAT Marzena Tkaczuk, Starachowice; Mind Consulting, Lublin; ROKSANA Spółdzielnia Cukiernicza, Strzyżów; Lactex, Lublin; JK Jasiołka Sp. z o.o., Lublin; Spółdzielnia Mleczarska SPOMLEK, Radzyń Podlaski; ZM Łmeat-Łuków S.A., Łuków; Nero Sp. z o.o., Lublin; As-Babuni, Niemce; Spółdzielnia Mleczarska Ryki, Ryki; PW Mlexer Sp. J. J. Waśkowski, J. Waśkowski, Lubartów; Makarony Polskie S.A., Rzeszów; Indykpol S.A., Olsztyn; PPH Trans-Mat Food Radziwonko Dariusz, Ełk; Amal Firma Handlowa, Lublin, Hortino ZPOW Sp. z o.o., Leżajsk, Rzeszowskie zakłady Drobiarskie RES-DROB Sp. z o.o.
8. W związku z tym Zamawiający przewiduje, że w skład spedycji wejdzie: Szczegółowy opis w załącziku nr 1c do SIWZ.
9. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 760 kg (z zapasem 4 kg). Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia wagi folderów i ulotek o maksymalnie 25 kg.
10. Wykonawca zapewni i pokryje koszt ubezpieczenia wyżej wymienionych materiałów reklamowych oraz produktów spożywczych na czas transportu do momentu dostarczenia ich na stoisko Polski Wschodniej. Wykonawca przedstawi dowód ubezpieczenia na żądanie Zamawiającego.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 60.16.10.00-4,60.00.00.00-8
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 06/05/2013
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 4
Nazwa: Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w
World of Private Label PLMAs w Amsterdamie (Holandia) odbywających się w dniach 28-29.05.2013 r.
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części IV (SOPZ IV)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej (w tym produkty spożywcze) w targach spożywczych PLMAs annual World of Private Label Trade Show w Amsterdamie (Holandia) odbywających się w terminie 28-29 maja 2013 r.
II. Miejsce i termin realizacji usługi
Amsterdam (Holandia), stoisko zakupione przez PAIiIZ (działki od 7220 do 7240 tylko numery parzyste oraz od 7319 do 7339 tylko numery nieparzyste) w hali Amstelhal w RAI Exhibition Centre, miejsce odbywania się targów PLMA 2013 http://www.plmainternational.com, termin realizacji usługi zaczyna się od ustalonego po podpisaniu Umowy dnia odbioru produktów spożywczych i materiałów promocyjnych od uczestników wyjazdu na targi do dnia doręczenia przedmiotów na stoisko, tj. do dnia 27 maja 2013 r. do godz. 15:00.
III. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
1. Kompleksowa spedycja produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych 20 przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej oraz PAIiIZ w celu ich degustacji i wykorzystania podczas targów PLMA 2013, odbywających się w terminie 28 - 29 maja 2013 r. w Amsterdamie (Holandia).
2. Materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym zebrane (przesłane przez podmioty do miejsca wyznaczonego przez spedytora) od uczestników wyjazdu na ww. targi, tj. przedsiębiorców i PAIiIZ, biorących udziału w wyjeździe i dostarczone do Holandii na miejsce odbywania się targów. Punkt i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą.
3. Usługa obejmuje przygotowanie faktur proforma oraz wszelkich innych wymaganych dokumentów. Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia wszystkich kosztów spedycyjnych, w tym dopełnienia wszystkich niezbędnych formalności związanych z odprawą celną i poniesienie kosztów tej odprawy celnej (opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.), a także przygotowaniem wszelkich niezbędnych dokumentów potrzebnych do spedycji produktów oraz zapewnienie i pokrycie kosztów ubezpieczenia spedytowanych produktów oraz do przedstawienia ww. dokumentów do wglądu Zamawiającemu.
4. Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie.
5. Produkty spożywcze powinny być przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na stoisko na terenie RAI Exhibition Centre, miejsca odbywania się targów w Amsterdamie, w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko w stanie umożliwiających ich prezentację/spożycie. Wykonawca oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w stanie umożliwiającym ich degustacje podczas targów.
6. Wszystkie produkty powinny znaleźć się w miejscu odbywania targów co najmniej 1 dzień przed rozpoczęciem targów tj. najpóźniej 27 maja 2013r. do godz. 13:00.
7. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren Holandii oraz na teren RAI Exhibition Centre w Amsterdamie. pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie.
