Zlecenie 9181061 - Zapytanie ofertowe nr 1/2022/DA/FIRR (Dostępna...

em zamówienia jest dostępna dla osób z niepełnosprawnościami usługa wynajęcia sali szkoleniowej z niezbędnym wyposażeniem technicznym, organizacji cateringu (obejmującego przerwy kawowe, obiady i kolację) oraz zapewnienie noclegów ze śniadaniem dla uczestników/-ek i trenerów/-ek szkoleń przeprowadzanych w ramach Projektu Dostępna administracja publiczna - szkolenia dla kadry. Miejsce realizacji zamówienia: Kraków – 7 szkoleń (każde szkolenie: 2 dni szkoleniowe w godzinach: 1. dzień 09.00-16.00, 2. dzień 09.00-16.00, 10-18 uczestników/-czek + 2 trenerów/-ek). Noclegi, catering i sala szkoleniowa dla uczestników/-ek i trenerów/-ek szkoleń zapewnione zostaną w tym samym obiekcie dostępnym dla osób z niepełnosprawnościami z zachowaniem wymogów sanitarno – epidemiologicznych obowiązujących na czas realizacji poszczególnych szkoleń. Szkolenia w ramach Projektu są realizowane w okresie styczeń 2020 r. – czerwiec 2023 r. Niniejsze Zapytanie dotyczy II okresu realizacji Projektu. 2) Terminy szkoleń 11 – 12 październik 2022 18 – 19 październik 2022 25 – 26 październik 2022 8 – 9 listopad 2022 17 – 18 listopad 2022 22 – 23 listopad 2022 24 – 25 listopad 2022 Wykonawca jest zobowiązany dokonać wstępnej rezerwacji w obiekcie w tych terminach. Przykładowy harmonogram szkolenia: 09:00 - 10:30 Szkolenie 10:30 - 10:45 Przerwa kawowa 10:45 - 12:00 Szkolenie 12:00 - 13:00 Przerwa obiadowa 14:00 - 16:00 Szkolenie 3) Usługa wynajmu sali szkoleniowej - Wielkość i dostępność sali: powierzchnia – dostosowana do swobodnego (z zachowaniem wymogów sanitarno – epidemiologicznych obowiązujących na czas realizacji poszczególnych szkoleń) rozmieszczenia 18 osobowej grupy uczestników/-ek szkolenia i 2 trenerów/-ek. Dostępna przez 2 dni szkoleniowe (16 godz. – na czas trwania szkolenia i przygotowania do zajęć). - Standard sali: sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, powinna mieć bezpośredni dostęp do światła dziennego, powinna być posprzątana. Sala powinna być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami (wejście bezprogowe, szerokie drzwi). - Wyposażenie sali: projektor multimedialny, ekran do projektora, Internet (wifi), flipchart z papierem i flamastrami, miejsca do siedzenia dla min. 18 uczestników/-czek szkolenia oraz 2 trenerów/-ek przy stołach ułożonych w literę „U”. Zapewnienie wieszaków na odzież wierzchnią oraz dostęp do dostosowanej do potrzeb osób z niepełnosprawnościami toalety znajdującej w bliskiej odległości od sali. - Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych w trakcie szkoleń. 4) Usługa cateringu - Liczba korzystających – Projekt zakłada udział 10-18 uczestników/ czek (przeciętnie 13,9 osoby) oraz 2 trenerów/-rek w każdym szkoleniu. Zakładamy, że w tym etapie Projektu w każdym szkoleniu weźmie udział 14-18 uczestników/-czek (przeciętnie 16 osób) oraz 2 trenerów/-rki. Szacowana liczba korzystających na pojedynczym szkoleniu to przeciętnie 18 osób (16 + 2), maksymalna liczba korzystających to 20 osób. - Przerwa kawowa – całodniowa lub uzupełniana w trakcie szkolenia: kawa, herbata, woda gazowana, niegazowana, mleko/śmietanka do kawy, cytryna, cukier, drobne słone i słodkie przekąski typu (mini kanapki na początku 1. dnia szkolenia, paluszki, kruche ciasteczka, owoce). Przerwa kawowa powinna być przygotowana na przyjazd uczestników/-ek szkolenia, nie później niż jedną godzinę przed rozpoczęciem szkolenia. Zorganizowana w miejscu zapewniającym swobodny dostęp dla uczestników/-czek, w tym również dla osób z niepełnosprawnościami. Przerwa kawowa powinna być przygotowana na każdy dzień szkolenia osobno. - Obiad (w pierwszym i drugim dniu szkolenia): zupa, drugie danie. Zapotrzebowanie na dania oraz ilość posiłków wegetariańskich lub innych diet będzie zgłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 3 dni przed szkoleniem. - Kolacja (w pierwszym dniu szkolenia: proponowane godziny: 18:00 - 19:00): kolacja na ciepło lub zimno w formie bufetu szwedzkiego lub serwowana z uwzględnieniem diet uczestników/-ek szkoleń. - Do wszystkich posiłków należy zapewnić napoje zimne i ciepłe do wyboru. - Nie dopuszcza się podania jednorazowej zastawy stołowej. 