Przetarg 12543320 - Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie wyjazdu...

nanie kompleksowej usługi zorganizowania i prze-prowadzenia jednego 5-dniowego wyjazdu edukacyjno-terapeutycznego z elementami integracyjnymi wraz z usługą hotelarską i gastronomiczną oraz przygotowaniem materiałów dydaktycznych. Termin wyjazdu zostanie wyznaczony przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym najpóźniej 3 dni po podpisaniu umowy. Wyjazd zostanie zrealizowany w czasie wakacji .Grupa licząca 30 osób, w tym szacunkowo 18 dzieci i młodzieży. Przewidywany przedział wiekowy dzieci: 1–16 lat.Czas trwania wyjazdu edukacyjnego ( w tym dojazd i powrót) - 5 dni / 4 noclegi.Wykonawca zobowiązuje się do:1.Zapewnienia pełnego wyżywienia dla uczestników, obejmującego:-śniadanie (forma bufetu szwedzkiego): minimum 3 rodzaje wędlin, ser żółty, świeże warzywa (np. ogórek, pomidor), co najmniej jedno danie na ciepło (np. jajecznica, naleśniki, parówki, jajka na twardo), wybór pieczywa (bułki, chleb) oraz nielimitowany dostęp do kawy, herbaty i soków owocowych;-obiad składający się z dwóch dań: zupa, danie główne: (mięso, ziemniaki, surówka), oraz nielimitowany dostęp do soku owocowego i wody mineralnej;-podwieczorek (np. owoc, wafelek, drożdżówka, pączek, jogurt);-kolację (forma bufetu szwedzkiego): minimum 3 rodzaje wędlin, ser żółty, świeże warzywa (np. ogórek, pomidor), co najmniej jedno danie na ciepło (np. parówki, naleśniki, jajka na twardo) oraz nielimitowany dostęp do herbaty.2.Zapewnienia stałego dostępu do napojów (woda mineralna) dla wszystkich uczestników przez cały czas trwania pobytu.3.Dostosowania diety do indywidualnych potrzeb uczestników (np. dieta wegetariańska, bezglutenowa), o ile Zamawiający zgłosi taką potrzebę przed wyjazdem.4.Zapewnienia bezpłatnej opieki lekarskiej i pielęgniarskiej, w tym – w razie konieczności – transportu do najbliższej placówki opieki zdrowotnej.5.Ubezpieczenia wszystkich uczestników od następstw nieszczęśliwych wypadków (NW) na cały okres trwania wyjazdu.6.Przekazania kompletu dokumentacji dotyczącej realizacji zadań, zgodnie z wymogami określonymi przez Zamawiającego.Wykonawca zobowiązany jest do zaplanowania i realizacji:1. Indywidualnych konsultacji z psychologiem: po 1 godzinie dla każdej z rodzin. Harmonogram spotkań zostanie ustalony z uczestnikami pierwszego dnia wyjazdu podczas spotkania organizacyjnego.2. Warsztatów dla rodziców: w wymiarze 8 godzin (2 spotkania po 4 godziny). Tematyka powinna obejmować m.in.: wzmacnianie umiejętności wychowawczych, komunikację w rodzinie, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych oraz profilaktykę problemów dzieci i młodzieży (przemoc rówieśnicza, depresja, uzależnienia).3. Zajęć animacyjnych dla dzieci i młodzieży: realizowanych równolegle do warsztatów dla rodziców (2 spotkania po 4 godziny). Zajęcia muszą obejmować elementy integracji, gry sportowe oraz warsztaty kreatywne/plastyczne, z uwzględnieniem możliwości ich przeprowadzenia zarówno w sali, jak i w plenerze.4. Zajęć integracyjnych dla całych rodzin: realizowanych od pierwszego do czwartego dnia wyjazdu (np. ognisko, karaoke, konkursy rodzinne, gry ruchowe). Każdy blok zajęć musi trwać minimum 2 godziny.Przez godzinę zajęć rozumie się godzinę zegarową (60 minut).1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia