Zlecenie 6811936 - Administrowanie cmentarzami komunalnymi na terenie Gminy...

owanie cmentarzami komunalnymi położonymi na terenie Gminy Barwice w miejscowościach: Barwice, Stary Chwalim i Polne. Zakres zamówienia obejmuje:
1. Administrowanie i utrzymanie cmentarzy komunalnych:
a) prowadzenie ksiąg cmentarnych poprzez systematyczne dokonywanie wpisów podstawowych i uzupełniających zgodnie z obowiązującymi przepisami;
b) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarza, udzielanie informacji dotyczących lokalizacji grobów i miejsc rezerwowych na podstawie zapisów w księgach cmentarnych;
c) prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków i miejsc rezerwowych;
d) nadzorowanie prac firm usługowych (firmy pogrzebowe, zakłady
kamieniarskie) w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących wymiarów grobów, nagrobków, pomników oraz odstępów między nimi;
e) naliczanie opłat za usługi cmentarne określone w Zarządzeniu Nr 215/2017 Burmistrza Barwic z dnia 25.10.2017r. w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych będących własnością Gminy Barwice, prowadzenie ich ewidencji, sporządzanie comiesięcznych raportów z wpłat z tytułu ww. opłat oraz przesyłanie sporządzonych raportów do 10 dnia każdego miesiąca do Urzędu Miejskiego w Barwicach, kontrolowanie wniesienia opłat przed wyznaczeniem miejsca pochówku.
2. Utrzymanie w czystości i porządku terenu cmentarzy:
a) teren cmentarza, parking przynależny do cmentarza, ścieżki i drogi dojazdowe;
b) inne prace porządkowe dotyczące eksploatacji cmentarza, tj. grabienie liści, zbieranie śmieci, odśnieżanie ścieżek i alejek w zależności od zaistniałych potrzeb np. planowany pochówek;
c) wyposażenie terenu cmentarzy w pojemniki na odpady komunalne oraz nie dopuszczanie do ich przepełnienia. Pojemniki powinny być zaopatrzone w informację o zbieranych odpadach i obowiązku selektywnej ich zbiórki oraz powinny posiadać otwory wrzutowe o odpowiednich rozmiarach.
3. Utrzymanie zieleni:
a) Koszenie trawników lub inne zabiegi agrotechniczne na nie eksploatowanej części cmentarza, parkingach, pasach dróg dojazdowych minimum raz w miesiącu do 31.10.2019r., wywóz skoszonej trawy;
b) pielęgnacja drzew i krzewów tj. przycinanie gałęzi suchych, nadłamanych, usunięcie wiatrołomów,
4. Utrzymanie obiektów budowlanych i uzbrojenia:
a) konserwacja i drobne naprawy ogrodzenia. W zakres napraw wchodzi uzupełnienie siatki, wymiana uszkodzonych klamek i zawiasów, prostowanie uszkodzonych fragmentów ogrodzenia, napinanie siatki ogrodzeniowej, spawanie urwanych elementów;
b) utrzymanie w dobrym stanie technicznym pomieszczeń kaplic cmentarnych na cmentarzach, punktów czerpania wody na cmentarzach itp. W szczególności poprzez: ponoszenie drobnych nakładów związanych ze zwykłym używaniem obiektu (np. malowanie ścian w pomieszczeniach, naprawy instalacji i stolarki itp.) oraz zabezpieczenie instalacji wodnej w okresie zimowym przed zamarznięciem;
c) korzystanie z obiektów zgodnie z ich przeznaczeniem;
d) zapewnienie możliwości korzystania z punktów czerpalnych wody;
5. Wykonawca na własny koszt umieści na cmentarzu tablicę informacyjną, na której umieści między innymi informacje o nazwie i adresie firmy zarządzającej cmentarzem, dane kontaktowe, adres i godziny otwarcia Biura Administratora Cmentarza (styl i wielkość tablicy należy uzgodnić z Zamawiającym).
6. Ubezpieczenie cmentarzy od szkód wyrządzonych osobom trzecim i mieniu.
7. Udostępnianie kaplic dla potrzeb wystawienia zwłok przed pochówkiem.
8. Prowadzenia książek obiektów budowlanych dla kaplic.
3. Obowiązki Wykonawcy:
1. Przyjęcie (od daty podpisania umowy) pełnej odpowiedzialności za bezpieczeństwo i sposób prowadzenia cmentarzy oraz za ewentualne szkody wynikłe z nieprawidłowego administrowania i wykonywania prac z nim związanych.
2. Użytkowanie cmentarzy zgodnie z ich przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska oraz utrzymywanie ich we właściwym stanie technicznym, sanitarnym i estetycznym,
3. Nadzorowanie i decydowanie o umieszczonych reklamach i ogłoszeniach na terenie administrowanych cmentarzy oraz pobieranie opłat za ich umieszczenie zgodnie ze stawkami określonymi przez Wykonawcę,
4. Pokrywanie wszelkich kosztów i wydatków związanych z realizacją przedmiotu zamówienia np.: opłaty za zużytą energię elektryczną, koszty wywozu odpadów komunalnych, koszty dostawy wody i innych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarzy,
5. Zawarcie umów z dostawcami mediów,
6. Posiadanie polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności przez czas wykonywania zamówienia oraz ubezpieczenie cmentarzy od szkód wyrządzonych osobom trzecim i mieniu,
Strona 2 z 5
7. Przechowywanie ksiąg cmentarnych w pomieszczeniu zapewniającym należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz w sposób uniemożliwiający przetwarzanie danych zawartych w księgach cmentarnych przez osoby nieupoważnione,
8. Umożliwienie przeprowadzenia ceremonii pochowania zmarłych przez podmioty świadczące usługi pogrzebowe oraz kontrolowanie czy przebiegają one zgodnie z obowiązującymi przepisami. Obowiązkiem wykonawcy jest czuwanie nad tym, aby osoby/podmioty montujące pomniki lub grobowce postępowały zgodnie z zasadami bezpieczeństwa a w szczególności aby nie wyrządziły szkody osobom trzecim,
9. Wykonawca zobowiązany jest do pobierania w imieniu Zamawiającego opłat za korzystanie z cmentarzy zgodnie z obowiązującym Zarządzeniem nr 215/2017 Burmistrza Barwic z dnia 25.10.2017r. w sprawie ustalenia stawek opłat za korzystanie z cmentarzy komunalnych będących własnością Gminy Barwice.