Zlecenie 9185617 - Zapytanie ofertowe nr 13/2022/POWER/2.16/M.NGO/FIRR (Mocna...

a osób z niepełnosprawnościami (OzN) usługa wynajęcia sali szkoleniowej z wyposażeniem, zapewnieniem wyżywienia (obejmującego przerwy kawowe, obiady i kolacje) oraz noclegów (wraz ze śniadaniem) w Warszawie dla uczestników/czek oraz trenerów/ek szkolenia organizowanego w ramach Projektu „Mocna NGO”. 2) Terminy szkoleń I zjazd: 11-13.10.2022 r. (3 dni), II zjazd: 25-27.10.2022 r. (3 dni). Liczba korzystających: maksymalna liczba to 19 osób (16 uczestników/czek, 2 trenerów/ki i 1 asystent/tka OzN), szacowana liczba to 10 osób (8 uczestników/czek i 2 trenerów/ki). 3) Usługa wynajmu sali szkoleniowej Wielkość i dostępność sali: dostosowana do swobodnego poruszania się, z zachowaniem wymogów sanitarno-epidemiologicznych obowiązujących na czas realizacji szkolenia (wykonawca zapewni w sali płyn do dezynfekcji rąk). Sala musi mieć powierzchnię przynajmniej 50 m2 (przy uwzględnieniu przestrzeni manewrowej dla osób poruszających się na wózkach oraz miejsca dla psa przewodnika). Sala musi być dostosowana do rozmieszczenia i usadzenia przy stołach ustawionych w literę „U” 19-osobowej grupy. Standard sali: musi spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, musi być posprzątana i zdezynfekowana oraz mieć bezpośredni dostęp do światła dziennego. Sala i dojście do niej muszą być dostępne dla OzN (wejście pozbawione progu, szerokie drzwi min. 90 cm). Sala musi być klimatyzowana. Wykonawca musi zapewnić też możliwość wietrzenia sali szkoleniowej podczas przerw. Wyposażenie sali: projektor multimedialny, ekran do projektora, głośniki, mikrofon, Internet (Wi-Fi), flipchart z papierem i flamastrami, wieszaki na odzież wierzchnią, dostęp do kontaktów elektrycznych bądź listwy zasilającej/przedłużaczy dla wszystkich uczestników i trenerów oraz do dostosowanej do potrzeb OzN toalety znajdującej się blisko sali. Wykonawca umożliwi przysłanie przesyłką kurierską materiałów szkoleniowych do hotelu w dniu poprzedzającym szkolenie. Wykonawca musi zapewnić możliwość przechowania sprzętów szkoleniowych (np. wózków, balkoników, kul, symulatorów) w zamkniętym pomieszczeniu na terenie obiektu na czas realizacji szkoleń. Sprzęty zostaną odebrane przez kuriera w kolejny dzień roboczy po zakończeniu szkolenia. Wykonawca musi zapewnić osobę z obsługi do bieżącego rozwiązywania problemów technicznych. Jeśli ze względu na odległość miejsca odbywania się szkolenia zajdzie potrzeba przyjazdu w dniu poprzedzającym szkolenie, Wykonawca umożliwi trenerom przygotowanie sali szkoleniowej tego dnia (po południu/wieczorem). 4) Usługa cateringu Przerwa kawowa: zakres zgodnie z załącznikiem nr 3 do Zapytania Ofertowego. Całodniowa, podawana dwukrotnie w trakcie każdego dnia szkoleniowego, z uwzględnieniem diet (np. diety bez cukru). Przerwa kawowa musi być przygotowana nie później niż 30 minut przed szkoleniem i na każdy dzień szkolenia osobno. Przerwa kawowa powinna być wystawiona przez cały czas trwania dnia szkoleniowego. Obiad: zgodnie z zał. nr 3 – zupa, drugie danie. Kolacja: (dla osób korzystających z noclegów) zgodnie z zał. nr 3 – na ciepło lub zimno w formie bufetu szwedzkiego lub serwowana z uwzględnieniem diet uczestników/ek szkoleń. Zapotrzebowanie na dania oraz ilość posiłków wegetariańskich, wegańskich lub innych diet (odnośnie obiadów i kolacji) będą zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone 3 dni przed szkoleniem. Wartość energetyczna posiłków dla poszczególnych osób musi być taka sama – niezależnie od stosowanej diety (z wyjątkiem sytuacji, w których Zamawiający zaznaczy, że dany posiłek powinien być mniej kaloryczny). Do wszystkich posiłków należy zapewnić napoje zimne i ciepłe do wyboru. Nie dopuszcza się podania jednorazowej zastawy stołowej. Miejsca podania przerwy kawowej, obiadu i kolacji muszą być dostępne dla osób poruszających się na wózku. 