UZUPEŁNIENIE PEŁNOMOCNICTWA W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO PROWADZONYM PRZY UŻYCIU ŚRODKÓW KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ.

data publikacji: 2020-02-20 godz. 09:10

Zagadnienie dotyczące pełnomocnictwa udzielanego przez wykonawcę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do podejmowania czynności w tymże postępowaniu w imieniu mocodawcy, ciągle budzi wiele wątpliwości, zarówno w orzecznictwie jak i w piśmiennictwie. Powyższe przekłada się z kolei na praktykę prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz brak pewności zarówno po stronie zamawiających jak i wykonawców, w tymże zakresie.

Rozbieżności, o których mowa powyżej, dotyczą kilku zasadniczych obszarów. Począwszy od wątpliwości dotyczących tego czy forma elektroniczna oświadczenia woli (w tym przypadku pełnomocnictwa) stanowi formę kwalifikowaną względem zwykłej formy pisemnej, poprzez rozbieżności dotyczącego tego czy równoważność formy elektronicznej oświadczenia woli względem formy pisemnej (w rozumieniu art. 781 § 2 Kodeksu Cywilnego (dalej: KC)) ma charakter jednokierunkowy czy też dwukierunkowy (tj. czy forma pisemna oświadczenia woli jest równoważna w skutkach względem formy elektronicznej), dalej - wątpliwości dotyczące dopuszczalności skanu pełnomocnictwa (jako elektronicznej postaci dokumentu) wcześniej sporządzonego w formie pisemnej (tj. z podpisem własnoręcznym mocodawcy), a następnie zaopatrzonego w kwalifikowany podpis elektroniczny, po wątpliwości dotyczące przedkładania (uzupełniania) oryginału pełnomocnictwa sporządzonego w dacie przypadającej po upływie terminu składania ofert (po upływie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu). 

Sztandarowym przykładem wielości zagadnień dotyczących pełnomocnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, jest wyrok Krajowej Izby Odwoławczej (dalej: KIO) z dnia 27 listopada 2019 r. (sygn. KIO 2280/19). Z treści uzasadnienia tegoż wyroku KIO można bowiem wnioskować, że:

1) Pełnomocnictwo musi zostać sporządzone w formie elektronicznej (pod rygorem nieważności), albowiem w tym zakresie znajduje zastosowanie dyspozycja art. 99 § 1 KC (jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie) w zw. art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: PZP);

2) Dopuszczalnym jest przedłożenie uwierzytelnionej notarialnie (zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie) elektronicznej kopii pełnomocnictwa wcześniej sporządzonego w formie pisemnej, z wykorzystaniem przez notariusza kwalifikowanego podpisu elektronicznego;

3) W przypadku braku ważnie udzielonego pełnomocnictwa dopuszczalnym jest późniejsze potwierdzenie czynności dokonanych przez rzekomego pełnomocnika (tzw. falsus procuratora), w oparciu o dyspozycję art. 104 KC w zw. z art. 103 § 1 KC, pod warunkiem, że takie potwierdzenie przyjmie formę wymaganą dla ważności tegoż pełnomocnictwa (w analizowanym przypadku formę elektroniczną);

4) Dopuszczalnym jest przedłożenie (uzupełnienie) pełnomocnictwa sporządzonego po dacie złożenia oferty (po dacie złożenia wniosku dopuszczenie do udziału w postępowaniu), pod warunkiem, że z treści pełnomocnictwa wynika, iż pełnomocnik był umocowany do dokonania danej czynności w chwili jej dokonania (np. w chwili złożenia oferty czy też w chwili złożenia wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu).

Nie budzi natomiast żadnych wątpliwości fakt, że ustawowym obowiązkiem zamawiającego (wynikającym wprost z dyspozycji art. 26 ust. 3a PZP), w przypadku nie złożenia przez wykonawcę wymaganego pełnomocnictwa albo złożenia pełnomocnictwa wadliwego, jest wezwanie wykonawcy do jego złożenia (uzupełnienia) w terminie wskazanym przez zamawiającego, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Mając powyższe na uwadze można stwierdzić, że w przypadku złożenia wraz z ofertą (lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) pełnomocnictwa sporządzonego w formie pisemnej czy też złożenia jedynie elektronicznej kopii pełnomocnictwa sporządzonego w formie pisemnej (np. w postaci skanu pisemnego dokumentu), wówczas dopuszczalnym jest przedłożenie (uzupełnienie w trybie art. 26 ust. 3a PZP) elektronicznej kopii tegoż właśnie pełnomocnictwa, poświadczonej przez notariusza za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, z datą tegoż notarialnego poświadczenia przypadającą po dacie złożenia wadliwego pełnomocnictwa (tak KIO m.in. w wyroku z dnia 9 sierpnia 2019 r. (sygn. KIO 1443/19), jak również w wyroku z dnia 26 maja 2015 r. (sygn. KIO 983/15)).

Natomiast w przypadku nieprzedłożenia wraz z ofertą (lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu) wymaganego pełnomocnictwa, wówczas dopuszczalnym jest przedłożenie (uzupełnienie w trybie art. 26 ust. 3a PZP) wymaganego pełnomocnictwa w formie elektronicznej, sporządzonego z datą przypadającą po upływie terminu składania ofert (składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu), pod warunkiem, że w treści tegoż pełnomocnictwa zostanie zawarte oświadczenie mocodawcy (wykonawcy) z którego wprost będzie wynikało zatwierdzenie wszystkich czynności wykonanych przez osobę podającą się do tej pory za pełnomocnika wykonawcy.  

Zgodnie bowiem z dyspozycją art. 104 KC jednostronna czynność prawna dokonana w cudzym imieniu bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu jest nieważna. Jednakże gdy ten, komu zostało złożone oświadczenie woli w cudzym imieniu, zgodził się na działanie bez umocowania, stosuje się odpowiednio przepisy o zawarciu umowy bez umocowania. Natomiast art. 103 § 1 KC stanowi, że jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta. 

Zawarcie oświadczenia o potwierdzeniu (zatwierdzeniu) czynności wykonanych dotychczas przez osobę podającą się za pełnomocnika wykonawcy w treści przedkładanego (uzupełnianego) pełnomocnictwa w wymaganej formie ma o tyle istotne znaczenie, że przepisy PZP nie przewidują procedury czy konstrukcji w ramach której wykonawca mógłby skorzystać z uprawnienia wynikającego z dyspozycji art. 104 KC w zw. z art. 103 § 1 KC, mimo, że art. 14 ust. 1 PZP wprost stanowi, że do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej. Można co prawda podjąć próbę złożenia takiego oświadczenia o zatwierdzeniu czynności osoby podającej się za pełnomocnika w treści pisma przewodniego kierowanego do zamawiającego, w ramach uzupełnienia brakującego pełnomocnictwa, niemniej jednak wydaje się, że rozwiązaniem obarczonym dużo mniejszym ryzykiem jest zawarcie takiego oświadczenia w treści uzupełnianego pełnomocnictwa. 

 

radca prawny Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy 

 

Piotr Źlik