Nowe regulacje w prawie zamówień publicznych obowiązujące od 2026 roku – rozszerzone omówienie

data publikacji:

Kontekst reformy

1 stycznia 2026 r. weszła w życie obszerna nowelizacja prawa zamówień publicznych. Zmiany zawarte w ustawie z 25 lipca 2025 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw podnoszą próg bagatelności, rozbudowują obowiązek analizy potrzeb zamawiającego, wprowadzają system certyfikacji wykonawców oraz umożliwiają prowadzenie zdalnych rozpraw przed Krajową Izbą Odwoławczą (KIO). Reforma została podyktowana rosnącymi cenami towarów i usług oraz potrzebą uproszczenia procedur. Poniższe opracowanie prezentuje szczegółowe informacje na temat każdego z tych elementów.

Podwyższony próg stosowania ustawy – większa elastyczność

Największa zmiana dotyczy podwyższenia minimalnej wartości zamówienia, od której należy stosować pełne procedury przewidziane w ustawie. Od 2026 r. próg wzrósł z 130 000 zł do 170 000 zł. Zamówienia poniżej tej kwoty mogą być udzielane przy wykorzystaniu procedur uproszczonych, co ogranicza formalności i skraca czas realizacji. W praktyce wielu zamawiających może teraz kupować standardowe towary i usługi bez wszczynania formalnego przetargu – wystarczy przeprowadzić rozeznanie rynku, negocjacje lub zaprosić kilku wykonawców do złożenia oferty.

Ustawodawca podkreśla, że wzrost progu wynika z inflacji oraz dążenia do ograniczenia biurokracji. Mimo uproszczeń, wydatki publiczne poniżej 170 000 zł nadal podlegają zasadom gospodarności i przejrzystości. Zamawiający są zobowiązani do rzetelnego oszacowania wartości zamówienia, stosowania uczciwej konkurencji oraz dokumentowania przebiegu postępowania.

Poszerzenie analizy potrzeb i wymagań – nacisk na konkurencję

Nowelizacja rozszerza obowiązek sporządzania analizy potrzeb i wymagań (APIW). Dotychczas analiza obejmowała badanie możliwości zaspokojenia potrzeb przy wykorzystaniu własnych zasobów i rozeznanie rynku w zakresie alternatywnych sposobów realizacji zamówienia. Od 2026 r. dokument musi dodatkowo zawierać informacje o sposobach zwiększenia konkurencyjności postępowania. Zamawiający mają wskazać, jakie warunki zamówienia – dotyczące opisu przedmiotu, kryteriów oceny ofert, terminu realizacji, warunków udziału, kar umownych i innych postanowień – sprzyjają udziałowi większej liczby wykonawców.

Zgodnie z analizą prawniczą, nowelizacja art. 83 PZP ma dwa filary. Po pierwsze, w ramach rozeznania rynku należy przeanalizować, jak projekt zamówienia wpływa na jego dostępność dla różnych kategorii wykonawców. Nie wystarczy ogólna deklaracja – dokument powinien wskazać konkretne rozwiązania, takie jak podział zamówienia na części, ograniczenie wymagań dotyczących referencji czy wprowadzenie kryteriów pozacenowych. Po drugie, w treści APIW należy nazwać warunki zamówienia, które mają zwiększyć konkurencję i wyjaśnić, w jaki sposób te warunki wpłyną na liczbę ofert.

Obowiązek sporządzenia APIW dotyczy zamówień klasycznych o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, a analiza musi być ukończona przed wszczęciem postępowania. Dobrze przygotowana analiza staje się dokumentem planistycznym i dowodowym, który pomaga zamawiającemu bronić się podczas kontroli. Brak szczegółowego rozeznania lub ogólnikowe zapisy mogą być oceniane jako niewystarczające, dlatego instytucje powinny starannie zbierać dane rynkowe i uzasadniać wybrane rozwiązania.