Uczestnikom warsztatów kompletu materiałów szkoleniowych, trwale oznakowanych logo przekazanym przez Zamawiającego oraz informacją o oficjalnej stronie internetowej programu: Fundusze dla Kujaw i Pomorza 2021-2027.2. Wersje papierowe materiałów muszą być opatrzone: tytułem i datą zajęć, nazwą projektu informacją o organizatorze. Komplet materiałów dydaktycznych będzie zawierał:-harmonogram warsztatów/treningów;-materiały edukacyjne w wersji papierowej o treści adekwatnej do tematyki zajęć merytorycznych. Wykonawca prześle Zamawiającemu materiały do akceptacji nie później niż 5 dni przed planowaną datą realizacji zadania. -notatnik (format A4, min. 60 kartek),-długopis,-pomoce dydaktyczne rozwijające i wzmacniające kompetencje rodziny np. poradniki, książki.Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia dokumentacji fotograficznej z przebiegu realizacji przedmiotu zamówienia (w szczególności z warsztatów, zajęć animacyjnych, gier i zabaw oraz wycieczek). Dokumentacja musi spełniać następujące wymogi:1. Ilość i jakość: Minimum 50 sztuk zdjęć w wysokiej rozdzielczości, przedstawiających różne formy wsparcia oraz aktywność uczestników.2. Termin i forma: Materiał zostanie przekazany Zamawiającemu w terminie do 7 dni od dnia zakończenia wyjazdu na zewnętrznym nośniku danych (np. pen-drive).3. Zasady ochrony wizerunku: Wykonawca oświadcza, że dokumentacja zostanie sporządzona z poszanowaniem przepisów o ochronie danych osobowych (RO-DO), a zdjęcia będą przedstawiać wyłącznie osoby, które wyraziły zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku.Standard pojazdu i obsada: Wykonawca zapewni sprawny technicznie, ubezpieczony (OC oraz NNW pasażerów) autokar, posiadający liczbę miejsc siedzących dostosowaną do wielkości grupy. Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę uprawnionych kierowców, gwarantującą ciągłość jazdy bez konieczności odbywania postojów na odpoczynek kierowców (zgodnie z obowiązującymi normami czasu pracy).Transport musi być realizowany zgodnie z ustawą z dnia 20 czerwca 1997 r. Prawo o ruchu drogowym (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1251 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U z 2026 r. poz. 477).Godziny przewozu: Wyklucza się przewóz uczestników w godzinach nocnych (pomiędzy 22:00 a 6:00). Podróż powrotna powinna rozpocząć się w godzinach popołudniowych, po zakończeniu obiadu.Bezpieczeństwo i kontrola: Wykonawca zobowiązany jest zgłosić autokar do kontroli Policji lub Inspekcji Transportu Drogowego przed wyjazdem. O terminie i miejscu kontroli Wykonawca powiadomi Zamawiającego z odpowiednim wyprzedzeniem. Logistyka: Przewóz całej grupy musi odbywać się jednym autokarem. Miejsce podstawienia autokaru: wskazany punkt na terenie miasta Włocławek. Wszystkie przejazdy lokalne przewidziane w programie (w tym wycieczki) również muszą być realizowane tym samym standardem transportu.Awaria pojazdu: W przypadku awarii Wykonawca niezwłocznie (bez zbędnej zwłoki) zapewnia pojazd zastępczy o standardzie nie niższym niż określony w zamówieniu, pokrywając wszelkie koszty z tym związane.Wymagania dotyczące zakwaterowania:1. Zasady zakwaterowania:a. Wszyscy uczestnicy muszą być zakwaterowani w jednym obiekcie.b. Każda rodzina musi otrzymać oddzielny pokój (lub studio/apartament). Niedopuszczalne jest