5) Usługa noclegowa Liczba korzystających: maksymalna liczba osób korzystających z noclegu podczas szkolenia to 16 osób (15 uczestników/-czek, 1 trener/-ka); szacowana liczba to 8 osób (8 uczestników/-czek). Ponadto istnieje możliwość skorzystania z noclegu i kolacji przez uczestników/czki i trenerów/-ki każdorazowo dzień przed pierwszym dniem zjazdu szkolenia oraz w dniu zakończenia szkolenia. Usługa noclegowa będzie polegała na zapewnieniu noclegów wraz ze śniadaniem w pokojach 1-osobowych, a w razie potrzeby zakwaterowania uczestnika z niepełnosprawnością wraz z asystentem – również w pokojach 2-osobowych. Zamawiający poinformuje realizatora usługi o liczbie osób korzystających z noclegów 3 dni przed terminem szkolenia. Wszystkie miejsca noclegowe muszą znajdować się na terenie jednego obiektu, w miejscu szkolenia. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę, toaletę, z dostępem do Internetu oraz TV. Standard pokoi hotelowych ma być nie mniejszy niż 3***. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia niepełnosprawności kwaterowanych gości przy doborze pokoi (w tym osób poruszających się na wózkach oraz osób poruszających się o białej lasce lub z psem przewodnikiem). Wykonawca zapewni minimum 1 pokój przystosowany do potrzeb OzN (z uwzględnieniem możliwości przebywania w obiekcie osoby poruszającej się z psem przewodnikiem). Dojście do pokoi musi być w pełni dostępne. Jeżeli pokoje będą znajdowały się na wyższych kondygnacjach to winda do nich prowadząca musi mieć odpowiednie wymiary i zawierać informacje głosowe i wizualne. https://budowlaneabc.gov.pl/standardy-projektowania-budynkow-dla-osob-niepelnosprawnych/ 6) Dodatkowe wymagania Do miejsca szkolenia musi być możliwość bezpośredniego dotarcia transportem publicznym ze stacji PKP Warszawa Centralna w czasie 30 min. Przy połączeniu z przesiadką łączny czas nie może przekraczać 30 min. Hotel powinien mieć minimum 1 miejsce parkingowe dla OzN spełniające wymagania budowlane lub takie miejsca powinny znajdować się w pobliżu hotelu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiektów pod kątem dostępności dla OzN. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty dot. obiektów niespełniających warunku dostępności nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dokonania wstępnej rezerwacji we wskazanym obiekcie i podania kontaktu bezpośrednio do tego obiektu w celu potwierdzenia rezerwacji. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty niespełniające tego warunku nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia. Zamawiający w ramach Projektu ma zagwarantowane finansowanie wyłącznie na faktycznie zrealizowane szkolenia. W związku z tym Wykonawca będzie obciążał Zamawiającego za faktycznie zrealizowaną usługę. W przypadkach niezależnych od Zamawiającego (na przykład choroby uczestnika/czki, skutkującej jego/jej nieobecnością na szkoleniu) Wykonawcy będzie przysługiwała zapłata w wysokości odpowiadającej liczbie wykorzystanych usług. Zamawiający nie może takiej sytuacji wykluczyć, ale zakłada, że będzie występować niezwykle rzadko lub wcale.1) Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest dostępna dla osób z niepełnosprawnościami (OzN) usługa wynajęcia sali szkoleniowej z wyposażeniem, zapewnieniem wyżywienia (obejmującego przerwy kawowe, obiady i kolacje) oraz noclegów (wraz ze śniadaniem) w Warszawie dla uczestników/czek oraz trenerów/ek szkolenia organizowanego w ramach Projektu „Mocna NGO”. 