Przetarg 2589251 - Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej...

ów Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r.
Kompleksowa organizacja Międzynarodowej XXII Corocznej Konferencji oraz Zgromadzenia Ogólnego Stowarzyszenia Europejskich Urzędników Wyborczych (ACEEEO) w dniach 12-15 września 2013 r. w hotelu Sofitel Victoria w Warszawie - zwanej dalej Konferencją.

Wykonanie przedmiotu zamówienia polega:
Kompleksowej organizacji konferencji dla ok. 200 osób, w zarezerwowanych przez Zamawiającego w hotelu Sofitel Victoria pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych (do pojedynczego wykorzystania) wraz ze śniadaniami, oraz zarezerwowanej Sali konferencyjnej, dwóch sal do odbycia warsztatów, saloniku, pomieszczenia sekretariatu i pomieszczenia na stoiska wystawiennicze. Za pobyt w hotelu płatności dokonują uczestnicy Konferencji we własnym zakresie.

W zakres przedmiotu zamówienia wchodzi:
1. Zorganizowanie na Lotnisku Chopina punktu zbiorczego dla przyjeżdżających uczestników konferencji i przejmowanie gości pod opiekę
2. Transport, pod opieką, gości z lotniska do hotelu.
3. Wyposażenie sali konferencyjnej w hotelu Sofitel Victoria dla ok. 200 osób minimum w m. in.:
- nagłośnienie,
- bezprzewodowe mikrofony,
- ekran do rzutnika,
- dostęp do Internetu bezprzewodowego,
- dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
- słuchawki.
4. Wyposażenie dwóch sal dla odbycia warsztatów każda dla ok. 70 osób minimum w:
1) nagłośnienie,
2) bezprzewodowe mikrofony,
3) ekran do rzutnika,
4) dostęp do Internetu bezprzewodowego,
5) dwie kabiny do tłumaczenia symultanicznego,
6) słuchawki.
5. Wyposażenie pomieszczenia - saloniku dla 15-20 osób -w minimum bezprzewodowe mikrofony i słuchawki.
6. Wyposażenie pomieszczenia dla Sekretariatu Stowarzyszenia (ACEEEO) dla 8 - 10 osób minimum w:
1) dwa telefony,
2) drukarka,
3) faks,
4) skaner,
5) dostęp do Internetu bezprzewodowego.
7. Wyposażenie pomieszczenia dla 10 stoisk wystawienniczych o wymiarach 2m x 2m w minimum: stolik, dwa krzesła, gniazdko elektryczne, 2 punkty świetlne, lada, fryz czołowy z nazwą firmy, dostęp do Internetu, kosz na śmieci).
8. Zaprojektowanie, wykonanie i zapewnienie:
1) planszy zewnętrznej (nazwa Konferencji i logo),
2) planszy wewnętrznej (nazwa Konferencji i logo,),
3) oznakowanie sal, strzałki informacyjne,
4) oznakowanie warsztatów, sali wystawienniczej, sekretariatu,
5) druku programu Konferencji w języku polskim, angielskim i rosyjskim,
6) materiałów informacyjno-promocyjnych o Warszawie i Polsce,
7) identyfikatorów ze smyczą - trzy rodzaje w liczbie ponad 200szt
8) wizytówek dwustronnych z imieniem, nazwiskiem i nazwą kraju do ustawienia na stołach konferencyjnych - ok. 30 szt.
9) notesów - ok. 200 szt.
10) długopisów - ok. 200 szt.
11) toreb konferencyjnych - ok. 200 szt.
12) flag i proporczyków 30 państw.
9. Zapewnienie tłumaczy w miejscu odbywania Konferencji oraz poza tym miejscem, którzy będą towarzyszyć uczestnikom Konferencji i tłumaczyć spotkania z ich udziałem, ze znajomością języka na poziomie porównywalnym z certyfikatem C1 z doświadczeniem w tłumaczeniu:
1) z języka polskiego na angielski i z angielskiego na polski,
2) z języka polskiego na rosyjski i z rosyjskiego na polski,
3) z języka angielskiego na rosyjski i z rosyjskiego na angielski.
10. Zapewnienie co najmniej czterech osób - personelu ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego do obsługi organizacyjnej Sekretariatu Konferencji (m. in. rejestracja gości, dodruk plakietek i innych niezbędnych materiałów na miejscu).
11. Zapewnienie hostess ze znajomością języka angielskiego i rosyjskiego - ok. 15 osób.
12. Obsługa techniczna (montaż, demontaż, obsługa na miejscu).
13. Przygotowanie i serwowanie w dniach 13-14 września br. cateringu dla ok. 200 osób w hotelu Sofitel Victoria:
1) woda na sali konferencyjnej i salach warsztatowych,
2) w przerwach:
- kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana
- 3 rodzaje ciast świeżych, kruche ciasteczka
- owoce
14. Kolacja standardowa w hotelu Sofitel Victoria w dniu 12 września br. dla przyjeżdżających gości do godz. 23.00.
15. Obiad w hotelu Sofitel Victoria w dniach 13-14 września br. w formie szwedzkiego bufetu dla ok. 200 osób, w tym:
1) dwa rodzaje zup,
2) cztery dania drugie na ciepło: dwa mięsne, jedno rybne, jedno wegetariańskie,
3) dodatki do mięs i ryb (ziemniaki, ryż itp.),
4) bar sałatkowy - minimum cztery sałatki,
5) wybór ciast i deserów,
6) owoce sezonowe,
7) zimne napoje bezalkoholowe,
8) kawa, herbata.
16. Uroczyste przyjęcie okolicznościowe połączone z wydarzeniem artystycznym w dniu 13 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
17. Program turystyczny (zaproponowanie, przygotowanie i poprowadzenie) w dniu 14 września br. dla ok. 200 osób.
18. Kolacja w dniu 14 września br. w restauracji innej niż hotelowa na ok. 200 osób.
19. Wykonanie pełnej dokumentacji filmowej i zdjęciowej Konferencji.
20. Transport, pod opieką, gości z hotelu na lotnisko.