Przetarg 12394248 - Kompleksowa obsługa projektu pn. Powiat Gryficki Plus –...

st kompleksowa obsługa projektu pn. Powiat Gryficki Plus – program poprawy jakości i dostępności kształcenia zawodowego w szkołach ponadpodstawowych w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych.2. Zakres obowiązków Wykonawcy ma charakter kompleksowy i obejmuje pełną obsługę merytoryczną, finansową, proceduralną oraz kontrolną projektu, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, obowiązującymi wytycznymi programu oraz przepisami prawa.W szczególności Wykonawca odpowiada za: bieżące zarządzanie realizacją projektu w części powierzonej umową, zapewnienie zgodności działań projektowych z harmonogramem rzeczowo-finansowym, prawidłowość i kompletność dokumentacji projektowej, weryfikację kwalifikowalności wydatków, terminowe przygotowywanie wniosków o płatność i innych wymaganych dokumentów, monitorowanie wskaźników produktu i rezultatu, przygotowanie projektu do kontroli oraz udział w czynnościach kontrolnych, informowanie Zamawiającego o ryzykach, nieprawidłowościach oraz konieczności wprowadzenia zmian w projekcie.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie powierzonych czynności oraz za skutki błędów formalnych, finansowych i proceduralnych w zakresie objętym umową.3. Szczegółowe wymagania stawiane Wykonawcy:1) REKRUTACJA UCZESTNIKÓWa) OdpowiedzialnośćWykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za: przygotowanie i przeprowadzenie rekrutacji, zgodność procesu z wnioskiem o dofinansowanie, zgodność z zasadami równości szans i niedyskryminacji, kompletność i archiwizację dokumentacji rekrutacyjnej.b) Dokumentacja rekrutacyjnaWykonawca opracowuje: regulamin rekrutacji, formularze zgłoszeniowe, oświadczenia uczestników, listy rankingowe, protokoły z posiedzeń komisji rekrutacyjnej, wzory decyzji o zakwalifikowaniu/niezakwalifikowaniu.Dokumenty muszą być każdorazowo zgodne z aktualnymi wytycznymi programu.2) STYPENDIAWykonawca odpowiada za kompleksową organizację i obsługę procesu przyznawania stypendiów, w szczególności za:a) Opracowanie regulaminu przyznawania stypendiów, który musi określać co najmniej:o podstawę prawną przyznawania świadczeń,o cel przyznania stypendium,o grupę uprawnionych uczestników,o kryteria wyboru wraz z zasadami punktacji (jeżeli dotyczy),o tryb i termin składania wniosków,o sposób oceny formalnej i merytorycznej wniosków,o tryb odwoławczy (termin, forma, sposób rozpatrzenia),o wysokość świadczenia,o okres przyznania stypendium,o termin i sposób wypłaty świadczenia,o obowiązki stypendysty,o przesłanki utraty prawa do stypendium,o zakres danych wymaganych do celów podatkowych (PIT),o zasady przetwarzania danych osobowych.b) Przygotowanie wzoru decyzji / informacji o przyznaniu stypendium, przy czym dokument ten musi określać co najmniej:o imię i nazwisko stypendysty,o podstawę przyznania świadczenia,o wysokość stypendium,o okres, na jaki zostało przyznane,o termin rozpoczęcia wypłaty,o numer rachunku bankowego, na który będzie przekazywane świadczenie,o pouczenie o trybie odwoławczym (jeżeli przewidziano),o datę i podpis osoby upoważnionej.c) Przeprowadzenie procesu rekrutacji zgodnie z zatwierdzonym regulaminem oraz zasadami równości szans.d) Sporządzenie i zatwierdzenie listy stypendystów wraz z dokumentacją potwierdzającą spełnienie kryteriów.e) Przekazanie Zamawiającemu kompletu danych niezbędnych do wypłaty świadczeń nie później niż 5 dni roboczych przed pierwszym terminem wypłaty.f) Bieżące informowanie uczestników o przyznaniu bądź nieprzyznaniu świadczenia zgodnie z procedurą określoną w regulaminie.g) Odpowiedzialność za poprawność danych finansowych i podatkowych — w przypadku przekazania błędnych danych skutkujących nieprawidłową wypłatą, odpowiedzialność ponosi Wykonawca. Wypłata świadczeń następuje wyłącznie na rachunek bankowy wskazany w dokumentacji stypendialnej.3) STAŻEZakres dokumentacji dotyczącej staży jest analogiczny jak w przypadku stypendiów, w szczególności w zakresie zasad rekrutacji, kompletności dokumentów uczestnika, archiwizacji oraz zgodności z wnioskiem o dofinansowanie i obowiązującymi wytycznymi.Dodatkowo dokumentacja stażowa obejmuje:• program stażu,• umowy trójstronne,• dzienniki,• listy obecności,• potwierdzenie realizacji wskaźników.