2) Terminy szkoleń I zjazd: 11-13.10.2022 r. (3 dni), II zjazd: 25-27.10.2022 r. (3 dni). Liczba korzystających: maksymalna liczba to 19 osób (16 uczestników/czek, 2 trenerów/ki i 1 asystent/tka OzN), szacowana liczba to 10 osób (8 uczestników/czek i 2 trenerów/ki). 3) Usługa wynajmu sali szkoleniowej Wielkość i dostępność sali: dostosowana do swobodnego poruszania się, z zachowaniem wymogów sanitarno-epidemiologicznych obowiązujących na czas realizacji szkolenia (wykonawca zapewni w sali płyn do dezynfekcji rąk). Sala musi mieć powierzchnię przynajmniej 50 m2 (przy uwzględnieniu przestrzeni manewrowej dla osób poruszających się na wózkach oraz miejsca dla psa przewodnika). Sala musi być dostosowana do rozmieszczenia i usadzenia przy stołach ustawionych w literę „U” 19-osobowej grupy. Standard sali: musi spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, musi być posprzątana i zdezynfekowana oraz mieć bezpośredni dostęp do światła dziennego. Sala i dojście do niej muszą być dostępne dla OzN (wejście pozbawione progu, szerokie drzwi min. 90 cm). Sala musi być klimatyzowana. Wykonawca musi zapewnić też możliwość wietrzenia sali szkoleniowej podczas przerw. Wyposażenie sali: projektor multimedialny, ekran do projektora, głośniki, mikrofon, Internet (Wi-Fi), flipchart z papierem i flamastrami, wieszaki na odzież wierzchnią, dostęp do kontaktów elektrycznych bądź listwy zasilającej/przedłużaczy dla wszystkich uczestników i trenerów oraz do dostosowanej do potrzeb OzN toalety znajdującej się blisko sali. Wykonawca umożliwi przysłanie przesyłką kurierską materiałów szkoleniowych do hotelu w dniu poprzedzającym szkolenie. Wykonawca musi zapewnić możliwość przechowania sprzętów szkoleniowych (np. wózków, balkoników, kul, symulatorów) w zamkniętym pomieszczeniu na terenie obiektu na czas realizacji szkoleń. Sprzęty zostaną odebrane przez kuriera w kolejny dzień roboczy po zakończeniu szkolenia. Wykonawca musi zapewnić osobę z obsługi do bieżącego rozwiązywania problemów technicznych. Jeśli ze względu na odległość miejsca odbywania się szkolenia zajdzie potrzeba przyjazdu w dniu poprzedzającym szkolenie, Wykonawca umożliwi trenerom przygotowanie sali szkoleniowej tego dnia (po południu/wieczorem). 4) Usługa cateringu Przerwa kawowa: zakres zgodnie z załącznikiem nr 3 do Zapytania Ofertowego. Całodniowa, podawana dwukrotnie w trakcie każdego dnia szkoleniowego, z uwzględnieniem diet (np. diety bez cukru). Przerwa kawowa musi być przygotowana nie później niż 30 minut przed szkoleniem i na każdy dzień szkolenia osobno. Przerwa kawowa powinna być wystawiona przez cały czas trwania dnia szkoleniowego. Obiad: zgodnie z zał. nr 3 – zupa, drugie danie. Kolacja: (dla osób korzystających z noclegów) zgodnie z zał. nr 3 – na ciepło lub zimno w formie bufetu szwedzkiego lub serwowana z uwzględnieniem diet uczestników/ek szkoleń. Zapotrzebowanie na dania oraz ilość posiłków wegetariańskich, wegańskich lub innych diet (odnośnie obiadów i kolacji) będą zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone 3 dni przed szkoleniem. Wartość energetyczna posiłków dla poszczególnych osób musi być taka sama – niezależnie od stosowanej diety (z wyjątkiem sytuacji, w których Zamawiający zaznaczy, że dany posiłek powinien być mniej kaloryczny). Do wszystkich posiłków należy zapewnić napoje zimne i ciepłe do wyboru. Nie dopuszcza się podania jednorazowej zastawy stołowej. Miejsca podania przerwy kawowej, obiadu i kolacji muszą być dostępne dla osób poruszających się na wózku. 