5) Usługa noclegowa - Liczba korzystających – Projekt zakłada udział 10-18 uczestników/ czek (przeciętnie 13,9 osoby) oraz 2 trenerów/-rek w każdym szkoleniu. Zakładamy, że w tym etapie Projektu, w każdym szkoleniu weźmie udział 14 18 uczestników/-czek (przeciętnie 16 osób) oraz 2 trenerów/-rki. Uczestnicy/-czki szkoleń to osoby z całej Polski, jednak tylko osoby spoza Krakowa będą potrzebować noclegu. Zamawiający nie jest w stanie podać dokładnej liczby nocujących uczestników/-czek. Zamawiający szacuje, że będzie to około 90% uczestników/-czek. W przypadku trenerów/-ek Zamawiający zakłada, że zwykle 1 osoba będzie z Krakowa, a druga może być spoza Krakowa. Zamawiający nie jest w stanie podać dokładnej liczby nocujących trenerów/-ek. Zamawiający szacuje, że dla 2. trenera/-ki będzie to około 67% przypadków. Szacowana liczba korzystających spośród uczestników/-czek na pojedynczym szkoleniu to przeciętnie 14,4 osoby (90% x 16), maksymalna liczba korzystających to 18 osób. Szacowana liczba korzystających spośród trenerów/-ek na pojedynczym szkoleniu to przeciętnie 0,67 osoby (67% x 1), maksymalna liczba korzystających to 1 osoba. - Usługa będzie polegała na zapewnieniu noclegów wraz ze śniadaniem w pokojach maksymalnie 2 osobowych dla uczestników/-czek szkoleń i maksymalnie 1 osobowych dla trenerów/-ek według zgłoszonego zapotrzebowania, o którym Zamawiający poinformuje realizatora usługi najpóźniej na 3 dni przed terminem danego szkolenia. Szacowana liczba uczestników/-ek szkolenia – planowo: 18 osób/szkolenie (1. noc po pierwszym dniu szkoleniowym) plus 2 trenerów/-ki (2 noclegi, 1. noc przed szkoleniem i 2. w trakcie szkolenia). Pokoje powinny być w standardzie nie mniejszym niż 3***, pokoje wyposażone w łazienkę, toaletę, z dostępem do Internetu i TV. - Wykonawca zobowiązuje się do uwzględniania niepełnosprawności kwaterowanych gości przy doborze pokojów (w tym osób poruszających się na wózkach). Wykonawca zapewni minimum 5 pokojów przystosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (z uwzględnieniem możliwości przebywania w obiekcie osoby poruszającej się z psem przewodnikiem). Dojście do pokojów musi być w pełni dostępne. Jeżeli pokoje będą znajdowały się na wyższych kondygnacjach to winda do nich prowadząca musi zawierać informacje głosowe i wizualne. Na panelu windy powinny znajdować się oznaczenia w alfabecie Braille’a. Przycisk oznaczający poziom, na którym znajduje się wyjście, musi być dodatkowo oznaczony kolorystycznie i dotykowo. Winda powinna być również wyposażona w udogodnienia dla osób słabosłyszących (np. pętla indukcyjna). 6) Dodatkowe wymagania - Do miejsca szkoleń i noclegów powinna być możliwość bezpośredniego dotarcia transportem publicznym z Dworca Głównego PKP w Krakowie, w czasie maksimum 20 min (dojście na przystanki i przejazd). Przy połączeniu z przesiadką łączny czas (z przesiadką) nie może przekraczać tego czasu. - Hotel powinien zapewnić minimum 5 miejsc parkingowych dla osób z niepełnosprawnościami, spełniających wymagania budowlane (https://budowlaneabc.gov.pl/standardy-projektowania-budynkow-dla-osob-niepelnosprawnych/stanowiska-postojowe-dla-samochodow/wymiary-stanowisk-postojowych-przystosowanych-do-potrzeb-osob-z-niepelnosprawnosciami/) - Dostosowanie wszystkich powierzchni użytkowych, niezbędnych do realizacji zamówienia do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym poruszających się na wózku oraz osób niedowidzących i niewidomych (obiekt, zaplecze socjalne, w tym toalety, sale szkoleniowe, sale konsumpcyjne, min. 5 pokojów gościnnych). - Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji obiektów pod kątem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty dotyczące obiektów niespełniających warunku dostępności nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia. - Zamawiający wymaga od Wykonawcy dokonania wstępnej rezerwacji (zgodnie z pkt. 2) we wskazanym obiekcie i podania kontaktu bezpośrednio do tego obiektu w celu potwierdzenia tej rezerwacji. Akceptując warunki zamówienia, Wykonawca wyraża na to zgodę. Oferty niespełniające tego warunku nie będą brane pod uwagę, ponieważ nie spełniają warunków zamówienia. - Stawki jednostkowe nie mogą przekraczać stawek, o których mowa w załączniku https://www.power.gov.pl/strony/o-programie/dokumenty/zalecenia-iz-power-do-opracowania-zestawienia-standardu-i-cen-rynkowych-w-zakresie-najczesciej-finansowanych-wydatkow-w-ramach-power - Na 3 dni przed terminem szkolenia Zamawiający przekaże Wykonawcy program, na podstawie którego określone zostaną godziny posiłków, liczba uczestników/-ek, liczba osób korzystających z noclegów wraz ze strukturą pokojów (1 lub 2-osobowe) oraz pozostałe kwestie organizacyjne. - Zamawiający w ramach Projektu ma zagwarantowane finansowanie wyłącznie na faktycznie zrealizowane szkolenia. W związku z tym Wykonawca będzie obciążał Zamawiającego za faktycznie zrealizowaną usługę. W przypadkach niezależnych od Zamawiającego (na przykład choroby uczestnika/-czki, skutkującej jego/jej nieobecnością na szkoleniu) Wykonawcy będzie przysługiwała zapłata w wysokości odpowiadającej liczbie wykorzystanych noclegów, posiłków i przerw kawowych. Zamawiający nie może takiej sytuacji wykluczyć, ale zakłada, że będzie występować niezwykle rzadko lub wcale.

Powstaje w kontekście projektu
POWR.02.06.00-00-0061/19 - Dostępna administracja publiczna - szkolenia dla kadry