kwaterowanie członków różnych rodzin w jednym pokoju ani rozdzielanie członków tej samej rodziny.c. Liczba pokoi musi odpowiadać liczbie rodzin uczestniczących w wyjeździe (max 15 pokoi).d. Każdy uczestnik, bez względu na wiek (w tym małe dzieci), musi mieć zapewnione osobne, pełnowymiarowe łóżko (nie dopuszcza się łóżek wspólnych).2. Infrastruktura obiektu: Miejsce zakwaterowania musi posiadać:a. Dostępność jadalni/restauracji serwującej śniadania, obiady i kolacje na miejscu, w strukturze tego samego budynku.b. zaplecze dydaktyczno-szkoleniowe (np. sala konferencyjna lub świetlica) wyposażone w sprzęt Pokoje z pełnym, niezależnym węzłem higieniczno-sanitarnym (łazienka z WC, umywalką, prysznicem lub wanną) w każdym pokoju.3. Wyposażenie pokoju:a. Jednoosobowe łóżko o wymiarach min. 90x200 cm lub dwuosobowe min. 140x200 cm . Zamawiający nie dopuszcza stosowania łóżek piętrowych, łóżek polowych, rozkładanych foteli ani innych dostawek jako podstawowych miejsc noclegowych.b. Szafa lub wnęka garderobiana, wieszak na kurtki, biurko lub stół, min. jedno krzesło lub fotel na osobę, szafka nocna przy każdym łóżku.c. Oświetlenie górne oraz lampka nocna.d. Dostęp do bezpłatnego, bezprzewodowego Internetu Wi-Fi w pokoju oraz odbiornik TV.e. Bieżąca ciepła i zimna woda przez całą dobę.f. Zapewnienie ręczników kąpielowych (min. 2 sztuki na osobę). g. Zapewnienie personelu recepcyjnego lub całodobowego kontaktu telefonicznego z obsługą obiektu.Wykonawca zapewni sale dydaktyczne spełniające następujące wymagania:1. Dostęp do światła dziennego oraz możliwość swobodnego wietrzenia pomieszczeń;2. Wyposażenie meblowe: odpowiednia liczba miejsc siedzących (krzesła/fotele) oraz stoły, dostosowane do liczby uczestników warsztatów;3. Wyposażenie techniczne: niezbędny sprzęt do prowadzenia zajęć, w tym rzutnik multimedialny, ekran oraz flipchart wraz z kompletem markerów;Infrastruktura do konsultacji: zapewnienie osobnego, kameralnego pomieszczenia gwarantującego poufność podczas indywidualnych spotkań z psychologiem.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyżywienia zgodnie z poniższymi zasadami:1. Wykonawca zapewni minimum 4 posiłki dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek, kolacja)2. Dzień przyjazdu i wyjazdu:a. W dniu przyjazdu: minimum 3 posiłki (obiad, podwieczorek, kolacja).b. W dniu wyjazdu: śniadanie, obiad oraz suchy prowiant na drogę powrotną.3. Suchy prowiant (skład): Pakiet na drogę powrotną oraz na wypadek długiej wycieczki musi zawierać dla każdej osoby:a. min. 2 bułki pszenne (50–60 g każda) z masłem, żółtym serem, dwoma plastrami wędliny drobiowej (indyk lub kurczak) i liściem sałaty/ogórkiem;b. wodę mineralną niegazowaną (0,5 - 0,7l);c. paczkę herbatników bez czekolady (min. 100 g) lub owoc.4. Dostęp do wody: Wykonawca zapewnia wszystkim uczestnikom nielimitowany dostęp do wody pitnej w miejscu zakwaterowania przez cały czas trwania pobytu.5. Wyżywienie podczas wycieczki (jeśli dotyczy):a. Jeśli wycieczka odbywa się w godzinach między posiłkami: Wykonawca zapewnia każdemu uczestnikowi dodatkową wodę mineralną (1 l) na drogę.b. Jeśli wycieczka koliduje z godzinami posiłków w ośrodku: Wykonawca zapewnia suchy prowiant (zgodnie ze składem jak wyżej opisano) oraz – po powrocie – obiadokolację składającą się z dwóch dań na ciepło.

MOPR.AO.A.261.24.2026