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kompletności, prawidłowości oraz spójności całej dokumentacji stażowej, jej zgodności z harmonogramem projektu oraz wymaganiami instytucji nadzorującej.4) ZAMÓWIENIA I ZAKUPYOdpowiedzialność proceduralnaWykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe przygotowanie i prowadzenie procedur zakupowych w zakresie powierzonym umową, w szczególności za:• przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia,• przygotowanie zapytań ofertowych,• opracowanie regulaminów i procedur dotyczących udzielania zamówień,• zapewnienie zgodności prowadzonych postępowań z obowiązującymi wytycznymi oraz przepisami prawa.Zamówienia poniżej proguW przypadku zamówień o wartości poniżej progu stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych obowiązuje następująca procedura:• Sporządzenie dokumentu zamówienia.• Przekazanie dokumentu do Centrum Usług Wspólnych (CUW).• Dokonanie zakupu na podstawie zatwierdzonego zamówienia.• Realizacja zamówienia zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującymi oraz regulacjami wewnętrznymi Zamawiającego.Kwalifikowalność wydatkówWykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość i kwalifikowalność ponoszonych wydatków, w szczególności za:• zgodność wydatku z obowiązującymi wytycznymi,• zgodność wydatku z wnioskiem o dofinansowanie,• poniesienie wydatku w okresie kwalifikowalności,• prawidłowe i kompletne opisanie dokumentów księgowych.Każdy dokument finansowy musi zawierać adnotację:„Wydatek kwalifikowalny w ramach projektu (…) i zgodny z planem budżetowym.”5) GODZINY PONADWYMIAROWE (art. 35a Karty Nauczyciela)a) W zakresie godzin ponadwymiarowych realizowanych w ramach projektu prowadzona będzie odrębna dokumentacja projektowa.b) Sporządzany będzie dokument zawierający wykaz zrealizowanych godzin, przekazywany w formie e-doręczenia.c) Dokument, o którym mowa powyżej podlega podpisaniu przez:o koordynatora szkolnego,o koordynatora zewnętrznego,o dyrektora szkoły.d) Rachunek wystawiony przez koordynatora szkolnego musi zostać przez niego podpisany.e) Na potrzeby realizacji i rozliczania godzin ponadwymiarowych zostanie opracowany odrębny regulamin, sporządzony na podstawie przepisów Karty Nauczyciela, określający zasady przyznawania, ewidencjonowania oraz rozliczania godzin w ramach projektu.W przypadku zmiany stawki zaszeregowania nauczyciela:• Centrum Usług Wspólnych (CUW) przekazuje informację o skutkach finansowych wynikających ze zmiany,• Wykonawca dokonuje odpowiedniej korekty we wniosku o płatność.6) WNIOSKI O PŁATNOŚĆWykonawca odpowiada za przygotowanie i obsługę procesu rozliczania projektu w zakresie wniosków o płatność, w szczególności za:a) Zebranie od Zleceniodawcy dokumentów księgowych, w tym faktur, rachunków, list płac, dokumentów ZUS oraz innych dokumentów niezbędnych do rozliczenia projektu.b) Sprawdzenie kompletności i poprawności formalnej przekazanych dokumentów.c) Opisanie postępu merytorycznego projektu, w tym realizowanych zadań, działań oraz wskaźników.d) Ujęcie danych uczestników projektu we wniosku o płatność.e) Wprowadzenie wszystkich wymaganych danych do właściwego systemu (np. SL2014 lub innego wskazanego systemu).f) Przygotowanie oświadczeń o kwalifikowalności wydatków, zestawień kosztów, wyjaśnień do niejasnych pozycji we wniosku oraz dokumentów wymaganych przez WUP.g) Reagowanie na uwagi WUP, w tym kontakt mailowy i telefoniczny z opiekunem projektu oraz przygotowanie dodatkowych dokumentów.h) Informowanie Zleceniodawcy o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów wymaganych w procesie rozliczenia.i) Wprowadzanie zmian do harmonogramu finansowego, w tym aktualizację budżetu projektu oraz przesunięcia między kategoriami kosztów, zgodnie z realizacją projektu.j) Przygotowywanie wniosków.7) MONITORING I KONTROLAWykonawca odpowiada za:• monitoring wskaźników produktu i rezultatu,• kontrolę realizacji budżetu,• identyfikację ryzyk,• informowanie Zamawiającego o nieprawidłowościach,• przygotowanie projektu do kontroli,• udział w kontrolach,• sporządzanie wyjaśnień,• rekomendacje działań naprawczych,• przygotowanie dokumentów do archiwizacji.8) PROMOCJA PROJEKTUWykonawca odpowiada za:• opracowanie i realizację planu promocji,• zgodność z zasadami oznaczania projektów,• materiały informacyjne,• aktualizację informacji na stronie internetowej.9) DOKUMENTACJA KADROWAWykonawca odpowiada za:• przygotowanie dokumentacji kadrowej koordynatorów projektu,• dokumentację nauczycieli (art. 35a KN),• ewidencję czasu pracy,• zgodność form zatrudnienia z wytycznymi.10) ODPOWIEDZIALNOŚĆ Wykonawca ponosi odpowiedzialność:• finansową,• umowną,• odszkodowawczą,• za kwalifikowalność wydatków,• za terminowość działań,• za poprawność dokumentacji,• za skutki błędów formalnych i finansowych.

570/III/26