Zlecenie 8571868 - Administrowanie cmentarzami komunalnymi na terenie Gminy...

zami komunalnymi położonymi na terenie gminy Barwice w miejscowościach:
1) Barwice, dz. Nr 2/13 obręb 03 Barwice, powierzchnia 2.9063 ha;
2) Stary Chwalim, dz. Nr 417/1 obręb Stary Chwalim, powierzchnia 2.0100 ha;
3) Polne, dz. Nr 78 obręb Polne, powierzchnia 1.2800 ha.
2. Zakres zamówienia obejmuje:
1) Administrowanie i utrzymanie cmentarzy komunalnych:
a) prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami;
b) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza, udzielanie informacji dotyczących lokalizacji grobów i miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych;
c) prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych;
d) nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady
kamieniarskie) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów
przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między nimi;
e) naliczanie opłat za usługi cmentarne w formie wystawionego zlecenia oraz określenia opłaty zgodnie z Zarządzeniem nr 215/2017 Burmistrza Barwic z dnia 25.10.2017r. w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych będących własnością Gminy Barwice; na podstawie wystawionego przez Wykonawcę zlecenia Zamawiający będzie wystawiał faktury VAT,
f) przedstawianie Zamawiającemu raportów miesięcznych z wystawionych zleceń, w terminie do dnia 10 każdego miesiąca.
2) Utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarzy:
a) teren cmentarza, parking przynależny do cmentarza, ścieżki i drogi
dojazdowe: wyrównywanie nawierzchni dla ułatwienia spływu wód
opadowych, likwidowanie zastoisk wody;
b) inne drobne prace porządkowe dotyczące eksploatacji cmentarza, np. grabienie liści, zbieranie śmieci, odśnieżanie ścieżek i alejek w zależności od zaistniałych potrzeb np. planowany pochówek;
c) wyposażenie terenu cmentarzy w pojemniki na odpady komunalne oraz nie dopuszczanie do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być zaopatrzone w informację o zbieranych odpadach i obowiązku selektywnej ich zbiórki oraz powinny posiadać otwory wrzutowe o odpowiednich rozmiarach.
3) Utrzymanie zieleni:
a) Koszenie trawników lub inne zabiegi agrotechniczne na nie eksploatowanej części cmentarza, parkingach, pasach dróg dojazdowych minimum raz w miesiącu, wywóz skoszonej trawy;
b) pielęgnacja drzew i krzewów tj. przycinanie gałęzi suchych, nadłamanych, usuwanie wiatrołomów.
4) Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia:
a) konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia. W zakres napraw wchodzi uzupełnienie siatki, wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów ogrodzenia, napinanie siatki ogrodzeniowej, spawanie urwanych elementów;
b) utrzymanie w dobrym stanie technicznym pomieszczeń kaplicy cmentarnej na cmentarzu, punktów czerpania wody na cmentarzach itp. W szczególności poprzez: ponoszenie drobnych nakładów związanych ze zwykłym używaniem obiektu (np. malowanie ścian w pomieszczeniach, naprawy instalacji i stolarki itp.) oraz zabezpieczenie instalacji wodnej w okresie zimowym przed zamarznięciem;
c) korzystanie z obiektów zgodnie z ich przeznaczeniem;
d) zapewnienie możliwości korzystania z punktów czerpalnych wody;
5) Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia biura na terenie miasta Barwice czynnego od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 - 15.00.
6) Wykonawca na własny koszt umieści na cmentarzu tablicę informacyjną, na której umieści między innymi informacje o nazwie i adresie firmy zarządzającej cmentarzem, dane kontaktowe, adres i godziny otwarcia Biura Administratora Cmentarza (styl i wielkość tablicy należy uzgodnić z Zamawiającym),
7) Udostępnianie kaplic dla potrzeb wystawienia zwłok przed pochówkiem.
8) Prowadzenie książek obiektów budowlanych dla kaplic.
9) Zarządzanie cmentarzem powinno się odbywać zgodnie z:
a) ustawą z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (tekst jedn.tj. Dz. U z 2020 r. poz. 1947),
b) rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001 r. Nr 90 poz. 1013 z późn. zm.)
c) rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U. z 2008r. Nr 48, poz. 284).
3. Obowiązki Wykonawcy:
1. Przyjęcie (w okresie obowiązywania umowy) pełnej odpowiedzialności za bezpieczeństwo i sposób prowadzenia cmentarzy oraz za ewentualne szkody wynikłe z nieprawidłowego administrowania i wykonywania prac z nim związanych.
2. Użytkowanie cmentarzy zgodnie z ich przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska oraz utrzymywanie ich we właściwym stanie technicznym, sanitarnym i estetycznym,
3. Nadzorowanie i decydowanie o umieszczonych reklamach i ogłoszeniach na terenie administrowanych cmentarzy oraz pobieranie opłat za ich umieszczenie zgodnie ze stawkami określonymi przez Wykonawcę,
4. Pokrywanie wszelkich kosztów i wydatków związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np.: opłaty za zużytą energię elektryczną, koszty wywozu odpadów komunalnych, koszty dostawy wody i innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarzy,
5. Zawarcie umów z dostawcami mediów,
6. Posiadanie polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności przez czas wykonywania zamówienia,
7. Przechowywanie ksiąg cmentarnych w pomieszczeniu zapewniającym należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz w sposób uniemożliwiający przetwarzanie danych zawartych w księgach cmentarnych przez osoby nieupoważnione,
8. Umożliwienie przeprowadzenia ceremonii pochowania zmarłych przez podmioty świadczące usługi pogrzebowe oraz kontrolowanie czy przebiegają one zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obowiązkiem wykonawcy jest czuwanie nad tym, aby osoby/podmioty montujące pomniki lub grobowce postępowały zgodnie z zasadami bezpieczeństwa a w szczególności aby nie wyrządziły szkody osobom trzecim,
9. Wykonawca zobowiązany jest do naliczania opłat za usługi cmentarne w formie wystawionego zlecenia oraz określenia opłaty zgodnie z Zarządzeniem nr 215/2017 Burmistrza Barwic z dnia 25.10.2017r. w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych będących własnością Gminy Barwice.