Certyfikacja wykonawców – struktura i procedura

Wprowadzenie certyfikacji wykonawców ma na celu uproszczenie weryfikacji spełniania warunków udziału i braku podstaw wykluczenia. Certyfikacja jest dobrowolna – wykonawca może uzyskać certyfikat lub nadal przedstawiać dokumenty tradycyjną drogą. System został uregulowany ustawą z 5 sierpnia 2025 r. i opiera się na dwóch rodzajach certyfikatów:

• Certyfikat niepodlegania wykluczeniu – potwierdza, że wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie przesłanek określonych w art. 108 i 109 ustawy Pzp. W praktyce dokument ten potwierdza m.in. brak zaległości podatkowych, niekaralność w zakresie przestępstw gospodarczych oraz brak konfliktu interesów.
• Certyfikat zdolności wykonawcy – potwierdza spełnianie warunków udziału z art. 112 ust. 2 ustawy Pzp, obejmujących zdolność do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnienia do prowadzenia określonej działalności, sytuację ekonomiczną i finansową oraz zdolność techniczną lub zawodową. Certyfikat będzie określał także poziom zdolności w zależności od rodzaju zamówień.

Certyfikaty wydawane będą przez podmioty akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji, a także przez jednostki sektora finansów publicznych. Dokument ma formę elektroniczną i będzie ważny od jednego do trzech lat. Informacje o wydanych certyfikatach będą gromadzone w publicznej Bazie Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych, co umożliwi zamawiającym szybkie sprawdzenie ich ważności.

Procedura uzyskania certyfikatu

Procedura certyfikacji ma charakter wnioskowy. Wykonawca wybiera jednostkę certyfikującą, składa wniosek, wskazuje zakres certyfikacji (jeden z dwóch rodzajów lub oba), przekazuje wymagane dokumenty i oświadczenia, po czym jednostka przeprowadza weryfikację. Jeżeli wymagania są spełnione, certyfikat jest wydawany w formie elektronicznej i może być wykorzystywany w postępowaniach w całej Unii Europejskiej.

Wprowadzenie certyfikacji powinno przyspieszyć ocenę sytuacji podmiotowej wykonawców i ograniczyć liczbę dokumentów składanych w każdym postępowaniu. Dla zamawiających oznacza to również krótszy czas weryfikacji ofert.

Zdalne rozprawy przed KIO – nowe standardy postępowań odwoławczych

Od 13 marca 2026 r. rozprawy i posiedzenia Krajowej Izby Odwoławczej mogą odbywać się w trybie zdalnym, na podstawie nowego art. 508a ustawy Pzp. Zdalne posiedzenie jest dopuszczalne, jeżeli charakter czynności i okoliczności sprawy nie wykluczają przeprowadzenia rozprawy na odległość oraz zapewniona jest pełna ochrona praw procesowych stron. Decyzję o prowadzeniu sprawy w trybie zdalnym podejmuje prezes KIO. Na sali rozpraw stacjonarnie uczestniczą jedynie skład orzekający i protokolant, natomiast strony, uczestnicy i publiczność łączą się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Nowe przepisy wprowadzają również obowiązek złożenia przez zamawiającego odpowiedzi na odwołanie w terminie wyznaczonym przez prezesa KIO, jednak nie krótszym niż pięć dni od otrzymania odwołania. W odpowiedzi zamawiający musi ustosunkować się do zarzutów i przedstawić dowody. Reformy te mają na celu przyspieszenie rozpoznawania odwołań i redukcję kosztów, szczególnie dla jednostek samorządu terytorialnego, które często dojeżdżały na rozprawy do Warszawy.

Przepisy przejściowe

Nowelizacja zawiera przepisy przejściowe regulujące stosowanie nowych zasad. Dotychczasowe przepisy mają zastosowanie do postępowań wszczętych przed 1 stycznia 2026 r. oraz do umów zawartych w wyniku takich postępowań. W odniesieniu do zdalnych rozpraw, przepisy nie obejmują odwołań wniesionych przed 13 marca 2026 r. oraz odwołań dotyczących postępowań wszczętych wcześniej.

Wnioski

Reforma prawa zamówień publicznych wprowadzona w 2026 r. rozszerza uprawnienia zamawiających, jednocześnie nakładając nowe obowiązki ukierunkowane na zwiększenie konkurencji i transparentności. Podniesienie progu do 170 000 zł pozwala szybciej realizować zakupy o mniejszej wartości, obowiązek rozszerzonej analizy potrzeb wymusza szersze rozeznanie rynku, a system certyfikacji i zdalne rozprawy przynoszą oszczędność czasu i zmniejszają liczbę formalności. Wykonawcy i zamawiający powinni zapoznać się z nowymi procedurami i dostosować swoje strategie, aby efektywnie wykorzystać możliwości wynikające z nowelizacji.