8. W targach będzie uczestniczyło maksymalnie 20 firm oraz przedstawiciele PAIiIZ. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 320 kg, w tym: 120 kg to materiały promocyjne. (foldery, gadżety itp.) oraz 300 kg to produkty spożywcze sery np. butelki z miodami pitnymi, słodycze, mrożonki (m.in. owoce i warzywa, produkty przetworzone np. gołąbki) ketchup, majonezy, musztardy, piwo, sosy, wędliny, sery np. żółty, topiony, twarogi, masła, mleko w proszku, makrony, atrapy produktów.
9. Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania do wysyłki wszystkich produktów spożywczych, które muszą być przewożone w specjalnych warunkach. Za wszelkie czynności i formalności dotyczące ubezpieczenia wysyłanych produktów spożywczych i materiałów promocyjnych odpowiada Wykonawca.
10. Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również spedycję materiałów Zamawiającego w formie katalogów, ulotek, materiałów promocyjnych (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.) - max. 20 kg.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 60.16.10.00-4,60.00.00.00-8
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 27/05/2013
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena
CZĘŚĆ Nr: 5
Nazwa: Kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w
Summer Fancy Food w Nowym Jorku (USA) odbywających się w dniach 30.06-02.07.2013 r.
1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dla Części V (SOPZ V)
I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja spedycji materiałów promocyjnych oraz eksponatów (w tym produktów spożywczych) związanych z uczestnictwem przedsiębiorców z Polski Wschodniej w targach Summer Fancy Food 2013 odbywających się w Nowym Jorku (USA)w dniach 30.06.- 2.07.2013 roku.
II. Kompleksowa usługa spedycji będzie obejmować:
Kompleksową spedycję materiałów promocyjnych oraz eksponatów (w tym głównie produktów spożywczych) 20 firm - producentów żywności z Polski Wschodniej w celu ich prezentacji oraz degustacji podczas targów Summer Fancy Food 2013 odbywających się na terenie Jacob K.Javits Center w Nowym Jorku (USA) w dniach 30.06. - 2.07.2013 r.
Produkty spożywcze powinny zostać w związku z tym odebrane od podwystawców, tj. producentów żywności z Polski Wschodniej, biorących udziału w wyjeździe , dostarczone do portu wyjściowego w Polsce, wyspedytowane do Nowego Jorku, odebrane z portu w Nowym Jorku, dostarczone na stoisko Polski Wschodniej (połączone stoiska o numerach: 5437, 5439, 5441, 5443, 5445, 5447, 5546, 5544, 5542, 5540, 5538) na terenie terenu wystawienniczego Jacob K.Javits Center (www.javitscenter.com), miejsca odbywania się targów.
Usługa obejmuje wszelkie czynności logistyczne, spedycyjne, a także formalne i celne związane z kompleksową wysyłką materiałów i produktów spożywczych do USA, w szczególności do:
- przygotowania faktur proforma oraz wszystkich innych niezbędnych dokumentów wymaganych do spedycji materiałów promocyjnych i produktów spożywczych do USA;
- ustalenie z organizatorem targów, jakie produkty mogą być wwożone na teren USA na ich potrzeby prezentacji podczas targów Summer Fancy Food i jakie dokładne procedury i dokumenty należy przedstawić, aby dokonać spedycji;
- ustalenie z organizatorem targów oraz organami odpowiedzialnymi za wwóz produktów spożywczych do USA (agencje celne, urzędy celne, FDA), co do szczegółowej dokumentacji, certyfikatów, zaświadczeń weterynaryjnych i innych wszelkich formalności, jakie powinna posiadać każda z polskich firmy (tj. każdy z podwystawców) w celu wyspedytowania swoich produktów do USA na potrzeby targowe;
- stały kontakt z firmami (podwystawcami) co do uzyskania odpowiednich certyfikatów, w szczególności FDA lub innych pozwoleń na transport produktów polskich na teren USA na potrzeby targowe;
- zapakowanie i przygotowanie do transportu całości spedytowanych produktów i materiałów
- organizację spedycji, odprawy celnej i pokrycie kosztów odprawy celnej a także kompleksowego ubezpieczenia wszystkich spedytowanych produktów na czas trwania spedycji:
Wykonawca dokona wszelkich czynności, w tym czynności celnych i formalno-prawnych oraz wszelkich innych niezbędnych do dostarczenia produktów spożywczych i materiałów promocyjnych w wyznaczone miejsce w wymaganym czasie, koordynację wszystkich elementów usługi i całości działań oraz stały kontakt ze wszystkimi podwystawcami - producentami z Polski Wschodniej oraz Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych.
