Wzorcowy dokument dla zamówień poniżej 30 tys. euro

data publikacji: 2016-01-19 godz. 09:30

Przy udzielaniu zamówień poniżej 30 tys. euro nie stosuje się ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164). Nie mniej jednak, fundamentalne prawa Unii muszą być przestrzegane.

Zgodnie z zaleceniami Komisji Europejskiej oraz orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, dokonując zakupów w najniższym progu należy przestrzegać następujących zasad:

• niedyskryminacji,
• równego traktowania,
• przejrzystości,
• proporcjonalności.

Zostały one zawarte w Traktacie o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, obowiązują także w postępowaniach, w których nie stosuje się dyrektyw dotyczących zamówień publicznych.

Urząd Zamówień Publicznych przygotował wzór regulaminu udzielania zleceń o wartości nieprzekraczającej 30 tys. euro. Można go stosować wprost, lub dostosować do potrzeb własnej jednostki.

1 stycznia 2016 roku zmieniono oficjalny kurs euro do złotego. Wynosi on obecnie 4,1749 zł. Poprzednio euro przeliczane było na złotówki po kursie 4,2289 zł. Nieznacznie zmienił się próg bagatelności. Dotychczas kwota do której nie było obowiązku stosowania procedur zamówieniowych wynosiła 126 747 zł, od 1 stycznia 2016 wynosi ona 125 247 zł netto.

Przygotowanie wzoru regulaminu udzielania zamówień poniżej progu 30 tys. euro jest dobrą wiadomością dla tych jednostek administracji, które nie regulowały w żaden sposób procedur zakupowych z pominięciem ustawy. Wprowadzenie wzorcowego regulaminu stworzonego przez UZP zapewni większe prawdopodobieństwo postępowania zgodnie z literą prawa.

Jak podaje na swojej stronie UZP dokument ma charakter wyłącznie przykładowy, a jego stosowanie jest dobrowolne. Zamawiający mogą modyfikować wzór regulaminu, dostosowując jego treść do swoich potrzeb, w szczególności w zakresie wartości zamówienia, od której stosowany będzie regulamin, metod szacowania wartości zamówienia, kryteriów wyboru wykonawcy, wprowadzenia słowniczka pojęć czy przesłanek odstąpienia od stosowania regulaminu.

Urząd zezwala na modyfikowanie regulaminu pod kątem własnych potrzeb, nie mniej jednak zastrzega: dokonując modyfikacji należy jednak mieć na uwadze obowiązek przestrzegania przez zamawiających stosownych przepisów (w tym ustawy o finansach publicznych) oraz podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych, tj. zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości.

Zaletą dokumentu jest jego prostota. Na czterech stronach omówione zostały wszystkie istotne etapy udzielania zamówień poniżej progu 30 tys. euro: 

• szacowanie wartości zamówienia;
• wszczęcie procedur zakupowych;
• wybór wykonawcy;
• dokumentowanie postępowania.

Podczas szacowania wartości zamówienia, zamawiający powinien zbadać koszt zakupu (bez podatku VAT) oraz sprawdzić czy wydatek znajdzie pokrycie w planie rzeczowo-finansowym. Powinien również pamiętać o obowiązku dokumentowania każdej czynności związanej z szacunkiem, poprzez:

• zachowanie wydruków z cenami produktów czy usług pochodzących ze stron internetowych czy sklepów stacjonarnych;
• gromadzenie kopii ofert z innych postępowań,
• zachowanie treści zapytań cenowych skierowanych do potencjalnych wykonawców oraz ich odpowiedzi.

W etapie wszczęcia procedury zakupowej zostały zawarte następujące elementy:

• opis przedmiotu zamówienia,
• uzasadnienie potrzeby zamówienia
• określenie wartości szacunkowej zarówno w złotych jak i euro
• przedstawienie źródła finansowania zamówienia
• sposób wyboru wykonawcy
• informację o całkowitej wartości zamówień tego rodzaju, planowanych w danym roku budżetowym.

Wybór wykonawcy możliwy jest po zatwierdzeniu wniosku przez kierownika zamawiającego. Regulamin proponuje w tej kwestii trzy rozwiązania: 

• zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie zamawiającego;
• dostarczenie zapytania ofertowego co najmniej trzem potencjalnym wykonawcom;
• zebranie co najmniej 3 ofert ze stron internetowych zawierających cenę oferowaną przez potencjalnych wykonawców.

Przekazanie treści zapytania ofertowego trzem wykonawcom jest zdaniem Komisji Europejskiej niewystarczające. W komunikacie z 2006 r. (2006/C 179/02) czytamy: Zasady równego traktowania i niedyskryminacji pociągają za sobą obowiązek przejrzystości, który polega na zagwarantowaniu wszystkim potencjalnym oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia informacji umożliwiającego rynkowi otwarcie na konkurencję. Obowiązek przejrzystości oznacza, iż przedsiębiorstwo z siedzibą w innym państwie członkowskim ma dostęp do odpowiednich informacji odnoszących się do zamówienia przed jego udzieleniem i w konsekwencji jest w stanie wyrazić swoje ewentualne zainteresowanie otrzymaniem takiego zamówienia. Rozwiązaniem będzie dodatkowe opublikowanie informacji o zamówieniu na stronie internetowej zmawiającego.

O wyborze oferty decyduje cena lub cena i inne kryteria. W regulaminie wymieniono przykładowe kryteria pozacenowe: 

• jakość,
• funkcjonalność,
• parametry techniczne,
• aspekty środowiskowe,
• aspekty społeczne,
• aspekty innowacyjne,
• koszty eksploatacji,
• serwis,
• termin wykonania zamówienia,
• doświadczenie wykonawcy,
• poziom wiedzy specjalistycznej wykonawcy.

Jest to jednak katalog otwarty. Ostatnie dwa kryteria, odnoszące się do właściwości wykonawcy możliwe są do zastosowania jedynie w przypadku zamówień poniżej progu bagatelności.

Treść wzoru regulaminu znajduje się na stronie UZP. Dokument ten jest nie tylko gwarantem poprawnego przeprowadzenia postępowania. Jest on również formą usystematyzowania postępowań w przypadku zamówień poniżej 30 tys. euro.

Renata Polisiakiewicz - ekspert współpracujący z serwisem PressInfo.pl, posiadający kilkuletnie doświadczenie w stosowaniu prawa zamówień publicznych, absolwent Politechniki Lubelskiej. Doświadczenie zdobywane w administracji państwowej, samorządowej – prowadząc postępowania przetargowe po stronie zamawiającego oraz w sektorze prywatnym – przygotowując oferty przetargowe dla Wykonawcy.