5) Usługa noclegowa Liczba korzystających: maksymalna liczba osób korzystających z noclegu podczas szkolenia to 16 osób (15 uczestników/-czek, 1 trener/-ka); szacowana liczba to 8 osób (8 uczestników/-czek). Ponadto istnieje możliwość skorzystania z noclegu i kolacji przez uczestników/czki i trenerów/-ki każdorazowo dzień przed pierwszym dniem zjazdu szkolenia oraz w dniu zakończenia szkolenia. Usługa noclegowa będzie polegała na zapewnieniu noclegów wraz ze śniadaniem w pokojach 1-osobowych, a w razie potrzeby zakwaterowania uczestnika z niepełnosprawnością wraz z asystentem – również w pokojach 2-osobowych. Zamawiający poinformuje realizatora usługi o liczbie osób korzystających z noclegów 3 dni przed terminem szkolenia. Wszystkie miejsca noclegowe muszą znajdować się na terenie jednego obiektu, w miejscu szkolenia. Pokoje muszą być wyposażone w łazienkę, toaletę, z dostępem do Internetu oraz TV. Standard pokoi hotelowych ma być nie mniejszy niż 3***. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia niepełnosprawności kwaterowanych gości przy doborze pokoi (w tym osób poruszających się na wózkach oraz osób poruszających się o białej lasce lub z psem przewodnikiem). Wykonawca zapewni minimum 1 pokój przystosowany do potrzeb OzN (z uwzględnieniem możliwości przebywania w obiekcie osoby poruszającej się z psem przewodnikiem). Dojście do pokoi musi być w pełni dostępne. Jeżeli pokoje będą znajdowały się na wyższych kondygnacjach to winda do nich prowadząca musi mieć odpowiednie wymiary i zawierać informacje głosowe i wizualne. https://budowlaneabc.gov.pl/standardy-projektowania-budynkow-dla-osob-niepelnosprawnych/ 6) Dodatkowe wymagania Do miejsca szkolenia musi być możliwość bezpośredniego dotarcia transportem publicznym ze stacji PKP Warszawa Centralna w czasie 30 min. Przy połączeniu z przesiadką łączny czas nie może przekraczać 30 min. Hotel powinien mieć minimum 1 miejsce parkingowe dla OzN spełniające wymagania budowlane lub takie miejsca powinny znajdować się w pobliżu hotelu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiektów pod kątem dostępności dla OzN. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty dot. obiektów niespełniających warunku dostępności nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia. Zamawiający wymaga od Wykonawcy dokonania wstępnej rezerwacji we wskazanym obiekcie i podania kontaktu bezpośrednio do tego obiektu w celu potwierdzenia rezerwacji. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty niespełniające tego warunku nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia. Zamawiający w ramach Projektu ma zagwarantowane finansowanie wyłącznie na faktycznie zrealizowane szkolenia. W związku z tym Wykonawca będzie obciążał Zamawiającego za faktycznie zrealizowaną usługę. W przypadkach niezależnych od Zamawiającego (na przykład choroby uczestnika/czki, skutkującej jego/jej nieobecnością na szkoleniu) Wykonawcy będzie przysługiwała zapłata w wysokości odpowiadającej liczbie wykorzystanych usług. Zamawiający nie może takiej sytuacji wykluczyć, ale zakłada, że będzie występować niezwykle rzadko lub wcale.

Powstaje w kontekście projektu
POWR.02.16.00-00-0125/20 - Mocna NGO