Wykonawca zobowiązuje się do tego, że produkty spożywcze będą przewożone i przechowywane do momentu dostarczenia na miejsce i na czas w warunkach odpowiednich do przechowywania każdego z rodzajów produktów tak, aby dotarły one na stoisko Polski Wschodniej w stanie umożliwiających ich prezentację oraz spożycie. Wykonawca zobowiązuje się także, że materiały promocyjne i pozostałe spedytowane artykuły dotrą w wyznaczone miejsce w wyznaczonym czasie w stanie nienaruszonym, umożliwiającym ich prezentację oraz wystawienie do ekspozycji, a także ich ewentualne użycie. Punkty i termin odbioru produktów spożywczych w Polsce zostanie określony przez Zamawiającego po konsultacji z Wykonawcą po podpisaniu umowy. Wykonawca oświadcza, że ponosi wszelką odpowiedzialność za dostarczenie produktów spożywczych w stanie umożliwiającym ich degustacje podczas targów.
Wszystkie materiały promocyjne oraz produkty spożywcze powinny znaleźć się na stoisku Polski Wschodniej najpóźniej 29 czerwca 2013 r. do godziny 14:00.
Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania wszelkich regulacji miejscowych w sprawie wwozu żywności na teren USA oraz regulacji organizatora targów Summer Fancy Food 2013, odbywających się na terenie Jacob K.Javits Center w Nowym Jorku. Wykonawca dokona wszelkich innych czynności związanych z przygotowywaniem do spedycji, tj. ustali szczegółowo wszystkie wymagania dotyczące importu polskich produktów spożywczych do USA oraz na teren odbywania się targów, pozostanie w stałym kontakcie z uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów i koordynatorem stoiska Polski Wschodniej - przedstawiciela PAIiIZ, w celu sprawnego uzyskania wszelkich wymaganych zezwoleń i certyfikatów. Wykonawca zajmie się także wszelkimi kwestiami celnym i innymi wymogami formalno-prawnymi związanymi ze spedycją produktów i ich wwozem do USA oraz na teren targów, będzie odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie faktur pro-forma oraz zsynchronizuje cały proces spedycji ze wszystkimi uczestnikami wyjazdu oraz organizatorem targów, tak aby wszystkie produkty i materiału promocyjne mogły zostać dostarczone w wyznaczone miejsce w określonym czasie. Wykonawca pokryje też wszystkie opłaty związane z procedurami celnymi i wwozem produktów żywnościowych i artykułów promocyjnych na teren Korei Południowej, np. opłaty celne, badania weterynaryjne produktów etc.
W wyjeździe będzie uczestniczyć maksymalnie 20 firm. Zamawiający przewiduje, iż maksymalna ilość transportowanych produktów spożywczych oraz materiałów promocyjnych wynosi łącznie maksymalnie 420 kg, w tym takie produkty spożywcze, jak mięso i wędliny (nie więcej niż 40kg), soki w szklanych opakowaniach, makarony, dżemy, piwo, dodatki do żywności, produkty przetwórstwa mleka, w tym sery i produkty nabiałowe, majonezy, sosy itp. w szklanych słoikach, słodycze, skrobia ziemniaczana, przetwórstwo warzywne oraz materiały promocyjne. Z planowanych maksymalnie 420kg spedytowanych towarów, Zamawiający przewiduje maksymalnie 120kg na materiały promocyjne (foldery, ulotki, etc) oraz 300 kg produktów spożywczych.
Wymienione powyżej produkty są przykładowe. Szczegółowa lista firm biorących udział w wyjeździe wraz z lista produktów podlegających spedycji zostaną Wykonawcy przekazane po podpisaniu umowy.
Przewiduje się uczestnictwo 20 firm z targach, każda z firm wyspedytuje nie więcej niż 20kg materiałów (w tym ulotki i foldery oraz produkty spożywcze). Łącznie suma spedycji nie przekroczy 400 kg, dodatkowo PAIiIZ przewiduje wysyłkę swoich materiałów promocyjnych w ilości maksymalnie do 20 kg.
Zamawiający informuje, iż spedycja obejmie również atrapy produktów spożywczych (np. serów), materiały promocyjne podwystawców - przedsiębiorców z Polski Wschodniej oraz Zamawiającego: katalogi, ulotki, materiały promocyjne (długopisy, kalendarze, breloczki, roll-up promocyjny, kubki itp.). Dokładna lista materiałów i ich ilości zostaną Wykonawcy przekazane po podpisaniu umowy.
2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 60.16.10.00-4,60.00.00.00-8
3) Czas trwania lub termin wykonania: Zakończenie: 29/06/2013
4) Kryteria oceny ofert: Najniższa cena